III SA/Kr 2076/24

III SA/Kr 2076/24 - Wyrok WSA w Krakowie
Data orzeczenia
2025-04-01
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2024-12-04
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie
Sędziowie
Bogusław Wolas /przewodniczący/
Katarzyna Marasek-Zybura /sprawozdawca/
Marta Kisielowska
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Akta stanu cywilnego
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
uchylono zaskarżoną decyzję i poprzedzającą decyzję I instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2019 poz 2167
Art. 1  par. 1  i 2
Ustawa z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych - tekst jedn.
Dz.U. 2023 poz 775
Art. 138  par. 1  pkt 1
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t. j.)
Dz.U. 2014 poz 1741
Art. 11 ust. 2
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego - tekst jedn.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Bogusław Wolas Sędziowie: Sędzia WSA Katarzyna Marasek-Zybura (spr.) Asesor WSA Marta Kisielowska po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 1 kwietnia 2025 r. przy udziale Prokuratora Prokuratury Rejonowej Kraków-Śródmieście Zachód M. Ż. sprawy ze skargi M. D. na decyzję Wojewody Małopolskiego z dnia 21 października 2024 r. znak: WO-II.6231.1.4.2024 w przedmiocie odmowy wydania kserokopii aktu małżeństwa I. uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji, II. zasądza od Wojewody Małopolskiego na rzecz skarżącego 100 zł (słownie: sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania.
Uzasadnienie
Decyzją z dnia 25 lipca 2024 r. znak: WO-II.6231.1.4.2024, Wojewoda Małopolski, działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572, z późn. zm., dalej: k.p.a.) w związku z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2023 poz. 1378 z późn. zm., dalej p.a.s.c.) utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w G. nr USC.5364.9.2023 z dnia 25 lipca 2024 r. o odmowie wydania M. D. (dalej: skarżący) kserokopii aktu małżeństwa na nazwisko W. G. – J. P. zarejestrowanego w łączonej księdze metrykalnej parafii K., obejmującej lata 1884-1945, na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 164 z późn. zm.).
Powyższe decyzje zostały wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym.
Pismem z dnia 27 września 2023 r., skarżący zwrócił się do Urzędu Stanu Cywilnego w G. z wnioskiem o wydanie kserokopii aktu małżeństwa na nazwisko W. G. – J. P. (rodzice cioci), znajdującego się w księdze metrykalnej, przechowywanej w Urzędzie Stanu Cywilnego w G. We wniosku wskazał, że ww. akt małżeństwa, które zostało zawarte ok. 1937-1939 r. w G. lub w K., liczy ponad 80 lat i jest aktem archiwalnym, nie podlega przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, a jego udostępnienie następuje na zasadach określonych w ustawie z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jednocześnie wyjaśnił, że kserokopia, o którą wnioskuje, jest mu niezbędna do celów związanych z historią rodziny.
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w G., decyzją z dnia 25 lipca 2024 r. znak: USC.5364.9.2023, odmówił wydania kserokopii aktu małżeństwa na nazwisko W. G. – J. P.
Na wstępie organ I instancji wskazał, że pismami z dnia 20 października 2023 r. i 20 czerwca 2024 r. wezwał skarżącego do złożenia dokumentów, potwierdzających istnienie interesu prawnego do uzyskania dostępu do aktu w formach określonych w p.a.s.c. Jednak skarżący takiego interesu prawnego nie wykazał.
Organ I instancji odmawiając wydania kserokopii aktu małżeństwa stwierdził, że przedmiotowy akt małżeństwa znajduje się w łączonej księdze parafialnej miejscowości K., obejmującej odpowiednio urodzenia, małżeństwa i zgony, których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego jeszcze nie upłynął, ponieważ księga ta obejmuje akty stanu cywilnego za okres od 1884 roku d 1945 roku. Wyjaśnił, że okres przechowywania przedmiotowej łączonej księgi w Urzędzie Stanu Cywilnego w G., zwierającej akt stanu cywilnego, którego uzyskaniem zainteresowany jest skarżący, upływa po 100 latach od zamknięcia ostatniej księgi urodzeń, znajdującej się w tej księdze tj. 31 grudnia 2045 r., zgodnie z art. 128 ust. 1 p.a.s.c., pod warunkiem, że w każdym akcie urodzenia figuruje informacja o zgonie osoby, której akt dotyczy. Aktualnie zatem, akty sporządzone w przedmiotowej księdze mogą być udostępniane na zasadach określonych w p.a.s.c.
Zdaniem organu I instancji, skoro nie upłynął jeszcze maksymalny okres przechowywania księgi stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w G., nie powstał obowiązek jej przekazania do właściwego archiwum państwowego, wyłączający obowiązek przekazania tej księgi do rejestru stanu cywilnego, z czym wiąże się udostępnianie ich na zasadach przewidzianych przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z powyższego wynika, że akt, o którego kopię wnioskuje skarżący, nie jest aktem archiwalnym. Niemożliwym jest zatem uzyskanie kserokopii tego aktu w trybie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Na poparcie swojego stanowiska, organ I instancji przywołał orzecznictwo sądów administracyjnych
Powyższa decyzja, niezawierająca podpisu oraz danych dotyczących imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji, została doręczona skarżącemu w dniu 31 lipca 2024 r.
W odwołaniu wniesionym od ww. decyzji, skarżący podniósł kwestię braku wyżej wskazanych elementów składowych decyzji.
W związku z powyższym, decyzja opatrzona podpisem i pieczęcią Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w G., została doręczona skarżącemu w dniu 7 sierpnia 2024 r.
W odwołaniu wniesionym od ww. decyzji, skarżący zarzucił błędy merytoryczne oraz błędną wykładnie przepisów art. 130 ust. 4 w związku z art. 128 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego, brak odniesienia się do orzeczeń sądów administracyjnych, przywołanych w argumentacji skarżącego, a także oparcie się na stanowisku przedstawionym w orzeczeniach Wojewódzkich Sądów Administracyjnych, które zostały wycofane z obiegu prawnego wyrokami Naczelnego Sądu Administracyjnego. W ocenie skarżącego małżeństwa i zgony z lat 1884-1943, które znajdują się w księdze łączonej, nie podlegają już ochronie przewidzianej w Prawie o aktach stanu cywilnego - zgodnie z tą ustawą minęło już 80 lat od ich sporządzenia i stają się dokumentami archiwalnymi, a stanowisko takie jest wyrażone w prawomocnych orzeczeniach polskich sądów administracyjnych. Skarżący podniósł również, że w rezultacie nieprawidłowego doręczenia przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w G. decyzji z dnia 25 lipca 2024 r. poniósł dodatkowe koszty pocztowe związane z dostarczeniem odwołania do Urzędu.
Wojewoda Małopolski uznał wniesione odwołanie za nieuzasadnione i opisaną na wstępie decyzją z dnia 21 października 2024 r. orzekł o utrzymaniu w mocy decyzji organu I instancji.
Na wstępie organ odwoławczy streścił przebieg dotychczasowego postępowania oraz szczegółowo przedstawił przepisy mające zastosowanie w niniejszej spawie oraz procedurę udostępniania przez kierownika urzędu stanu cywilnego aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach prowadzonych przed dniem wejścia w życie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego,
Wyjaśnił, że podstawę orzekania w przedmiotowej sprawie stanowią przepisy, obowiązującej od 1 marca 2015 r. tj. ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. Zgodnie z art. 128 ust. 1 zd. 1 p.a.s.c. przekazanie ksiąg urodzeń do właściwego archiwum państwowego winno nastąpić po upływie 100 lat natomiast ksiąg małżeństw oraz ksiąg zgonów po upływie 80 lat od ich zamknięcia. Zanim jednak nastąpi przekazanie ksiąg do archiwum państwowego – po upływie tego okresu, w ciągu kolejnych 10 lat od dnia wejścia w życie ustawy p.a.s.c. (1 marca 2015 r.) księgi małżeństw i zgonów dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił przed tą datą (zgodnie z art. 129 ust. 1 p.a.s.c.) i w ciągu kolejnych 2 lat od dnia wejścia w życie p.a.s.c. – księgi urodzeń dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił przed tą datą (zgodnie z art. 129 ust. 2 p.a.s.c.) nadal mogą być przechowywane w urzędzie stanu cywilnego. Księgi urodzeń małżeństw i zgonów, dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił po wejściu w życie p.a.s.c. w ciągu kolejnych 2 lat po upływie tego terminu nadal mogą być przechowywane w urzędzie stanu cywilnego (art. 129 ust. 3 p.a.s.c.).
Jednocześnie, w myśl art. 130 ust. 4 p.a.s.c., sporządzone w tych księgach akty nie mogą być przenoszone do rejestru stanu cywilnego, a ich udostępnianie oraz udostępnianie akt zbiorowych przez kierownika urzędu stanu cywilnego winno odbywać się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z kolei zgodnie z ogólnym uregulowaniem art. 16a ust. 1 ww. ustawy dostęp do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu, a ograniczenia w tym zakresie mogą nastąpić z przyczyn wskazanych w ustawie.
Zamknięcie księgi stanu cywilnego następuje z upływem ostatniego dnia roku, w którym sporządzono ostatni akt stanu cywilnego w danej księdze. W przypadku księgi łączonej (tj. jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga) termin jej przechowywania (100 lat dla urodzeń, 80 lat dla małżeństw i zgonów) liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.
Wojewoda Małopolski zwrócił uwagę, że przedmiotem zainteresowania skarżącego jest akt małżeństwa zarejestrowany w łączonej księdze metrykalnej parafii K., prowadzonej w latach 1884-1945, tj. zamkniętej z dniem 31 grudnia 1945 r., w której dla każdego roku była prowadzona w jednej księdze łącznie rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów. W księdze tej zarejestrowane są urodzenia z lat 1884-1945, małżeństwa z lat 1989-1945 oraz zgony z lat 1889-1945.
Gdyby zatem księgi prowadzone w wyżej wymienionej księdze, w której został sporządzony akt stanu cywilnego znajdujący się w kręgu zainteresowania skarżącego, były "samodzielnymi" księgami stanu cywilnego, obejmującymi kolejne lata (1884, 1885 itd.), to – wg. stanu prawnego na dzień wydania zaskarżonej decyzji odmownej – w istocie okres ich przechowywania w Urzędzie Stanu Cywilnego w G. zakończyłby się odpowiednio: po upływie 100 lat od zamknięcia każdej z ksiąg urodzeń (tj. z końcem 1984 r., 1985 r., aż do 2045 r.) oraz po upływie 80 lat od zamknięcia każdej z ksiąg małżeństw i zgonów (tj. z końcem 1969 r., 1970 r., aż do 2025 r.). W konsekwencji, akty małżeństw (podobnie jak akty zgonów), sporządzone w odrębnie prowadzonych księgach z lat 1889-1934, dla których 80 letni okres przechowywania upłynąłby przed wejściem w życie p.a.s.c., zaś dziesięcioletni termin na przekazanie ich przez kierownika urzędu stanu cywilnego do archiwum państwowego (na podstawie art.129 ust. 1 p.a.s.c.) upływałby dopiero w 2025 r., w dniu złożenia wniosku przez skarżącego stanowiłyby już materiał archiwalny, objęty zasadami udostępniania określonymi w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Akty małżeństw i zgonów, sporządzone w odrębnych księgach z lat 1935-1941, dla których 80 letni okres przechowywania upłynąłby już po wejściu w życie p.a.s.c. (tj. z końcem odpowiednio 2015 r. – 2021 r.), zaś termin przekazania do archiwum państwowego (w ciągu dwóch lat po upływie terminu przechowywania – art. 129 ust 3 p.a.s.c.) upłynąłby odpowiednio w latach 2017-2023, jako materiał archiwalny powinny znajdować się w archiwum państwowym. Z kolei księgi małżeństw z lat 1942-1943, dla których 80 letni okres przechowywania upłynąłby z końcem odpowiednio 2022 r. – 2023 r., zaś dwuletni termin przekazania do archiwum państwowego upłynąłby odpowiednio w latach 2024- 2025, podlegałyby udostępnieniu przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w G. na zasadach archiwalnych. Nie posiadałyby jeszcze statusu materiału archiwalnego i podlegałyby udostępnieniu na podstawie przepisów p.a.s.c. księgi małżeństw i zgonów z lat 1944-1945, dla których 80 letni okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego upływałby dopiero w latach 2024-2025.
W ocenie Wojewody Małopolskiego, uwzględniając jednak, że akt stanu cywilnego (akt małżeństwa), którego kserokopii żąda skarżący zarejestrowano w łączonej księdze, obejmującej urodzenia, małżeństwa i zgony, prowadzonej w latach 1884 – 1945, termin przechowywania takiej księgi – zgodnie z art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c. - liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi sporządzonej w danej łączonej księdze tj. od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono ostatni akt w księdze. Jednocześnie, z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika, że udostępnianie przez kierownika USC – na zasadach archiwalnych – aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego, prowadzonych przez dniem wejścia w życie p.a.s.c., odbywa się po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. Tym samym, dopiero po upływie terminu przechowywania (31 grudnia 2045 r.) wszystkie akty z danej księgi łączonej, jako podlegające przekazaniu do archiwum państwowego, będą mogły być udostępniane na zasadach archiwalnych przez kierownika urzędu stanu cywilnego do czasu przekazania ich do Archiwum Państwowego (tj. co winno nastąpić do 31 grudnia 2047 r.). Oznacza to, że do upływu wyżej wskazanego terminu (31 grudnia 2045 r.) wszystkie akty z księgi łączonej mogą być udostępniane tylko w trybie przewidzianym przez przepisy p.a.s.c. i podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego.
Organ odwoławczy odnosząc się do zarzutu naruszenia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w zw. z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. opartego na przekonaniu, że wykładnia przepisów p.a.s.c., wyrażająca się w przyjęciu, że wspólny okres przechowywania ksiąg stanu cywilnego w ramach księgi łączonej oznacza także wspólny okres udostępniania aktów, wyjaśnił, że możliwość udostępniania aktów z księgi łączonej na zasadach archiwalnych i zakaz przenoszenia ich do rejestru stanu cywilnego otwiera się po upływie okresów przechowywania liczonych od zamknięcia ostatniej księgi w danej księdze. Zasada ta dotyczy wszystkich aktów z takiej księgi, gdyż z brzmienia 130 ust. 4 w związku z 128 ust. 1 i 1a nie da się wyprowadzić w tym zakresie żadnych wyjątków.
Wojewoda, za nieuzasadnione uznał również stanowisko skarżącego, że spośród aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księdze metrykalnej parafii K. "(...) małżeństwa i zgony z lat 1884 -1943, które znajdują się w księdze łączonej, nie podlegają już ochronie przewidzianej w Prawie o aktach stanu cywilnego – zgodnie z tą ustawą minęło już 80 lat od ich sporządzenia i stają się dokumentami archiwalnymi. Ochroną taką są objęte akty urodzenia z lat 1924-1945 oraz akta małżeństwa i zgonów z lat 1944-1945 (...)". Wyjaśnił, że treść art. 130 ust. 4 p.a.s.c. nie pozwala na taką jego interpretację jakoby zwrot "udostępnianie ich" odnosił się do aktów stanu cywilnego (a nie ksiąg), tj. do danego rocznika aktów (księgi cząstkowej), składającego się na księgę łączoną. Zdaniem organu odwoławczego, na podstawie art. 128 ust. 1 zd. 2 nie można przyjąć, że "data zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego, prowadzonej w danej księdze", od której liczony jest okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego księgi łączonej (tj. takiej, w której prowadzona jest więcej niż jedna księga stanu cywilnego), odnosi się do ostatniej księgi cząstkowej, składającej się na księgę danego rodzaju aktów stanu cywilnego, które fizycznie tworzą wolumin. W istocie bowiem, wobec braku możliwości fizycznego rozdzielenia takich ksiąg, ich okres przechowywania zostaje wydłużony do okresu przechowywania ostatniej księgi. Skoro udostępniania na zasadach archiwalnych (zgodnie z treścią art. 130 ust. 4 p.a.s.c.) uzależniona jest od upływu okresów przechowywania wskazanych w art. 128 ust. 1 to w przypadku woluminu, zawierającego księgi różnego rodzaju i z różnych roczników, upływ okresu przechowywania, determinującego okres przechowywania wszystkich aktów w takiej księdze (woluminie) wyznacza moment, w którym otwiera się możliwość udostępniania dla wszystkich aktów w tej księdze.
W związku z powyższym, organ I instancji dokonał prawidłowej interpretacji przepisów p.a.s.c. dotyczących udostępniania ksiąg stanu cywilnego.
Udostępnienie przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w G. wskazanego przez skarżącego aktu możliwe jest tylko na zasadach określonych w ustawie p.a.s.c. W związku z powyższym, organ I instancji słusznie zwrócił uwagę na możliwość uzyskania przez skarżącego dostępu do danych zawartych w akcie małżeństwa w formie samodzielnie wykonanej fotokopii, pod warunkiem wykazania, że skarżący należy do kręgu osób wymienionych wprost w przepisach p.a.s.c., uprawnionych do otrzymania odpisu tego aktu, bądź wykazania posiadania interesu prawnego do jego uzyskania.
Jak wynika z akt sprawy, skarżący nie udowodnił, że należy do kręgu podmiotów bezpośrednio uprawnionych na mocy przepisów ustawy do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego, o którego udostępnienie w formie uzyskania kserokopii wnioskuje.
Ponadto Wojewoda podkreślił, że skarżący nie wykazał w sposób obiektywnie sprawdzalny czy i jaki wpływ uzyskanie dostępu do danych zawartych w akcie małżeństwa miałoby na jego sytuację prawną. Chęć zapoznania się z treścią przedmiotowego aktu z uwagi na profil swoich zainteresowań (prowadzenie poszukiwań genealogicznych) nie wypełnia bowiem wartości, na jakich jest oparty interes prawny. W tych okolicznościach nie było podstaw do udostępnienia aktu małżeństwa, sporządzonego w przechowywanej przez Urząd Stanu Cywilnego w G. łączonej księdze metrykalnej parafii K., prowadzonej w latach 1884-1945.
Końcowo, organ odwoławczy wyjaśnił, że skarżącemu w dniu 31 lipca 2024 r. omyłkowo doręczono projekt decyzji. Powyższe uchybienie, nie miało jednak wpływu na ocenę załatwienia sprawy.
W skardze wniesionej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, skarżący zarzucił naruszenie przepisów prawa materialnego tj. art. 130 ust. 4 w zw. z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. poprzez ich błędną wykładnię.
Z uwagi na powyższe skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji i poprzedzającej ją decyzję organu I instancji.
W uzasadnieniu skargi, skarżący wskazał, że księgi stanu cywilnego tzw. łączone, podlegają przekazaniu do archiwum państwowego po zamknięciu księgi np. księgi łączone z lat 1884 - 1945 (urodzenia, małżeństwa, zgony), będzie można przekazać do archiwum państwowego najszybciej w dniu 1 stycznia 2046 r. Jednak małżeństwa i zgony z lat 1884-1943, które znajdują się w księdze łączonej, nie podlegają już ochronie przewidzianej w Prawie o aktach stanu cywilnego, zgodnie z ustawą minęło już 80 lat od ich sporządzenia i stają się dokumentami archiwalnymi. Ochroną taką są objęte akta urodzenia z lat 1924 - 1945 oraz akta małżeństw i zgonów z lat 1944 - 1945. Na poparcie swojego stanowiska, skarżący przytoczył orzecznictwo sądowoadministracyjne.
Ponadto skarżący zwrócił uwagę, że organy, na poparcie swojego stanowiska powołały się na dwa wyroki sądów administracyjnych tj. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku, sygn. II SA/Bk 163/21 oraz Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, sygn. II SA/Rz 993/21, które zostały uchylone przez Naczelny Sąd Administracyjny.
W odpowiedzi na skargę Wojewoda Małopolski wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zaprezentowane w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył co następuje:
Stosownie do art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935, dalej p.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego w sposób, który miał wpływ na wynik sprawy, bądź przepisów postępowania w stopniu, który mógł mieć istotny wpływ na wynik sprawy, a także stosują środki określone w ustawie. Sąd administracyjny, zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a., rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a p.p.s.a.
Skarga zasługiwała na uwzględnienie.
W analogicznych sprawach do niniejszej zapadły wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 marca 2023 r., sygn. II OSK 192/22; z dnia 14 lutego 2024 r., sygn. II OSK 1243/21, oraz Wojewódzkich Sądów Administracyjnych np. w Krakowie z dnia 1 lutego 2024 r., sygn. III SA/Kr 1512/23, opubl. w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych). Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie w pełni podziela wyrażone tam stanowisko, dlatego też częściowo posłuży się argumentami zawartymi w tych wyrokach.
Spór w kontrolowanej sprawie sprowadzał się do oceny zasadności odmowy udostępnienia skarżącemu (wykonania fotokopii) aktu małżeństwa na nazwisko W. G. – J. P. zarejestrowanego w łączonej księdze metrykalnej parafii K., obejmującej lata 1884-1945. Według orzekających organów administracji publicznej, żądane przez skarżącą dokumenty, nie są materiałem archiwalnym i nie mogą być udostępnione na zasadach ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Stanowisko to nie było trafne.
Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:
1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
Zgodnie z ust. 2 powołanego przepisu okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (ust. 3). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (ust. 4). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje zgodnie z art. 26 ust. 4 (ust. 5). Stosownie natomiast do tego ostatnio wskazanego przepisu, dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, mogą być wydawane w przewidzianej przepisami formie - na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny.
Stosownie do art. 128 ust. 1 p.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Ustęp 1a tego przepisu stanowi, że jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.
Jak stanowi natomiast art. 130 ust. 4 p.a.s.c., akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164). Z uwagi na odesłanie zawarte w ostatnio przywołanym przepisie zwrócić należy uwagę na art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis ten wyraża ogólną regułę wskazującą, iż prawo dostępu do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu. Z kolei art. 16b ust. 1 stanowi, że dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:
1) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:
a) o ochronie informacji niejawnych,
b) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;
2) ze względu na ochronę:
a) dóbr osobistych, b) danych osobowych;
3) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
2. Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:
1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:
a) urodzeń - po 100 latach,
b) małżeństw i zgonów - po 80 latach (...).
Z powołanego powyżej przepisu art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i ust. 1a p.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów. Tak więc, z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz wcześniej powołanych przepisów nie można wywnioskować więcej niż to, że po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed 1 marca 2015 r. (przed dniem wejścia w życie p.a.s.c.) z jednej stronny nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, z drugiej zaś podlegają przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, co jednak nie oznacza, że upływ okresów przekazania determinuje kwestię udostępnienia takich materiałów. Przepisy te stanowią bowiem o przechowywaniu, a nie udostępnianiu ww. materiałów. W rezultacie, zdaniem Sądu, art. 128 p.a.s.c. nie wprowadza zmian w odniesieniu do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego, bo okres przechowywania ksiąg nie oznacza, że wspólny jest także okres ich udostępniania.
Wskazany więc wyżej obowiązek udostępnienia materiałów archiwalnych, powstaje zatem każdorazowo w odniesieniu do aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., a więc przed 1 marca 2015 r., w sytuacji gdy księga stanu cywilnego nie została jeszcze przekazana do archiwum państwowego, a upłynęły okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. Istota tej regulacji polega bowiem na wskazaniu podmiotu odpowiedzialnego za udostępnienie wskazanych nią materiałów w okresie przejściowym, tj. do czasu ich przekazania właściwemu archiwum, a nie terminów otwierających lub zamykających możliwość takiego udostępnienia (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 28 listopada 2022 r., sygn. III SA/Kr 831/22, opubl. w CBOSA). Wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. Z uwagi zaś na powyższe dostrzec trzeba, że z art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wynika jasno, że materiały archiwalne w postaci aktów stanu cywilnego, podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń – po 100 latach; b) małżeństw i zgonów – po 80 latach. Skoro więc ustawodawca sprecyzował, kiedy wspomniany zasób archiwalny podlega udostępnieniu na zasadach przedmiotowej ustawy, to nie można wywodzić z przepisów o przechowywaniu ksiąg stanu cywilnego zawartych w p.a.s.c. skutków przeciwnych w stosunku do unormowania zawartego w art. 16a ust. 1 oraz art. 16b ust. 2 pkt 1 lit. a i b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Ponadto, zdaniem Sądu, w odniesieniu do księgi stanu cywilnego, w stosunku do której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, choćby z uwagi na łączne prowadzenie w księdze zarówno księgi małżeństw, jak i urodzeń oraz zgonów, lecz jest ona księgą zamkniętą, również nie stosuje się przepisów p.a.s.c., gdy chodzi o udostępnianie zgromadzonych w niej zasobów, ponieważ wraz z zamknięciem tej księgi stanowi ona materiał archiwalny. Jak zaś wyżej wskazano, kwestię udostępniania materiałów archiwalnych reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w art. 16b ust. 2.
W ocenie Sądu, wadliwe było zatem stanowisko przyjęte w zaskarżonej decyzji utożsamiające kwestię udostępniania wnioskowanych przez skarżącą materiałów z ksiąg stanu cywilnego z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego.
Końcowo, należy wskazać, iż trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu - stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tak. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 marca 2023 r., sygn. II OSK 192/22; z dnia 14 lutego 2024 r., sygn. II OSK 1243/21, z dnia 22 stycznia 2019 r., sygn. II OSK 417/17 oraz Wojewódzkich Sądów Administracyjnych np. w Rzeszowie z dnia 29 listopada 2023 r., sygn. II SA/Rz 1009/23 czy w Krakowie z dnia 1 lutego 2024 r., sygn. III SA/Kr 1512/23, opubl. w CBOSA). Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Zdaniem Sądu, orzekające organy administracji dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 28 ust. 4, art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając tę sprawę organ winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, uwzględniając ocenę prawną wyrażoną w niniejszym wyroku i rozpoznać wniosek skarżącej. W szczególności organ powinien zbadać, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych skonstruowane w art. 16b ust. 1 powołanej wyżej ustawy.
Mając na względzie powyższe, Sąd uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzająca ją decyzję organu I instancji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a w związku z art. 135 p.p.s.a.
O kosztach postępowania Sąd orzekł na zasadzie art. 200 p.p.s.a. w zw. z art. 210 par. 2 p.p.s.a. Stosownie do tych przepisów, w razie uwzględnienia skargi przez sąd pierwszej instancji przysługuje skarżącemu od organu, który wydał zaskarżony akt zwrot kosztów postępowania niezbędnych do celowego dochodzenia praw, a w sytuacji orzekania przez sąd na posiedzeniu niejawnym, gdy strona nie jest reprezentowana przez zawodowego pełnomocnika, o zwrocie kosztów postępowania, sąd orzeka z urzędu.