IV SA/Wr 346/24

IV SA/Wr 346/24 - Wyrok WSA we Wrocławiu
Data orzeczenia
2025-02-11
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2024-07-18
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu
Sędziowie
Daria Gawlak-Nowakowska
Ewa Kamieniecka /sprawozdawca/
Tomasz Świetlikowski /przewodniczący/
Symbol z opisem
6480
Hasła tematyczne
Dostęp do informacji publicznej
Skarżony organ
Inne
Treść wyniku
*Uchylono zaskarżony akt
Powołane przepisy
Dz.U. 2022 poz 902
art. 15 ust. 1 i ust. 2
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - t.j.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Tomasz Świetlikowski Sędziowie Sędzia WSA Daria Gawlak-Nowakowska Sędzia WSA Ewa Kamieniecka (sprawozdawca) po rozpoznaniu w dniu 11 lutego 2025 r. w Wydziale IV na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi G. P. na akt T. sp. z o.o. z siedzibą we W. z dnia 3 czerwca 2024 r. nr BKS.051.5.2.2024.ŁM w przedmiocie wyznaczenia wysokości opłaty za dostęp do informacji publicznej I. uchyla zaskarżony akt; II. zasądza od T. sp. z o.o. z siedzibą we W. na rzecz skarżącego kwotę 200 zł (słownie: dwieście) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Uzasadnienie
G. P. wnioskiem z dnia 20 kwietnia 2022 r. zwrócił się do T. spółka z o. o. o udostępnienie informacji publicznej w formie elektronicznej w postaci wszystkich uchwał Zarządu, wydanych od 1 stycznia 2020 r. do dnia udzielenia informacji publicznej.
Pismem z dnia 5 maja 2022 r. T. wezwał wnioskodawcę do wykazania szczególnie uzasadnionego interesu publicznego z uwagi na uznanie wnioskowanej informacji za informację przetworzoną.
W odpowiedzi na wezwanie z dnia 17 maja 2022 r. wnioskodawca wskazał, ze wezwanie jest bezpodstawne, ponieważ żądana informacja publiczne nie stanowi informacji przetworzonej.
Decyzją z dnia 17 czerwca 2022 r. nr RPM.051.14.2.2022.AZ Spółka odmówiła udostępnienia wnioskowanych informacji ze względu na brak wykazania przez wnioskodawcę szczególnie istotnego interesu publicznego oraz konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
Po ponownym rozpoznaniu sprawy, T. decyzją z dnia 19 lipca 2022 r. nr RPM.051.14.3.2022.AZ utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję.
Po rozpatrzeniu skargi wnioskodawcy, Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu wyrokiem z dnia 24 stycznia 2023 r. sygn. akt IV SA/Wr 539/22 uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję z dnia 17 czerwca 2022 r.
Ponownie orzekając, T. decyzja z dnia 26 czerwca 2023 r. nr RPM.051.19.2.2023.AZ odmówił udostępnienia wnioskowanych informacji z uwagi na zakwalifikowanie żądanej informacji jako informacji przetworzonej.
Po rozpatrzeniu skargi wnioskodawcy, Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu wyrokiem z dnia 10 stycznia 2024 r. sygn.. akt IV SA/Wr 497/23 uchylił zaskarżoną decyzję w całości.
Pismem z dnia 17 kwietnia 2024 r. Spółka powiadomiła wnioskodawcę, że sprawa zostanie rozpatrzona nie później niż do dnia 3 czerwca 2024 r. (prawomocny wyrok doręczono Spółce w dniu 5 kwietnia 2024 r.).
Następnie pismem z dnia 3 czerwca 2024 r. nr BKS.051.5.2.2024.ŁM Spółka poinformowała wnioskodawcę, że dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji publicznej oraz związane z koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku zostały oszacowane przez podmiot zobowiązany na kwotę 22.482,86 zł. Na powyższą kwotę składa się:
- koszt wykupienia miesięcznego dostępu do oprogramowania Adobe PRO, służącego do bezpiecznej anonimizacji treści poufnych z dokumentów – 105,27 zł,
- koszt zatrudnienia osoby oddelegowanej do selekcji i anonimizacji dokumentów – 8.271,99 zł brutto,
- koszt wydruku (papier 80 g, druk czarno-biały) dokumentacji, cenę wydruku oszacowano w oparciu o dostępne w Internecie cenniki trzech punktów świadczących usługi drukarskie, przy średniej cenie 0,40 zł za 1 stronę druku, przy druku dwustronnym 0,80 zł za 1 stronę – 7.424 zł brutto,
- koszt skanowania w formacie A4 dokumentacji, cenę skanowania oszacowano w oparciu o dostępne w Internecie cenniki trzech punktów świadczących usługi drukarskie, przy średniej cenie 0,38 zł za 1 stronę skanu, przy skanie dwustronnym 0,72 zł za 1 stronę – 6.681,60 zł brutto.
Podmiot zobowiązany poinformował, że obrady zarządu odbywają się co najmniej raz w tygodniu i licząc do dnia sporządzenia powiadomienia minęły 232 tygodnie, a po każdym posiedzeniu zarządu powstaje dokumentacja licząca średnio 20 stron druku dwustronnego. Łączny zakres wnioskowanej dokumentacji wynosi 9.280 stron A4 druk dwustronny. Brak jest możliwości oddelegowania zatrudnionych już pracowników do obsługi wniosku i konieczne jest zatrudnienie dodatkowego pracownika z wynagrodzeniem w kwocie średniego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w Polsce w kwietniu 2024 r., który dokona analizy dokumentacji pod kątem ochrony danych osobowych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa, cyfrową anonimizację, wydruk dokumentacji). W kolejnym kroku, podmiot zobowiązany musiałby zlecić wydruk wyselekcjonowanej i zanonimizowanej dokumentacji podmiotowi zewnętrznemu z uwagi na obszerność żądanej dokumentacji i możliwości organizacyjne i sprzętowe podmiotu zobowiązanego.
Jednocześnie poinformowano wnioskodawcę, że przysługuje mu prawo do zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji praz prawo wycofania wniosku.
W odpowiedzi na powyższe powiadomienie z dnia 17 czerwca 2024 r. wnioskodawca wskazał, że podmiot zobowiązany uprawniony jest do powiadomienia o wysokości opłat z tytułu poniesienia kosztów związanych z udostępnieniem informacji jedynie w ciągu 14 dni od daty złożenia wniosku. Poza tym wniosek dotyczył udzielenia informacji w postaci elektronicznej, stąd brak jest podstaw do naliczania ustalenie szacowanych kosztów opłat za kserowanie dokumentów, skoro informacje mogą być przekazane mailowo lub np. na nośniku danych. Nie wszystkie dokumenty wymagają anonimizacji. Z wyliczeń nie wynika, w jaki sposób ustalono wartość godziny pracy pracownika oraz czas poświęcony na przygotowanie 1 strony dokumentu. Kwota 8.271,99 zł brutto za anonimizację jest nadmierna i nieproporcjonalna. Wobec powyższego wnioskodawca wniósł o udostępnienie informacji w postaci spisu tytułów wszystkich podjętych uchwał w latach 2020 – 2023 ze wskazaniem, w jakim przedmiocie zostały podjęte. Po zapoznaniu się ze spisem wnioskodawca wskaże, które uchwały należy mu udostępnić w formie elektronicznej, a w przypadku ich znacznej ilości wniesie o udostępnienie tych dokumentów w siedzibie Spółki.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 20 czerwca 2024 r. na czynność z dnia 3 czerwca 2024 r., stwierdzającą obowiązek poniesienia opłaty, skarżący zarzucił naruszenie art. 15 ust. 1 i ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej przez:
-skierowanie powiadomienia o szacowanych kosztach udostępnienia informacji publicznej pomimo upływu 14 dni od dnia złożenia wniosku,
- ustalenie szacowanych kosztów udostępnienia informacji publicznej w sposób arbitralny, nierzetelny i nieracjonalny,
- ustalenie kosztów kserowania dokumentów podczas gdy żądanie dotyczyło udzielenia informacji w sposób elektroniczny,
- skierowanie powiadomienia ustalającego kwotę uzyskania informacji bez wykazania, ze koszty te zostały poniesione,
- skierowanie powiadomienia ustalającego kwotę uzyskania informacji bez podania konkretnych danych wskazujących sposób i termin zapłaty,
- naliczenie opłat za udostępnienie informacji publicznej bez dokonania wcześniejszej analizy, które dokumenty znajdują się w formie elektronicznej i nie wymagają podjęcia dodatkowych czynności celem udostępnienia,
- nieudostępnienie informacji publicznej i skierowanie powiadomienia ustalającego kwotę jej udostępnienia, co prowadzi do braku możliwości realizowania prawa do informacji publicznej.
Skarżący wniósł o stwierdzenie bezskuteczności czynności T., stwierdzającej obowiązek poniesienia opłaty w trybie art. 15 ust. 1 ustawy oraz zasądzenie kosztów postępowania.
W uzasadnieniu skargi strona wskazała, że podmiot zobowiązany uprawniony jest do powiadomienia o wysokości opłat z tytułu poniesienia kosztów związanych z udostępnieniem informacji jedynie w ciągu 14 dni od daty złożenia wniosku. Poza tym wniosek o udostępnienie informacji publicznej obejmował udzielenie informacji w formie elektronicznej, stąd brak jest podstaw do naliczania opłat celem skserowania dokumentów, ponieważ informacje te mogą być przekazane mailowo lun na nośniku danych. Opłata za udostępnienie dokumentów wynikać musi z realnie poniesionych przez organ dodatkowych kosztów, a nie z przyjęcia jakiegokolwiek ryczałtowego sposobu jej ustalenia. Kwota 8.271,99 zł brutto jest nadmierna i nieproporcjonalna, skoro miałaby dotyczyć wyłącznie anonimizacji. Nadto niezrozumiałe jest naliczanie kosztów za kserowanie i skanowanie dokumentów, skoro wnioskodawca wniósł o udostępnienie danych w formie elektronicznej i nie ma podstaw do wykonywania obu tych czynności. Nie dokonano analizy, które dokumenty są w formie elektronicznej, które dokumenty wymagają anonimizacji i które nie wymagają podjęcia dodatkowych czynności celem udostępnienia.
W piśmie z dnia 9 lipca 2024 r. podmiot zobowiązany udostępnił skarżącemu wykaz uchwał zarządu, podjętych w okresie wskazanym przez wnioskodawcę.
W odpowiedzi na skargę z dnia 15 lipca 2024 r. organ wniósł o jej odrzucenie ze względu na jej bezprzedmiotowość, skoro Spółka na podstawie zmienionego wniosku strony umorzy postępowanie w zakresie nie objętym zmienionym wnioskiem, a informacja żądana w zmienionym wniosku została skarżącemu udostępniona w dniu 9 lipca 2024 r. z ostrożności procesowej Spółka wniosła o oddalenie skargi.
Decyzją z dnia 16 lipca 2024 r. nr BKS.051.5.4.2024.ŁM podmiot zobowiązany umorzył postępowanie w zakresie udostępnienia wszystkich uchwał zarządu Spółki, żądanych we wniosku z dnia 20 kwietnia 2022 r.
Wnioskiem z dnia 17 lipca 2024 r. (wpływ do T. w dniu 29 lipca 2024 r.) skarżący zwrócił się do T. o udostępnienie informacji publicznej w formie elektronicznej w postaci wskazanych w piśmie 15 uchwał Zarządu.
Pismem z dnia 8 sierpnia 2024 r. podmiot zobowiązany poinformował wnioskodawcę, że wniosek z dnia 17 lipca 2024 r. zostanie rozpatrzony do 30 września 2024 r. z uwagi na konieczność analizy żądanej dokumentacji oraz urlop wypoczynkowy pracownika, zajmującego się udzielaniem odpowiedzi na wnioski.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t. j. Dz. U. z 2024 r., poz. 334) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. W myśl art. 145 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r., poz. 935, dalej p.p.s.a.), uwzględnienie skargi następuje w przypadku naruszenia prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego lub innego naruszenia przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy. Natomiast w myśl art. 146 § 1 p.p.s.a., sąd uwzględniając skargę na akt lub czynność, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4, uchyla ten akt albo stwierdza bezskuteczność tej czynności.
Sąd uznał, że skarga zasługuje na uwzględnienie.
Zgodnie z art. 13 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902, dalej u.d.i.p.) udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, z zastrzeżeniem ust. 2 i art. 15 ust. 2 (ust.1). Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie określonym w ust. 1, podmiot obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku (ust. 2).
Natomiast art. 15 ww. ustawy stanowi, że jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, o którym mowa w art. 10 ust. 1, podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom (ust. 1). Podmiot, o którym mowa w ust. 1, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek (ust.2).
Przywołany przepis stanowi wyjątek od zasady bezpłatnego dostępu do informacji publicznej wyrażonej w art. 7 ust. 2 u.d.i.p. Takie jego ukształtowanie, jako wyjątku od zasady, wymusza obowiązek ścisłej jego wykładni. W orzecznictwie sądów administracyjnych zgodnie jest przyjmowane, że powiadomienie o wysokości opłaty jest obligatoryjnym i wstępnym etapem postępowania, poprzedzającym samą czynność udostępnienia informacji, lecz jednocześnie jej niewarunkującym (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 11 maja 2022 r. sygn. akt IV SA/Wr 812/22).
Rozwiązanie z art. 15 ust. 2 u.d.i.p. z jednej strony gwarantuje pewność działania podmiotu zobowiązanego, lecz przy tym nie wyłącza możliwości zmiany lub wycofania wniosku przez zainteresowanego. Z drugiej strony, powiadomienie umożliwia wnioskodawcy podjęcie decyzji o pokryciu kosztów, gdy zgadza się z ustaloną opłatą, jak również odstąpienie od żądania udostępnienia informacji bądź jego modyfikację w zakresie sposobu lub formy jej udostępnienia. Ustawodawca pozostawił bowiem wnioskodawcy 14 dni na dokonanie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji lub też na wycofanie wniosku. Milczenie wnioskodawcy będzie prowadzić do udostępnienia informacji w sposób i w formie wskazanej pierwotnie we wniosku i będzie wiązać się z koniecznością opłacenia kosztów określonych w powiadomieniu. Dla zachowania gwarancji dla wnioskodawcy wskazanych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p., w sytuacji żądania opłaty od wnioskodawcy wskazanej w art. 15 ust. 1 u.d.i.p., konieczne jest zachowanie chronologii podejmowania czynności określonych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. Zatem w pierwszej kolejności organ powinien powiadomić wnioskodawcę o konkretnej wysokości żądanej opłaty, aby umożliwić wnioskodawcy podjęcie decyzji o: 1) pozostawieniu wniosku w pierwotnej jego wersji; 2) ewentualnej zmianie wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji lub 3) cofnięciu wniosku. W powiadomieniu tym organ powinien wskazać powody powstania kosztów udostępnienia informacji publicznej i wyjaśnić sposób ustalenia ich wysokości. Następnie, w zależności od działań podjętych przez wnioskodawcę, organ podejmuje działania związane z realizacją wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Dla oceny prawidłowości działań podmiotu zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej kluczowe jest to, czy wnioskodawca został w sposób prawidłowy poinformowany o kosztach związanych z udostępnieniem informacji publicznej i możliwości zmiany swojego wniosku o udostępnienie informacji publicznej.
Odnotowania wymaga, że w prawie administracyjnym wyróżnia się terminy materialne i procesowe. Zatem uprawnienie podmiotu zobowiązanego o obciążeniu wnioskodawcy, domagającego się udostępnienia określonej informacji publicznej, dodatkowymi kosztami na mocy art. 15 ust. 1 u.d.i.p. należy traktować jako czynność kształtującą prawa i obowiązki strony, czyli czynność o charakterze materialnym, a nie procesowym. Terminy prawa materialnego są to terminy ograniczające w czasie możliwość dochodzenia roszczeń lub inną realizację praw podmiotowych.
Termin, o którym mowa w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. nie ma charakteru terminu procesowego - instrukcyjnego, lecz jest terminem prawa materialnego. Termin "14 dni od dnia złożenia wniosku" jest terminem ustanowionym dla podmiotu obowiązanego do udostępnienia informacji publicznej, co oznacza, że tylko w tak zakreślonych ramach czasowych ten podmiot jest uprawniony do korzystania ze swych kompetencji w sytuacji wypełniającej hipotezę normy prawnej z art. 15 ust. 1 i 2 u.d.i.p. Jakakolwiek aktywność organu, wykraczająca poza ten przedział czasowy - expressis verbis wyrażony przez ustawodawcę - nie ma prawnego umocowania i niewątpliwie narusza prawo materialne skutkując działaniem bez należytej podstawy prawnej. Przyjąć należy, że organ ma kompetencję do powiadomienia wnioskodawcy o wysokości opłaty z tytułu poniesienia dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji publicznej w formę wskazaną we wniosku - jedynie do czasu upływu 14 dni od daty złożenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Po upływie tego terminu podmiot obowiązany do udzielania informacji publicznej nie ma już możliwości żądania od wnioskodawcy pokrycia tych dodatkowych kosztów, czyli do nakładania nań tego obowiązku (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 czerwca 2024 r., sygn. akt III OSK 2091/22, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 24 maja 2023 r., sygn. akt IV SA/Wr 135/23, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 31 maja 2023 r., sygn. akt IV SAB/Wr 11/23).
W rozpatrywanej sprawie podmiot zobowiązany uchybił obowiązkowi prawidłowego powiadomienia skarżącego o wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej i możliwości zmiany wniosku, gdyż powiadomienie zostało przesłane wnioskodawcy z uchybieniem terminu określonego w art. 15 ust. 2 u.d.i.p.
Analiza akt sprawy dowodzi, że po wpływie do organu prawomocnego wyroku WSA z dnia 10 stycznia 2024 r., tj. w dniu 5 kwietnia 2024 r., organ ten nie udostępnił żądanych informacji, ale pismem z dnia 17 kwietnia 2024 r., działając na podstawie art. 13 ust. 2 u.d.i.p., przedłużył termin rozpoznania wniosku skarżącego do dnia 3 czerwca 2024 r. Następnie pismem z dnia 3 czerwca 2024 r. Spółka poinformowała wnioskodawcę, że dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji publicznej oraz związane z koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku zostały oszacowane przez podmiot zobowiązany na kwotę 22.482,86 zł. Zatem Spółka znacznie przekroczyła termin, o którym mowa w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. Oczywiście należy się zgodzić z podmiotem zobowiązanym, że w rozpatrywanej sprawie tego terminu nie należy liczyć od dnia wpływu wniosku do organu z dnia 20 kwietnia 2022 r., ponieważ wówczas podmiot zobowiązany twierdził, że wnioskodawca nie wykazał szczególnie istotnego interesu publicznego w uzyskaniu informacji przetworzonej i nie zamierzał udostępnić żądanej informacji publicznej. W prawomocnym wyroku z dnia 10 stycznia 2024 r. WSA ostatecznie przesądził, że po stronie skarżącego występuje szczególnie istotny interes publiczny w uzyskaniu żądanej informacji przetworzonej. Skoro wyrok WSA wpłynął do organu w dniu 5 kwietnia 2024 r., to podmiot zobowiązany najpóźniej do dnia 19 kwietnia 2024 r. winien powiadomić stronę o wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej. Wobec powyższego powiadomienie skarżącego o wysokości opłaty pismem z dnia 3 czerwca 2024 r. należy uznać za nie wywołujące skutków prawnych.
Dodatkowo należy zauważyć, że dla zachowania gwarancji dla wnioskodawcy wskazanych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p., w sytuacji żądania opłaty od wnioskodawcy na podstawie art. 15 ust. 1 u.d.i.p., konieczne jest zachowanie chronologii podejmowania czynności określonych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. W pierwszej kolejności organ powinien zatem powiadomić wnioskodawcę o konkretnej wysokości żądanej opłaty, aby umożliwić wnioskodawcy podjęcie decyzji o pozostawieniu wniosku w pierwotnej jego wersji, ewentualnej zmianie wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji lub cofnięcia wniosku. W powiadomieniu, o którym mowa organ winien nadto wskazać przyczyny powstania kosztów udostępnienia informacji publicznej i wyjaśnić sposób ustalenia ich wysokości. Następnie, w zależności od stanowiska wnioskodawcy, podjąć działania związane z realizacją wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Prawidłowa wykładnia przepisów art. 15 ust. 1 i ust. 2 u.d.i.p. prowadzi do wniosku, że organ ma nie tylko obowiązek powiadomienia wnioskodawcy o wysokości opłaty i poinformowania o ww. możliwych działaniach, ale także wyjaśnienia przyczyn powstania kosztów udostępnienia informacji publicznej i sposobu ustalenia ich wysokości. Dla oceny prawidłowości działań organu zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej kluczowe jest zatem to, czy wnioskodawca został w sposób prawidłowy poinformowany o ustaleniu opłaty za udostępnienie informacji publicznej przed jej udostępnieniem oraz okolicznościach dotyczących powstania tych kosztów i możliwości zmiany swojego wniosku.
Jak wskazuje się w orzecznictwie sądów administracyjnych, przewidziany w art. 15 u.d.i.p. wyjątek od zasady bezpłatnego dostępu do informacji publicznej dotyczy poniesienia przez podmiot zobowiązany dodatkowych kosztów i znajduje zastosowanie w dwóch przypadkach. Pierwszy z nich obejmuje koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji, innym niż jedna z form określonych w art. 12 ust. 2 pkt 2 u.d.i.p., zaś drugi wiąże się z koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (wyrok NSA z dnia 18 kwietnia 2018 r., sygn. akt I OSK 1789/17). Zatem przez "dodatkowe koszty" należy rozumieć rzeczywiste, ustalane każdorazowo przy realizacji danego wniosku, wykraczające poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu udostępniającego informację, dodatkowe koszty rzeczowe lub osobowe poniesione przez adresata wniosku w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (wyrok NSA z dnia 28 marca 2018 r., sygn. akt I OSK 1302/17 i wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 22 maja 2018 r., sygn. akt II SA/Bd 1159/17). Przy czym podkreślenia wymaga, że obciążenie opłatą za udzielenie informacji ma charakter uznaniowy. Zatem żądając ich, organ winien wykazać zasadność wystąpienia tzw. kosztów dodatkowych.
W rozpatrywanej sprawie podmiot zobowiązany ustalił dodatkowe koszty w łącznej kwocie 22.482,86 zł, w tym koszt wykupienia miesięcznego dostępu do oprogramowania Adobe PRO, służącego do bezpiecznej anonimizacji treści poufnych z dokumentów – 105,27 zł, koszt zatrudnienia osoby oddelegowanej do selekcji i anonimizacji dokumentów – 8.271,99 zł brutto, koszt wydruku dokumentacji, koszt skanowania dokumentacji. Podmiot zobowiązany powołał się na znaczą ilość stron żądanych do udostępnienia – 9.280.
Należy jednak zauważyć, że T. nie podał, jaka liczba stron żądanych przez wnioskodawcę dokumentów dostępna jest w postaci elektronicznej, a więc występuje tylko konieczność zanonimizowania i przesłania drogą elektroniczną, bez konieczności sporządzania wydruków i skanowania tych dokumentów. W przypadku większej liczby stron dokumentów dostępnych w postaci elektronicznej koszty wydruku i skanowania zapewne byłyby znacznie niższe.
Odnośnie zatrudnienia dodatkowego pracownika, to należy się zgodzić, że koszty osobowe (koszty pracy) mogą być traktowane jako dodatkowe koszty w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.d.i.p. Warunkiem takiego uznania jest jednak to, że wystąpiła potrzeba zatrudnienia dodatkowej osoby do udzielenia informacji lub zapłacenia za nadgodziny już zatrudnionemu pracownikowi oraz wskazanie, w jaki sposób zostały wyliczone koszty pracy. Organ ograniczył się jedynie do podania należnego za 1 miesiąc pracy wynagrodzenia w wysokości średniego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w Polsce w kwietniu 2024 r., ustalonego przez GUS. Nie wyjaśniono, z jakich względów przyjęto, że czas trwania przygotowania dokumentów do udostępnienia będzie trwał 1 miesiąc, a nie np. dwa tygodnie czy dwa miesiące oraz powodów przyznania planowanego wynagrodzenia w wysokości średniej krajowej w sektorze przedsiębiorstw, skoro do obowiązków tego pracownika miałaby należeć anonimizacja za pomocą programu komputerowego. Organ wprawdzie podaje, że do obowiązków tego pracownika należałoby wydrukowanie dokumentów, ale jednocześnie T. nalicza koszty wydruku dokumentacji przez firmę zewnętrzną.
Jeżeli natomiast chodzi o koszty wydruku i skanowania dokumentacji, to podmiot zobowiązany nie wyjaśnił, dlaczego podwójnie nalicza koszty, i wydruku i skanowania wszystkich stron dokumentacji. Organ nie rozważył, czy w przypadku dokumentów dostępnych w formie elektronicznej występuje konieczność drukowania i skanowania; a w przypadku dokumentacji papierowej występuje konieczność wydruku.
Jak podał organ, cenę wydruku oszacowano w oparciu o dostępne w Internecie cenniki trzech punktów świadczących usługi drukarskie, przy średniej cenie 0,40 zł za 1 stronę druku, przy druku dwustronnym 0,80 zł za 1 stronę, a cenę skanowania oszacowano w oparciu o dostępne w Internecie cenniki trzech punktów świadczących usługi drukarskie, przy średniej cenie 0,38 zł za 1 stronę skanu, przy skanie dwustronnym 0,72 zł za 1 stronę – 6.681,60 zł brutto. Jednakże organ nie zauważył, że w cenę wliczony jest również zysk przedsiębiorcy świadczącego usługi lub koszty pracy zatrudnionego przez usługodawcę pracownika (koszty pracy liczone były przez organ podwójnie). Poza tym cena podawana na stronach internetowych jest ceną za wydruk (skan) pojedynczych stron dokumentu, a nie za wydruk (skan) tak znacznej ilości stron, jaką podał organ.
Sąd w składzie niniejszym przychyla się do stanowiska T., że co do zasady udostępnienie żądanych przez wnioskodawcę informacji mogło generować dodatkowe koszty i łączyć się z ponoszeniem opłat. Jednakże akt w przedmiocie wyznaczenia opłaty nie może być wydawany w sposób dowolny, ponieważ w celu ograniczenia dostępu do informacji podmiot zobowiązany mógłby w każdym wypadku nakładać koszty dodatkowe a wnioskodawca, który nie byłby w stanie zweryfikować czy nałożona opłata jest zasadna czy nie, zawsze byłby narażony na poniesienie pewnego ryzyka zmiany wysokości tej opłaty w późniejszym czasie (wyrok NSA z dnia 16 lutego 2022 r., sygn. akt III OSK 923/21).
W tym stanie rzeczy, uznając, że zaskarżony akt narusza powołane przepisy Sąd na mocy art. 146 § 1 p.p.s.a. uchylił zaskarżony akt. O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 w związku z art. 205 § 1 p.p.s.a. (wpis sądowy w wysokości 200 zł).