Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez TUUL UG w związku z korzystaniem z serwisów internetowych oraz aplikacji rozwijanych przez TUUL, w tym aplikacji Lexedit.

Administratorem danych osobowych jest:

TUUL UG Marlene-Dietrich-Allee 15 14482 Potsdam Germany

E-mail kontaktowy: info@lexedit.ai

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie również do aplikacji Lexedit, będącej produktem rozwijanym i udostępnianym przez TUUL.

W zależności od sposobu korzystania z serwisów i aplikacji TUUL, przetwarzane mogą być następujące dane:

2.1. Dane techniczne i eksploatacyjne • adres IP, • data i godzina dostępu, • informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, • logi serwera i dane niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa systemów.

2.2. Dane kontaktowe • adres e-mail, • treść korespondencji kierowanej do TUUL.

2.3. Dane przetwarzane w aplikacji Lexedit W ramach korzystania z aplikacji Lexedit przetwarzane mogą być dane zawarte w dokumentach przesyłanych, wgrywanych lub wprowadzanych przez użytkownika, w tym dane osobowe, jeżeli takie dane znajdują się w treści dokumentów. Zakres i charakter tych danych zależy wyłącznie od treści dokumentów dostarczonych przez użytkownika.

2.4. Dane uwierzytelniania W aplikacji mobilnej Lexedit logowanie odbywa się za pośrednictwem usługi Google Sign-In. W ramach tego procesu przetwarzane są: • adres e-mail powiązany z kontem Google, • imię i nazwisko (nazwa profilu), • zdjęcie profilowe. Dane te służą wyłącznie do uwierzytelnienia użytkownika i zarządzania sesją.

2.5. Dane z urządzenia mobilnego Aplikacja mobilna Lexedit może żądać dostępu do następujących funkcji urządzenia: • Mikrofon – wyłącznie w celu transkrypcji mowy na tekst (dyktowanie zapytań). Nagrania audio są przetwarzane w celu uzyskania transkrypcji i nie są trwale przechowywane. • Biblioteka zdjęć / pliki – wyłącznie w celu umożliwienia użytkownikowi załączenia dokumentów lub obrazów do zapytań. Dostęp do tych funkcji wymaga wyraźnej zgody użytkownika i może być w dowolnym momencie cofnięty w ustawieniach urządzenia.

2.6. Dane przechowywane lokalnie na urządzeniu Aplikacja mobilna przechowuje na urządzeniu użytkownika historię wątków rozmów oraz powiązane dane w lokalnej bazie danych. Dane te nie są przesyłane na serwery TUUL, chyba że jest to konieczne do realizacji funkcji aplikacji (np. wysłania zapytania do serwera).

2.7. Dane diagnostyczne W celu zapewnienia stabilności i jakości aplikacji mobilnej wykorzystywane jest narzędzie Sentry (Functional Software, Inc.) do monitorowania błędów. W przypadku wystąpienia błędu mogą być automatycznie zbierane: • informacje o urządzeniu (model, wersja systemu operacyjnego), • ślad stosu błędu (stack trace), • wersja aplikacji. Dane diagnostyczne nie zawierają treści dokumentów ani zapytań użytkownika.

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• świadczenia usług i udostępniania funkcjonalności aplikacji Lexedit (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

• zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych i przeciwdziałania nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

• prowadzenia korespondencji i obsługi zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

• realizacji obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Aplikacja Lexedit została zaprojektowana w sposób umożliwiający lokalne przetwarzanie danych na urządzeniu użytkownika, w szczególności w zakresie anonimizacji dokumentów przed ich dalszą analizą.

W przypadku przetwarzania lokalnego dane nie są przesyłane do infrastruktury TUUL ani do podmiotów trzecich na etapie anonimizacji.

W ramach aplikacji Lexedit mogą być wykorzystywane narzędzia oparte o sztuczną inteligencję w celu analizy, porównywania lub proponowania zmian w dokumentach.

Dane użytkowników nie są wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

Zakres danych przekazywanych do narzędzi AI oraz sposób ich przetwarzania zależy od wybranej konfiguracji aplikacji oraz trybu pracy, w tym trybu offline.

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez podmioty działające na zlecenie TUUL, w szczególności dostawców:

• infrastruktury hostingowej, • usług IT i utrzymania systemów, • narzędzi analitycznych i bezpieczeństwa, • narzędzi opartych o sztuczną inteligencję, • usług uwierzytelniania (Google Ireland Limited – Google Sign-In), • monitorowania błędów (Functional Software, Inc. – Sentry).

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umów powierzenia i zgodnie z poleceniami administratora.

Infrastruktura hostingowa wykorzystywana przez TUUL w ramach aplikacji Lexedit znajduje się na terenie Unii Europejskiej.

W przypadku korzystania z narzędzi opartych o sztuczną inteligencję dostarczanych przez podmioty mające siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, dane mogą być przekazywane poza UE wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych, w szczególności standardowych klauzul umownych (SCC), zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• dane konta użytkownika – przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa,

• dokumenty przetwarzane w aplikacji Lexedit – wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji funkcji aplikacji lub zgodnie z konfiguracją wybraną przez użytkownika,

• dane kontaktowe – przez czas prowadzenia korespondencji oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych, • ich sprostowania, • usunięcia, • ograniczenia przetwarzania, • przenoszenia danych, • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, • cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Serwisy TUUL wykorzystują pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania strony oraz zapewnienia bezpieczeństwa. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce cookies.

Lexedit nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem: info@lexedit.ai.

Polityka prywatności może być aktualizowana. Aktualna wersja obowiązuje od dnia jej publikacji.