IV SA/WR 138/23

IV SA/Wr 138/23 - Wyrok WSA we Wrocławiu
Data orzeczenia
2023-08-22
orzeczenie nieprawomocne
Data wpływu
2023-02-27
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu
Sędziowie
Daria Gawlak-Nowakowska /przewodniczący sprawozdawca/
Symbol z opisem
6147 Archiwa
Hasła tematyczne
Inne
Skarżony organ
Inne
Treść wyniku
*Oddalono skargę w całości
Powołane przepisy
Dz.U. 1983 nr 38 poz 173
art. 33
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Daria Gawlak-Nowakowska (sprawozdawca), Sędziowie: Sędzia WSA Ireneusz Dukiel, Sędzia WSA Katarzyna Radom, Protokolant: Karolina Sdzuj, po rozpoznaniu w Wydziale IV na rozprawie w dniu 8 sierpnia 2023 r. sprawy ze skargi W. we W. na akt Dyrektora Archiwum Państwowego we Wrocławiu z dnia 21 grudnia 2022 r., nr OV.410.9.2022 w przedmiocie ustalenia W. we W. jako jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego oddala skargę w całości.
Uzasadnienie
Przedmiotem skargi W. we W. (dalej: Strona, Skarżąca, Centrum, WCZ) jest akt datowany na dzień 21 grudnia 2022 r., wydany przez Dyrektora Archiwum Państwowego we Wrocławiu, ustalający Skarżącą jednostką organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.
Jak wynikało z przedłożonej Sądowi dokumentacji, powołanym aktem Dyrektor Archiwum Państwowego we Wrocławiu (dalej: organ), wspierając się na art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r., poz. 164 ze zm., dalej u.n.z.a.), ustalił, że Skarżąca jest jednostką organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34, art. 35 u.n.z.a.
W uzasadnieniu wskazał, że Skarżąca jest samorządową jednostką organizacyjną utworzoną na podstawie uchwały nr 11/6/98 Rady Miejskiej Wrocławia z dnia 26 listopada 1998r. w sprawie przekształcenia publicznego Zespołu Opieki Zdrowotnej W. w samodzielny publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej W. oraz zatwierdzenia statutu Zakładu Opieki Zdrowotnej W., pod obecną nazwą występuje od 2008 r. Strona posiada osobowość prawną, jest wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego i do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą prowadzonego przez Wojewodę Dolnośląskiego, posiada numer identyfikacji podatkowej NIP i numer statystyczny REGON, działa na podstawie ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. z 2022r. poz. 633, z późn. zm.) oraz statutu i regulaminu organizacyjnego (wersji ujednoliconej obu dokumentów z 2022r.).
Dalej organ wskazał, że Skarżąca jest największym we Wrocławiu i jednym z największych na Dolnym Śląsku podmiotów leczniczych udzielających świadczeń medycznych w warunkach ambulatoryjnych, zapewniającym wieloprofilową, kompleksową opiekę zdrowotną na poziomie podstawowym i specjalisty, Na przestrzeni lat zwiększał się zakres lokalizacyjny i rzeczowy świadczonych przez Centrum usług w wyniku przyłączenia do niego innych placówek medycznych, zgodnie z działaniami Gminy Wrocław w zakresie konsolidacji usług medycznych we Wrocławiu.
Strona prowadzi swoją działalność na terenie całego Wrocławia - obecnie w 4 przychodniach ("[...]", "[...]", "[...]", "[...]") oraz w wyspecjalizowanych placówkach, jak P., O., C., O., O., S.. W strukturze organizacyjnej Centrum jest też Zespół Gabinetów Medycyny Szkolnej.
Działalność lecznicza Centrum obejmuje podstawową opiekę zdrowotną wykonywaną w warunkach ambulatoryjnych lub domowych, medycynę szkolną realizowaną w gabinetach medycyny szkolnej oraz specjalistyczną opiekę zdrowotną (m.in. w zakresie alergologii, diabetologii, kardiologii, medycyny pracy, dermatologii, ginekologii i położnictwa, neurologii, reumatologii, chirurgii, okulistyki, psychologii, rehabilitacji i fizjoterapii, diagnostyki medycznej).
Do zadań Centrum należą też działania w zakresie profilaktyki chorób i promocji zdrowia oraz tworzenie i realizacja edukacyjnych programów zdrowotnych w celu poprawy stanu zdrowia i związanej z nimi jakości życia mieszkańców (sprawy te prowadzi Dział Programów Zdrowotnych i Promocji Zdrowia). Centrum realizuje m.in. takie programy, jak program promocji zdrowia psychicznego, zdrowa matka i dziecko, program profilaktyki cukrzycy, program specjalistycznej pomocy osobom zagrożonym i uzależnionym od alkoholu. We wrocławskich szkołach prowadzone były zajęcia edukacyjne dot. promowania racjonalnego sposobu żywienia i profilaktyki nadwagi, otyłości i innych zaburzeń okresu rozwojowego, a w ostatnim czasie Centrum organizowało spotkania edukacyjne w ramach programu Wsparcie dla kobiet ciężarnych z Ukrainy.
Działalność Centrum jest wysoko oceniana, o czym świadczą przyznane mu certyfikaty i nagrody, w tym certyfikat systemu zarządzania ISO w zakresie świadczenia usług medycznych i I nagroda w ogólnopolskim plebiscycie Orły Polskiej Przedsiębiorczości w kategorii medycyna - lecznictwo otwarte.
Organami Centrum są Dyrektor Centrum oraz Rada Społeczna, w skład której wchodzą przedstawiciele Prezydenta Wrocławia, Wojewody Dolnośląskiego i Rady Miejskiej Wrocławia.
Ze względu na charakter prowadzonej działalności W. SP ZOZ jest wytwórcą materiałów archiwalnych. Stanowi je ta dokumentacja Centrum, która ma wartość poznawczą i odzwierciedla istotne aspekty działalności Centrum w aspekcie lecznictwa ambulatoryjnego i promocji zdrowia.
Wśród materiałów archiwalnych dotyczących działalności Centrum z zakresu zarządzania, spraw kadrowych, administracyjnych, czy finansowych są przykładowo protokoły posiedzeń gremiów kolegialnych (np. komisji, zespołów), dokumentacja organizacyjna (jak statuty, regulaminy organizacyjne, odpisy z rejestru podmiotów leczniczych, akta rejestracji statystycznej i podatkowej), akty normatywne wewnętrzne (w tym zarządzenia), wszelkie własne regulaminy i instrukcje, wszelkie roczne plany i sprawozdania własne, w tym plany i sprawozdania finansowe, sprawozdania statystyczne, analizy własne, akta rozpatrywanych we własnym zakresie skarg i wniosków, akta dot. kontaktów z mediami (w tym informacje kierowane do mediów i tzw. wycinki prasowe), własne materiały reklamowe, akta dot. współpracy z innymi podmiotami, dokumentacja kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy, dokumentacja dot. stanu prawnego nieruchomości itd.
Organ wskazał, że zaliczenie wyżej wymienionej typowej dokumentacji do materiałów archiwalnych wynika z oceny wartości archiwalnej tej dokumentacji i znajduje odzwierciedlenie w uzgadnianych przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych i archiwa państwowe jednolitych rzeczowych wykazach akt, znajduje też potwierdzenie w upublicznionej na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych "Przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji dla zagadnień ujętych w klasach 0-3 w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt". Do dokumentacji o wartości materiałów archiwalnych należy również przykładowa dokumentacja medyczna oraz dokumentacja odzwierciedlająca działania w zakresie promocji zdrowia i realizacji programów zdrowotnych. Źródłem informacji o działalności Centrum jest ponadto jego strona internetowa. Materiały archiwalne Centrum mają znaczenie jako uzupełniające źródło informacji w badaniach nad historią opieki medycznej we Wrocławiu w XXI w.
Wykaz dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, gromadzonej i wytwarzanej przez W. SP ZOZ, winien być zawarty w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującym w Centrum.
Rekomendację dla uznania W. SP ZOZ za jednostkę organizacyjną tworzącą materiały archiwalne wydała Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego we Wrocławiu, która w dniu 6 kwietnia 2022 r. podjęła w tym zakresie uchwałę nr 20/2022, zaakceptowaną następnie przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych w Warszawie. Ustalenia Komisji opierały się na wynikach ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej przez Archiwum Państwowe we W. SP ZOZ.
Następnie organ zaznaczył, że materiały archiwalne wytworzone przez Stronę jako samorządową jednostkę organizacyjną przynależą, co wynika z ich stosunku własności, do państwowego zasobu archiwalnego, zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 .n.z.a.
Jednocześnie organ poinformował, że kontrolę, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3 u.n.z.a. w Centrum przeprowadzać będzie Archiwum Państwowe we Wrocławiu, do którego należy w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przesłać informację o podjętych w Centrum działaniach mających na celu zorganizowanie archiwum zakładowego oraz o przepisach wewnętrznych odnoszących się do usytuowania archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej Strony. Końcowo wskazał, że utworzenie archiwum zakładowego skutkuje koniecznością opracowania nowych lub znowelizowania dotychczasowych: 1) instrukcji kancelaryjnej określającej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, 2) sposobu klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego - określanych w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego na podstawie upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, co wynika z art. 6 ust. 2 i 2h u.n.z.a.
W skardze Strona zarzuciła naruszenie
1. Brak zapewnienia WCZ należytego uczestnictwa w procesie ustalania go podmiotem, w który wytwarza materiały archiwalne, uniemożliwienia mu przekazania informacji, zastrzeżeń istotnych dla dokonania prawidłowej oceny wartości historycznej poszczególnej dokumentacji, co skutkowało pobieżnym zgromadzeniem przez organ materiału dowodowego i dokonaniem nieprawidłowej ekspertyzy, konsekwencją czego
stało się nałożenie na WCZ obowiązku zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego,
2. Brak poinformowania WCZ, pomimo spoczywającego na organie obowiązku do należytego i wyczerpującego informowania stron, o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie jego praw i obowiązków, poprzez brak przekazania jednostce ekspertyzy archiwalnej i opinii komisji archiwalnej, co uniemożliwiło odniesienie się przez WCZ do tych dokumentów i ewentualnych kwestii spornych i w dalszej kolejności skutkowało niewyjaśnieniem WCZ obowiązków, które zostaną na niego nałożone zaskarżonym aktem, który ustalił obowiązek prowadzenia archiwum zakładowego w jednostce,
3. Zaniechanie przeprowadzenia szczegółowego i rzetelnego postępowania dowodowego, zgodnego z zasadami doświadczenia życiowego i logicznego rozumowania poprzez dowolne ustalenie, nie poparte przedłożonymi dowodami, jakoby WCZ było największą we Wrocławiu i jedną z największych na Dolnym śląsku placówek, w której udzielane są świadczenia medyczne, a także, że wytworzona przez jednostkę dokumentacja ma wysoką wartość poznawczą i historyczną,
4. Lakoniczne i niejasne uzasadnienie faktyczne i prawne aktu, co spowodowało, iż WCZ nie został zapoznany z argumentami i przesłankami podjęcia przedmiotowej decyzji, co uniemożliwiło mu obronę jego słusznych interesów w procesie ustalenia go podmiotem zobowiązanym do zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego,
5. Naruszenie przepisów prawa materialnego, tj. art. 33 ust. 1 u.n.z.a. poprzez błędne ustalenie jednostki WCZ jako jednostki organizacyjnej, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.
Strona domagała się uchylenia zaskarżonego aktu w całości oraz zasądzenia na jej rzecz od organu zwrotu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego radcy prawnego według norm przepisanych, powiększonych o dokonaną opłatę skarbową od pełnomocnictwa w wysokości 17,00 zł. Ponadto wniosła o dopuszczenie dowodu z dokumentów dołączonych do skargi.
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie.
Pismem z dnia 24 lipca 2023 r. (data wpływu 25 lipca 2023 r.) Skarżąca w uzupełnieniu skargi wniosła o dopuszczenie dowodów z dokumentów załączonych do pisma na okoliczności wskazane, w pozostałym zakresie podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie. W ocenie Skarżącej, w pełni uprawniony oraz wynikający z przedłożonych dokumentów jest wniosek, że zaskarżony akt został wydany nie w oparciu o zaistnienie ku temu przesłanek ustawowych, ponieważ takie nie występują, a z pobudek osobistych pracowników Archiwum Państwowego we Wrocławiu, które uzasadniła wskazując na osobę zwolnionego przez nią pracownika z będącą pracownikiem Archiwum jego małżonką. (k: 92- 106 akt sprawy sądowej)
Pismem procesowym z dnia 4 sierpnia 2023 r. (data wpływu 7 sierpnia 2023r.) organ w związku z ww. pismem Skarżącej wniósł o pominięcie dowodów z dokumentów wymienionych w pkt 1 petitum pisma Strony z dnia 24 lipca 2023 r. jako zbędnych do wyjaśniania sprawy, których dopuszczenie spowoduje przedłużenie postępowania, nadto nieprzydatnych dla stwierdzenia podanych przez Skarżącą faktów. Z ostrożności procesowej, w przypadku dopuszczenia ww. dowodów wniósł o dopuszczenie i przeprowadzenia postępowania dowodowego z dokumentów dołączonych do pisma na okoliczności wskazane, które uzasadnił. (k: 107 – 153 akt sprawy sądowej)
Na rozprawie w dniu 8 sierpnia 2023 r. Sąd dopuścił dowód z dokumentów złożonych przez Skarżącą przy piśmie z dnia 24 lipca 2023 r. oraz złożonych przez organ przy piśmie z dnia 4 sierpnia 2023 r. oraz oddalił wnioski dowodowe Skarżącej o dopuszczenie dowodów zawartych w skardze (k: 157 odwrót akt sprawy sądowej)
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje:
Na wstępie trzeba wskazać, że zakres kontroli sprawowanej przez wojewódzkie sądy administracyjne określa ustawa z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. 2022 r., poz. 2492 ze zm.), stanowiąc w art. 1 § 1 i § 2, że sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem jej zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. W ramach tej kontroli sąd stosuje środki przewidziane w art. 145 -150 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r., poz. 1634 ze zm. dalej: p.p.s.a.). Sąd uchyla zaskarżony akt, jeśli stwierdzi, że wydano go z naruszeniem prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy lub z naruszeniem prawa procesowego, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy - art. 146 w zw. z 145 § 1 pkt 1 lit. a i lit. c p.p.s.a.
Skarga nie ma uzasadnionych podstaw, co nakazywało jej oddalenie. Spór między stronami dotyczy zasadności uznania, że Skarżąca jest podmiotem wytwarzającym materiały archiwalne zobowiązanym do prowadzenia archiwum zakładowego.
W opinii Skarżącej w sprawie nie wykazano aby wytwarzała ona materiały archiwalne, a tym samym była zobligowana do utworzenia archiwum zakładowego,. Zarzucała brak zapewnienia jej czynnego udziału w postępowaniu oraz niedostatki uzasadnienia. Zarzuty te odpierał organ dowodząc, że wypełnił przewidziane prawem wymogi związane z wydaniem zaskarżonego aktu ustanawiającego Stronę jednostką zobowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, co potwierdził złożoną do akt dokumentacja. Wskazał, że wartość merytoryczna wytwarzanych materiałów związanych z działalnością Skarżącej stanowi zasób archiwalny.
Badając zaskarżony akt w tak nakreślonych granicach trzeba wskazać, że zarówno postępowanie organu jak i ocena działalności jednostki z punktu widzenia zapisów ustawy o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach nie naruszają przepisów prawa, co nakazywało oddalenie skargi.
Oceniając sposób procedowania organu odnotowania wymaga, że w sprawie nie znajdują zastosowania przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1060 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Nie jest sporne, że zaskarżony akt podlega kontroli sądowej na mocy art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. Stosownie do jego brzmienia: kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, z wyłączeniem aktów lub czynności podjętych w ramach postępowania administracyjnego określonego w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735, 1491 i 2052), postępowań określonych w działach IV, V i VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540, 1598, 2076 i 2105), postępowań, o których mowa w dziale V w rozdziale 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2021 r., poz. 422, z późn. zm.), oraz postępowań, do których mają zastosowanie przepisy powołanych ustaw.
Z zapisu tego wynika, że wolą ustawodawcy było objęcie kontrolą sądu administracyjnego tych prawnych form działania administracji publicznej, które mogą być i są podejmowane przez organy administracji publicznej w stosunku do podmiotów administrowanych, w sprawach, dla których załatwienia nie jest przewidziana forma decyzji lub postanowienia administracyjnego. Akt lub czynność podejmowane są w sprawie indywidualnej w tym znaczeniu, że jej przedmiotem jest określony i zindywidualizowany stosunek administracyjny, którego źródłem jest przepis prawa powszechnie obowiązującego. Prowadzi to do wniosku, że o akcie lub czynności w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a., na który może być wniesiona skarga do sądu administracyjnego, można mówić wówczas, gdy akt (czynność) podjęty jest w sprawie indywidualnej, skierowany jest do oznaczonego podmiotu administrowanego, dotyczy uprawnienia lub obowiązku tego podmiotu, samo zaś uprawnienie lub obowiązek, którego akt (czynność) dotyczy, jest określone w przepisie prawa powszechnie obowiązującego. Konsekwencją oceny, że rozstrzygnięcie ustalające, iż dana jednostka organizacyjna ma obowiązek utworzenia archiwum zakładowego jest aktem, o jakim mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a., musi być wniosek, iż tego rodzaju akty wydawane są poza tokiem postępowania administracyjnego. Postępowanie poprzedzające wydanie tego aktu nie jest postępowaniem regulowanym przepisami prawa, zaś podmiot, na którym spoczywa obowiązek wypływający wprost z ustawy nie jest stroną tego postępowania. Innymi słowy nie ma przepisów, które określałyby procesowe prawa i obowiązki tego podmiotu w postępowaniu przed organem państwa, poprzedzającym wydanie aktu stwierdzającego istnienie obowiązku. W postępowaniu, w którym wydaje się akt, o jakim mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. przepisy k.p.a. mogą znaleźć zastosowanie wyłącznie poprzez odesłanie normatywne, którego na gruncie art. 33 u.z.n.a. nie sformułowano. (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 lutego 2016 r., sygn. akt I OSK 2272/15 oraz z dnia 26 lipca 2022 r., sygn. akt III OSK 1355/21 dostępny w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych, dalej CBOSA).
Mając jednak na uwadze brzmienie art. 134 § 1 p.p.s.a., zgodnie z którym sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a, Sąd zobowiązany jest do oceny legalności, czyli zgodności z prawem zaskarżonego aktu. Badanie to obejmuje sposób procedowania jak i wykładnię oraz zastosowanie przepisów prawa materialnego. Zgodnie z tezami wyrażanymi w orzecznictwie sądów administracyjnych brak prawnie unormowanej procedury nie zwalnia oczywiście organu administracji od dopełnienia podstawowych obowiązków, składających się na proces stosowania prawa, a więc w szczególności obowiązku wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, na podstawie dopuszczonych przez prawo (art. 7 Konstytucji RP), w szczególności dokumentów urzędowych. Kontrola sądowoadministracyjna aktu z zakresu administracji publicznej dotyczącego uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a.) obejmuje bowiem prawidłowość ustaleń faktycznych, które zweryfikowano jako dające podstawę do jego wydania (por. powołany już wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 lipca 2022 r., sygn. akt III OSK 1355/21 dostępny w CBOSA).
Analizując akta sprawy obrazujące działania podjęte przez organ w tej sprawie potwierdzić trzeba stanowisko wyrażane w odpowiedzi na skargę wskazujące na dochowanie wszelkich wymogów nałożonych na organ przez prawo.
Stosownie do art. 33 ust. 1 u.n.z.a. archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe. Zapis ust. 3 ww. normy stanowi że jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala: 1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych; 2) w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.
Jednocześnie zapis art. 2 u.n.z.a. definiuje pojęcie narodowego zasobu archiwalnego. Zgodnie zaś z art. 4 ww. ustawy nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Zadania te są realizowane poprzez czynności opisane w art. 21 ust. 1 u.n.z.a., które nie stanowią zamkniętego katalogu, należą do nich m.in. koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa (pkt 1) i nadzór nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem, opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej (pkt 4). Stosownie do zapisu art. 21 ust. 1a ww. ustawy Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 4 i 10, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia. Na tej podstawie Naczelny Dyrektor Archiwum Państwowego wydał w dniu 7 grudnia 2020r. Zarządzenie nr 31 w sprawie trybu ustalania jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe.
W § 4 Zarządzenia wskazano, że archiwum państwowe prowadzi, wśród jednostek organizacyjnych należących do jego właściwości, systematyczne rozpoznanie potencjalnych wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego (ust. 1). Podczas rozpoznania, o którym mowa w ust. 1, archiwum państwowe uwzględnia następujące czynniki: 1) funkcje jednostki organizacyjnej w ramach struktury administracyjnej i gospodarczej kraju bądź regionu; 2) charakter i przedmiot prowadzonej działalności oraz zasięg działania; 3) znaczenie społeczne, gospodarcze i kulturalne jednostki organizacyjnej; 4) powtarzalność wytwarzanych materiałów archiwalnych; 5) wartość informacyjną dokumentacji; 6) znaczenie historyczne i regionalne materiałów archiwalnych dla dokumentowania dziejów kraju lub regionu, w szczególności politycznych, społecznych, gospodarczych, kulturalnych i naukowych; 7) status prawno - organizacyjny jednostki organizacyjnej (ust.2).
Zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 31 w przypadku, gdy w wyniku rozpoznania, o którym mowa w § 4, archiwum państwowe wytypuje jednostkę organizacyjną obowiązaną do utworzenia archiwum zakładowego, wówczas rozpoczyna czynności związane z ustaleniem (ust.1). Zgodnie z dalszymi uregulowaniami przepisu czynności te obejmują zasięgniecie opinii właściwej komisji archiwalnej oceny dokumentacji (ust. 2), dalsza procedura związana z ustaleniem obejmuje w kolejności: pisemne zawiadomienie jednostki organizacyjnej o rozpoczęciu czynności związanych z ustaleniem oraz zamiarze przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, nie później niż w terminie 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia ekspertyzy (§ 5 ust. 4 pkt 1) przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej w celu rozpoznania statusu prawno - organizacyjnego jednostki organizacyjnej, jej struktury organizacyjnej, w tym terytorialnej oraz zbadanie czy wytwarza ona i gromadzi dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, o których mowa w art. 1 ustawy (§ 5 ust. 4 pkt 2); sporządzenie notatki z ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w pkt 2, zawierającej uzasadnienie ustalenia lub nieustalenia przez archiwum państwowe danej jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego, przy czym w szczególności powinna znaleźć się w niej informacja na temat specyfiki prowadzonej przez jednostkę działalności i tworzonej w jej toku dokumentacji wraz ze wskazaniem, która część dokumentacji stanowi materiały archiwalne (§ 5 ust. 4 pkt 3); włączenie notatki z ekspertyzy archiwalnej i opinii komisji archiwalnej oceny dokumentacji do akt sprawy, o ile były wymagane (§ 5 ust. 4 pkt 5); w przypadku ustalenia jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego - wydanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego aktu ustalenia i przesłanie go do kierownika jednostki organizacyjnej (§ 5 ust. 4 pkt 6).
Jak wynika z akt sprawy wskazane prawem wymogi zostały dochowane tak w warstwie formalnej, jak i materialnej. Nie jest sporne, że Skarżąca jest podmiotem wskazanym w art. 33 ust. 1 u.n.z.a. – samorządową jednostką organizacyjną. Pojęcie to obejmuje zarówno jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną, tj. spółki prawa handlowego, w tym utworzone przez Skarb Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, przedsiębiorstwa państwowe, jak i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Oznacza to, że w przypadku powstawania w nich materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego wskazane powyżej podmioty mają obowiązek tworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.
Przeprowadzone czynności, pojęte z uwzględnieniem kryteriów wskazanych w powołanym § 4 ust. 2 Zarządzenia nr 31 wskazały, że Skarżąca jest jednostką wytwarzającą materiały archiwalne, o których mowa w art. 1 u.n.z.a. Stosownie do brzmienia powołanego przepisu materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
W opinii Sądu zaskarżony akt, jak i poprzedzające go czynności utrwalone w dokumentach sporządzonych w toku postępowania wykazały, że Skarżąca wytwarza materiały archiwalne, które zostały przez organ konkretnie wskazane. Mowa tu o dokumentacji o wartościach poznawczych, ma wartość poznawczą i odzwierciedla istotne aspekty działalności Strony w aspekcie lecznictwa ambulatoryjnego i promocji zdrowia.
Wskazano tu ma materiały dotyczące działalności Strony z zakresu zarządzania, spraw kadrowych, administracyjnych, czy finansowych są przykładowo protokoły posiedzeń gremiów kolegialnych (np. komisji, zespołów), dokumentacja organizacyjna (jak statuty, regulaminy organizacyjne, odpisy z rejestru podmiotów leczniczych, akta rejestracji statystycznej i podatkowej), akty normatywne wewnętrzne (w tym zarządzenia), wszelkie własne regulaminy i instrukcje, wszelkie roczne plany i sprawozdania własne, w tym plany i sprawozdania finansowe, sprawozdania statystyczne, analizy własne, akta rozpatrywanych we własnym zakresie skarg i wniosków, akta dot. kontaktów z mediami (w tym informacje kierowane do mediów i tzw. wycinki prasowe), własne materiały reklamowe, akta dot. współpracy z innymi podmiotami, dokumentacja kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy, dokumentacja dot. stanu prawnego nieruchomości itd. Organ słusznie podkreślał, szeroki zakres lokalizacyjny i rzeczowy świadczonych przez Skarżącą usług w wyniku przyłączenia do niej innych placówek medycznych, zgodnie z działaniami Gminy Wrocław w zakresie konsolidacji usług medycznych we Wrocławiu. Zestawiając zakres działalności Skarżącej i wytworzone przez nią dokumenty z powołaną definicją nie sposób zanegować przyjętego w zaskarżonym akcie poglądu. Działania Strony i związane z nią materiały oraz dokumentacja niewątpliwie mają istotne znacznie jako źródło informacji o działalności Skarżącej jako jednostki organizacyjnej samorządu w aspekcie lecznictwa i promocji zdrowia. Są to obszary wprost powołane w treści omawianego przepisu. Organ słusznie podkreśla, że wytworzone przez Stronę materiały będą miały znaczenie jako uzupełniające źródło informacji w badaniach nad historią opieki medycznej we Wrocławiu w XXI wieku.
Przedstawiona przez organ argumentacja wsparta na wykładni literalnej art. 1 u.n.z.a. nie budzi zastrzeżeń niezależnie od tego ma także umocowanie w wykładni funkcjonalniej. Celem bowiem ustawy i podejmowanych na jej podstawie działań przez uprawnione organy jest bowiem zachowanie dokumentacji utrwalającej informacje będące "świadectwami faktów i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej" (Polski słownik archiwalny, red. W. Maciejewska, Warszawa 1974, reprint Przemyśl 1998, s. 27-28). Informacje te, zgodnie z powołaną definicją winny być odnoszone do wskazanych tam obszarów tematycznych i mieć powiązanie z działalnością państwa i jego instytucji. Teza ta ma umocowanie w treści art. 2 ust. 1 u.n.z.a stanowiącym, iż materiały archiwalne służą nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli. Czyli dokumentacja zawierająca informacje na temat przeszłości przydatne dla takich znów bardzo szeroko rozumianych potrzeb winna być zakwalifikowana do materiałów archiwalnych. Przy czym na narodowy zasób archiwalny składają się nie tylko materiały, które status archiwaliów otrzymały w przeszłości, niekiedy już dość odległej. Zasób ten stale powiększa się o dokumentację, która dopiero powstaje i która na bieżąco w odpowiednim trybie jest kwalifikowana do materiałów archiwalnych i obejmowana ochroną prawną (M. Konstankiewicz [w:] A. Niewęgłowski, M. Konstankiewicz, Narodowy zasób archiwalny i archiwa. Komentarz, Warszawa 2016, art. 1).
Prawidłowo zatem organ zbadał status prawny jednostki, pozwalający na jej zaliczenie do grupy wskazanej w art. 33 ust. 1 u.n.z.a. ustawy oraz przedmiot działalności, jego znaczenie społeczne, edukacyjne i kulturalne oraz wartość informacyjną dokumentacji.
Nie budzi także zastrzeżeń sposób procedowania, odpowiada on wskazanym na wstępie rozważań zapisom Zarządzenia nr 31. Jak wynika z akt sprawy, po wytypowaniu jednostki organ pismem z dnia 4 maja 2020 r. oraz z dnia 15 grudnia 2021 r. powiadomił ją o tym fakcie oraz o zamiarze przeprowadzenia ekspertyzy, nadto w piśmie tym zawarto także pouczenie o uprawnieniach Strony. Czynności tej dokonano z udziałem pracowników i przedstawiciela Skarżącej w dniu 15 lutego i 25 marca 2022 r. Zatem termin wynikający z § 5 ust. 4 pkt 1 Zarządzenia nr 31 został zachowany. Z ekspertyzy sporządzono notatkę z dnia 1 kwietnia 2022 r. zawierającą m.in. dane, o których mowa w § 5 ust. 4 pkt 3 Zarządzenia. Zgodnie z wymogami § 5 pkt 2 ww. aktu zasięgnięto opinii właściwej Komisji, która jednogłośnie podjęła uchwałę o uznaniu jednostki za podmiot, w którym powstają materiały archiwalne objęte zasobem archiwalnym. W tym zakresie przeprowadzona analiza sporządzonej dokumentacji (protokół z posiedzenia Komisji, akt jej powołania) nie budzą zastrzeżeń, dopełniono wymogów wynikających z przepisów prawa. Wreszcie wydano zaskarżony akt, który doręczono Skarżącej. Procedura została zachowana, akt doręczono Stronie.
Odnosząc się do zarzutów Strony zawartych w jej piśmie z dnia 24 lipca 2023r. to w sprawie nie zachodzą żadne z przesłanek wskazanych z art. 24 § 1 k.p.a., w szczególności jeżeli chodzi o punkt 1 wskazanego przepisu. Nadto jeśli istniały zastrzeżenia takie jak wyartykułowane w ww. piśmie Skarżącej to należało je zgłaszać w toku postępowania w przedmiocie ustalenia Skarżącej za jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne.
Mając na uwadze, że w sprawie nie naruszono przepisów prawa procesowego i materialnego, Sąd na podstawie art. 151 p.p.s.a. skargę oddali.