IV SA/Po 802/25

IV SA/Po 802/25 - Postanowienie WSA w Poznaniu
Data orzeczenia
2025-10-14
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2025-09-05
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu
Sędziowie
Józef Maleszewski /przewodniczący sprawozdawca/
Symbol z opisem
6480
Skarżony organ
Dyrektor Szkoły
Treść wyniku
Odrzucono skargę
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym Przewodniczący Sędzia WSA Józef Maleszewski po rozpoznaniu w dniu 14 października 2025 r. na posiedzeniu niejawnym sprawy ze skargi M. P. na decyzję Dyrektora Szkoły z dnia 22 lipca 2025 r. w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej postanawia 1. odrzucić skargę; 2. zwrócić stronie skarżącej z kasy Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu kwotę 100 (sto) złotych tytułem uiszczonego wpisu od skargi.
Uzasadnienie
M. P. w dniu 25 czerwca 2025 r. zwrócił się do Dyrektora Szkoły z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej – dokumentacji inwestycji boiska poprzez nadesłanie informacji bądź następujących dokumentów:
1. zgłoszenia robót budowlanych nr [...] wraz z potwierdzeniem przyjęcia przez Starostę [...] oraz pełnomocnictwa osoby reprezentującej szkołę w przedmiotowym postępowaniu;
2. decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego nr [...] z dnia 10 marca 2020 r. wraz z pełnym załącznikiem graficznym;
3. analizy zagospodarowania terenu (załącznik nr 2 do pisma [...]) oraz pełnej treści opinii wydanej przez Zespół Parków Krajobrazowych Województwa [...] nr [...] z dnia 1 kwietnia 2020 r.;
4. pełnego raportu z obliczeń oświetlenia boiska ([...] z dnia 31.03.2020) wraz z potwierdzeniem spełnienia normy PN-EN 12193 (poziom olśnienia GR poniżej 50) lub informacji o ewentualnych poprawkach bądź odstępstwach;
5. protokołu pomiarów natężenia oraz równomierności oświetlenia boiska wykonanego po oddaniu obiektu do użytkowania, ewentualnie wyjaśnienia, jeśli taki pomiar nie był przeprowadzony;
6. korespondencji prowadzonej z Wojewódzkim Inspektoratem Ochrony Środowiska oraz Powiatową stacją Sanitarno-Epidemiologiczną dotyczącej konieczności wykonania prognozy akustycznej oraz ewentualnej dokumentacji dotyczącej hałasu emitowanego przez boisko;
7. protokołów lub notatek dokumentujących przypadki wybicia piłek poza teren boiska, a także informacji o podjętych działaniach naprawczych mających na celu poprawę bezpieczeństwa sąsiednich nieruchomości;
8. protokołów z odbiorów końcowych inwestycji oraz protokołów z przeglądów okresowych boiska (od momentu oddania do użytkowania do chwili obecnej), w tym zestawienia stwierdzonych usterek wraz z informacją o sposobie ich usunięcia;
9. wniosków lub zgłoszeń dotyczących zmian dokonanych w projekcie budowlanym w trakcie realizacji inwestycji oraz ewentualnych decyzji administracyjnych wydanych przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w związku ze zgłoszonymi zmianami;
10. mapy zasadniczej użytej w projekcie budowlanym oraz aktualnego podziału geodezyjnego działek po zakończeniu inwestycji w celu zweryfikowania rzeczywistych odległości od granic sąsiadujących posesji.
Pismem z 8 lipca 2025 r. organ wezwał wnioskodawcę do wykazania szczególnie uzasadnionego interesu publicznego w terminie 14 dni od dnia odebrania wezwania.
Dyrektor Szkoły decyzją z 22 lipca 2025 r. wydaną na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902 - dalej u.d.i.p.) oraz art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572 ze zm. – dalej k.p.a.) odmówił udostępnienia informacji publicznej. Decyzja zawierała pouczenie o prawie do złożenia odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...] w terminie 14 dni od daty doręczenia decyzji.
M. P., kwestionując powyższą decyzję, pismem z 22 sierpnia 2025 r. wniósł skargę w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-PUAP, domagając się uchylenia decyzji w całości a także zasądzenia na jego rzecz kosztów postępowania.
W odpowiedzi na skargę Dyrektor Szkoły wniósł o jej odrzucenie, ewentualnie o jej oddalenie w całości jako bezzasadnej. Uzasadniając wniosek o odrzucenie skargi, organ wskazał, że w pouczeniu zaskarżonej decyzji wskazał, że przysługuje od niej odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...], jednak skarżący wywiódł od niej skargę do sądu administracyjnego na podstawie art. 3 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (j.t. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm. - dalej p.p.s.a.), nie zaś odwołanie. Organ, składając odpowiedź na skargę, wyjaśnił, że ma świadomość istnienia w orzecznictwie sądów administracyjnych poglądu, że dyrektor szkoły nie jest organem administracji publicznej w rozumieniu prawa administracyjnego, co prowadzi do wniosku, że nie jest również organem władzy publicznej, o jakim mowa w art. 4 ust. 1 pkt 4 u.d.i.p. Mimo więc, iż może wydawać decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, to należy do podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 4 u.d.i.p. W związku z tym w sprawach jego decyzji stosuje się art. 17 u.d.i.p., a więc przysługuje od niej wniosek o ponowne rozpoznanie sprawy, ewentualnie wprost skarga do sądu administracyjnego. W takiej jednak sytuacji skarżący błędnie zakwalifikował skarżoną decyzję jako akt lub czynność, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. Uzasadniając wniosek o odrzucenie skargi, odnosząc się do uzasadnienia stanowiska skarżącego, że decyzja została podpisana elektronicznie o godzinie 16:24:xx, w związku z czym nie mogła zostać mu doręczona przed godziną 16:00, co jego zdaniem oznacza, że faktyczne jej doręczenie nastąpiło dopiero 23 lipca 2025 r. i od tego dnia należy liczyć termin na wniesienie skargi, organ wyjaśnił, że doręczył skarżącemu decyzję podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym na skrzynkę ePUAP. Organ zaznaczył, że dysponuje jedynie screenem ekranu skrzynki nadawczej tego systemu, z którego wynika moment wpłynięcia dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych Skarżącego, tj. 22 lipca 2025 r. o 19:42. Skarżący nie wykazał, kiedy faktycznie otrzymał zaskarżoną decyzję, w związku z czym Organ nie ma możliwości stwierdzenia z całą pewnością, że skarga wpłynęła w terminie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje.
Skarga podlegała odrzuceniu.
Stosownie do art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem (legalności), jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Natomiast w myśl art. 3 § 2 pkt 1 P.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje w szczególności orzekanie w sprawach skarg na decyzje administracyjne.
Jednocześnie, w myśl art. 52 § 1 i 2 P.p.s.a. skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka. Przez wyczerpanie środków zaskarżenia należy rozumieć sytuację, w której stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak zażalenie, odwołanie lub ponaglenie, przewidziany w ustawie. Zgodnie z art. 58 § 1 pkt 6 P.p.s.a. sąd odrzuca skargę, jeżeli z innych przyczyn wniesienie skargi jest niedopuszczalne.
Przechodząc do zasadniczych rozważań, należy wskazać, że przedmiotem skargi M. P. jest decyzja Dyrektora Szkoły o odmowie udostępnienia informacji publicznej. Sąd zauważa, że w pouczeniu o środku zaskarżenia decyzji wydanej w I instancji organ wskazał, iż stronie służy od niej prawo do złożenia odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...]. W ocenie Sądu powyższe pouczenie jest błędne.
W myśl art. 16 ust. 1 u.d.i.p. odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 przez organ władzy publicznej następują w drodze decyzji. Zgodnie z ustępem 2 wskazanego artykułu, do decyzji, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni (pkt 1); uzasadnienie decyzji o odmowie udostępnienia informacji zawiera także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania o udostępnienie informacji, oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których dobra, o których mowa w art. 5 ust. 2, wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji (pkt 2). Stosownie do treści art. 127 § 1 k.p.a. od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy stronie odwołanie tylko do jednej instancji. Właściwy do rozpatrzenia odwołania jest organ administracji publicznej wyższego stopnia, chyba że ustawa przewiduje inny organ odwoławczy (§ 2). Wniesienie odwołania powoduje, iż sprawa zostaje przekazana do rozpoznania przez organ wyższego stopnia.
Organami właściwymi do rozpatrzenia odwołań od decyzji wydawanych przez organy administracji publicznej w I instancji są organy administracji publicznej wyższego stopnia lub inne organy wskazane w przepisach szczególnych. Zgodnie z art. 17 k.p.a. organami wyższego stopnia w rozumieniu kodeksu są:
1) w stosunku do organów jednostek samorządu terytorialnego - samorządowe kolegia odwoławcze, chyba że ustawy szczególne stanowią inaczej,
2) w stosunku do wojewodów - właściwi w sprawie ministrowie,
3) w stosunku do organów administracji publicznej innych niż określone w pkt 1 i 2 - odpowiednie organy nadrzędne lub właściwi ministrowie, a w razie ich braku - organy państwowe sprawujące nadzór nad ich działalnością,
4) w stosunku do organów organizacji społecznych - odpowiednie organy wyższego stopnia tych organizacji, a w razie ich braku - organ państwowy sprawujący nadzór nad ich działalnością.
Definicję ustawową pojęcia "organów jednostek samorządu terytorialnego" zawiera art. 5 § 2 pkt 6 k.p.a., zgodnie z którym przez organy jednostek samorządu terytorialnego - rozumie się organy gminy, powiatu, województwa, związków gmin, związków powiatów, wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę, marszałka województwa oraz kierowników służb, inspekcji i straży działających w imieniu wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starosty lub marszałka województwa, a ponadto samorządowe kolegia odwoławcze.
W świetle powyższej definicji legalnej nie sposób uznać dyrektora publicznej szkoły za organ jednostki samorządu terytorialnego, albowiem nie został on wskazany w tym przepisie zawierającym enumeratywne wyliczenie organów, które są zaliczane do organów jednostek samorządu terytorialnego. Dyrektor szkoły nie może być również zaliczony do organów gminy, bowiem zgodnie z art. 11a ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2025, poz. 1153) organami gminy są wyłącznie rada gminy, oraz wójt (burmistrz, prezydent miasta). Dyrektor szkoły podstawowej jest zatem wyłącznie organem jednostki organizacyjnej gminy utworzonej w celu wykonywania zadań gminy.
W świetle powyższych przepisów za organ wyższego stopnia w stosunku do dyrektora szkoły podstawowej nie może być uznane samorządowe kolegium odwoławcze, bowiem, jak wynika zarówno z art. 17 pkt 1 k.p.a., jak i art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 570 ze zm.), organ ten jest organem wyższego stopnia wyłącznie w stosunku do organów jednostek samorządu terytorialnego, a nie w stosunku do organów jednostek organizacyjnych gminy, czy też jednostek pomocniczych gminy (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 11 marca 2008 r., sygn. I OW 122/07, Lex nr 470973).
W stosunku do dyrektora publicznej szkoły znajdzie zatem zastosowanie art. 17 pkt 3 k.p.a. stanowiący, że w stosunku do organów administracji publicznej innych niż określone w pkt 1 i 2 organami wyższego stopnia są odpowiednie organy nadrzędne lub właściwi ministrowie, a w razie ich braku organy państwowe sprawujące nadzór nad ich działalnością. Zgodnie z definicją ustawową zawartą w art. 3 pkt 5 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 881) przez organ prowadzący szkołę lub placówkę należy rozumieć ministra, jednostkę samorządu terytorialnego, inne osoby prawne i fizyczne, przy czym zakładanie i prowadzenie publicznych szkół należy do zadań własnych gmin, które to jednostki samorządu terytorialnego są organami prowadzącymi tego rodzaju szkoły. Z kolei, zgodnie z art. 57 ust. 1 ustawy z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe ( t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 737) organ prowadzący szkołę lub placówkę sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych, z uwzględnienie odrębnych przepisów. Należy przy tym wskazać, że sprawy z zakresu dostępu do informacji publicznej należą do spraw administracyjnych, a co za tym idzie objęte są kompetencją nadzorczą organu prowadzącego szkołę.
Podsumowując, w sprawach uregulowanych w u.d.i.p. za organ wyższego stopnia w stosunku do dyrektora publicznej szkoły podstawowej należy uznać organ prowadzący daną szkołę. Kompetencje tego organu wykonywać będzie wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa. Jest to stanowisko wyrażane w orzecznictwie NSA jak i licznych wyrokach wojewódzkich sadów administracyjnych (por. wyrok NSA z 25 kwietnia 2012 r., sygn. I OSK 248/12, wyrok NSA z 9 października 2012 r. sygn. I OSK 1755/12, postanowienie NSA z dnia 11 czerwca 2014 r. sygn. I OW 7/14, wyroki WSA w Poznaniu: z 8 listopada 2011 r. sygn. II SA/Po 656/11, z 3 kwietnia 2012 sygn. II SA/Po 93/12, z 26 kwietnia 2012 r. sygn. II SA/Po 160/12, z 7 marca 2013 r. sygn. II SA/Po 1060/12, z dnia 30 sierpnia 2018 r. sygn. IV SAB/Po 69/18, czy wyrok WSA w Gliwicach z dnia 20 lipca 2021 r., sygn. III SA/Gl 509/21). Taki sam pogląd wyrażany jest w doktrynie (por. Klonowski Kamil w: Knysiak-Sudyka Hanna (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. III, opublikowano: WKP 2023, SIP LEX, Komentarz do art. 17 k.p.a.)
W realiach niniejszej sprawy powyższe oznacza, że Samorządowe Kolegium Odwoławcze w [...] nie było właściwe do rozpoznania odwołania, albowiem od decyzji wydanej w I instancji przez Dyrektora Szkoły służyło stronie odwołanie do właściwego organu samorządowego prowadzącego szkołę. Tym samym należy stwierdzić, iż zaskarżona decyzja z dnia 22 lipca 2025 r. zawierała błędne pouczenie co do organu odwoławczego. Tym niemniej wniesienie skargi na decyzję Dyrektora Szkoły z dnia 22 lipca 2025 r. wydaną przez ten organ w pierwszej instancji bez uprzedniego wyczerpania trybu odwoławczego przez stronę jest bezsprzecznie przedwczesne i niedopuszczalne. Dopiero bowiem rozstrzygnięcie organu odwoławczego powoduje możliwość uruchomienia kontroli sądowej.
W tym stanie rzeczy Sąd odrzucił skargę jako niedopuszczalną, z uwagi na jej wniesienie bez dochowania wymogów z art. 52 § 1 i 2 P.p.s.a., o czym orzeczono jak w punkcie I postanowienia stosownie do art. 58 § 1 pkt 6 P.p.s.a. Na podstawie art. 232 § 1 pkt 1 P.p.s.a. w punkcie II postanowienia Sąd z urzędu zwrócił stronie cały uiszczony wpis wobec odrzucenia opłaconej skargi.
Na marginesie, odnosząc się do stanowiska organu w zakresie ustalenia daty doręczenia zaskarżonej decyzji na podstawie screena ekranu skrzynki nadawczej systemu e-PUAP, z którego wynika moment wpłynięcia dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych skarżącego, tj. 22 lipca 2025 r. o 19:42. przy braku udokumentowania przez stronę faktycznego otrzymania zaskarżonej decyzji, wyjaśnić należy, że zgodnie z art. 39 §1 k.p.a. organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (j.t. Dz. U. z 2024 poz. 1045 – dalej u.d.e.), zwany dalej "adresem do doręczeń elektronicznych", chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu.
Zgodnie z art. 39 § 2 k.p.a. w przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 u.d.e., albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Zgodnie zaś z art. 391 k.p.a. w przypadku doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1, pisma doręcza się stronie lub innemu uczestnikowi postępowania na:
1) adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 u.d.e., zwanej dalej "bazą adresów elektronicznych", a w przypadku pełnomocnika - na adres do doręczeń elektronicznych wskazany w podaniu, albo
2) adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono podanie, jeżeli adres do doręczeń elektronicznych strony lub innego uczestnika postępowania nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych.
W przypadku doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1, do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się przepis art. 42 u.d.e.
Jak stanowi art. 41 ust. 1 u.d.e. dowód otrzymania jest wystawiany po:
1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;
3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.
Stosownie do ust. 2 ww. artykułu przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Natomiast w myśl ust. 3 ww. artykułu przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.
Jak stanowi art. 42 ust. 1 pkt 1 u.d.e. w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili odebrania korespondencji - w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1. W myśl art. 42 ust. 2 w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 3, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego. Jak stanowi art. 147 ust. 3 u.d.e. doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, o których mowa w ust. 2, stanowiącej odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Zgodnie art. 147 ust. 4 u.d.e. w przypadkach, o których mowa w ust. 1-3, urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy zmienianej w art. 105, jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41.
Jak stanowi art. 3 pkt 20 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz.1557) określenie urzędowe poświadczenie odbioru oznacza dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające:
a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument,
b) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego - w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu,
c) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 albo 2 - w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny,
d) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru;
Stosownie do § 14 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 180) poświadczenie doręczenia jest udostępniane przez system teleinformatyczny podmiotu publicznego w celu umożliwienia podpisania tego poświadczenia przez adresata dokumentu elektronicznego i zawiera:
1. pełną nazwę podmiotu publicznego, który doręcza dokument elektroniczny;
2. pełną nazwę podmiotu, któremu podmiot publiczny doręcza dokument elektroniczny;
3. oznaczenie sprawy;
4. jednoznaczne oznaczenie pisma, którego dotyczy;
5. w przypadku podpisania poświadczenia doręczenia - datę i czas podpisania rozumiane jako data i czas doręczenia dokumentu elektronicznego.
Stosownie do § 15 ww. rozporządzenia adresat dokumentu elektronicznego potwierdza jego odebranie przez podpisanie poświadczenia doręczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, albo przez zapewnienie możliwości potwierdzenia pochodzenia oraz integralności danych zawartych w tym poświadczeniu przy użyciu technologii, o których mowa w art. 20a ust. 2 ustawy. W myśl § 16 ww. rozporządzenia po opatrzeniu poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń bezpośrednio po zakończeniu procesu weryfikacji podpisu elektronicznego adresata:
1. udostępnia adresatowi do pobrania doręczany dokument elektroniczny wraz z podpisanym przez niego poświadczeniem doręczenia;
2. udostępnia organowi doręczającemu podpisane poświadczenie doręczenia.
W świetle wyżej powołanych przepisów decydujący dla ustalenia daty doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym, wyekspediowanego drogą elektroniczną, w przypadkach w których korespondencja jest doręczana przy wykorzystaniu elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP, jest moment zakończenia procesu weryfikacji podpisu elektronicznego adresata, co następuje bezpośrednio po opatrzeniu poświadczenia doręczenia tym podpisem, a dowód tego doręczenia świadczący jednocześnie o chwili doręczenia - zgodnie z art. 42 ust. 1 pkt 1 u.d.e. w zw. z art. 394 k.p.a. w zw. z art. 147 ust. 4 u.d.e. - stanowi udostępnione automatycznie przez system teleinformatyczny poświadczenie doręczenia (UPD). Przepis art. 41 ust. 2 u.d.e. nie może być przy tym odczytywany w oderwaniu od pozostałych regulacji dotyczących elektronicznych doręczeń. W szczególności należy mieć na względzie art. 42 ust. 1 pkt 1 u.d.e., zgodnie z którym w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili odebrania korespondencji - w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1 (korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego). Doręczenie następuje bowiem w dacie podpisania przez odbiorcę (adresata) elektronicznego dokumentu zawierającego datę potwierdzenia odbioru przesyłki. Z kolei wygenerowanie UPD stanowi dowód na możliwość zapoznania się z jej treścią (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 sierpnia 2024 r., sygn. akt III FSK 623/24). Z powyższego wynika, że tylko UPD spełniający wymagania opisane wyżej wymagania a nie screen ekranu skrzynki nadawczej tego systemu, z którego wynika moment wpłynięcia dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych skarżącego stanowi potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata.