IV SA/Po 574/25

IV SA/Po 574/25 - Wyrok WSA w Poznaniu
Data orzeczenia
2025-08-27
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2025-06-06
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu
Sędziowie
Monika Świerczak
Sebastian Michalski /sprawozdawca/
Wojciech Rowiński /przewodniczący/
Symbol z opisem
6480
Hasła tematyczne
Dostęp do informacji publicznej
Skarżony organ
Inne
Treść wyniku
Stwierdzono nieważność decyzji I i II instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2022 poz 902
art. 1 ust. 1 pkt 1, art. 2 ust. 1, art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 5 ust. 2, art. 10 ust. 1, art. 14 ust. 1, art. 16 ust. 1, ust. 2 pkt 1-2, art. 17 ust. 1-2
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - t.j.
Dz.U. 2024 poz 572
art. 14 § 1a, art. 39 § 1, § 2 pkt 1-2, § 3 pkt 1, art. 63 § 1-3a, art. 107 § 1 pkt 1, pkt 8, art. 156 § 1 pkt 2
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.)
Dz.U. 2022 poz 896
art. 3 pkt 23
Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t. j.)
Dz.U. 2024 poz 935
art. 135, art. 145 § 1 pkt 2, art. 200
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)
Dz.U. 2023 poz 1935
§ 14 ust. 1 pkt 1 lit. c
rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Wojciech Rowiński Sędzia WSA Monika Świerczak Asesor sąd. WSA Sebastian Michalski (spr.) po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 27 sierpnia 2025 r. sprawy ze skargi M. R. na decyzję Dyrektora Teatru z dnia 30 kwietnia 2025 r. w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej 1) stwierdza nieważność zaskarżonej decyzji oraz poprzedzającej ją decyzji z dnia 17 kwietnia 2025 r., 2) zasądza od Dyrektora Teatru na rzecz skarżącej M. R. kwotę 680 zł (słownie: sześćset osiemdziesiąt złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Uzasadnienie
M. R., w dniu 21 lutego 2025 roku, przesłała na adres e-mail "[...]", żądanie udostępnienia informacji o wynagrodzeniach zasadniczych aktorów w 2024 roku, nagrodach rocznych przyznawanych aktorom w 2024 roku oraz stawkach aktorskich w spektaklach: Listopad, Mewa, Szajba, Poskromienie złośnicy, Tiegenhof, Historia przemocy, Atlas wysp odległych, Krótka rozmowa ze śmiercią, I tak mi nikt nie uwierzy, Kamionna. Opowieści rodzinne, Gaz!, Rewizor, Mrowisko z życia dobrej służącej, Cierpienia młodego Waltera, Sędziowie, 966 czyli zmierzch bogów, W małym dworku, Garderobiany, Empuzjon, Czekając na Godota, Tajemniczy ogród, Pchła szachrajka.
W dniu 5 marca 2025 roku, na adres e-mail poczty elektronicznej wnioskodawczyni, przesłane zostało powiadomienie, że udzielenie informacji nie może nastąpić w terminie określonym w art. 13 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej z uwagi na konieczność weryfikacji wniosku w kontekście przesłanek z art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
W dniu 17 kwietnia 2025 roku, na adres e-mail poczty elektronicznej wnioskodawczyni, przesłana została wiadomość/dokument zatytułowany decyzja, opatrzony datą 17 kwietnia 2025 roku, adresowany do M. R., w którym zawarto rozstrzygnięcie o odmowie udostępnienia żądanej informacji publicznej na podstawie art. 16 ust. 1 w związku z art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej. W części zatytułowanej uzasadnienie wyjaśniono, że podanie wynagrodzeń poszczególnych aktorów za poszczególne spektakle pozwala w sposób bezpośredni na identyfikację poszczególnych pracowników, co wykracza poza realizację celu ustawowego i narusza dobra prawnie chronione. Wykonywanie zwodu aktora nie wiąże się z realnym i konkretnym wpływem na treść władczych rozstrzygnięć wydawanych przez instytucje publicznej. W treści wiadomości zawarte zostało również pouczenie o możliwości złożenia wniosku o ponowne rozpoznanie sprawy do Dyrektora Teatru.
W dniu 18 kwietnia 2025 roku, wiadomością e-mail kierowaną do "[...]" o temacie "Wniosek o ponowne rozpoznanie sprawy" M. R. ponowiła pierwotny wniosek. W treści wiadomości wyjaśniła, że twierdzenia o naruszeniu prywatności i dóbr osobistych są niezasadne, gdyż nie prosiła o dane osobowe. Wnioskodawczyni zaproponowała, aby w udzielonej odpowiedzi wpisać "aktor 1", co w jej ocenie nie będzie naruszało prywatności pracowników.
Dyrektor Teatru, decyzją z dnia 30 kwietnia 2025 roku, po ponownym rozpoznaniu wniosku, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 oraz art. 5 ust. 2 w związku z art. 17 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję.
W uzasadnieniu wydanego rozstrzygnięcia wyjaśniono, że wniosek dotyczy wynagrodzeń aktorów, a wykonywanie zawodu aktora nie jest związane z pełnieniem funkcji publicznej w rozumieniu art. 5 ust. 2 zd. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Żądanie wniosku wykracza poza zakres udostępnienia informacji publicznej, bo ingeruje w sferę prywatną pracowników Teatru, którzy nie pełnią funkcji publicznych i nie mają związku z ich pełnieniem. Analizie poddano możliwość anonimizacji danych w sposób podany w odwołaniu. Organ doszedł jednak do przekonania, że anonimizacja nie zagwarantuje właściwego stopnia ochrony prywatności. Teatr zatrudnia 12 aktorów. Obsada każdego ze wskazanych przedstawień jest stała, poszczególnym pracownikom-aktorom przypisano konkretne role w danym przedstawieniu. Podanie wynagrodzeń zasadniczych, poszczególnych aktorów, stawek aktorskich w wymienionych przedstawieniach oraz nagród przyznanych aktorom w 2024 roku, nawet w przypadku zastąpienia imienia i nazwiska liczbą porządkową, nie stanowiłoby zanonimizowania danych, albowiem ze względu na niewielką liczbę aktorów zatrudnionych w Teatrze, znając obsadę danej sztuki teatralnej oraz niewielką liczbę aktorów w niej występujących, można przypisać dane osobowe aktora do wynagrodzenia. Ujawnienie jakichkolwiek okoliczności mogącej konkretyzować daną osobę, narusza sferę życia prywatnego.
Decyzja została przesłana adresatowi w trybie przewidzianym w art. 39 § 3 pkt 1 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, tj. przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe.
M. R., reprezentowana przez pełnomocnika w osobie radcy prawnego, pismem z dnia 19 maja 2025 roku, skorzystała z prawa skargi do sądu administracyjnego.
Skarżąca zażądała stwierdzenia nieważności zaskarżonej decyzji oraz poprzedzającej ją decyzji z dnia 17 kwietnia 2025 roku, rozpoznania sprawy w trybie uproszczonym oraz zasądzenia zwrotu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego.
W ocenie skarżącej kwestionowane decyzje zostały wydane z naruszeniem art. 16 ust. 1 i ust. 2, art. 17 ust. 1 oraz art. 63 § 3 i art. 64 § 2 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego poprzez wydanie decyzji pomimo braku podpisu pod złożonym wnioskiem, do uzupełnienia którego skarżąca nie została wezwana, co prowadzi do nieważności decyzji.
W uzasadnieniu skargi wyjaśniono, że procedowanie wniosku skarżącej jest obarczone szeregiem istotnych błędów. Decyzji administracyjnych nie doręcza się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Decyzja z dnia 17 kwietnia 2025 roku nie została skutecznie doręczona, nie weszła do obrotu prawnego. Nawet gdyby uznać, że wiadomość e-mail skarżącej z dnia 18 kwietnia 2025 roku nie jest wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy, chociaż tak ją zinterpretował organ, lecz ponowieniem pierwotnego wniosku, to decyzja z dnia 30 kwietnia 2025 roku wciąż jest obarczona takim naruszeniem prawa, której skutkuje nieważnością decyzji. Otóż, co umknęło organowi, przed wydaniem decyzji w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej, należy wezwać wnioskodawcę do podpisania wniosku, jeśli nie był on złożony na piśmie lub podpisany elektronicznie. Wydanie decyzji w odpowiedzi na niepodpisany wniosek stanowi rażące naruszenie prawa.
W odpowiedzi na skargę Dyrektor Teatru zażądał jej oddalenia.
W ocenie organu postępowanie zostało przeprowadzone w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym w szczególności zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, z zachowaniem wszystkich wymogów formalnych dotyczących decyzji i jej treści, w tym terminów przewidzianych w ustawie.
Ustawa o dostępie do informacji publicznej nie reguluje formy, jaką powinien mieć wniosek o dostęp do informacji publicznej. Dopuszczalne jest złożenie zapytania w formie wiadomości e-mail wysłanej na adres organu, który ma udzielić odpowiedzi.
Zapytanie pochodziło z adresu e-mail skarżącej, zostało podpisane przez skarżącą imieniem i nazwiskiem. organ nie mógł potraktować tej wiadomości jako anonimowej. Sam fakt złożenia skargi potwierdza, że to skarżąca była autorem wiadomości e-mail z dnia 20 lutego 2025 roku. Ustawa o dostępie do informacji publicznej nie uzależnia rodzaju rozstrzygnięcia od formy wniosku. Ustawa nie wprowadza odrębnego trybu weryfikacji wniosków ani wymogów formalnych dla wniosków, które zostają uwzględnione w całości przez organ, a wobec których organ wydaje decyzje odmowne. Nie sposób przyjmować, że brak wezwania do ręcznego podpisania wniosku z dnia 20 lutego 2025 roku oraz wydanie decyzji odmownej stanowi rażące naruszenie prawa. W ustawie o dostępie do informacji publicznej brak jest podstawy prawnej, która nakładałaby na organ taki obowiązek.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje.
Sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej; kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem (legalności), jeżeli ustawy nie stanowią inaczej - art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 roku - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. 2024, poz. 1267).
Kierując się wspomnianym kryterium legalności, sądy administracyjne dokonują oceny zgodności treści zaskarżonego aktu oraz procesu jego wydania z normami prawnymi – odpowiednio: ustrojowymi, proceduralnymi i materialnymi – przy czym ocena ta jest dokonywana według stanu prawnego aktualnego na dzień wydania zaskarżonego aktu.
Realizując zadania wymiaru sprawiedliwości sądy administracyjne stosują środki określone w ustawie - art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 2022, poz. 329 ze zm. dalej w skrócie: "P.p.s.a.").
Uwzględniając skargę na decyzję Sąd uchyla ten akt w całości albo w części na warunkach określonych w art. 145 § 1 pkt 1 lit. a-c P.p.s.a., względnie stwierdza jego nieważności, gdy spełnione są przesłanki wskazane w art. 145 § 1 pkt 2 P.p.s.a. albo stwierdza wydanie decyzji z naruszeniem prawa, jeżeli zachodzą przyczyny określone w Kodeksie postępowania administracyjnego lub w innych przepisach (art. 145 § 1 pkt 3 P.p.s.a.).
Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 P.p.s.a.).
Do skarg rozpatrywanych w postępowaniach o udostępnienie informacji publicznej stosuje się przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329), z tym że:
1) przekazanie akt i odpowiedzi na skargę następuje w terminie 15 dni od dnia otrzymania skargi;
2) skargę rozpatruje się w terminie 30 dni od dnia otrzymania akt wraz z odpowiedzią na skargę.
Niniejsza sprawa sądowoadministracyjna, na wniosek skarżącej oraz wobec braku sprzeciwu organu, została rozpoznana w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 2 P.p.s.a.
Skarga została złożona z zachowaniem ustawowego terminu do jej wniesienia. Zaskarżona decyzja została przesłana do skarżącej w dniu 30 kwietnia 2025 roku (potwierdzenie nadania przesyłki poleconej). Skarga została złożona w dniu 23 maja 2025 roku (prezentata organu).
Skarga okazała się uzasadniona.
Wzorzec kontroli legalności zaskarżonych decyzji stanowią przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2022, poz. 902 zez m. - dalej w skrócie "u.d.i.p.") oraz przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572 - dalej w skrócie "K.p.a.").
Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie (art. 1 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.).
Prawo do informacji publicznej obejmuje w szczególności uprawnienia do uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego (art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.).
Każdemu przysługuje, z zastrzeżeniem art. 5, prawo dostępu do informacji publicznej, zwane dalej "prawem do informacji publicznej" (art. 2 ust. 1 u.d.i.p.).
Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa (art. 5 ust. 2 u.d.i.p.).
Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub portalu danych, jest udostępniana na wniosek (art. 10 ust. 1 u.d.i.p.).
Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot obowiązany do udostępnienia, nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku (art. 14 ust. 1 u.d.i.p.).
Odmowa udostępnienia informacji publicznej następuje w drodze decyzji (art. 16 ust. 1 u.d.i.p.).
Do decyzji o odmowie udzielania informacji publicznej stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni, a uzasadnienie decyzji o odmowie udostępnienia informacji zawiera także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania o udostępnienie informacji, oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których dobra, o których mowa w art. 5 ust. 2, wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji (art. 16 ust. 2 pkt 1-2 u.d.i.p.).
Do rozstrzygnięć podmiotów obowiązanych do udostępnienia informacji, niebędących organami władzy publicznej, o odmowie udostępnienia informacji oraz o umorzeniu postępowania o udostępnienie informacji przepisy art. 16 stosuje się odpowiednio. Wnioskodawca może wystąpić do podmiotu, o którym mowa w ust. 1, o ponowne rozpatrzenie sprawy. Do wniosku stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące odwołania(art. 17 ust. 1-2 u.d.i.p.).
Sąd nie podziela zapatrywania, że ustawa o dostępie do informacji publicznej nie uzależnia i nie różnicuje formy wniosku w zależności od sposobu załatwienia sprawy dotyczącej dostępu do informacji publiczne, a także nie podziela stanowiska, że w ustawie o dostępie do informacji publicznej brak jest podstawy prawnej, która nakładałaby na organ obowiązek weryfikacji wymogów formalnych dla wniosków wobec których organ wydaje decyzje odmowne.
Na gruncie powołanych powyżej przepisów w orzecznictwie sądów administracyjnych jednolicie przyjmuje się, że ustawodawca dla wniosku o udostępnienie informacji publicznej nie przewiduje jakichkolwiek wymagań formalnych (poza utrwaleniem go w postaci pisemnej), co w szczególności oznacza, że możliwe jest jego przesłanie także drogą elektroniczną, bez użycia podpisu elektronicznego (czyli np. "zwykłą" pocztą e-mail). Wynika to z braku konieczności pełnego zidentyfikowania wnioskodawcy, który żądając informacji publicznej, nie musi wykazać się jakimkolwiek uzasadniającym to interesem faktycznym lub prawnym. Co do zasady wniosek o udostępnienie informacji publicznej nie stanowi "podania" w rozumieniu art. 63 K.p.a., ponieważ na tym etapie postępowania przepisów K.p.a. się nie stosuje. Minimalne wymogi w odniesieniu do takiego wniosku sprowadzają się do jasnego sformułowania, co jest przedmiotem żądania. W konsekwencji brak np. podpisu na wniosku o udostępnienie informacji publicznej nie stanowi jego braku formalnego (wyrok WSA w Poznaniu z 29.11.2022 r., IV SA/Po 437/22, LEX nr 3444687 oraz powołane tam obszerne orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego).
Sytuacja ulega jednak istotnej zmianie z chwilą, gdy – tak jak w kontrolowanej sprawie – organ rozpatrujący wniosek o udostępnienie informacji publicznej dojdzie do przekonania o konieczności załatwienia tego wniosku przez wydanie decyzji administracyjnej (odpowiednio: "rozstrzygnięcia", o jakim mowa w art. 17 ust. 1 u.d.i.p.). Wówczas bowiem wniosek o udostępnienie informacji publicznej musi już spełniać wymogi określone w art. 63 K.p.a. W konsekwencji ustalenie, że istnieje podstawa do odmowy udostępnienia informacji publicznej (bądź umorzenia postępowania o udostępnienie informacji, w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 u.d.i.p.) uzasadnia wezwanie wnioskodawcy o uzupełnienie braków formalnych wniosku, jeżeli wniosek jest obarczony brakami, o jakich stanowi ustawa – Kodeks postępowania administracyjnego. W takiej bowiem sytuacji, z mocy art. 16 ust. 2 u.d.i.p., do decyzji, a w konsekwencji i do postępowania poprzedzającego jej wydanie, znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych wniosku znajduje uzasadnienie, po dokonaniu powyższej analizy i uzewnętrznieniu zamiaru organu (wyrok WSA w Poznaniu z 29.11.2022 r., IV SA/Po 437/22, LEX nr 3444687 oraz powołane tam obszerne orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego).
Wszystkie te przypadki, w których ma dojść do podjęcia przez organ aktu administracyjnego, w tym zwłaszcza kwalifikowanego, jakim jest decyzja administracyjna (odmowna oraz o umorzeniu postępowania), bezwzględnie wymagać będą własnoręcznego podpisu wnioskodawcy (podpisu elektronicznego) na wniosku o udostępnienie informacji publicznej, a jego brak winien być usuwany w postępowaniu naprawczym, regulowanym w art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (wyrok NSA z 16.12.2009 r., I OSK 1002/09, LEX nr 602573).
W świetle art. 16 ust. 2 oraz art. 17 ust. 1-2 u.d.i.p. do decyzji odmownej oraz o umorzeniu postępowania stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, co oznacza, że Kodeks ten ma zastosowanie do całego procesu wydawania decyzji, a więc także do kwestii usuwania braków formalnych wniosku o dostęp do informacji publicznej, o ile zobowiązany organ zmierza do wydania takiej decyzji. Podjęcie decyzji administracyjnej w sytuacji niepodpisania wniosku wykazuje cechy działania organu z urzędu, co w przypadku postępowania wszczynanego jedynie na wniosek oznacza wydanie decyzji nieważnej – art. 156 § 1 pkt 2 K.p.a. (wyrok WSA w Poznaniu z 29.11.2022 r., IV SA/Po 437/22, LEX nr 3444687 oraz powołane tam obszerne orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego).
W okolicznościach kontrolowanej sprawy, ani wniosek o dostęp do informacji publicznej, ani wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, nie posiadają formy podania wymaganej przepisami ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego.
Zgodnie z art. 63 § 1-3a ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego, w brzmieniu znajdującym zastosowanie w kontrolowanej sprawie:
"§ 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.
§ 2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres, również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej, i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
§ 3. Podanie wniesione na piśmie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.
§ 3a. Podanie wniesione na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej zawiera dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru".
Dostrzegać również należy, że przesłana na adres e-mail wnioskodawczyni wiadomość zatytułowana decyzja, opatrzona datą 17 kwietnia 2025 roku, adresowana do M. R., zawierająca rozstrzygnięcie, uzasadnienie i pouczenie, nie spełnia wymogów określonych w ustawie – Kodeks postępowania administracyjnego dla czynności procesowej określanej jako wydanie decyzji administracyjnej.
Wydanie decyzji administracyjnej jest czynnością procesową organu administracji publicznej. Polega ona na sporządzeniu decyzji zawierającej konstytutywny minimalny zakres elementów. W ramach tych składników decyzji kluczowy jest podpis wyrażający złożenie przez organ administracji określonego oświadczenia woli. Datą wydania przez organ decyzji jest data jej podpisania przez osobę upoważnioną do jej wydania, która to data determinuje punkt odniesienia dla oceny niektórych elementów związanych z legalnością aktu administracyjnego. Są nimi elementy stanu prawnego, w jakim dana decyzja zapadła, a zatem m.in. właściwość organów, krąg stron postępowania, istnienie podstawy prawnej wydania decyzji (M. Wierzbowski, A. Wiktorowska (red.) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Wyd. 31, Warszawa 2023 oraz powołane tam orzecznictwo).
Zgodnie z treścią art. 14 § 1a K.p.a. sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.
Przekazany Sądowi, jako dokument decyzji z dnia 17 kwietnia 2025 roku, wydruk załącznika do wiadomości e-mail, w sposób oczywisty nie spełnia wymogów określonych w art. 107 § 1 pkt 1 oraz pkt 8 K.p.a.
Kwestią odrębną od postaci aktu załatwiającego sprawę administracyjną (papierowa, elektroniczna) jest kwestia doręczenia decyzji. Doręczenie decyzji jest czynnością materialno-techniczną, a bezskuteczność w zakresie dokonania takiej czynności usuwa się poprzez jej wykonanie/ponowienie w sposób, który będzie skuteczny prawnie.
Moment skutecznego doręczenia decyzji jest chwilą, w której ta decyzja wchodzi w życie, czyli wywołuje określone skutki prawne. Jeżeli zatem decyzja nie została doręczona zgodnie z przepisami regulującymi zasady doręczania stronie tego typu rozstrzygnięć, to nie weszła do obrotu prawnego i nie jest dopuszczalne prowadzenie postępowania w sprawie modyfikacji takiej decyzji przy wykorzystaniu zwykłych czy też nadzwyczajnych środków prawnych. W świetle art. 110 § 1 K.p.a. jak i innych regulacji kodeksowych brak jest jednak podstaw do pozbawienia faktu wydania przez organ administracji publicznej decyzji administracyjnej znaczenia prawnego i utożsamiania daty wydania decyzji z datą jej doręczenia. Z brzmienia omawianego przepisu wynika, że wydana decyzja nie wywoła skutków, jeżeli nie zostanie wprowadzona do obrotu (R. Hauser, M. Wierzbowski (red), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Wyd. 8, Warszawa 2023 oraz powołane tam orzecznictwo).
Wyjaśnić zatem należy, że przesłanie na adres e-mail nawet skanu prawidłowo wydanej decyzji nie możne zostać rozpoznane jako skuteczne doręczenie rozstrzygnięcia sprawy administracyjnej.
Zgodnie z art. 39 § 1 K.p.a. zasadą jest, że organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, zwany dalej "adresem do doręczeń elektronicznych", chyba że doręczenie następuje w siedzibie organu, co oznacza wręczenie dokumentu papierowego (A. Wróbel [w:] M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2022, art. 39, teza 8).
W świetle art. 39 § 2 pkt 1 i pkt 2 K.p.a. w przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa powyżej (na adres do doręczeń elektronicznych lub w siedzibie organu), organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem:
1) przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, albo
2) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Doręczanie pisma przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042), aktualizuje się w przypadku braku możliwości doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych oraz w przypadku braku możliwości doręczenia pisma przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (art. 39 § 3 pkt 1 K.p.a.).
Z powyższych względów Sąd doszedł do przekonania o konieczności usunięcia z obrotu prawnego zaskarżonej decyzji oraz poprzedzającej ją decyzji opatrzonej datą 17 kwietnia 2025 roku, jako obarczonych wadą rażącego naruszenia prawa w rozumieniu art. 156 § 1 pkt 2 K.p.a., o czym orzeczono w punkcie pierwszym sentencji wyroku na podstawie art. 135 oraz art. 145 § 1 pkt 2 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
O należnych stronie skarżącej kosztach postępowania Sąd orzekł w punkcie drugim sentencji wyroku na podstawie art. 200 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Na zasądzoną kwotę składa się opłata uiszczona tytułem wpisu od skargi (200 zł) oraz wynagrodzenie pełnomocnika z wyboru w stawce minimalnej (480 zł) określonej w treści § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 roku w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz. U. 2023, poz. 1935 ze zm.).
Na gruncie niniejszej sprawy przedwczesne jest wypowiadanie się co do kwestii czy zaistniały warunki do udostępnienia żądanej informacji. Przyjmuje, że w przypadku stwierdzania nieważności zaskarżonej decyzji sąd administracyjny orzeka wyłącznie co do przesłanek nieważności decyzji albo jej niezgodności z prawem, nie jest zaś władny rozstrzygać o innych kwestiach dotyczących istoty sprawy (wyrok NSA z 5.01.2024 r., I OSK 1888/22, LEX nr 3702272).
Przy ponownym rozpoznaniu sprawy organ obowiązany jest uwzględnić wskazania zawarte w uzasadnieniu wyroku oraz dopilnować, aby przy wydawaniu nowej decyzji nie naruszono reguł postępowania administracyjnego, wymogów stawianych czynności procesowej w postaci wydania decyzji administracyjnej, a także regułom wprowadzania takiego aktu do obrotu prawnego.