Pełny tekst orzeczenia II SA/SZ 550/22

II SA/Sz 550/22 - Wyrok WSA w Szczecinie
Data orzeczenia
2022-10-13
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2022-06-23
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie
Sędziowie
Katarzyna Grzegorczyk-Meder /przewodniczący/
Krzysztof Szydłowski
Patrycja Joanna Suwaj /sprawozdawca/
Symbol z opisem
6147 Archiwa
Hasła tematyczne
Inne
Skarżony organ
Dyrektor Archiwum Państwowego
Treść wyniku
Uchylono zaskarżony akt
Powołane przepisy
Dz.U. 2016 poz 1506
art. 33, art. 1
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Dz.U. 2022 poz 329
art.3 par.2 pkt 4, art. 145 par.1 pkt 1 lit.c, art. 200, art. 205 par.2
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.
Dz.U. 2017 poz 459
art. 33
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Katarzyna Grzegorczyk-Meder Sędziowie Sędzia WSA Patrycja Joanna Suwaj (spr.) Asesor WSA Krzysztof Szydłowski Protokolant starszy sekretarz sądowy Agnieszka Klimek po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 13 października 2022 r. sprawy ze skargi firma A na akt Dyrektora Archiwum Państwowego z dnia [...] kwietnia 2022 r. nr [...] w przedmiocie ustalenia jednostki organizacyjnej zobowiązanej do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego I. uchyla zaskarżony akt, II. zasądza od Dyrektora Archiwum Państwowego na rzecz strony skarżącej firma A kwotę [...]([...]) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Uzasadnienie
1. Aktem z dnia [...] kwietnia 2022 r. nr [...] Dyrektor Archiwum Państwowego w S. , powołując się na art. 33 ust. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164, dalej przywoływana jako: "ustawa o archiwach" oraz "u.z.n.a.a.") ustalił Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w S. (dalej przywoływane jako: "Skarżący" lub "RCKiK"), jako jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34 i 35 ustawy.
Jak wyjaśniono, w toku procedury ustalania jednostki organizacyjnej, w której powstają materiały archiwalne, w wyniku m.in. ustaleń ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej w dniu 29 listopada 2021 roku przez pracownika Archiwum Państwowego w S. w siedzibie jednostki organizacyjnej oraz uchwały nr [...] Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w S. i Archiwum Państwowego w G. z dnia [...] marca 2022 roku stwierdzono, że część dokumentacji powstającej a także napływającej do RCKiK posiada wartość historyczną i stanowi materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, o których mowa w art. 1 u.z.n.a.a. Przesłanką dla powyższego była długa, sięgająca 1948 r. historia i tradycje jednostki organizacyjnej, wysoka rozpoznawalność w społeczności lokalnej oraz specyficzny rodzaj działalności, której nie wykonują inne jednostki organizacyjne w regionie, a zatem również gromadzenie dokumentacji, która nie ma odzwierciedlenia w materiałach archiwalnych powstających w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych w obszarze właściwości Archiwum Państwowego w S..
Ponadto, zgodnie z ust. 1 pkt. 1 kryteriów wartościowania dokumentacji medycznej stanowiących załącznik do zarządzenia nr 36 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9 września 2019 r. w sprawie kryteriów wartościowania dokumentacji medycznej, podmiotami udzielającymi świadczeń zdrowotnych, w których powstają materiały archiwalne, są w szczególności m.in. regionalne centra krwiodawstwa i krwiolecznictwa. Materiały archiwalne stanowić mogą w szczególności: wewnętrzne akty normatywne, zarządzenia wewnętrzne dyrektora, instrukcje, procedury w zakresie prowadzonej działalności, dokumentacja polityki jakości, merytoryczne sprawozdania roczne, dokumentacja związana z współpracą z podmiotami leczniczymi w zakresie przeszczepiania tkanek i narządów, opracowania naukowo-badawcze i prace badawczo-rozwojowe w dziedzinie krwiodawstwa i krwiolecznictwa, planowanie i organizacja zadań w zakresie potrzeb obronnych państwa, roczne plany i sprawozdania finansowe, kontrole zewnętrzne i wewnętrzne. Wykaz dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne gromadzonej i wytwarzanej przez Centrum zostanie zawarty w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującym w RCKiK.
Końcowo wskazano, iż w terminie 30 dni od dnia doręczenia pisma należy przesłać informację o podjętych działaniach, mających na celu zorganizowanie archiwum zakładowego oraz o przepisach wewnętrznych odnoszących się do usytuowania archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej RCKiK.
2. Po doręczeniu powyższego aktu, pismem z 24 maja 2022 r., Skarżący wniósł skargę zarzucając Dyrektorowi Archiwum:
1) naruszenie przepisów postepowania:
a) art. 10 § 1 K.p.a. poprzez brak zapewnienia RCKiK czynnego udziału w postępowaniu;
b) art. 10 § 1, w zw. z art. 79 § 1 i 2 oraz art. 81 K.p.a., przez brak doręczenia wyników ekspertyzy archiwalnej; w konsekwencji pozbawienia RCKiK możliwości wypowiedzenia się, co do zawartych w tym dokumencie twierdzeń;
c) art. 80, w zw. z art. 81 § 1 i art. 107 § 1 pkt 6 K.p.a. przez dokonanie ustaleń niewynikających ze zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, że Centrum wytwarza materiały archiwalne; okoliczności nie wynikają ze zgromadzonego materiału;
d) art. 107 § 1 pkt 6 w zw. z art. 107 § 3 K.p.a. oraz art. 9 i 11 K.p.a. przez brak wyczerpującego uzasadnienia rozstrzygnięcia, w szczególności nie wskazanie dowodów, na których oparł się organ oraz mocy dowodowej, jaką przypisał, co naruszyło zasadę informowania stron oraz zasadę przekonywania.
2) prawa materialnego:
a) art. 1 w zw. z art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez stwierdzenie, ze wytwarzane przez RCKIk materiały zaliczają się do archiwalnych, co nie jest prawdą, a także mimo, iż podmiot prowadzi we własnym zakresie archiwizację akt i obowiązują wewnętrzne przepisy kancelaryjno-archiwalne, a wytwarzana dokumentacja nie ma wartości historycznej informującej o działalności Państwa Polskiego czy jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek administracyjnych.
Skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego aktu oraz o przeprowadzenie dowodu z dołączonych do skargi dokumentów.
W uzasadnieniu skargi podkreślono także, iż akt administracyjny nakładający na stronę konieczność zorganizowania archiwum zakładowego skutkuje daleko idącymi obciążeniami organizacyjnymi i finansowymi.
3. W odpowiedzi na skargę, Dyrektor Archiwum wniósł o oddalenie skargi.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie zważył, co następuje:
Skarga jest zasadna.
4. Przed przystąpieniem do merytorycznej oceny zarzutów skargi, w pierwszej kolejności należy zauważyć, iż w orzecznictwie sądów administracyjnych na tle art. 33 u.n.z.a.a. ugruntował się już pogląd, że obowiązek zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego spoczywa na państwowej jednostce organizacyjnej wytwarzającej materiały archiwalne z mocy samego prawa. W rezultacie akt Dyrektora Archiwum stwierdzający istnienie tego obowiązku jest aktem w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 z późn. zm., dalej: P.p.s.a.) – tak: postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 grudnia 2017 r. (sygn. akt I OSK 2660/17), wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 lutego 2016 r. (sygn. akt I OSK 2272/15).
5. Przepis art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1506 ze zm.; dalej powoływanej jako "ustawa archiwalna"), który stanowi podstawę materialnoprawną wydanego w tej sprawie aktu, wskazuje, iż "archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne" (ust. 1). "Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala: 1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa – Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych; 2) w odniesieniu do innych jednostek – dyrektor właściwego archiwum państwowego" (ust. 3).
Ustawa archiwalna nie określa formy prawnej "tworzenia" archiwum zakładowego i "ustalania" jednostki, w których takie archiwum ma być utworzone.
W ocenie Sądu tworzenie archiwum zakładowego i ustalenie przez właściwy organ administracji jednostki, w której takie archiwum ma funkcjonować, jest aktem administracyjnym w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a.
Przepis ten stanowi, że sąd administracyjny orzeka w sprawach skarg na inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, z wyłączeniem aktów lub czynności podjętych w ramach postępowania administracyjnego określonego w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23, 868, 996 i 1579), postępowań określonych w działach IV, V i VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.), postępowań, o których mowa w dziale V w rozdziale 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz. 1947), oraz postępowań, do których mają zastosowanie przepisy powołanych ustaw.
Z omawianego przepisu można wnosić, iż wolą ustawodawcy było objęcie kontrolą sądu administracyjnego tych prawnych form działania administracji publicznej, które mogą być i są podejmowane przez organy administracji publicznej w stosunku do podmiotów administrowanych, w sprawach, dla których załatwienia nie jest przewidziana forma decyzji lub postanowienia administracyjnego. Akt lub czynność podejmowane są w sprawie indywidualnej w tym znaczeniu, że jej przedmiotem jest określony i zindywidualizowany stosunek administracyjny, którego źródłem jest przepis prawa powszechnie obowiązującego. Prowadzi to do wniosku, że o akcie lub czynności w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a., na który może być wniesiona skarga do sądu administracyjnego, można mówić wówczas, gdy akt (czynność) podjęty jest w sprawie indywidualnej, skierowany jest do oznaczonego podmiotu administrowanego, dotyczy uprawnienia lub obowiązku tego podmiotu, samo zaś uprawnienie lub obowiązek, którego akt (czynność) dotyczy, jest określone w przepisie prawa powszechnie obowiązującego.
Podstawę prawną do wydawania aktów administracyjnych indywidualnych stanowią ustawowe przepisy prawa materialnego. Akt administracyjny indywidualny jest aktem stosowania prawa, dokonującym władczej konkretyzacji tego prawa. Powinien on ustalać (odmawiać ustalenia), stwierdzać (odmawiać stwierdzenia), potwierdzać (odmawiać potwierdzenia) określone uprawnienia lub obowiązki, określone przepisami administracyjnego prawa materialnego. Tylko bowiem prawo materialne może przyznać, stwierdzić albo uznać uprawnienie lub obowiązek.
6. Konsekwencją oceny, że rozstrzygnięcie ustalające, iż dana jednostka organizacyjna ma obowiązek utworzenia archiwum zakładowego jest aktem, o jakim mowa w art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a., musi być wniosek, iż tego rodzaju akty wydawane są co do zasady poza tokiem postępowania administracyjnego, bo np. na zasadzie odrębnych uregulowań, nieuregulowanych przepisami K.p.a. reguł postępowania albo w trybie fragmentarycznie lub zgoła w ogóle nieuregulowanym przepisami prawa.
Sąd nie podziela jednak tezy, że w postępowaniu, w którym wydaje się akt, o jakim mowa w art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a. przepisy k.p.a. mogą znaleźć zastosowanie wyłącznie poprzez pozytywne odesłanie normatywne, którego na gruncie art. 33 ustawy archiwalnej swoją drogą nie sformułowano. Ograniczyłoby to zupełnie niepotrzebnie możliwość sięgania np. do zasad procesowych, po które można by sięgać odpowiednio i których ugruntowana przecież obecność w polskim systemie prawa procesu administracyjnego ułatwia procedowanie organom, stronom zaś pozwala na sprawniejsze odczytanie intencji organów.
Nie sformułowano w ustawie archiwalnej, co Sąd zauważa, wyraźnego wskazania, że przepisy K.p.a. nie mają w sprawie nałożenia obowiązku utworzenia archiwum zastosowania. W ocenie Sądu zatem, skoro w związku z wydaniem aktu administracyjnego, indywidualnego i konkretnego, na Stronę skarżącą nałożono obowiązek, w wyniku którego jest ona zobowiązana do zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego, to akt obowiązek ten statuujący powinien – na zasadzie odpowiedniego stosowania art. 107 § 3 K.p.a. - zawierać uzasadnienie (por. wyrok WSA w Warszawie z 10 stycznia 2013 r., II SA/Wa 1069/12). Zgodnie z powołanym przepisem uzasadnienie powinno składać się z uzasadnienia faktycznego, które powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, oraz uzasadnienia prawnego, które powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej wydanego aktu, z przytoczeniem przepisów prawa. Uzasadnienie powinno być sporządzone w sposób realizujący zasady ogólne informowania (art. 9 K.p.a.) oraz przekonywania (art. 11 K.p.a.).
Nawet jednak gdyby przyjąć, że przepisy K.p.a. nie mają także odpowiednio zastosowania, to brak prawnie unormowanej procedury nie zwalnia przecież organu administracji od dopełnienia podstawowych obowiązków, składających się na proces stosowania prawa, a więc w szczególności obowiązku wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, na podstawie dopuszczonych w szczególności dokumentów urzędowych (por. wyrok NSA z dnia 17 lutego 2016 r., sygn. akt I OSK 2272/15). Kontrola sądowoadministracyjna aktu z zakresu administracji publicznej dotyczącego uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a.) obejmuje bowiem prawidłowość ustaleń faktycznych, które zweryfikowano jako dające podstawę do jego wydania (podobnie NSA w wyroku z 26 lipca 2022 r. sygn. akt III OSK 1355/21). Podmiot, na który nałożono obowiązek w trybie art. 33 ustawy archiwalnej może skorzystać z konstytucyjnego prawa do sądu i poddać kontroli sądowej wydany w tym przedmiocie akt.
7. Art. 33 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r., poz. 459) stanowi, że osobami prawnymi są Skarb Państwa i jednostki organizacyjne, którym przepisy szczególne przyznają osobowość prawną. Przepis ten znajduje odzwierciedlenie w powszechnie panującym w doktrynie prawnej poglądzie, że pojęcie "jednostka organizacyjna" jest pojęciem nadrzędnym w stosunku do pojęcia "osoba prawna" i każda osoba prawna jest jednostką organizacyjną. Poza Skarbem Państwa, polski system prawny zna innego rodzaju państwowe osoby prawne.
Zdaniem Sądu, ustawa archiwalna, posługując się w art. 33 ust. 1 pojęciem jednostki organizacyjnej (państwowej lub samorządowej), nie zawęża go jedynie do jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, lecz rozciąga go także na spółki prawa handlowego utworzone przez Skarb Państwa lub przez jednostki samorządu terytorialnego (jednoosobowe), przedsiębiorstwa państwowe, czy spółki prawa handlowego. Oznacza to, iż w przypadku powstawania materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego, także wyżej wymienione podmioty mają obowiązek tworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.
Jak wynika ze znajdującej się w aktach sprawy informacji z Krajowego Rejestru Sądowego odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w S. jest Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej, utworzonym przez Ministra Zdrowia, posiadającym statut, NIP i REGON – czyli jako jednostka organizacyjna, może być adresatem powołanej wyżej ustawy.
8. W wydanym w tej sprawie akcie administracyjnym zostały powołane przepisy prawa i określone zostały obowiązki nałożone na Stronę skarżącą. W uzasadnieniu wskazano, że ustalenie Skarżącego jako jednostki wytwarzającej materiały archiwalne zostało podjęte z uwagi na prowadzoną przez Centrum specyficzną działalność oraz historyczne znaczenie powstającej w związku z tym dokumentacji.
Wskazano także, jakie dokumenty mogą stanowić materiały archiwalne. Organ powołał się przy tym na wyniki ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej w RCKiK w dniu 29 listopada 2021 r. oraz pozytywną opinię Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w S. i Archiwum Państwowego w G. z dnia 9 marca 2022 r.
9. Zdaniem Sądu, skoro zakwestionowany w skardze akt jest skierowany do określonej strony, to musi być on dla adresata zrozumiały, a w przypadku złożenia skargi do Sądu, jak to ma miejsce w sprawie tej, musi dać materiał, który pozwoli poznać motywy, jakimi kierował się Organ i dokonać oceny jego prawidłowości. Zdaniem Sądu uzasadnienie zaskarżonego aktu tych wymogów nie spełnia. Nie wynika z uzasadnienia aktu w szczególności, dlaczego Organ uznał, że dokumentacja powstająca u Skarżącego stanowi materiały archiwalne. Definicja materiałów archiwalnych znajduje się w art. 1 ustawy archiwalnej, zgodnie z którym materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
Organ powinien w uzasadnieniu zaskarżonego aktu podać motywy uzasadniające zaliczenie wymienionych w akcie dokumentów do materiałów archiwalnych, tym bardziej, że powołany wyżej art. 1 ustawy archiwalnej pozwala na uznanie określonych materiałów za materiały archiwalne w oparciu o różne przesłanki. W tej sprawie organ lakonicznie wskazał na "historyczne znaczenie" dokumentacji, w tym dokumentacji medycznej, nie uzasadniając w żaden sposób tego stanowiska.
Nadto treść zaskarżonego aktu nie wskazuje w jasny sposób zakresu dokumentacji, która została uznana za spełniającą przesłanki materiałów archiwalnych, gdyż w zaskarżonym akcie użyto sformułowania "w szczególności", które sugeruje, że poza dokumentacją, która została wymieniona poniżej tego sformułowania, materiałami archiwalnymi są także dokumenty dotyczące innych czynności dokonywanych przez Stronę skarżącą.
10. W tym stanie rzeczy kluczowe dla Sądu znacznie miała ocena czy w oparciu o treść zaskarżonego aktu możliwa jest realna kontrola prawidłowości ustaleń faktycznych poczynionych przez Organ a będących dalej podstawą nałożenia obowiązku na RCKiK. Należało przy tym mieć na względzie, iż Skarżącemu nie przysługiwał na skarżony akt żaden środek zaskarżenia w trybie administracyjnym.
W badanej sprawie nie jest sporne, iż pismem z 11 października 2021 r. Skarżący został poinformowany, że Archiwum Państwowe w S. rozpoczyna czynności związane z ustaleniem, czy Skarżący stanowi jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.
Jak wynika z akt administracyjnych w dniu 31 grudnia 2021 r. sporządzono notatkę z ekspertyzy archiwalnej a następnie w dniu 9 marca 2022 r. Komisja Archiwalna Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w S. i Archiwum Państwowego w G. podjęła w głosowaniu uchwałę, że RCKiK stanowi jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne, przy czym powyższa uchwała nie była jednogłośna (6 głosów "za", 1 "przeciw"). Kojenia czynności odnotwaną w aktach jest skierowanie skarżonego aktu do Skarżącego.
W świetle powyższego, wbrew twierdzeniom zawartym w odpowiedzi na skargę, brak jest podstaw do przyjęcia, iż Organ faktycznie wielokrotnie informował, że prowadzone są czynności ustalenia czy Skarżący stanowi jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego. W tym zakresie Organ nie informował RCKiK ani o swoich wewnętrznych regulacjach określających procedurę postępowania ani też nie informował o wyniku poszczególnych istotnych czynności.
Wobec powyższego niezrozumiałym jest twierdzenie Organu, iż Skarżący miał możliwość wnoszenia zastrzeżeń. Nie sposób bowiem aby wnosił on zastrzeżenia do czynności względnie ustaleń, które nie były mu w żaden sposób komunikowane.
Z akt wynika, iż jedyną wiedzę o toku czynności Organu oraz o motywach jego rozstrzygnięcia Skarżący mógł powziąć dopiero z pisma kończącego czynności Organu. Taki sposób prowadzenia sprawy nakładał na Organ obowiązek szczególnej dbałości o treść wydawanego aktu tak, aby z jednej strony umożliwiał on Skarżącemu obronę swoich racji, z drugiej zaś aby dawał możliwość Sądowi oceny ustaleń faktycznych poczynionych przez Organ oraz ewentualnych zarzutów zgłoszonych przez Skarżącego.
11. Trafnie podniesiono w skardze, iż lakoniczność skarżonego aktu faktycznie uniemożliwiła Skarżącemu realną obronę jego interesów w procesie ustalenia, że pozostaje on podmiotem zobowiązanym do zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego. Organ podjął się wprawdzie uszczegółowienia swoich ustaleń oraz procedury jaką stosował w toku swojego działania w odpowiedzi na skargę, niemniej jednak takie działanie jawi się jako spóźnione, bowiem po pierwsze w istocie uniemożliwiło to obronę swoich racji przez Skarżącego, po wtóre zaś tego typu argumentacja powinna znaleźć wyraz w treści aktu administracyjnego, nie zaś odpowiedzi na skargę.
Powyższe uniemożliwia też należytą kontrolę skarżonego aktu przez sąd administracyjny. Skoro bowiem w myśl art. 3 P.p.s.a. Sąd ma sprawować kontrolę działalności administracji publicznej, to nie jest jego rolą zastępowanie organu w ustalaniu stanu faktycznego i ocenie zgromadzonych dowodów.
12. Z przytoczonych wyżej przyczyn, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzeczono jak w pkt 1 sentencji. O kosztach rozstrzygnięto w pkt 2 w myśl art. 200 w zw. z art. 205 § 2 powyższej ustawy.
Przywołane w uzasadnieniu wyroki dostępne są na stronie www.nsa.orzeczenia.gov.pl.