IV SA/WR 318/22

IV SA/Wr 318/22 - Wyrok WSA we Wrocławiu
Data orzeczenia
2022-12-22
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2022-05-26
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu
Sędziowie
Katarzyna Radom /przewodniczący sprawozdawca/
Symbol z opisem
6147 Archiwa
Hasła tematyczne
Inne
Skarżony organ
Inne
Treść wyniku
*Oddalono skargę w całości
Powołane przepisy
Dz.U. 1983 nr 38 poz 173
art. 33
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Kamieniecka Sędziowie Asesor WSA Marta Pająkiewicz-Kremis Sędzia WSA Katarzyna Radom (sprawozdawca) Protokolant Iga Nowik po rozpoznaniu w Wydziale IV na rozprawie w dniu 8 grudnia 2022 r. sprawy ze skargi Centrum Kultury W. we W. akt Dyrektora Archiwum Państwowego we W. z dnia 22 marca 2022 r. nr [...] w przedmiocie obowiązku utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego oddala skargę w całości.
Uzasadnienie
Przedmiotem skargi Centrum Kultury W. we W. jest akt datowany na dzień 22 marca 2022 r., wydany przez Dyrektora Archiwum Państwowego we W., ustalający Skarżącą jednostką organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.
Jak wynikało z przedłożonej Sądowi dokumentacji, powołanym aktem Dyrektor Archiwum Państwowego we W. (dalej: organ), wspierając się na art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r., poz. 164 ze zm., dalej u.n.z.a.), ustalił, że Skarżąca jest jednostką organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34, art. 35 u.n.z.a.
W uzasadnieniu wskazał, że Skarżąca jest samorządową jednostką organizacyjną, utworzoną na podstawie uchwały nr [...] Rady Miejskiej W. z dnia [...] w sprawie utworzenia gminnej instytucji kultury pod nazwą Centrum Kultury W. Skarżąca ma osobowość prawną, została wpisana do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Gminę W. oraz działa na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2020 r., po. 194 ze zm., dalej ustawa organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej), przyjętego Statutu (uchwała Rady Miejskiej W. nr [...] z dnia [...] w sprawie nadania statutu) oraz regulaminu organizacyjnego.
Dalej organ wskazał, że Skarżąca zajmuje znaczącą pozycję na kulturalnej mapie W., prowadzi bogatą działalność kulturalną i artystyczną, promuje kulturę i sztukę profesjonalną i amatorską, działa na rzecz aktywizacji kulturalnej lokalnej społeczności poprzez edukację kulturalną, promowania działań artystycznych, umożliwianie realizacji różnych form aktywności kulturalnej. W ramach działań statutowych Skarżąca organizuje różnorodne imprezy i wydarzenia kulturalne, artystyczne, koncerty, recitale, spektakle teatralne, wystawy. Wśród imprez kulturalnych organizuje obchody świąt państwowych, spotkania z artystami, w tym z twórcami filmów i emisję ich filmów, czy imprezy związane z uczczeniem znanych artystów. Organ podkreślał, że istotny zakres działalności organu dotyczy rehabilitacji społecznej, kulturalnej i artystycznej osób niepełnosprawnych oraz rozszerzania świadomości społecznej w zakresie integracji osób niepełnosprawnych i zdrowych. Osobom niepełnosprawnym umożliwia odbiór sztuki i prezentację własnej twórczości artystycznej z czym wiążą się takie przedsięwzięcia jak [...], [...], czy [...]. Nadto Skarżąca prowadzi i organizuje zajęcie ogólnorozwojowe dla dzieci oraz zajęcia artystyczne dla dzieci, młodzieży i dorosłych.
Ze względu na charakter prowadzonej działalności Skarżąca jest wytwórcą materiałów archiwalnych. Stanowi je ta część dokumentacji, która ma wartość poznawczą i jest źródłem informacji o realizacji przez Skarżącą zadań w zakresie upowszechniania uczestnictwa w kulturze, promocji kultury i sztuki, integracji osób niepełnosprawnych, zgodnie z zasadą "niepełnosprawni pełnosprawnymi odbiorcami kultury". Do wskazanej dokumentacji należą w szczególności: plany i sprawozdania z działalności merytorycznej, plany imprez, raporty końcowe z realizacji zadań w ramach poszczególnych projektów, teczki imprez. Bogatym źródłem informacji o działalności Skarżącej jest strona internetowa.
Wykaz dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, gromadzonej i wytwarzanej przez Stronę winien być zawarty w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującym w jednostce. Organ wskazał, że rekomendację do uznania Strony za jednostkę tworzącą materiały archiwalne wydała Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego we W., która w tym zakresie w dniu [...] podjęła uchwałę [...] zaakceptowaną następnie przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych w W. Swoje ustalenia Komisja wsparła na wynikach ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej przez Archiwum Państwowe u Skarżącej.
W dalszych wywodach organ zaznaczał, że materiały wytworzone przez Stronę należą do państwowego zasobu archiwalnego, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 u.n.z.a. Nadto udzielił wskazań, co do działań niezbędnych w celu zorganizowania archiwum zakładowego, w tym w zakresie opracowania nowej dokumentacji.
W skardze Strona zarzucała naruszenie art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r., poz. 735 ze zm., dalej k.p.a.), poprzez brak zapewnienia Stronie czynnego udziału w postępowaniu oraz możliwości wypowiedzenia się, co do zebranych dowodów bądź zgłoszenia żądań; art. 10 § 1 w zw. z art. 79 § 1 i § 2 oraz art. 81 k.p.a. poprzez niepoinformowanie Strony o zamiarze ustalenia jej podmiotem wytwarzającym dokumentację archiwalną oraz brak doręczenia wyników ustaleń dokonanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a w konsekwencji pozbawienie Strony możliwości wypowiedzenia się, co do zawartych w tym akcie twierdzeń; art. 80 w zw. z art. 81a § 1 i art. 107 § 1 pkt 6 k.p.a., poprzez dokonanie błędnych ustaleń w postaci przyjęcia, że Strona wytwarza materiały archiwalne, co nie wynika, ze zgromadzonego materiału dowodowego oraz uzasadnienia aktu. Trafne byłoby stwierdzenie, że Strona nie jest zobowiązana do utworzenia i prowadzenia archiwum ze względu na brak możliwości technicznych i materialnych, przyznane Stronie przez Gminę środki nie przewidują prowadzenia działalności archiwalnej; art.107 § 1 pkt 6 w zw. z art. 107 § 3 k.p.a. poprzez brak wyczerpującego uzasadnienia zaskarżonego aktu, w szczególności nie wskazano dowodów, na których oparł się organ oraz mocy dowodowej jaką im przypisał. Strona zarzucała również naruszenie prawa materialnego, w szczególności art. 1 u.n.z.a., poprzez stwierdzenie, że wytwarzane przez nią materiały zaliczają się do archiwalnych, nie spełniają one natomiast kryteriów wskazanych w przepisie.
Strona domagała się uchylenia zaskarżonego aktu względnie zwrotu organowi sprawy, celem ponownego rozpoznania oraz zasądzenia kosztów postępowania sądowego.
W uzasadnieniu wskazywała na ogólnikowość uzasadnienia zaskarżonego aktu, zarzucała naruszenie szeregu przepisów postępowania, w tym czynnego udziału w tym postępowaniu, w szczególności udziału w powstaniu ekspertyzy. Podkreślała, że nie została powiadomiona o zamiarze ustalenia jej podmiotem zobowiązanym do utworzenia archiwów i wypowiedzenia się, co do zawartych w akcie twierdzeń. W zakresie niedostatków materiału dowodowego wskazywała, że nie potwierdzają one faktów wywodzonych przez organ, zwracała uwagę, że nie ma możliwości technicznych i materialnych do prowadzenia archiwum zakładowego. Ogólnikowe i grzecznościowe sformułowania organu, co do prowadzonej przez Stronę działalności nie stanowią wystarczających argumentów potwierdzających przyjęte przez organ tezy. Podnosiła także niedostatki uzasadnienia, brak wskazania dowodów na których wsparł się organ i mocy dowodowej jaką im nadał, argumentacja jest ogólnikowa i może odnosić się do innych pomiotów. Nadto wytwarzane materiały nie spełniają kryteriów wskazanych w art. 1 u.n.z.a.
Końcowo Strona wskazała, że jako jednostka gminna w zakresie powierzonych jej zadań i przyznanych środków finansowych jest zależna od Gminy. Dodatkowe zadania wynikające z zaskarżonego aktu wymuszałby istotne zmiany organizacyjne powodując konieczność zatrudnienia dodatkowego pracownika posiadającego specjalistyczne wykształcenie, co wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów nieprzewidzianych w budżecie. Nadto wymagane byłoby pomieszczenie spełniające warunki archiwum, którym jednostka nie dysponuje.
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, podtrzymując argumentację zawartą w zaskarżonym akcie. Nadto wskazał, że w sprawie dopełniono wymogów postępowania wynikających z zarządzenia nr 31 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 7 grudnia 2020 r. (Dz. Urz. NDAP z 2020 r., poz. 31, dalej Zarządzenie nr 31). Pismem z dnia 12 sierpnia 2020 r. powiadomiono Stronę o planowanej ekspertyzie i jej celu oraz o konieczności uwzględnienia ewentualnej rekomendacji Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego (Komisja). Archiwum Państwowe we W. określiło dokładny termin ekspertyzy pismem z dnia 13 sierpnia 2021 r., ponownie informując o celu ekspertyzy. Samą ekspertyzę przeprowadzono w obecności przedstawicieli Strony, co wynika z treści notatki z ekspertyzy. Zawarto tam również ustalenia dotyczące statusu organizacyjnego Strony, specyfiki działalności, dokumentacji przez nią tworzonej mogącej stanowić materiały archiwalne. Następnie sprawa została skierowana na posiedzenie Komisji, która na podstawie wyników ekspertyzy podjęła uchwałę nr [...] z dnia [...] rekomendującą ustalenie Strony jednostką, w której powstają materiały archiwalne. Wreszcie organ wydał zaskarżony akt. Wszystkie te czynności mają umocowanie w zapisach § 5 powołanego Zarządzenia nr 31. Zatem zgłaszane przez Stronę zarzuty są bezzasadne, pomimo zapewnienia takiej możliwości przedstawiciele Strony nie zgłaszali zastrzeżeń czy uwag do działań organu. Organ zaznaczył, że przepisy nie przewidują obowiązku doręczania opinii Komisji i ekspertyzy. Zadania Komisji określono w zarządzeniu nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych.
Odnosząc się do zarzutów naruszenia prawa materialnego organ wskazał na art. 28 ust. 1 pkt 1 u.n.z.a. nadający organowi kompetencję w zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego, co jest realizowane m.in. poprzez ustalenie jednostek w których powstają materiały archiwalne. Dalej wskazał na obowiązki jednostek gminnych i państwowych wynikające z art. 6 ust. 2 u.n.z.a. oraz powinności organu w zakresie dążenia do zachowania materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 1 u.n.z.a. Typując jednostki zobowiązane organ ocenia ich działalność i znaczenie, stąd specjalnym nadzorem archiwum są objęte wszystkie urzędy administracji państwowej, samorządowej, sądy, prokuratury, publiczne szkoły wyższe. Przy czym chodzi o zachowanie dokumentacji odzwierciedlającej różne aspekty działalności w danym okresie historycznym na ternie D. Wobec tego specjalnym nadzorem archiwalnym objęte są wybrane jednostki organizacyjne, których dokumentacja jako przykładowa charakteryzuje podmioty o określonym profilu działalności dotyczy to szkół, placówek służby zdrowia, ośrodków pomocy społecznej, powiatowych centrów pomocy rodzinie, powiatowych urzędów pracy, zarządów dróg powiatowych, zakładów gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, bibliotek, czy ośrodków kultury. Komisja wzięła pod uwagę charakter działalności Strony, kulturotwórczą rolę jaką spełnia, jej znaczenie w życiu kulturalnym W. W opinii organu cześć dokumentacji Skarżącej ma wartość materiałów archiwalnych, jest źródłem informacji o historii i działalności Strony jako istotnej w stolicy województwa instytucji kultury. Jest to dokumentacja odzwierciedlająca działalność merytoryczną Skarżącej, wskazana w akcie, typowa dokumentacja dotycząca działalności z zakresu zarządzania. Tezy organu potwierdza przedstawiony przez Skarżącą pełen odpis z rejestru.
Organ negował także zarzuty dotyczące niedostatków uzasadnienia zaskarżonego aktu, szeroko wywodząc, że zawarto w nim konkretne ustalenia i ich ocenę wynikającą z przeprowadzonej ekspertyzy oraz uchwały Komisji wspartych na analizie działalności Skarżącej i wytwarzanych materiałów.
Odnosząc się do argumentacji Skarżącej podnoszącej brak środków finansowych na realizacje zadań wynikających z zaskarżonego aktu organ wskazał, że są to okoliczności niemerytorycznie i nie mogą wpływać na wynik sprawy. Dostrzegł także, że nie ma różnic pomiędzy funkcjonowaniem archiwum zakładowego z materiałami archiwalnymi (kategorii A), a składnicą akt (dokumentacja niearchiwalna kategorii B), do której prowadzenia zobowiązana jest Skarżąca, ponosząc koszty w tym zakresie.
Na wezwanie Sądu organ uzupełnił materiał aktowy poprzez nadesłanie Zarządzenia nr 4 z dnia 2 marca 2018 r. Dyrektora Archiwum Państwowego we W. o powołaniu członków Komisji oraz wypisu protokołu jej obrad z dnia 16 grudnia 2021 r., w części dotyczącej spornej sprawy. Nadesłał także schemat organizacyjny Archiwum Państwowego we W. z dnia 6 lutego 2017 r.
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje:
Na wstępie trzeba wskazać, że zakres kontroli sprawowanej przez wojewódzkie sądy administracyjne określa ustawa z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. 2022 r. poz. 2492 ze zm.), stanowiąc w art. 1 § 1 i § 2, że sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem jej zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. W ramach tej kontroli sąd stosuje środki przewidziane w art. 145 -150 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2022 poz. 329 ze zm. dalej: p.p.s.a.). Sąd uchyla zaskarżony akt, jeśli stwierdzi, że wydano go z naruszeniem prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy lub z naruszeniem prawa procesowego, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy - art. 146 w zw. z 145 § 1 pkt 1 lit. a i lit. c p.p.s.a.
Skarga nie ma uzasadnionych podstaw, co nakazywało jej oddalenie. Spór między stronami dotyczy zasadności uznania, że Skarżąca jest podmiotem wytwarzającym materiały archiwalne zobowiązanym do prowadzenia archiwum zakładowego.
W opinii Skarżącej w sprawie nie wykazano aby wytwarzała ona materiały archiwalne, a tym samym była zobligowana do utworzenia archiwum zakładowego, podkreślała, że nie ma środków finansowych na realizację zadań nałożonych zaskarżonym aktem. Zarzucała brak zapewnienia jej czynnego udziału w postępowaniu oraz niedostatki uzasadnienia.
Zarzuty te odpierał organ dowodząc, że wypełnił przewidziane prawem wymogi związane z wydaniem zaskarżonego aktu ustanawiącego Stronę jednostką zobowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, co potwierdził złożoną do akt dokumentacja. Wskazał, że wartość merytoryczna wytwarzanych materiałów związanych z działalnością Skarżącej stanowi zasób archiwalny, zaś kwestie finansowe nie mają w sprawie znaczenia.
Badając zaskarżony akt w tak nakreślonych granicach trzeba wskazać, że zarówno postępowanie organu jak i ocena działalności jednostki z punktu widzenia zapisów ustawy o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach nie naruszają przepisów prawa, co nakazywało oddalenie skargi.
Oceniając sposób procedowania organu odnotowania wymaga, że wbrew zarzutom skargi w sprawie nie mogą znaleźć zastosowania przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1060 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Nie jest sporne, że zaskarżony akt podlega kontroli sądowej na mocy art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. Stosownie do jego brzmienia: kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, z wyłączeniem aktów lub czynności podjętych w ramach postępowania administracyjnego określonego w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735, 1491 i 2052), postępowań określonych w działach IV, V i VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540, 1598, 2076 i 2105), postępowań, o których mowa w dziale V w rozdziale 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 422, z późn. zm.), oraz postępowań, do których mają zastosowanie przepisy powołanych ustaw.
Z zapisu tego wynika, że wolą ustawodawcy było objęcie kontrolą sądu administracyjnego tych prawnych form działania administracji publicznej, które mogą być i są podejmowane przez organy administracji publicznej w stosunku do podmiotów administrowanych, w sprawach, dla których załatwienia nie jest przewidziana forma decyzji lub postanowienia administracyjnego. Akt lub czynność podejmowane są w sprawie indywidualnej w tym znaczeniu, że jej przedmiotem jest określony i zindywidualizowany stosunek administracyjny, którego źródłem jest przepis prawa powszechnie obowiązującego. Prowadzi to do wniosku, że o akcie lub czynności w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a., na który może być wniesiona skarga do sądu administracyjnego, można mówić wówczas, gdy akt (czynność) podjęty jest w sprawie indywidualnej, skierowany jest do oznaczonego podmiotu administrowanego, dotyczy uprawnienia lub obowiązku tego podmiotu, samo zaś uprawnienie lub obowiązek, którego akt (czynność) dotyczy, jest określone w przepisie prawa powszechnie obowiązującego. Konsekwencją oceny, że rozstrzygnięcie ustalające, iż dana jednostka organizacyjna ma obowiązek utworzenia archiwum zakładowego jest aktem, o jakim mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a., musi być wniosek, iż tego rodzaju akty wydawane są poza tokiem postępowania administracyjnego. Postępowanie poprzedzające wydanie tego aktu nie jest postępowaniem regulowanym przepisami prawa, zaś podmiot, na którym spoczywa obowiązek wypływający wprost z ustawy nie jest stroną tego postępowania. Innymi słowy nie ma przepisów, które określałyby procesowe prawa i obowiązki tego podmiotu w postępowaniu przed organem państwa, poprzedzającym wydanie aktu stwierdzającego istnienie obowiązku. W postępowaniu, w którym wydaje się akt, o jakim mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. przepisy k.p.a. mogą znaleźć zastosowanie wyłącznie poprzez odesłanie normatywne, którego na gruncie art. 33 u.z.n.a. nie sformułowano. (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 lutego 2016 r., sygn. akt I OSK 2272/15 oraz z dnia 26 lipca 2022 r., sygn. akt III OSK 1355/21 dostępny w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych, dalej CBOSA).
Tym samym chybione są zarzuty skargi podnoszące naruszenie art. 10 § 1, art. 79 § 1 i § 2, art. 81, art. 81a, art. 107 k.p.a. Mając jednak na uwadze brzmienie art. 134 § 1 p.p.s.a., zgodnie z którym sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a, Sąd zobowiązany jest do oceny legalności, czyli zgodności z prawem zaskarżonego aktu. Badanie to obejmuje sposób procedowania jak i wykładnię oraz zastosowanie przepisów prawa materialnego. Zgodnie z tezami wyrażanymi w orzecznictwie sądów administracyjnych brak prawnie unormowanej procedury nie zwalnia oczywiście organu administracji od dopełnienia podstawowych obowiązków, składających się na proces stosowania prawa, a więc w szczególności obowiązku wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, na podstawie dopuszczonych przez prawo (art. 7 Konstytucji RP), w szczególności dokumentów urzędowych. Kontrola sądowoadministracyjna aktu z zakresu administracji publicznej dotyczącego uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a.) obejmuje bowiem prawidłowość ustaleń faktycznych, które zweryfikowano jako dające podstawę do jego wydania (por. powołany już wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 lipca 2022 r., sygn. akt III OSK 1355/21 dostępny w CBOSA).
Analizując akta sprawy obrazujące działania podjęte przez organ w tej sprawie potwierdzić trzeba stanowisko wyrażane w odpowiedzi na skargę wskazujące na dochowanie wszelkich wymogów nałożonych na organ przez prawo.
Stosownie do art. 33 ust. 1 u.n.z.a. archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe. Zapis ust. 3 ww. normy stanowi że jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala: 1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych; 2) w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.
Jednocześnie zapis art. 2 u.n.z.a. definiuje pojęcie narodowego zasobu archiwalnego. Zgodnie zaś z art. 4 ww. ustawy nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Zadania te są realizowane poprzez czynności opisane w art. 21 ust. 1 u.n.z.a., które nie stanowią zamkniętego katalogu, należą do nich m.in. koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa (pkt 1) i nadzór nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem, opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej (pkt 4). Stosownie do zapisu art. 21 ust. 1a ww. ustawy Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 4 i 10, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia. Na tej podstawie Naczelny Dyrektor Archiwum Państwowego wydał w dniu 7 grudnia 2020 r. Zarządzenie nr 31 w sprawie trybu ustalania jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe.
W § 4 Zarządzenia wskazano, że archiwum państwowe prowadzi, wśród jednostek organizacyjnych należących do jego właściwości, systematyczne rozpoznanie potencjalnych wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego (ust. 1). Podczas rozpoznania, o którym mowa w ust. 1, archiwum państwowe uwzględnia następujące czynniki: 1) funkcje jednostki organizacyjnej w ramach struktury administracyjnej i gospodarczej kraju bądź regionu; 2) charakter i przedmiot prowadzonej działalności oraz zasięg działania; 3) znaczenie społeczne, gospodarcze i kulturalne jednostki organizacyjnej; 4) powtarzalność wytwarzanych materiałów archiwalnych; 5) wartość informacyjną dokumentacji; 6) znaczenie historyczne i regionalne materiałów archiwalnych dla dokumentowania dziejów kraju lub regionu, w szczególności politycznych, społecznych, gospodarczych, kulturalnych i naukowych; 7) status prawno - organizacyjny jednostki organizacyjnej (ust.2).
Zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 31 w przypadku, gdy w wyniku rozpoznania, o którym mowa w § 4, archiwum państwowe wytypuje jednostkę organizacyjną obowiązaną do utworzenia archiwum zakładowego, wówczas rozpoczyna czynności związane z ustaleniem (ust.1). Zgodnie z dalszymi uregulowaniami przepisu czynności te obejmują zasięgniecie opinii właściwej komisji archiwalnej oceny dokumentacji (ust. 2), dalsza procedura związana z ustaleniem obejmuje w kolejności: pisemne zawiadomienie jednostki organizacyjnej o rozpoczęciu czynności związanych z ustaleniem oraz zamiarze przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, nie później niż w terminie 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia ekspertyzy (§ 5 ust. 4 pkt 1) przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej w celu rozpoznania statusu prawno - organizacyjnego jednostki organizacyjnej, jej struktury organizacyjnej, w tym terytorialnej oraz zbadanie czy wytwarza ona i gromadzi dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, o których mowa w art. 1 ustawy (§ 5 ust. 4 pkt 2); sporządzenie notatki z ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w pkt 2, zawierającej uzasadnienie ustalenia lub nieustalenia przez archiwum państwowe danej jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego, przy czym w szczególności powinna znaleźć się w niej informacja na temat specyfiki prowadzonej przez jednostkę działalności i tworzonej w jej toku dokumentacji wraz ze wskazaniem, która część dokumentacji stanowi materiały archiwalne (§ 5 ust. 4 pkt 3); włączenie notatki z ekspertyzy archiwalnej i opinii komisji archiwalnej oceny dokumentacji do akt sprawy, o ile były wymagane (§ 5 ust. 4 pkt 5); w przypadku ustalenia jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego - wydanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego aktu ustalenia i przesłanie go do kierownika jednostki organizacyjnej (§ 5 ust. 4 pkt 6).
Jak wynika z akt sprawy wskazane prawem wymogi zostały dochowane tak w warstwie formalnej jak i materialnej. Nie jest sporne, że Skarżąca jest podmiotem wskazanym w art. 33 ust. 1 u.n.z.a. – samorządową jednostką organizacyjną. Pojęcie to obejmuje zarówno jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną, tj. spółki prawa handlowego, w tym utworzone przez Skarb Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, przedsiębiorstwa państwowe, jak i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Oznacza to, że w przypadku powstawania w nich materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego wskazane powyżej podmioty mają obowiązek tworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.
Jak wynika z akt sprawy, zgodnie ze Statutem Skarżącej (§ 1 pkt 1) Centrum Kultury W. we W., zwane dalej Centrum, jest samorządową instytucją kultury prowadzoną przez Gminę W., jest więc zatem samorządową jednostką organizacyjną, do której omawiany przepis art. 33 u.n.z.a. ma zastosowanie.
Przeprowadzone czynności, pojęte z uwzględnieniem kryteriów wskazanych w powołanym § 4 ust. 2 Zarządzenia nr 31 wskazały, że Skarżąca jest jednostką wytwarzającą materiały archiwalne, o których mowa w art. 1 u.n.z.a. Stosownie do brzmienia powołanego przepisu materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
W opinii Sądu zaskarżony akt, jak i poprzedzające go czynności utrwalone w dokumentach sporządzonych w toku postępowania wykazały, że Skarżąca wytwarza materiały archiwalne, które zostały przez organ konkretnie wskazane. Mowa tu o dokumentacji o wartościach poznawczych, będącej źródłem informacji o realizacji zadań w zakresie upowszechniania kultury i sztuki, ze szczególnym uwzględnieniem aktywizacji i integracji osób niepełnosprawnych w tej dziedzinie. Wskazano tu na plany, sprawozdania z działalności merytorycznej, raporty, teczki imprez i stronę internetową. Zwracano uwagę na organizowanie przez Skarżącą różnorodnych imprez i wydarzeń kulturalnych, artystycznych (koncerty, recitale, spektakle teatralne, wystawy), pośród których znalazły się m.in. uroczystości związane z obchodami świąt państwowych, spotkań z artystami, w tym twórcami filmów, emisją tych filmów, czy imprezy związane z uczczeniem znanych twórców. Organ podkreślał, że Skarżąca zajmuje istotne miejsce na mapie kulturalnej miasta i regionu.
Zestawiając zakres działalności Skarżącej i wytworzone przez nią dokumenty z powołaną definicją nie sposób zanegować przyjętego w zaskarżonym akcie poglądu. Działania Strony i związane z nią materiały oraz dokumentacja niewątpliwie mają istotne znacznie jako źródło informacji o działalności Skarżącej jako jednostki organizacyjnej samorządu w dziedzinie organizacji i rozwoju kultury oraz sztuki, a także działalności o charakterze społecznym. Są to obszary wprost powołane w treści omawianego przepisu. Przy czym dostrzec trzeba, że wytworzone przez Stronę materiały będą miały znaczenie jako źródła historyczne dotyczące funkcjonowania państwa i jego jednostek. Organ słusznie podkreśla niezwykłą aktywność Skarżącej, szerokie spektrum działania, różnorodność form w jakich się przejawia, zróżnicowany charakter (profesjonalny i amatorski) oraz walor edukacyjny, integracyjny i międzynarodowy.
Przedstawiona przez organ argumentacja wsparta na wykładni literalnej art. 1 u.n.z.a. nie budzi zastrzeżeń niezależnie od tego ma także umocowanie w wykładni funkcjonalniej. Celem bowiem ustawy i podejmowanych na jej podstawie działań przez uprawnione organy jest bowiem zachowanie dokumentacji utrwalającej informacje będące "świadectwami faktów i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej" (Polski słownik archiwalny, red. W. Maciejewska, Warszawa 1974, reprint Przemyśl 1998, s. 27-28). Informacje te, zgodnie z powołaną definicją winny być odnoszone do wskazanych tam obszarów tematycznych i mieć powiązanie z działalnością państwa i jego instytucji. Teza ta ma umocowanie w treści art. 2 ust. 1 u.n.z.a stanowiącym, iż materiały archiwalne służą nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli. Czyli dokumentacja zawierająca informacje na temat przeszłości przydatne dla takich znów bardzo szeroko rozumianych potrzeb winna być zakwalifikowana do materiałów archiwalnych. Przy czym na narodowy zasób archiwalny składają się nie tylko materiały, które status archiwaliów otrzymały w przeszłości, niekiedy już dość odległej. Zasób ten stale powiększa się o dokumentację, która dopiero powstaje i która na bieżąco w odpowiednim trybie jest kwalifikowana do materiałów archiwalnych i obejmowana ochroną prawną (M. Konstankiewicz [w:] A. Niewęgłowski, M. Konstankiewicz, Narodowy zasób archiwalny i archiwa. Komentarz, Warszawa 2016, art. 1).
Prawidłowo zatem organ zbadał status prawny jednostki, pozwalający na jej zaliczenie do grupy wskazanej w art. 33 ust. 1 u.n.z.a. ustawy oraz przedmiot działalności, jego znaczenie społeczne, edukacyjne i kulturalne oraz wartość informacyjną dokumentacji.
Nie budzi także zastrzeżeń sposób procedowania, odpowiada on wskazanym na wstępie rozważań zapisom Zarządzenia nr 31. Jak wynika z akt sprawy, po wytypowaniu jednostki organ pismem z dnia 12 sierpnia 2020 r. powiadomił ją o tym fakcie oraz o zamiarze przeprowadzenia ekspertyzy, nadto w piśmie tym zawarto także pouczenie o uprawnieniach Strony. Czynności tej dokonano z udziałem pracowników i przedstawiciela Skarżącej w dniu 8 września 2021 r. Zatem termin wynikający z § 5 ust. 4 pkt 1 Zarządzenia nr 31 został zachowany. Z ekspertyzy sporządzono notatkę zawierającą m.in. dane, o których mowa w § 5 ust. 4 pkt 3 Zarządzenia. Zgodnie z wymogami § 5 pkt 2 ww. aktu zasięgnięto opinii właściwej Komisji, która jednogłośnie podjęła uchwałę o uznaniu jednostki za podmiot, w którym powstają materiały archiwalne objęte zasobem archiwalnym. W tym zakresie przeprowadzona analiza sporządzonej dokumentacji (protokół z posiedzenia Komisji, akt jej powołania) nie budzą zastrzeżeń, dopełniono wymogów wynikających z przepisów prawa. Wreszcie wydano zaskarżony akt, który doręczono Skarżącej. Procedura została zachowana, akt doręczono Stronie.
Końcowo odnosząc się do zarzutów skargi podnoszących brak środków finansowych niezbędnych do realizacji nałożonych na Skarżącą obowiązków trzeba podzielić argumentację organu, że okoliczność ta z punktu widzenia zapisów ustawy jest irrelewantna. Podobnie jak fakt, że na ternie województwa funkcjonują jednostki podobne. Te uwagi nie mają prawnego znaczenia, a organ obligowany jest kierować się wskazaniami ujętymi w ustawie i wydanych na jej podstawie aktów prawnych.
Mając na uwadze, że w sprawie nie naruszono przepisów prawa procesowego i materialnego, Sąd na podstawie art. 151 p.p.s.a. skargę oddalił.