II SA/Wa 149/22Oddalenie skargi ochrona danych jednostka wojskową
Podsumowanie
Przejdź do pełnego tekstuWojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie rozpoznał skargę G. A. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) z dnia [...] listopada 2021 r., dotyczącą przetwarzania danych osobowych skarżącego przez Jednostkę Wojskową [...]. Skarga dotyczyła punktu 1 decyzji, w którym umorzono postępowanie w zakresie udostępnienia danych osobowych skarżącego na rzecz różnych podmiotów (Żandarmerii Wojskowej, Prokuratury Rejonowej, A. G.), oraz punktu 6, w którym odmówiono uwzględnienia wniosku o usunięcie danych. Skarżący zarzucał naruszenie przepisów RODO i Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA), w tym przetwarzanie danych bez podstawy prawnej, nieprawidłowe ich udostępnianie, niewypełnienie obowiązków informacyjnych oraz błędną archiwizację danych w dokumentacji funduszu socjalnego i aktach osobowych małżonki. Sąd, analizując zarzuty, uznał za zasadne umorzenie postępowania w zakresie udostępnienia danych w latach 2016-2017. Stwierdził, że zdarzenia te miały miejsce przed wejściem w życie RODO (25 maja 2018 r.) i podlegały przepisom ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 r. Ponieważ postępowanie administracyjne zostało wszczęte po tej dacie, a zdarzenia zakończyły się przed nią, organ nadzorczy nie miał podstaw do merytorycznego rozstrzygnięcia ani zastosowania przepisów RODO. Postępowanie w tym zakresie uznano za bezprzedmiotowe i słusznie umorzono na podstawie art. 105 § 1 KPA. W odniesieniu do pozostałych zarzutów dotyczących przetwarzania danych osobowych skarżącego przez Jednostkę Wojskową, Sąd uznał je za niezasadne. Potwierdził, że przetwarzanie danych w dokumentacji pracowniczej byłej żony skarżącego (w tym dane skarżącego jako osoby do kontaktu lub dane dotyczące świadczeń socjalnych) oraz w korespondencji ze skarżącym, było zgodne z prawem. Podstawę prawną przetwarzania stanowiły przepisy Kp (obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej), ustawy o emeryturach i rentach z FUS (okresy nieskładkowe, ustalanie podstawy wymiaru emerytury/renty), ustawy o ZFŚS (uzależnienie świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej) oraz RODO (art. 6 ust. 1 lit. c – wypełnienie obowiązku prawnego, art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes administratora w związku z postępowaniem sądowym). Sąd podkreślił, że okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą 50 lat, a dokumentacja ZFŚS została zakwalifikowana jako archiwalna (kategoria A), co oznacza, że nie podlega zniszczeniu. Sąd oddalił również zarzuty dotyczące naruszenia przepisów o wyłączeniu pracownika od udziału w postępowaniu oraz prawidłowości podpisu elektronicznego na decyzji, uznając je za bezzasadne w świetle przedstawionych dowodów i przepisów KPA. Sąd nie stwierdził naruszenia przepisów Konstytucji RP ani Karty Praw Podstawowych UE, uznając, że przetwarzanie danych przez Jednostkę Wojskową było niezbędne i zgodne z prawem. W konsekwencji, Sąd oddalił skargę w całości.
Przeanalizuj tę sprawę w pełnym kontekście orzecznictwa.
Analiza orzecznictwa · odpowiedzi na pytania · badanie przepisów · drafting pism.
Wartość praktyczna
Siła precedensu: ŚredniaInterpretacja przepisów dotyczących stosowania RODO do zdarzeń sprzed jego wejścia w życie, a także zasad przetwarzania danych osobowych w dokumentacji pracowniczej i ZFŚS przez jednostki wojskowe.
Sprawa dotyczy specyficznej sytuacji jednostki wojskowej i jej obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych byłego pracownika i jego rodziny. Interpretacja przepisów o archiwizacji ZFŚS może być specyficzna dla danego podmiotu.
Zagadnienia prawne (4)
Czy udostępnienie danych osobowych przed wejściem w życie RODO podlega ocenie na gruncie RODO, jeśli postępowanie administracyjne zostało wszczęte po tej dacie?Ratio decidendi
Odpowiedź sądu
Nie, udostępnienie danych osobowych, które miało miejsce przed 25 maja 2018 r. i zakończyło się przed tą datą, nie podlega ocenie na gruncie RODO, nawet jeśli postępowanie administracyjne zostało wszczęte po tej dacie. W takim przypadku postępowanie w tym zakresie jest bezprzedmiotowe.
Uzasadnienie
Sąd powołał się na art. 99 ust. 1 RODO, który stanowi, że rozporządzenie ma zastosowanie od 25 maja 2018 r., oraz na art. 160 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r., zgodnie z którym jedynie postępowania wszczęte i niezakończone przed 25 maja 2018 r. są prowadzone na podstawie ustawy z 1997 r. Zdarzenia sprzed 25 maja 2018 r. nie mogą być rozpatrywane na gruncie RODO.
Czy przetwarzanie danych osobowych w dokumentacji pracowniczej byłego pracownika (w tym danych członka rodziny) jest zgodne z RODO, jeśli dane te są niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy (np. przechowywanie akt osobowych, dokumentacji świadczeń)?Ratio decidendi
Odpowiedź sądu
Tak, przetwarzanie takich danych jest zgodne z RODO, jeśli znajduje podstawę prawną w przepisach prawa (np. Kodeks pracy, ustawa o FUS, ustawa o ZFŚS) i jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego administratora lub wynika z prawnie uzasadnionego interesu administratora (np. obrona w postępowaniu sądowym).
Uzasadnienie
Sąd uznał, że przetwarzanie danych osobowych skarżącego w dokumentacji pracowniczej jego żony (która zakończyła zatrudnienie przed 25 maja 2018 r.) jest zgodne z RODO, ponieważ wynika z obowiązku prawnego pracodawcy (art. 94 pkt 9a Kp, przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat, przepisy dotyczące FUS i ZFŚS). Przetwarzanie danych w związku z toczącym się postępowaniem sądowym uzasadniono art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
Czy dane osobowe zawarte w dokumentacji ZFŚS, zakwalifikowanej jako archiwalna (kategoria A), mogą być nadal przetwarzane, nawet jeśli roszczenia z nimi związane uległy przedawnieniu?Ratio decidendi
Odpowiedź sądu
Tak, jeśli dokumentacja ZFŚS została prawidłowo zakwalifikowana jako archiwalna (kategoria A) zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, to musi być przechowywana przez określony czas i nie podlega zniszczeniu, nawet po przedawnieniu roszczeń.
Uzasadnienie
Sąd powołał się na ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, wskazując, że jeśli dokumentacja ZFŚS została zakwalifikowana do kategorii A (archiwalna), to musi być przechowywana przez określony czas. Prezes UODO nie jest organem uprawnionym do kwestionowania tej klasyfikacji.
Czy decyzja administracyjna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, przesłana przez platformę ePuap, spełnia wymogi formalne dotyczące formy i doręczenia?Ratio decidendi
Odpowiedź sądu
Tak, jeśli decyzja została prawidłowo podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną i przesłana przez platformę ePuap, spełnia wymogi formalne, nawet jeśli Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) zawiera adnotację o nieprawidłowym stanie certyfikatu, o ile stan podpisu jest prawidłowy.
Uzasadnienie
Sąd oparł się na raportach z weryfikacji podpisów elektronicznych sporządzonych w programie Szafir, które potwierdziły prawidłowość kwalifikowanych podpisów elektronicznych złożonych przez upoważnione osoby. Adnotacja o nieprawidłowym stanie certyfikatu w UPO nie dyskwalifikuje decyzji, jeśli stan podpisu jest prawidłowy.
Rozstrzygnięcie
Przepisy (36)
Główne
k.p.a. art. 104 § § 1
Kodeks postępowania administracyjnego
k.p.a. art. 105 § § 1
Kodeks postępowania administracyjnego
Umorzenie postępowania w przypadku jego bezprzedmiotowości.
u.o.d.o. art. 7 § ust. 1
Ustawa o ochronie danych osobowych
u.o.d.o. art. 7 § ust. 2
Ustawa o ochronie danych osobowych
RODO art. 6 § ust. 1
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych (lit. c - wypełnienie obowiązku prawnego, lit. f - prawnie uzasadniony interes administratora).
RODO art. 13 § ust. 1
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
RODO art. 13 § ust. 2
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
RODO art. 14
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
RODO art. 15 § ust. 1
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
RODO art. 17
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
RODO art. 57 § ust. 1
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
RODO art. 58 § ust. 2
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
RODO art. 99 § ust. 1
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
RODO ma zastosowanie od dnia 25 maja 2018 r.
RODO art. 29
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
Przetwarzanie danych przez osoby upoważnione przez administratora.
u.o.d.o. art. 160 § ust. 1
Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
Postępowania wszczęte i niezakończone przed 25 maja 2018 r. są prowadzone na podstawie ustawy z 1997 r.
u.o.d.o. art. 160 § ust. 2
Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
k.p. art. 94 § pkt 9a
Kodeks pracy
Obowiązek pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
u.z.zm.u. art. 7 § ust. 2
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. wynosi 50 lat.
u.n.z.a.i.a. art. 16b § ust. 2
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
u.o.e.i.r.z.FUS art. 7 § ust. 1
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych
Okres pobierania zasiłku opiekuńczego jest okresem nieskładkowym.
u.o.e.i.r.z.FUS art. 15 § ust. 3
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych
u.o.e.i.r.z.FUS art. 125a § ust. 4
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych
Obowiązek przechowywania przez płatnika składek list płac, kart wynagrodzeń lub innych dowodów ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat.
u.o.z.f.ś.s. art. 8 § ust. 1
Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
Uzależnienie przyznawania świadczeń z ZFŚS od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
u.n.z.a.i.a. art. 6 § ust. 2
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Konstytucja RP art. 51
Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej
Karta Praw Podstawowych UE art. 8
Karta Praw Podstawowych Unii Europejskiej
TFUE art. 16
Traktat o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej
P.p.s.a. art. 151
Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
P.p.s.a. art. 106 § § 3
Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
Możliwość przeprowadzenia dowodu uzupełniającego przez sąd.
k.p.a. art. 24
Kodeks postępowania administracyjnego
Wyłączenie pracownika organu od udziału w postępowaniu.
k.p.a. art. 107 § § 3
Kodeks postępowania administracyjnego
Wymogi dotyczące uzasadnienia decyzji.
k.p.a. art. 80
Kodeks postępowania administracyjnego
Zasada swobodnej oceny dowodów.
Pomocnicze
u.o.d.o. (uchylona)
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
o.p. art. 70 § ust. 1
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
Przedawnienie zobowiązań podatkowych po pięciu latach.
k.p. art. 291 § § 1
Kodeks pracy
Przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy po 3 latach.
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Argumenty
Skuteczne argumenty
Umorzenie postępowania w zakresie udostępnienia danych sprzed 25 maja 2018 r. jako bezprzedmiotowego. • Przetwarzanie danych osobowych przez Jednostkę Wojskową było zgodne z prawem, opierając się na przepisach Kp, ustawy o FUS, ustawy o ZFŚS oraz RODO. • Okresy retencji danych nie upłynęły, a dokumentacja ZFŚS ma kategorię archiwalną. • Decyzja Prezesa UODO była prawidłowo podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Odrzucone argumenty
Zarzuty skarżącego dotyczące naruszenia przepisów RODO i KPA. • Zarzuty dotyczące braku podstawy prawnej przetwarzania danych. • Zarzuty dotyczące nieprawidłowego udostępniania i archiwizacji danych. • Zarzuty dotyczące naruszenia przepisów o wyłączeniu pracownika od udziału w postępowaniu. • Zarzuty dotyczące nieprawidłowości podpisu elektronicznego i doręczenia decyzji.
Godne uwagi sformułowania
Postępowanie w zakresie udostępnienia danych osobowych [...] miało miejsce przed 25 maja 2018 r. i zakończyło się przed tą datą, a zatem nie podlega ocenie na gruncie RODO. • Przetwarzanie danych osobowych skarżącego przez Jednostkę Wojskową było zgodne z prawem, znajdując podstawę w przepisach Kodeksu pracy, ustawy o FUS, ustawy o ZFŚS oraz RODO. • Okresy retencji danych osobowych nie upłynęły, a dokumentacja ZFŚS została zakwalifikowana jako archiwalna (kategoria A) i nie podlega zniszczeniu.
Skład orzekający
Ewa Kwiecińska
przewodniczący
Agnieszka Góra-Błaszczykowska
sędzia
Iwona Maciejuk
sprawozdawca
Informacje dodatkowe
Wartość precedensowa
Siła: Średnia
Powoływalne dla: "Interpretacja przepisów dotyczących stosowania RODO do zdarzeń sprzed jego wejścia w życie, a także zasad przetwarzania danych osobowych w dokumentacji pracowniczej i ZFŚS przez jednostki wojskowe."
Ograniczenia: Sprawa dotyczy specyficznej sytuacji jednostki wojskowej i jej obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych byłego pracownika i jego rodziny. Interpretacja przepisów o archiwizacji ZFŚS może być specyficzna dla danego podmiotu.
Wartość merytoryczna
Ocena: 6/10
Sprawa dotyczy ochrony danych osobowych w kontekście jednostki wojskowej i długoterminowego przechowywania danych, co może być interesujące dla prawników specjalizujących się w ochronie danych i administracyjnym prawie pracy. Wyjaśnia również kwestię stosowania RODO do zdarzeń sprzed jego wejścia w życie.
“Czy dane osobowe sprzed RODO podlegają jego ocenie? Sąd wyjaśnia granice stosowania przepisów o ochronie danych.”
Twój asystent do analizy prawnej.
Zadaj pytanie prawne, zleć analizę orzecznictwa i przepisów, lub poproś o projekt pisma — AI przeszuka polskie orzecznictwo i aktualne akty prawne.
- Analiza orzecznictwa i przepisów
- Drafting pism i dokumentów
- Odpowiedzi na pytania prawne
- Pogłębiona analiza z doktryny
Powiązane przepisy
Powiązane tematy
Pełny tekst orzeczenia
Oryginalna treść postanowienia (niezmieniona). Otwiera się jako osobna strona.