III SA/KR 100/25

III SA/Kr 100/25 - Wyrok WSA w Krakowie
Data orzeczenia
2025-11-20
orzeczenie nieprawomocne
Data wpływu
2025-01-15
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie
Sędziowie
Ewelina Dziuban /sprawozdawca/
Janusz Kasprzycki
Michał Niedźwiedź /przewodniczący/
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Akta stanu cywilnego
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
uchylono zaskarżoną decyzję i poprzedzającą decyzję I instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2023 poz 1378
Art. 11  ust. 2
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t. j.)
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Michał Niedźwiedź Sędziowie Sędzia WSA Janusz Kasprzycki Asesor WSA Ewelina Dziuban (spr.) po rozpoznaniu w dniu 20 listopada 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi S. N. na decyzję Wojewody Małopolskiego z dnia 28 października 2024 r. nr WO-II.6231.1.7.2024 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych I. uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji; II. zasądza od Wojewody Małopolskiego na rzecz skarżącego S. N. kwotę 357 (trzysta pięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.
Uzasadnienie
III SA/Kr 100/25
Uzasadnienie
Decyzją z dnia 28 października 2024 r. znak: WO-II.6231.1.7.2024, Wojewoda Małopolski, działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572, z późn. zm., dalej: k.p.a.), art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1378 z późn. zm.; dalej: p.a.s.c.), po rozpatrzeniu odwołania S. N. (dalej: skarżący), utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w L. z dnia 7 sierpnia 2024 r. nr USC.5364.1.2024 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych.
Powyższe decyzje zostały wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym.
Wnioskiem z dnia 7 lipca 2024 r. skarżący wystąpił do Urzędu Stanu Cywilnego w L. o udostępnienie akt metrykalnych w celu ich sfotografowania: "(...) urodzenia - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1923, śluby i zgony - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1923". W uzasadnienie wniosku skarżący wyjaśnił, że skany akt zostaną opublikowane w serwisie Polskiego Towarzystwa Genealogicznego Skanoteka (https://metryki.genealodzy.pl).
Organ I instancji , decyzją z dnia 7 sierpnia 2024 r. odmówił udostępnienia akt metrykalnych do sfotografowania.
W uzasadnieniu wskazano, że nie można uznać jednoznacznie, że wszystkie akty stanowią zasób archiwalny. Ponadto księgi akt stanu cywilnego objęte wnioskiem to księgi zbiorowe (...) rozdzieleni roczników jest trudne ze względu na to, że akty z ksiąg zachodzą na następne roczniki (...).
W odwołaniu wniesionym od ww. decyzji, skarżący zarzucił naruszenie art. 16 a ust. 1, art. 16 b ust. 2 oraz art. 16 d ust. 1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w związku z art. 130 ust 4 p.a.s.c.
Wojewoda Małopolski, uznał wniesione odwołanie za nieuzasadnione i opisaną na wstępie decyzją orzekł o utrzymaniu w mocy decyzji organu I instancji.
W uzasadnieniu organ odwoławczy streścił przebieg dotychczasowego postępowania oraz przytoczył treść przepisów ustawy p.a.s.c., która reguluje zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego oraz dokonywanie czynności z tego zakresu.
Wobec faktu, iż przedmiotem sporu w niniejszej sprawie jest ocena zasadności rozstrzygnięcia przez organ I instancji o odmowie udostępnienia skarżącemu ksiąg metrykalnych (ksiąg urodzenia od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1923, ksiąg małżeństwa i zgonu - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1943) - w celu wykonania fotokopii, organ odwoławczy wyjaśnił, że zgodnie z art. 128 ust. 1 zd. 1 p.a.s.c. przekazanie ksiąg urodzeń do właściwego archiwum państwowego winno nastąpić po upływie 100 lat natomiast ksiąg małżeństw oraz ksiąg zgonów po upływie 80 lat od ich zamknięcia.
Zanim jednak nastąpi przekazanie ksiąg do archiwum państwowego - po upływie tego okresu, w ciągu kolejnych 10 lat od dnia wejścia w życie ustawy p.a.s.c. (1 marca 2015 r.) księgi małżeństw i zgonów dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił przed ta data (zgodnie z art. 129 ust. 1 p.a.s.c.) i wciągu kolejnych 2 lat od dnia wejścia w życie p.a.s.c. - księgi urodzeń dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił przed ta data (zgodnie z art. 129 ust. 2 p.a.s.c.) nadal mogą być przechowywane w urzędzie stanu cywilnego.
Księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił po wejściu w życie p.a.s.c. w ciągu kolejnych 2 lat po upływie tego terminu nadal mogą być przechowywane w urzędzie stanu cywilnego (art. 129 ust. 3 p.a.s.c.).
Jednocześnie, w myśl art. 130 ust. 4 p.a.s.c. sporządzone w tych księgach akty nie mogą być przenoszone do rejestru stanu cywilnego, a ich udostępnianie oraz udostępnianie akt zbiorowych przez kierownika urzędu stanu cywilnego winno odbywać się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nie budzi również wątpliwości fakt, że zgodnie z ogólnym uregulowaniem art. 16 a ust. 1 wskazanej wyżej ustawy dostęp do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu, a ograniczenia w tym zakresie mogą nastąpić z przyczyn wskazanych w ww. ustawie.
Zamknięcie księgi stanu cywilnego następuje z upływem ostatniego dnia roku, w którym sporządzono ostatni akt stanu cywilnego w danej księdze. W przypadku księgi łączonej (tj. jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga) termin jej przechowywania (100 lat dla urodzeń, 80 lat dla małżeństw i zgonów) liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.
Przedmiotem zainteresowania skarżącego są akty metrykalne "(...) urodzenia - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1923, śluby i zgony - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1943" sporządzone w księgach stanu cywilnego przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w L.
Z treści decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w L. wynika, że dokonana przez ten organ analiza danych zawartych w dokumentach, o które wnioskował Pan S. N. wykazała, iż akty stanu cywilnego , do których dostępu żąda wnioskodawca celem sporządzenia fotokopii zarejestrowane zostały w księgach łącznych prowadzonych do 1945 r. Księgi te zostały zamknięte z dniem 31 grudnia 1945 r.
Jednocześnie, z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika, że udostępnianie przez kierownika USC - na zasadach archiwalnych - aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego, prowadzonych przez dniem wejścia w życie p.a.s.c., odbywa się po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c.
Tym samym, dopiero po upływie terminu przechowywania, co nastąpi:
1) z dniem 31 grudnia 2045 r. (w przypadku ksiąg urodzeń)
2) z dniem 31 grudnia 2025 r. (w przypadku ksiąg małżeństw i zgonów)
- wszystkie akty z danej księgi łącznej, będą mogły być udostępniane na zasadach archiwalnych przez Kierownika USC, do czasu przekazania do archiwum państwowego, które nastąpi 31 grudnia 1947 r. – w przypadku ksiąg urodzeń (a także łącznych niejednorodnych zawierających akty urodzenia) oraz do 31 grudnia 2027 r. w przypadku ksiąg małżeństw i zgonów.
Oznacza to, że do upływu wyżej wskazanych terminów, ja również do czasu ustalenia ww. okoliczności (z art. 128 ust. 1a p.a.s.c.) wszystkie akty z ksiąg łączonych mogą być udostępniane tylko w trybie przewidzianym przez przepisy p.a.s.c. i podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego.
W związku z powyższym, zarzut skarżącego który dotyczy naruszenia przez organ l instancji art. 16 a ust. 1, art. 16 b ust 2 pkt 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w związku z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., opartego na przekonaniu, że wykładnia przepisów p.a.s.c., wyrażająca się w przyjęciu, że wspólny okres przechowywania ksiąg stanu cywilnego w ramach księgi łączonej oznacza także wspólny okres udostępniania aktów, uznano za niezasadny.
Chociaż w orzecznictwie sądów administracyjnych istnieją rozbieżne stanowiska w tej kwestii, organ odwoławczy podzielił pogląd, że akt stanu cywilnego zarejestrowany w łączonej księdze stanu cywilnego dzieli los prawny całej księgi. Z zestawienia treści art. 128 ust. 1 i 1a oraz art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika, że warunkiem udostępnienia aktów na zasadach archiwalnych jest upływ okresów przechowywania, które dla ksiąg łączonych liczy się od zamknięcia ostatniej księgi w danym woluminie.
Zatem możliwość udostępnienia aktów z księgi łącznej na zasadach archiwalnych i zakaz przenoszenia ich do rejestru stanu cywilnego otwiera się po upływie okresów przechowywania liczonych od zamknięcia ostatniej księgi w danej księdze. Zasada ta dotyczy wszystkich aktów z takiej księgi, gdyż z brzmienia 130 ust. 4 w związku z 128 ust. 1 i 1a nie da się wyprowadzić w tym zakresie żadnych wyjątków.
W konsekwencji nieprzekonującą jest przyjęta w ww. orzeczeniach teza iż "(...) Zestawienie treści powyższych regulacji prowadzi do wniosku, że przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym należy traktować jako lex specialis względem
unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. Dlatego właśnie wykładnia przywołanego art. 130 ust 4 p.a.s.c. oraz wcześniejszych unormowań musi odbywać się w ścisłym powiązaniu przede wszystkim z art. 16a i 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, gdyż w innym przypadku niweczyłoby to przewidziane w art. 16a ust. 1 ww. ustawy powszechne prawo dostępu każdego do materiałów archiwalnych.(...)".
Reguła kolizyjna, zgodnie z którą prawo o większym stopniu szczegółowości należy stosować przed prawem ogólniejszym, jest jedną z reguł mających na celu usunięcie sprzeczności norm w systemie prawa. Służy zapewnieniu bezpieczeństwa prawnego i pewności prawa przy założeniu, że bardziej specjalistyczna regulacja precyzyjniej oddaje intencje prawodawcy aniżeli regulacja ogólna. Należy zauważyć, że art. 130 ust. 4 p.a.s.c. precyzyjnie określa okoliczności w których kierownik urzędu stanu cywilnego uzyskuje kompetencje dla stosowania przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nie zachodzi zatem kolizja norm obydwu ustaw.
W związku z tezą odwołania, że wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. winna zmierzać do przyjęcia, iż zwrot "udostępnianie ich" odnosi się do aktów stanu cywilnego (nie ksiąg), tj. do danego rocznika aktów (księgi cząstkowej), składającego się na księgę łączoną, organ II instancji pragnie wskazać, co następuje.
W ocenie organu II instancji, sformułowanie przepisu art.128 ust. 1 zd. 2 nie daje podstaw do przyjęcia, że "data zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego, prowadzonej w danej księdze", od której liczony jest okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego księgi łączonej (tj, takiej w której prowadzona jest więcej niż jedna księga stanu cywilnego) odnosi się do księgi cząstkowej składającej się na księgę danego rodzaju aktów stanu cywilnego, które fizycznie tworzą wolumin. W istocie bowiem, wobec braku możliwości fizycznego rozdzielenia takich ksiąg, ich okres przechowywania zostaje wydłużony do okresu przechowywania ostatniej księgi.
Skoro zatem możliwość udostępniania na zasadach archiwalnych (zgodnie z treścią art. 130 ust. 4 p.a.s.c.) uzależniona jest od upływu okresów przechowywania wskazanych wart. 128 ust. 1 to w przypadku woluminu, zawierającego księgi z różnych roczników, upływ okresu przechowywania, determinującego okres przechowywania wszystkich aktów w takiej księdze (woluminie) wyznacza moment, w którym otwiera się możliwość udostępniania dla wszystkich aktów w tej księdze.
Reasumując, w świetle tego co zostało stwierdzone nie można uznać, że zastosowana przez organ l instancji interpretacja przepisów p.a.s.c., dotyczących udostępniania ksiąg stanu cywilnego jest nieprawidłowa.
W skardze wniesionej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skarżący zaskarżonej decyzji zarzucił naruszenie przepisów prawa materialnego poprzez:
- niewłaściwe zastosowanie art. 128 ust. 1 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że normy tam zawarte regulują zasady udostępniania opisanych tam akt stanu cywilnego osobom trzecim, a przez to że stanowią one podstawę do odmowy udostępniania takich akt skarżącemu celem ich digitalizacji, podczas gdy przepisy te regulują zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego z urzędu stanu cywilnego do archiwum, a więc nie mogą stanowić podstawy prawnej do odmowy udostępnienia ksiąg do digitalizacji;
- niezastosowanie art. 16a ust. 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w związku z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., w sytuacji gdy art. 130 ust. 4 zdanie drugie ustawy p.a.s.c. jasno stanowi, że akta stanu cywilnego sporządzone przed wejściem w życie p.a.s.c., po upływie 80 lat (dla ksiąg małżeństw i zgonów) i 100 lat (księgi urodzeń) od zamknięcia księgi, tak długo jak długo nie zostały przekazane do archiwum, są udostępniane przez kierownika urzędu stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a zgodnie z art. 16a ust. 1 tej ustawy każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, natomiast zgodnie z art. 16d ust. 1 pkt. 1 lit. a ww. ustawy podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym materiały archiwalne przez umożliwienie osobistego utrwalenia ich treści w postaci m.in. odwzorowań cyfrowych;
- niewłaściwe zastosowanie art. 45 ust. 1 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że ma on zastosowanie w niniejszej sprawie do skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy ten przepis dotyczy wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego i stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych (niezależnie od tego czy upłynął okres przechowywania akt czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie skarżącemu nie przysługuje, skarżący nigdy o odpis aktu nie występował i nie na tej podstawie skarżący żądał udostępnienia akt do digitalizacji;
- niewłaściwe zastosowanie art. 130 ust. 5 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że ma on zastosowanie w niniejszej sprawie do skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy ten przepis stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych do otrzymania odpisu akt stanu cywilnego (niezależnie od tego czy upłynął okres przechowywania akt czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie skarżącemu nie przysługuje i nie na tej podstawie skarżący żądał udostępnienia akt do digitalizacji;
- niewłaściwe zastosowanie art. 16b ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w związku z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że ma tutaj zastosowanie, i może być nie tylko podstawą odmowy udostępnienia tych ksiąg, ale wręcz podstawą do nieprzekazywania ich do archiwum państwowego, co jest jawnie sprzeczne z p.a.s.c. w zakresie nieprzekazywania ksiąg do archiwum, a z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (w szczególności z art. 16b ust. 2 pkt. 1 tej ustawy) w zakresie nieudostępniania tych ksiąg.
W uzasadnieniu skargi, skarżący rozwinął powyższe zarzuty.
W oparciu o powyższe zarzuty, skarżący w przypadku uwzględnienia skargi wniósł o zwrot kosztów przedmiotowego postępowania w tym kosztów zastępstwa prawnego według norm przepisanych.
W odpowiedzi na skargę Wojewoda Małopolski wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zaprezentowane w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył co następuje:
Stosownie do art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935, dalej p.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego w sposób, który miał wpływ na wynik sprawy, bądź przepisów postępowania w stopniu, który mógł mieć istotny wpływ na wynik sprawy, a także stosują środki określone w ustawie. Sąd administracyjny, zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a., rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a p.p.s.a.
Skarga zasługiwała na uwzględnienie.
W analogicznych sprawach do niniejszej zapadły wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 marca 2023 r., sygn. II OSK 192/22; z dnia 14 lutego 2024 r., sygn. II OSK 1243/21, oraz Wojewódzkich Sądów Administracyjnych np. w Krakowie z dnia 1 lutego 2024 r., sygn. III SA/Kr 1512/23, z dnia 1 kwietnia 2025 r. sygn. III SA/Kr 2076/24, z dnia 6 sierpnia 2025 r., III SA/Kr 2119/24, opubl. w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych). Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie w pełni podziela wyrażone tam stanowisko, dlatego też częściowo posłuży się argumentami zawartymi w tych wyrokach.
Spór w kontrolowanej sprawie sprowadzał się do oceny zasadności odmowy udostępnienia skarżącemu (wykonania fotokopii) akt stanu cywilnego zarejestrowanych w łączonej księdze metrykalnej. Według orzekających organów administracji publicznej, żądane przez skarżącego dokumenty, nie są materiałem archiwalnym i nie mogą być udostępnione na zasadach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Stanowisko to nie było trafne.
Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:
1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
Zgodnie z ust. 2 powołanego przepisu okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (ust. 3). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (ust. 4). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje zgodnie z art. 26 ust. 4 (ust. 5). Stosownie natomiast do tego ostatnio wskazanego przepisu, dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, mogą być wydawane w przewidzianej przepisami formie - na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny.
Stosownie do art. 128 ust. 1 p.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Ustęp 1a tego przepisu stanowi, że jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.
Jak stanowi natomiast art. 130 ust. 4 p.a.s.c., akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164). Z uwagi na odesłanie zawarte w ostatnio przywołanym przepisie zwrócić należy uwagę na art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis ten wyraża ogólną regułę wskazującą, iż prawo dostępu do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu. Z kolei art. 16b ust. 1 stanowi, że dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:
1) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:
a) o ochronie informacji niejawnych,
b) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;
2) ze względu na ochronę:
a) dóbr osobistych, b) danych osobowych;
3) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
2. Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:
1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:
a) urodzeń - po 100 latach,
b) małżeństw i zgonów - po 80 latach (...).
Z powołanego powyżej przepisu art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i ust. 1a p.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów. Tak więc, z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz wcześniej powołanych przepisów nie można wywnioskować więcej niż to, że po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed 1 marca 2015 r. (przed dniem wejścia w życie p.a.s.c.) z jednej stronny nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, z drugiej zaś podlegają przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, co jednak nie oznacza, że upływ okresów przekazania determinuje kwestię udostępnienia takich materiałów. Przepisy te stanowią bowiem o przechowywaniu, a nie udostępnianiu ww. materiałów. W rezultacie, zdaniem Sądu, art. 128 p.a.s.c. nie wprowadza zmian w odniesieniu do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego, bo okres przechowywania ksiąg nie oznacza, że wspólny jest także okres ich udostępniania.
Wskazany więc wyżej obowiązek udostępnienia materiałów archiwalnych, powstaje zatem każdorazowo w odniesieniu do aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., a więc przed 1 marca 2015 r., w sytuacji gdy księga stanu cywilnego nie została jeszcze przekazana do archiwum państwowego, a upłynęły okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. Istota tej regulacji polega bowiem na wskazaniu podmiotu odpowiedzialnego za udostępnienie wskazanych nią materiałów w okresie przejściowym, tj. do czasu ich przekazania właściwemu archiwum, a nie terminów otwierających lub zamykających możliwość takiego udostępnienia (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 28 listopada 2022 r., sygn. III SA/Kr 831/22, z dnia 1 kwietnia 2025 r., sygn. III SA/Kr 2076/24, opubl. w CBOSA). Wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. Z uwagi zaś na powyższe dostrzec trzeba, że z art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wynika jasno, że materiały archiwalne w postaci aktów stanu cywilnego, podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń – po 100 latach; b) małżeństw i zgonów – po 80 latach. Skoro więc ustawodawca sprecyzował, kiedy wspomniany zasób archiwalny podlega udostępnieniu na zasadach przedmiotowej ustawy, to nie można wywodzić z przepisów o przechowywaniu ksiąg stanu cywilnego zawartych w p.a.s.c. skutków przeciwnych w stosunku do unormowania zawartego w art. 16a ust. 1 oraz art. 16b ust. 2 pkt 1 lit. a i b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Ponadto, zdaniem Sądu, w odniesieniu do księgi stanu cywilnego, w stosunku do której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, choćby z uwagi na łączne prowadzenie w księdze zarówno księgi małżeństw, jak i urodzeń oraz zgonów, lecz jest ona księgą zamkniętą, również nie stosuje się przepisów p.a.s.c., gdy chodzi o udostępnianie zgromadzonych w niej zasobów, ponieważ wraz z zamknięciem tej księgi stanowi ona materiał archiwalny. Jak zaś wyżej wskazano, kwestię udostępniania materiałów archiwalnych reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w art. 16b ust. 2.
W ocenie Sądu, wadliwe było zatem stanowisko przyjęte w zaskarżonej decyzji utożsamiające kwestię udostępniania wnioskowanych przez skarżącą materiałów z ksiąg stanu cywilnego z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego.
Końcowo, należy wskazać, iż trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu - stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tak. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 marca 2023 r., sygn. II OSK 192/22; z dnia 14 lutego 2024 r., sygn. II OSK 1243/21, z dnia 22 stycznia 2019 r., sygn. II OSK 417/17 oraz Wojewódzkich Sądów Administracyjnych np. w Rzeszowie z dnia 29 listopada 2023 r., sygn. II SA/Rz 1009/23 czy w Krakowie z dnia 1 lutego 2024 r., sygn. III SA/Kr 1512/23 i z dnia 1 kwietnia 2025 r., sygn. III SA/Kr 2076/24, opubl. w CBOSA). Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Zdaniem Sądu, orzekające organy administracji dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 28 ust. 4, art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając tę sprawę organ winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, uwzględniając ocenę prawną wyrażoną w niniejszym wyroku i rozpoznać wniosek skarżącego. W szczególności organ powinien zbadać, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych skonstruowane w art. 16b ust. 1 powołanej wyżej ustawy, przy czym ustalenia w tym zakresie winny być konkretne.
Mając na względzie powyższe, Sąd uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzająca ją decyzję organu I instancji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a w związku z art. 135 p.p.s.a.
O kosztach postępowania Sąd orzekł na zasadzie art. 200 p.p.s.a. w zw. z art. 210 § 2 p.p.s.a.