Odpowiedź na skargę do WSA — wzór, termin 30 dni, akta

Odpowiedź na skargę to pismo procesowe organu administracji, którego decyzję, postanowienie, inny akt, bezczynność lub przewlekłość zaskarżono do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Organ nie wnosi jej osobno: przekazuje ją sądowi razem ze skargą i kompletnymi, uporządkowanymi aktami sprawy w terminie 30 dni od otrzymania skargi (art. 54 § 2 p.p.s.a.). Wzór jest pisany z perspektywy organu — dla radców prawnych gmin, samorządowych kolegiów odwoławczych, wojewodów i organów podatkowych.

Cel i zastosowanie

• Organ jest stroną postępowania sądowoadministracyjnego obok skarżącego (art. 32 p.p.s.a.); odpowiedź to jego stanowisko wobec zarzutów i wniosków skargi wniesionej za jego pośrednictwem (art. 54 § 1) — pismo strony w rozumieniu art. 45.
• Odpowiedź jest pismem pomocniczym: sąd wyrokuje na podstawie akt sprawy (art. 133 § 1) i kontroluje decyzję taką, jaka została wydana — odpowiedź nie zastępuje jej uzasadnienia ani nie naprawia jego braków (zob. II GZ 417/26 niżej).
• Alternatywa — autokontrola: w tym samym terminie organ może uwzględnić skargę w całości; przy decyzji uchyla ją i wydaje nową, stwierdzając, czy działanie miało miejsce bez podstawy prawnej albo z rażącym naruszeniem prawa (art. 54 § 3). Skargę z aktami nadal przekazuje sądowi („przepis § 2 stosuje się odpowiednio”); sąd umarza postępowanie jako bezprzedmiotowe (art. 161 § 1 pkt 3), a skarżącemu przysługuje zwrot kosztów od organu (art. 201 § 1). Tak II SA/Sz 420/26, WSA w Szczecinie, 16 września 2026 r. (nieprawomocne): po uchyleniu decyzji w trybie art. 54 § 3 przestał istnieć przedmiot zaskarżenia.
• Wyjątek: gdy przed przekazaniem skargi inna strona złożyła wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, art. 54 § 2–4 nie stosuje się — organ rozpoznaje skargę jak ten wniosek i zawiadamia skarżącego (art. 54a § 1); wniosek złożony później zgłasza sądowi (art. 54a § 2).
• To nie jest odpowiedź na skargę kasacyjną — tę wnosi do WSA strona, która nie złożyła skargi kasacyjnej, w 14 dni od jej doręczenia (art. 179; zob. skarga kasacyjna do NSA). Przy sprzeciwie od decyzji kasatoryjnej terminy są krótsze: 14 dni na przekazanie sprzeciwu z kompletnymi i uporządkowanymi aktami i na jego uwzględnienie w całości, grzywna za zwłokę (art. 64c § 4–6); przepisy o skardze stosuje się odpowiednio (art. 64b § 1).

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.):
  • art. 32, art. 33 § 1 i 1a – organ jako strona; uczestnicy
  • art. 35 § 1 i 4–6, art. 37 § 1 – pełnomocnik organu
  • art. 46, art. 47 – elementy pisma, odpisy
  • art. 54 § 1–5, art. 54a – przekazanie skargi, uzasadnienie, autokontrola, obwieszczenie, zbieg z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie
  • art. 55 § 1–3, art. 154 § 6, art. 112 – grzywny dla organu
  • art. 58 § 1 – odrzucenie skargi; art. 83 § 2–3 – termin, nadanie pocztą
  • art. 119 – tryb uproszczony; art. 134 § 1, art. 145 § 1, art. 151, art. 161 § 1 pkt 3 – zakres kontroli i rozstrzygnięcia
  • art. 199, art. 200, art. 201 § 1 – koszty; art. 230 § 2 – wpis
  • art. 64c – sprzeciw od decyzji; art. 179 – odpowiedź na skargę kasacyjną
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2025 r. poz. 1691): art. 107 § 3 i 4 – uzasadnienie decyzji, odstąpienie od uzasadnienia.
• Rozporządzenie Prezydenta RP wydane na podstawie art. 54 § 5 p.p.s.a. – sposób przekazywania skargi z aktami i odpowiedzią.

Wymagania formalne

• Forma: pisemna, w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 54 § 2). Pismo w formie dokumentu elektronicznego zawiera adres elektroniczny i podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty (art. 46 § 2a), tak samo załączniki (§ 2b); odpisów wtedy się nie dołącza (art. 47 § 3). Akta elektroniczne przekazuje się jako paczkę eADM, nie luźne pliki (zob. II SA/Bd 529/25 niżej).
• Termin: 30 dni od otrzymania skargi przez organ — łącznie na skargę, akta i odpowiedź (art. 54 § 2); minister spraw zagranicznych ma 60 dni (skarga wniesiona przez konsula, jego decyzje w sprawach z ustawy o cudzoziemcach). Sobota lub dzień ustawowo wolny na końcu terminu przesuwa go na następny dzień (art. 83 § 2). Nadanie w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem pisma do sądu (art. 83 § 3) — o terminowości decyduje data nadania przesyłki, nie wpływu do sądu (I SO/Wa 27/26, WSA w Warszawie, 30 czerwca 2026 r.). W tym terminie organ sporządza też uzasadnienie decyzji, od którego odstąpił (art. 54 § 2a), i wydaje decyzję autokontrolną (§ 3).
• Opłata: odpowiedź nie podlega wpisowi — pobiera się go tylko od pism wszczynających postępowanie w danej instancji (art. 230 § 2). Od pełnomocnictwa należy się opłata skarbowa 17 zł, chyba że mocodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z ustawy o opłacie skarbowej (m.in. jednostki budżetowe i jednostki samorządu terytorialnego) — zob. kalkulator opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.
• Kto podpisuje: organ albo pełnomocnik — adwokat lub radca prawny (art. 35 § 1) albo funkcjonariusz lub pracownik jednostki organizacyjnej kierowanej przez organ (§ 4); w sprawach interpretacji podatkowych i dla Szefa KAS lub Dyrektora KIS także pracownicy jednostek wskazanych w § 5 pkt 3 i § 6. Pełnomocnictwo lub uwierzytelniony przez radcę odpis dołącza się przy pierwszej czynności (art. 37 § 1).
• Załączniki: kompletne, uporządkowane akta obu instancji ze zwrotnymi potwierdzeniami odbioru (po nich sąd bada termin skargi); reszta jak w liście na końcu wzoru.
• Do kogo: bezpośrednio do właściwego WSA, jednym pismem przewodnim ze skargą i aktami. Gdy strony postępowania administracyjnego zawiadamiano przez obwieszczenie (art. 33 § 1a), organ obwieszcza o przekazaniu skargi z odpowiedzią w siedzibie, na stronie internetowej i w sposób zwyczajowo przyjęty (art. 54 § 4).

Struktura dokumentu

Nagłówek

• [MIEJSCOWOŚĆ], dnia [DATA]
• Wojewódzki Sąd Administracyjny w [MIEJSCOWOŚĆ SĄDU], [ADRES SĄDU]
• Sygn. akt: [SYGNATURA SĄDOWA] (jeżeli nadana) / znak sprawy organu: [ZNAK SPRAWY]
• ODPOWIEDŹ NA SKARGĘ wraz z przekazaniem skargi i akt sprawy (art. 54 § 2 p.p.s.a.)

Komparycja / Oznaczenie stron

• Skarżący: [IMIĘ I NAZWISKO / NAZWA], [ADRES] (pełnomocnik: [IMIĘ I NAZWISKO], [ADRES])
• Organ: [NAZWA ORGANU], [ADRES SIEDZIBY] — reprezentowany przez [IMIĘ I NAZWISKO], radcę prawnego / pracownika [JEDNOSTKA] (art. 35 § 4 p.p.s.a.); pełnomocnictwo w załączeniu
• Uczestnicy postępowania (art. 33 § 1): [IMIĘ I NAZWISKO / NAZWA], [ADRES]
• Przedmiot sprawy (art. 46 § 2 pkt 1 lit. d): skarga z dnia [DATA] (wpływ do organu [DATA WPŁYWU]) na decyzję [ORGAN] z dnia [DATA] nr [NUMER] w przedmiocie [PRZEDMIOT]

Petitum / Żądanie

• Działając w imieniu [NAZWA ORGANU], na podstawie art. 54 § 2 p.p.s.a. przekazuję skargę wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy i wnoszę o:
  1. oddalenie skargi w całości (art. 151 p.p.s.a.);
  2. albo: odrzucenie skargi na podstawie art. 58 § 1 pkt [1 / 2 / 4 / 6] p.p.s.a. — [niewłaściwość sądu / uchybienie terminowi z art. 53 § 1 / sprawa prawomocnie osądzona / niewyczerpanie środków zaskarżenia z art. 52 § 1];
  3. ewentualnie: rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym (art. 119 pkt 2) — jeżeli żadna z pozostałych stron w 14 dni nie zażąda rozprawy, sąd orzeka na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów (art. 120);
  4. ewentualnie: dowód uzupełniający z dokumentu [OPIS] na okoliczność [FAKT] (art. 106 § 3).
• Wariant przy autokontroli: „Na podstawie art. 54 § 3 p.p.s.a. organ decyzją z dnia [DATA] nr [NUMER] uchylił zaskarżoną decyzję i wydał nową decyzję [ROZSTRZYGNIĘCIE], stwierdzając, że zaskarżona decyzja nie została wydana bez podstawy prawnej ani z rażącym naruszeniem prawa. Wnoszę o umorzenie postępowania (art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a.).”

Uzasadnienie

• Przebieg postępowania: wszczęcie, decyzje obu instancji, odwołanie, doręczenie — każde z datą, numerem i kartą akt (zwrotne potwierdzenie odbioru). Wskaż, czy skargę wniesiono w 30 dni od doręczenia (art. 53 § 1) i po wyczerpaniu środków zaskarżenia (art. 52 § 1).
• Stanowisko wobec zarzutów — osobny punkt na każdy zarzut: jego treść, ustalenia z akt (numer karty), ocena prawna, dlaczego naruszenie nie zaszło albo nie mogło mieć wpływu na wynik sprawy (art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c). Nie przepisuj uzasadnienia decyzji — odeślij do niego (k. [NUMER]).
• Kwestie badane z urzędu: sąd nie jest związany zarzutami skargi ani powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1) — odnieś się krótko do właściwości organu, stron, doręczeń i zgodności uzasadnienia z art. 107 § 3 k.p.a.
• Wykaz przekazywanych akt: pierwsza instancja k. 1–[N], druga instancja k. 1–[N], postać (papierowa trwale połączona / paczka eADM), z wyszczególnieniem decyzji, odwołania, zwrotnych potwierdzeń odbioru i skargi.

Zakończenie i podpisy

• [PODPIS] — [IMIĘ I NAZWISKO], radca prawny / [STANOWISKO] — pełnomocnik [NAZWA ORGANU]
• Załączniki:
  1. skarga z dnia [DATA] wraz z załącznikami (oryginał);
  2. akta administracyjne pierwszej instancji (k. 1–[N]) i drugiej instancji (k. 1–[N]);
  3. pełnomocnictwo z dowodem opłaty skarbowej albo wskazaniem podstawy zwolnienia;
  4. odpisy odpowiedzi i załączników dla skarżącego i [LICZBA] uczestników (art. 47 § 1) — nie przy piśmie elektronicznym;
  5. uzasadnienie decyzji z art. 54 § 2a p.p.s.a. (jeżeli dotyczy);
  6. decyzja z art. 54 § 3 p.p.s.a. z dowodem doręczenia (jeżeli dotyczy);
  7. dokumenty zgłaszane jako dowody uzupełniające (art. 106 § 3).

Wskazówki redakcyjne

• Licz termin od prezentaty: 30 dni biegnie od wpływu skargi do organu, nie od daty pisma. Jeden termin obejmuje trzy obowiązki — skargę, akta i odpowiedź; w postępowaniu o grzywnę sąd bada wyłącznie, czy wszystkie trzy dotarły na czas, a zastrzeżenia skarżącego do treści odpowiedzi nie mają w nim znaczenia (III OZ 67/26, NSA, 27 marca 2026 r.).
• Nie oceniaj dopuszczalności skargi za sąd: skargę spóźnioną, wniesioną bez wyczerpania środków zaskarżenia albo na akt spoza kognicji sądu przekazujesz tak samo, a wniosek o odrzucenie (art. 58 § 1) zamieszczasz w odpowiedzi. Kto zatrzymuje skargę, ryzykuje grzywnę niezależnie od tego, czy skarga była dopuszczalna (uchwała III OPS 1/23).
• Uzasadnienie decyzji musi bronić się samo: braków uzasadnienia (art. 107 § 3 k.p.a.) nie naprawisz w odpowiedzi. Gdy organ odstąpił od uzasadnienia, bo uwzględnił żądanie strony w całości (art. 107 § 4 k.p.a.), sporządza je teraz jako odrębne pismo (art. 54 § 2a).
• Autokontrola tylko w całości: częściowe uwzględnienie skargi nie mieści się w art. 54 § 3; przy decyzji trzeba ją uchylić i wydać nową, ze stwierdzeniem, czy działanie miało miejsce bez podstawy prawnej albo z rażącym naruszeniem prawa.
• Akta w jednej paczce, chronologicznie: papierowe trwale połączone, elektroniczne jako paczka eADM. Wskaż wszystkich uczestników z adresami — osoby, które brały udział w postępowaniu administracyjnym i nie wniosły skargi (art. 33 § 1); sąd musi im doręczyć odpisy.
• Rozważ tryb uproszczony (art. 119 pkt 2), gdy spór sprowadza się do wykładni prawa; przy skardze na postanowienie (pkt 3) albo na bezczynność lub przewlekłość (pkt 4) sąd może orzec w tym trybie bez wniosku.

Częste błędy

• Przekazanie skargi po terminie: na wniosek skarżącego sąd może wymierzyć grzywnę do dziesięciokrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (art. 55 § 1 w zw. z art. 154 § 6). Omyłka pracownika ani zagubienie skargi w obiegu dokumentów nie wyłączają grzywny — wpływają co najwyżej na jej wysokość.
• Wstrzymanie przekazania „do czasu” zmiany aktu albo „bo skarga jest niedopuszczalna”: obowiązek z art. 54 § 2 jest samodzielny — nie zależy od oceny zasadności skargi ani od działań naprawczych organu. Gdy organ nie przekaże skargi mimo grzywny, sąd może rozpoznać sprawę na podstawie odpisu skargi (art. 55 § 2).
• Akta niekompletne lub nieuporządkowane — brak zwrotek, brak odwołania, luźne pliki dosyłane partiami na kolejne wezwania: grzywna za uchylanie się od zarządzeń sądu (art. 112), a w skrajnym przypadku uchylenie decyzji, bo sąd nie może jej skontrolować (art. 145 § 1 pkt 1 lit. c w zw. z art. 133 § 1).
• Brak uzasadnienia z art. 54 § 2a przy decyzji wydanej bez uzasadnienia (art. 107 § 4 k.p.a.): sama odpowiedź nie wystarczy — sąd wezwie o odrębne uzasadnienie, a za jego brak wymierzy grzywnę (art. 112).
• Wniosek o zasądzenie kosztów od skarżącego: przed sądem pierwszej instancji p.p.s.a. nie przewiduje zwrotu kosztów na rzecz organu — strony ponoszą koszty swojego udziału (art. 199), a zwrot przysługuje skarżącemu w razie uwzględnienia skargi (art. 200); organ może odzyskać koszty dopiero w postępowaniu kasacyjnym (art. 203–204).

Orzecznictwo — na co zwracają uwagę sądy

• III OPS 1/23 — uchwała NSA w składzie siedmiu sędziów, 16 kwietnia 2024 r.: wniosek o wymierzenie organowi grzywny z art. 55 § 1 p.p.s.a. jest dopuszczalny także wtedy, gdy nieprzekazana skarga jest niedopuszczalna — organ przekazuje każdą skargę, a o jej dopuszczalności rozstrzyga sąd.
• I OZ 201/25 — NSA, 8 kwietnia 2025 r.: przyczyny nieprzekazania skargi (tu: zagubienie jej w dokumentacji archiwalnej) nie mają znaczenia dla samego wymierzenia grzywny i mogą wpłynąć jedynie na jej wysokość; NSA utrzymał grzywnę 1000 zł dla gminy.
• II GZ 140/26 — NSA, 23 kwietnia 2026 r.: podjęcie prac nad zmianą zaskarżonej uchwały nie zwalnia z przekazania skargi — obowiązek z art. 54 § 2 jest bezwzględny i samodzielny, niezależny od oceny zasadności skargi i od działań naprawczych organu.
• II GZ 417/26 — NSA, 24 września 2026 r.: uzasadnienie sporządzane w trybie art. 54 § 2a to odrębne pismo, którego nie zastępuje odpowiedź na skargę; organ powinien je sporządzić bez wezwania sądu, a po dwóch bezskutecznych wezwaniach sąd zasadnie wymierzył grzywnę z art. 112.
• II SA/Bd 529/25 — WSA w Bydgoszczy, 17 czerwca 2026 r. (nieprawomocny): akta przekazane jako archiwum ZIP bez chronologii, uzupełniane partiami na kolejne wezwania, uniemożliwiły kontrolę decyzji — sąd uchylił decyzję organu odwoławczego (art. 145 § 1 pkt 1 lit. c); akta elektroniczne przekazuje się jako paczkę eADM, papierowe trwale połączone.

Powiązane pisma

• Skarga do WSA — pismo, na które organ odpowiada; jego wymagania pomagają wychwycić braki.
• Skarga na bezczynność organu — obowiązki organu z art. 54 § 2–3 są takie same; sąd może orzec w trybie uproszczonym (art. 119 pkt 4).
• Ponaglenie — skargę na bezczynność można wnieść dopiero po ponagleniu (art. 53 § 2b).
• Odwołanie od decyzji administracyjnej — bez odwołania nie ma wyczerpania środków zaskarżenia (art. 52 § 1).
• Skarga kasacyjna do NSA — odpowiedź na skargę kasacyjną wnosi się w 14 dni od jej doręczenia (art. 179).