III SA/LU 260/25

III SA/Lu 260/25 - Wyrok WSA w Lublinie
Data orzeczenia
2025-06-26
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2025-05-05
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie
Sędziowie
Agnieszka Kosowska
Anna Strzelec /przewodniczący/
Jerzy Drwal /sprawozdawca/
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Administracyjne postępowanie
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
uchylono zaskarżone postanowienie
Powołane przepisy
Dz.U. 2024 poz 572
art. 39 § 1, 2; art. 129 § 1, 2; art. 134
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.)
Dz.U. 2024 poz 1045
art. 40; art. 41 ust. 1-3; art. 42 ust. 1, 2; art. 147 ust. 3
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
Dz.U. 2024 poz 1557
art. 3 pkt 20
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t. j.)
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Anna Strzelec Sędziowie: Sędzia WSA Jerzy Drwal (sprawozdawca) Asesor WSA Agnieszka Kosowska po rozpoznaniu w dniu 26 czerwca 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi K. B. na postanowienie Wojewody L. z dnia [...] marca 2025 r. nr [...] w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania I. uchyla zaskarżone postanowienie; II. zasądza od Wojewody L. na rzecz K. B. kwotę 597 zł ([...] złotych) z tytułu zwrotu kosztów postępowania.
Uzasadnienie
Zaskarżonym postanowieniem z dnia [...] 2025 r., nr [...], Wojewoda Lubelski stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania przez K. B. (dalej jako "skarżący") od decyzji Wójta Gminy M. z dnia [...] 2024 r., odmawiającej udostępnienia aktów stanu cywilnego - małżeństw i zgonów.
Powyższe rozstrzygnięcie zapadło w następującym stanie faktycznym sprawy.
Decyzją z dnia [...] 2024 r. Wójt Gminy M. (dalej jako "organ I instancji") odmówił uwzględnienia wniosku skarżącego w przedmiocie udostępnienia ksiąg stanu cywilnego do skanowania. Decyzja została wysłana skarżącemu w dniu 8 listopada 2024 r. drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy ePUAP.
W dniu 26 listopada 2024 r. skarżący wniósł odwołanie od powyższej decyzji za pośrednictwem platformy ePUAP.
Pismem z dnia 13 grudnia 2024 r. Wojewoda Lubelski zwrócił się do organu I instancji o przesłanie dokumentu potwierdzającego datę odbioru ww. decyzji przez stronę. W odpowiedzi organ I instancji wyjaśnił, że decyzja z dnia 8 listopada 2024 r. została wysłana stronie w dniu 8 listopada 2024 r. za pośrednictwem ePUAP bez żądania urzędowego poświadczenia odbioru przez stronę; urząd nie posiada potwierdzenia doręczenia decyzji.
Następnie, w piśmie z dnia 30 stycznia 2025 r. organ I instancji poinformował, że w związku z brakiem wygenerowanego UPP w korespondencji z K. B. zostało wysłane zgłoszenie do Ministerstwa Cyfryzacji z prośbą o wygenerowanie potwierdzenia odbioru decyzji z dnia 8 listopada 2024 r. Wyjaśnił, że do chwili obecnej organ I instancji nie otrzymał przedmiotowego UPP, ponieważ osoba odpowiedzialna za realizację zgłoszenia przebywa na zwolnieniu lekarskim do dnia 31 stycznia 2025 r.
Pismem z dnia [...] 2025 r. Wojewoda Lubelski poinformował stronę oraz organ I instancji, że w dalszym ciągu oczekuje na dokument potwierdzający datę odbioru decyzji przez stronę., zaś przewidywany termin rozpatrzenia odwołania to 4 marca 2025 r.
W załączeniu do pisma z dnia 10 lutego 2025 r. organ I instancji przesłał organowi II instancji wydruk, z którego wynikało, że korespondencja wysłana w dniu 8 listopada 2024 r. o godzinie 11:47:53 na adres K. B. została dostarczona na skrytkę odbiorcy w tym samym dniu o godzinie 11:47:59, zaś dokument został odczytany przez odbiorcę w dniu 12 listopada 2024 r. o godzinie 10:12:45.
Postanowieniem z dnia [...] 2025 r. Wojewoda Lubelski stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji.
W uzasadnieniu organ odwoławczy stwierdził, że decyzja organu I instancji została doręczona stronie skarżącej drogą elektroniczną w dniu 8 listopada 2024 r. i była możliwa do odczytania oraz pobrania, natomiast odczytana została w dniu 12 listopada 2024 . Skoro decyzja została dostarczona w dniu 8 listopada 2024 r. to czternastodniowy termin do wniesienia odwołania w niniejszej sprawie upłynął z dniem 22 listopada 2024 r. Odwołanie od decyzji zostało nadane drogą elektroniczną w dniu 26 listopada 2024 r., a zatem po upływie wskazanego terminu. Data odczytania decyzji nie może być uznana za datę doręczenia decyzji. Strona nie składała wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania.
Skarżący wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie skargę na powyższe postanowienie, zarzucając naruszenie przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 134 w zw. z 57 § 5 pkt 1 k.p.a. poprzez stwierdzenie uchybienia terminu do wniesienia odwołania, w sytuacji gdy odwołanie zostało wniesione w terminie.
W uzasadnieniu skarżący przywołał treść art. 39 § 1 k.p.a. i art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045), zwanej dalej jako "u.d.e." i wyjaśnił, że w przypadku podmiotu publicznego dowód otrzymania wystawiany jest od razu po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. Natomiast w przypadku podmiotów niepublicznych dowód otrzymania wystawiany jest w momencie faktycznego odebrania korespondencji lub w przypadku nieodebrania korespondencji w przeciągu 14 dni, po ich upływie. Decyzja organu I instancji wpłynęła na skrzynkę pełnomocnika skarżącego w dniu 8 listopada 2024 r. bez Urzędowego Potwierdzenia Doręczenia. Decyzja została odebrana/odczytana 12 listopada 2024 r. Tym samym odwołanie zostało złożone w terminie, tj. 26 listopada 2024 r. Zdaniem skarżącego, postanowienie nie zawiera uzasadnienia prawego, o którym mowa w art. 107 § 3 k.p.a.
Wskazując na powyższe zarzuty skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości oraz o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania.
Organ odwoławczy wniósł o oddalenie skargi.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie zważył, co następuje:
Skarga jest zasadna.
Przedmiotem rozpoznawanej sprawy jest postanowienie organu odwoławczego stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji.
W myśl art. 129 § 1 k.p.a. odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia jej ogłoszenia stronie (art. 129 § 2 k.p.a.). Wskazany termin jest terminem zawitym, co oznacza, że jego przekroczenie, niezależnie od przyczyn, powoduje konieczność stwierdzenia, że odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminu. Jednocześnie jest to termin ustawowy, a zatem wiąże wszystkie osoby i organy występujące w postępowaniu administracyjnym.
Organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne (art. 134 k.p.a.).
W rozpoznawanej sprawie decyzja Wójta Gminy M. z dnia 8 listopada 2024 r. została wysłana drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy ePUAP. Okolicznością bezsporną jest, że decyzja ta została doręczona bez Urzędowego Potwierdzenia Odbioru. Bezsporne jest również, że odwołanie od tej decyzji zostało nadane drogą elektroniczną przez ePUAP w dniu 26 listopada 2024 r.
Istota sporu w niniejszej sprawie sprowadza się do ustalenia daty doręczenia skarżącemu decyzji, od której należy liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji.
Kwestia doręczeń została uregulowana w przepisie art. 39 § 1 k.p.a., zgodnie z którym organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 u.d.e., chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu.
Doręczenia elektroniczne stanowią podstawowy sposób doręczania korespondencji przez organy administracji publicznej. Dopiero gdy nie możliwości doręczenia drogą elektroniczną, organ administracji publicznej doręcza pisma pocztą albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 § 2 k.p.a.).
Stosownie do art. 394 k.p.a., w przypadku doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1, do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się przepis art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
Zgodnie z art. 40 u.d.e., operator wyznaczony w ramach świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wystawia dowody wysłania i dowody otrzymania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Dowód otrzymania, stosownie do art. 41 ust. 1 u.d.e., jest wystawiany po:
1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;
3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.
Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu (art. 41 ust. 2 u.d.e.). Natomiast przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.d.e.).
Zgodnie zaś z art. 42 ust. 1 u.d.e., w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili:
1) odebrania korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1;
2) wpłynięcia korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 2.
W przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 3, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego (art. 42 ust. 2 u.d.e.).
Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca wyraźnie rozróżnił moment wpłynięcia dokumentu na elektroniczną skrzynkę odbiorczą i moment jego doręczenia adresatowi. Czym innym jest bowiem wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych, przez które rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu, a czym innym odebranie dokumentu elektronicznego, czyli każde działanie adresata, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres i może zapoznać się z treścią dokumentu.
W obu przypadkach kluczowym dokumentem potwierdzającym daną czynność jest odpowiednio dowód wysłania i dowód otrzymania. Dowód otrzymania jest wystawiany w trzech przypadkach, tj. po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego lub po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. W przypadku doręczenia elektronicznego korespondencji przez podmiot publiczny do podmiotu niepublicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili odebrania korespondencji. Dowód otrzymania można zatem uznać za elektroniczny odpowiednik papierowego zwrotnego potwierdzenia odbioru.
Jak już wyżej wskazano, decyzja organu I instancji została wysłana pełnomocnikowi strony skarżącej za pośrednictwem platformy ePUAP. Zgodnie z art. 147 ust. 3 u.d.e., doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, o których mowa w ust. 2, nieposiadających adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli:
1) korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, albo
2) ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP
– jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 31 grudnia 2025 r.
W przypadkach, o których mowa w ust. 1-3, urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy zmienianej w art. 105, jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 (art. 147 ust. 4 u.d.e.). Do doręczeń, o których mowa w ust. 1-3 i 5, przepis art. 41 stosuje się odpowiednio (art. 147 ust. 6 u.d.e.).
Zgodnie z art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557 z późn. zm.), urzędowe poświadczenie odbioru oznacza dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające:
a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument,
b) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego – w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu,
c) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 albo 2 – w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny,
d) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru
Urzędowe Poświadczenie Odbioru stanowi zatem niepodważalny dowód doręczenia pisma za pośrednictwem platformy ePUAP, który zawiera jednoznaczną identyfikację strony, czynności oraz czasu dokonania danej czynności.
W aktach rozpoznawanej sprawy brak jest Urzędowego Poświadczenia Odbioru decyzji organu I instancji przez stronę skarżącą. Brak Urzędowego Poświadczenia Odbioru oznacza brak dokumentu jednoznacznie potwierdzającego skuteczne doręczenie stronie skarżącej decyzji organu I instancji, zawierającego datę doręczenia. Brak ten został zauważony przez organ odwoławczy, który zwrócił się do organu I instancji o przesłanie dokumentu potwierdzającego datę odbioru decyzji przez stronę skarżącą. Jak wynika z akt sprawy, organ I instancji nie przekazał Urzędowego Poświadczenia Odbioru, nadesłał natomiast pismo, które, jak wynika z odpowiedzi na skargę, ma pochodzić z Centralnego Ośrodka Informatyki w którym wskazano, że "Korespondancja wysłana w dniu 2024-11-08 o godzinie 11:47:53 na adres skrytki /[...] została dostarczona na skrytkę odbiorcy w dniu 2024-11-08 o godzinie 11:47:59 Dokument został odczytany przez odbiorcę w dniu 2024-11-12 o godzinie 10:12:45".
Sąd stwierdza zatem, że organy nie dysponują Urzędowym Poświadczeniem Odbioru, ani innym równoważnym dokumentem, potwierdzającym, że decyzja organu I instancji została doręczona pełnomocnikowi skarżącego w tym dniu. Jedynym dokumentem, jakim dysponują organy jest wydruk z bliżej nieokreślonego źródła, z którego wynika, że korespondencja wysłana w dniu 8 listopada 2024 r. o godzinie 11:47:53 na adres K. B. została dostarczona na skrytkę odbiorcy w tym samym dniu o godzinie 11:47:59, zaś dokument został odczytany przez odbiorcę w dniu 12 listopada 2024 r. o godzinie 10:12:45.
W świetle powyższych okoliczności, potwierdzonych przez stronę oraz organy obu instancji, spór sprowadza się do ustalenia skutków prawnych bezspornych zdarzeń z 8 i 12 listopada 2024 r. (nadanie i odebranie decyzji), istotnych w kontekście sposobu obliczenia terminu dla wniesienia odwołania od decyzji z dnia 8 listopada 2024 r.
Mając na uwadze przepisy regulujące doręczenia elektroniczne, data 8 listopada 2024 r., w której pismo zostało "dostarczone" stanowi datę wpłynięcia dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych, czyli zaistnienia warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.d.e.). Natomiast data 12 listopada 2024 r., w której dokument został "odczytany", stanowi datę odebrania korespondencji (art. 41 ust. 2 u.d.e.). Powyższe koreluje z twierdzeniem strony skarżącej i organów obu instancji.
W tej sytuacji należy przyjąć, że decyzja organu I instancji została doręczona skarżącemu w dniu 12 listopada 2024 r. i od tej daty należy liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania, który upływał w dniu 26 listopada 2024 r. Decyzja ta wprawdzie znalazła się na skrzynce odbiorczej strony w dniu 8 listopada 2024 r. (wpłynęła), jednak została odczytana przez stronę (odebrana) dopiero w dniu 12 listopada 2024 r. Oznacza to, że odwołanie od decyzji z dnia 8 listopada 2024 r. zostało wniesione w ustawowym terminie.
Powyższe oznacza, że organ odwoławczy dopuścił się naruszenia wskazanych na wstępie przepisów postępowania, które miało wpływ na wynik sprawy. Decydując się na tryb przedłożenia zamiast trybu doręczenia, organ I instancji w istocie pozbawił się doręczenia w sposób zapewniający jednoznaczną identyfikację strony, czynności oraz czasu dokonania tej czynności. Strona postępowania nie może natomiast ponosić negatywnych konsekwencji takich zaniedbań organu. Jeszcze raz podkreślić należy, że ustawodawca wyraźnie rozróżnia moment wpływu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych i moment odebrania tej korespondencji przez adresata, a także chwilę doręczenia korespondencji w zależności od tego czy adresatem jest podmiot publiczny czy niepubliczny. Wydając zaskarżone rozstrzygnięcie organ odwoławczy nie dysponował Urzędowym Poświadczeniem Odbioru, ani innym równoważnym dokumentem potwierdzającym, że decyzja organu I instancji została doręczona stronie w dniu 8 listopada 2024 r., a mimo to, nie uzasadniając w ogóle swojego stanowiska, w sposób dowolny przyjął, że jest to data doręczenia stronie decyzji organu I instancji, od której należy liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania.
Z tych wszystkich względów, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie uchylił zaskarżone postanowienie Wojewody Lubelskiego, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.), dalej jako "p.p.s.a.". O kosztach postępowania Sąd orzekł na mocy art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a.
Organ odwoławczy uwzględni powyższe uwagi i rozpozna odwołanie wniesione w ustawowym terminie przez stronę skarżącą.
Sprawa niniejsza została rozpoznana przez sąd na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym. W świetle art. 119 pkt 3 p.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, gdy przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. W sprawie niniejszej przedmiotem skargi było postanowienie wymienione w art. 119 pkt 3 p.p.s.a.