III SA/Kr 1723/21

III SA/Kr 1723/21 - Wyrok WSA w Krakowie
Data orzeczenia
2023-02-07
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2021-12-09
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie
Sędziowie
Hanna Knysiak-Sudyka
Janusz Kasprzycki
Tadeusz Kiełkowski /przewodniczący sprawozdawca/
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Akta stanu cywilnego
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
uchylono zaskarżoną decyzję i poprzedzającą decyzję I instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2022 poz 1681
Art. 28  ust. 4, art. 128  ust. 1, art. 130 ust. 4
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j.)
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący: SWSA Tadeusz Kiełkowski (spr.) Sędziowie : SWSA Janusz Kasprzycki SWSA Hanna Knysiak-Sudyka po rozpoznaniu w dniu 7 lutego 2023 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi W. G. na decyzję Wojewody Małopolskiego z dnia 18 października 2021 r. znak WO-II.6231.57.2021 w przedmiocie odmowy udostępnienia aktów stanu cywilnego I. uchyla zaskarżoną decyzję i poprzedzającą ją decyzję organu pierwszej instancji, II. zasądza od Wojewody Małopolskiego na rzecz skarżącego W. G. kwotę 100 zł (sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania.
Uzasadnienie
Wojewoda Małopolski, decyzją z dnia 18 października 2021 r., znak WO-II.6231.57.2021, działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735 ze zm.) w związku z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 709 ze zm.), po rozpatrzeniu odwołania W. G. od decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w G. nr [...] z dnia 12 lipca 2021 r. o odmowie udostępnienia aktów stanu cywilnego wyznania rzymskokatolickiego miejscowości R. (urodzenia z lat 1890-1920, małżeństwa z lat 1890-1940 i zgony z lat 1890-1940) w celu odnalezienia członków rodziny K. i B. będącymi jak twierdzi wnioskodawca krewnymi A. K., urodzonego w 1888 roku w R. – utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję organu I instancji.
Powyższa decyzja, która jest przedmiotem skargi, zapadła w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych.
Wnioskodawca W. G. złożył do Urzędu Stanu Cywilnego w G. wniosek o udostępnienie archiwalnych aktów stanu cywilnego wyznania rzymskokatolickiego miejscowości R. (urodzenia z lat 1890-1920, małżeństwa z lat 1890-1940) w celu odnalezienia członków rodziny K. i B. będącymi krewnymi A. K., urodzonego w 1888 roku w R.: – akty urodzeń dzieci P. K. i M. rodowe K. (matka ww. A. K.) po 1900 r. i akty ślubów i zgonów ich dzieci do 1940 r.; – akt małżeństwa W. K. (przyrodnia siostra ww. A. K.), urodzonej w 1984 r. po 1910 r. (dane jej męża nie są znane), akt jej zgonu i jej męża (jeśli była zamężna) do 1940 r. oraz akty urodzeń jej dzieci ( do 1920), małżeństw i zgonów (do 1940); – aktu zgonu M. K. z domu K. w 1923 (matka A. K.) oraz aktu zgonu jej męża P. K. w 1939 r.; – akt małżeństwa A. K. ur. w 1867 r., siostra matki A. K. (dane jej męża nie są znane) po 1887 r., akt zgonu jej i jej męża (jeśli była zamężna) do 1940 r. oraz akty urodzeń (do 1920), małżeństw i zgonów ( do 1940) jej dzieci, – akty zgonów A. K. (ur. w 1835) i jego żony K. K. rodowe B. (ur. w 1836) po 1887 r. oraz akty członków rodziny B. spokrewnionych z ww. K.; – akty nieślubnych dzieci urodzonych w R. między 1906-1907.
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w G., decyzją z dnia 12 lipca 2021 r. nr [...], działając na podstawie art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735.) art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 5, art. 28 oraz art. 45 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 709), odmówił wnioskodawcy udostępnienia aktów stanu cywilnego wyznania rzymskokatolickiego miejscowości R. (urodzenia z lat 1890-1920, małżeństwa z lat 1890-1940 i zgony z lat 1890-1940) w celu odnalezienia członków rodziny K. i B. będącymi jak twierdzi wnioskodawca krewnymi A. K., urodzonego w 1888 roku w R. W uzasadnieniu tego rozstrzygnięcia organ pierwszej instancji wskazał, że po przeszukaniu znajdujących się w Urzędzie Stanu Cywilnego ksiąg dla miejscowości R.: 1) urodzeń – odnaleziono dzieci małżonków: P. K. i M. rod. K.; akty tych osób zarejestrowane są w księdze łączonej prowadzonej za lata 1900-1945 – okres przechowywania tych ksiąg w USC wynosi 100 lat, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze (art. 128 ust. 1); 2) zgonów – odnaleziono akt zgonu M. K. rod. K. sporządzony w 1920 r. oraz akt zgonu P. K. sporządzony w 1939 r.; akty tych osób zarejestrowane są w księdze łączonej prowadzonej za lata 1888-1945 – okres przechowywania tych ksiąg w USC wynosi 80 lat, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze (art. 128 ust. 1). Ponadto, w oparciu o informacje przekazane przez wnioskodawcę nie odnaleziono pozostałych wnioskowanych aktów stanu cywilnego z lat 1900-1920 (urodzenia), z lat 1890-1940 (małżeństwa) z lat 1890-1940 (zgony) dla miejscowości R.
Organ pierwszej instancji wyjaśnił dalej, że przechowywanie aktów stanu cywilnego oraz ich udostępnianie – w zależności od daty ich sporządzenia – regulują: ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, akty urodzenia i dokumenty, stanowiące akta zbiorowe tych aktów, są przechowywane przez kierownika urzędu stanu cywilnego przez 100 lat, a akty małżeństwa i akty zgonu wraz z aktami zbiorowymi – przez 80; bieg tych okresów liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego (ust. 2); po upływie tych okresów, kierownik USC przekazuje akta stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (ust. 3); w okresie po zakończeniu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego, ale przed przekazaniem ich do właściwego archiwum państwowego, kierownik USC udostępnia je na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (ust. 4); jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze (art. 128 ust. 1). W związku z powyższym żądane akty nie stanowią dokumentu archiwalnego i nie podlegają udostępnieniu w trybie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Organ pierwszej instancji dodał, że na podstawie art. 130 ust. 5 Prawa o aktach stanu cywilnego osobie uprawnionej można umożliwić nieodpłatne wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed wejściem w życie ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Na podstawie art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego można wydać z tej księgi odpis aktu stanu cywilnego osobie uprawnionej, czyli: osobie, której akt dotyczy lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, bądź osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny oraz organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań. Wnioskodawca nie wykazał pokrewieństwa ani interesu prawnego, wnioskować należało, że nie jest osobą spokrewnioną.
Na skutek odwołania W. G. Wojewoda Małopolski wydał opisaną na wstępie decyzję z dnia 18 października 2021 r., którą utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję organu pierwszej instancji. W uzasadnieniu tego rozstrzygnięcia organ odwoławczy zreferował przebieg postępowania i stanowisko wnioskodawcy, a także szeroko omówił przepisy dotyczące udostępniania aktów stanu cywilnego. Następnie – w nawiązaniu do okoliczności niniejszej sprawy – Wojewoda Małopolski wskazał, że z dyspozycji art. 128 ust. 1 zd. 1 p.a.s.c. wynika, iż przekazanie księgi urodzeń do właściwego archiwum państwowego winno nastąpić po upływie 100 lat, natomiast księgi zgonów po upływie 80 lat od jej zamknięcia. Zanim jednak nastąpi przekazanie ksiąg do archiwum państwowego – po upływie tego okresu, w ciągu kolejnych dwóch lat (zgodnie z art. 129 ust. 3 p.a.s.c.) księgi nadal przechowywane są w urzędzie stanu cywilnego, ale w myśl art. 130 ust. 4 p.a.s.c. sporządzone w tych księgach akty nie są przenoszone do rejestru stanu cywilnego, a ich udostępnianie oraz udostępnianie akt zbiorowych przez kierownika urzędu stanu cywilnego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z ogólnym uregulowaniem art. 16a ust. 1 wskazanej wyżej ustawy dostęp do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu.
Gdyby zatem księgi, w których zostały sporządzone akty urodzenia dzieci P. K. i M. K. z domu K. były "samodzielnymi" księgami urodzeń obejmującymi kolejne lata (1900, 1901, 1902 itd. – do 1945), to – wg. stanu prawnego na dzień wydania zaskarżonej decyzji odmownej – w istocie okres ich przechowywania w Urzędzie Stanu Cywilnego w G. zakończyłby się odpowiednio po upływie 100 lat od zamknięcia odpowiednio każdej z ksiąg prowadzonej za kolejny rok (tj. z końcem: 2000 r., 2001 r. itp., aż do 2045 r.). W konsekwencji, w dacie złożenia wniosku w niniejszej sprawie (14 czerwca 2021 r. – data wpływu do Urzędu Stanu Cywilnego w G.), akty urodzeń sporządzone w latach 1900 - 1915, dla których 100 letni okres przechowywania upłynąłby już w chwili wejścia w życie p.a.s.c. (1 marca 2015 r.), zaś okres dwuletniego przechowywania przez kierownika na podstawie art.129 ust. 2 p.a.s.c. (liczonego od daty wejścia w życie ustawy) – w 2017 r., znajdowałyby się już w archiwum państwowym, podobnie jak księgi z lat 1916-1918, dla których 100 letni okres przechowywania upłynąłby w latach 2016 – 2017 r. tj. po wejściu w życie p.a.s.c., a dwuletni okres przechowywania (zgodnie z art. 129 ust. 3 p.a.s.c.) – w 2018-2019 r. Akty urodzeń z lat 1920-1921 podlegałyby natomiast udostępnieniu na zasadach archiwalnych (130 ust. 4 p.a.s.c.), zaś pozostałe – wyłącznie w trybie p.a.s.c.
Gdyby księgi, w których zostały sporządzone akty zgonów M. K. (za 1920 r.) i P. K. (za 1939 r.), były "samodzielnymi" księgami zgonów, to okres ich przechowywania w Urzędzie Stanu Cywilnego w G. zakończyłby się po upływie 80 lat od zamknięcia odpowiednio każdej z wyżej wymienionych ksiąg tj. odpowiednio w 2000 r. i 2019 r. Zgodnie z art.129 ust. 1 p.a.s.c. księga zgonów z 1920 r. jako księga, dla której w dniu wejścia w życie p.a.s.c. (2015 r.) upłynąłby już 80 letni okres przechowywania, podlegałaby przekazaniu do archiwum państwowego w ciągu 10 lat od wejścia w życie ustawy tj. do 2025 r. Akt zgonu M. K. podlegałby wówczas udostępnieniu na podstawie art.130 ust. 4 p.a.s.c. – jako materiał archiwalny. Księga zgonów z 1939 r., dla której 80 letni okres przechowywania w Urzędzie upłynąłby po dniu wejścia w życie ustawy, musiałaby na podstawie 129 ust. 3 p.a.s.c. zostać przekazana do archiwum w ciągu 2 lat od upływu terminu przechowywania (2019 r.) tj. do końca 2021 r. Tym samym także stanowiłaby już materiał archiwalny objęty zasadami udostępniania określonymi w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Uwzględniając jednak, że akty urodzeń dzieci P. i M. K. sporządzono w łączonej księdze prowadzonej za lata 1900-1945, zaś akty zgonu M. K. i P. K. zarejestrowano w łączonej księdze za lata 1888-1945 – termin przechowywania, zgodnie z art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c., liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi sporządzonej w danej księdze tj. od daty sporządzenia ostatniego aktu w księdze. Tym samym dopiero od 2045 r. wszystkie akty z łączonej księgi urodzeń za lata 1900-1945, jako podlegające przekazaniu do archiwum państwowego przez okres 2 lat po upływie terminu przechowywania (tj. do 2047 r.) będą udostępniane na zasadach archiwalnych, zaś do 2045 r. wszystkie akty z tej księgi mogą być udostępniane tylko w trybie przewidzianym przez przepisy p.a.s.c. i podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Od 2025 r. natomiast wszystkie akty z łączonej księgi zgonów prowadzonej za lata 1888-1945, jako podlegające przekazaniu do archiwum państwowego przez okres 2 lat po upływie terminu przechowywania (do 2027 r.) będą podlegały udostępnieniu na zasadach archiwalnych, zaś do 2025 r. wszystkie akty z tej księgi mogą być udostępniane tylko w trybie przewidzianym przez przepisy p.a.s.c. i podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego.
W ocenie Wojewody Małopolskiego, analiza treści przepisów p.a.s.c. prowadzi do wniosku, że konsekwencje, które przewiduje norma 130 ust. 4 ustawy (zakaz przenoszenia aktów do rejestru stanu cywilnego i udostępnianie ich na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach), łączą się ściśle z okolicznością upływu okresów przechowywania (128 ust. 1 zd. 1), a upływ okresu przechowywania, jeżeli w księdze była prowadzona więcej niż jedna księga jest równoznaczny z datą zamknięcia ostatniej księgi w danej księdze (128 ust. 1 zd. 2). Zatem warunkiem niezbędnym zastosowania rozwiązań przewidzianych w 130 ust. 4 w przypadku wszystkich aktów z księgi łączonej jest zamknięcie ostatniej księgi w danej księdze. Powyższe prowadzi do wniosku, że akty przechowywane wspólnie (w księdze łączonej) udostępniane są na tych samych zasadach. W konsekwencji Wojewoda Małopolski uznał, że udostępnienie przez kierownika urzędu stanu cywilnego przedmiotowych aktów możliwe jest tylko na zasadach określonych w ustawie p.a.s.c., na wniosek uprawnionego podmiotu. Z dokumentacji niniejszej sprawy nie wynika zaś, by wnioskodawca był małżonkiem wstępnym, zstępnym, rodzeństwem, przedstawicielem ustawowym czy opiekunem osób, których aktów stanu cywilnego udostępnienia żąda. Nie wykazał również w sposób obiektywnie sprawdzalny, czy i jaki wpływ uzyskanie dostępu do tych dokumentów (w formie sporządzenia fotokopii) miałoby na jego sytuację prawną.
Pismem z dnia 18 listopada 2021 r. W. G. wniósł skargę na powyższą decyzję Wojewody Małopolskiego do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie. Skarżący zarzucił zaskarżonej decyzji: 1) obrazę przepisów postępowania w sposób mający wpływ na wynik sprawy (art. 145 § 1 pkt c p.p.s.a.), tj.: a) art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a. poprzez utrzymanie przez organ administracji publicznej drugiej instancji zaskarżonej decyzji organu administracji publicznej pierwszej instancji pomimo, iż istniały podstawy do jej uchylenia; b) art. 8 k.p.a. statuującego zasadę budzenia zaufania uczestników postępowania do władzy publicznej oraz art. 9 k.p.a. statuującego zasadę informowania; c) art. 7 k.p.a. w zw. z art. 107 § 1 i 3 k.p.a. poprzez dokonanie przez organ administracji publicznej drugiej instancji wadliwych ustaleń faktycznych skutkujących naruszeniem zasady prawdy obiektywnej oraz reguł postępowania dowodowego w ramach jurysdykcyjnego postępowania administracyjnego; 2) obrazę przepisów prawa materialnego, która miała wpływ na wynik sprawy (art. 145 § 1 pkt 1 ppkt a p.p.s.a.), tj.: a) art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego poprzez jego błędną wykładnię wyrażającą się w przyjęciu przez organ administracji publicznej drugiej instancji, iż wskazany przepis wprowadza zmiany w zakresie samej zasady udostępniania aktów zgonu i małżeństw oraz że okres przechowywania księgi oznacza, że wspólny jest także okres udostępniania akt; b) art. 28 ust. 4 p.a.s.c. poprzez jego błędną wykładnię wyrażającą się w przyjęciu, iż wskazany przepis tworzy podstawę odmowy udostępnienia aktu stanu cywilnego znajdującego się w księdze łączonej podmiotowi, który nie wykazał interesu prawnego w udostępnieniu. Skarżący wniósł o uchylenie decyzji obu instancji oraz o zasądzenie na jego rzecz kosztów postępowania według norm przepisanych. W uzasadnieniu skargi skarżący przedstawił argumentację na poparcie sformułowanych zarzutów i wniosków.
Wojewoda Małopolski w odpowiedzi na skargę wniósł o oddalenie skargi, w pełni podtrzymując stanowisko zawarte w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje.
Stosownie do art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2492) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259, dalej "p.p.s.a."), sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej, stosując środki określone w ustawie. Kontrola sądu polega na zbadaniu, czy przy wydawaniu zaskarżonego aktu nie doszło do rażącego naruszenia prawa dającego podstawę do stwierdzenia jego nieważności, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania, naruszenia prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy oraz naruszenia przepisów postępowania administracyjnego w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Sąd nie jest przy tym związany zarzutami i wnioskami skargi ani powołaną podstawą prawną, zgodnie z dyspozycją art. 134 § 1 p.p.s.a. Sąd nie rozstrzyga sprawy administracyjnej merytorycznie, lecz ocenia zgodność aktu z prawem.
Kontrolując zaskarżoną decyzję zgodnie ze wskazanymi wyżej kryteriami, należało uznać, że zachodzą podstawy do pozbawienia jej mocy wiążącej. Na zasadzie art. 135 p.p.s.a. Sąd uchylił także decyzję organu pierwszej instancji.
Kluczowe znaczenie w niniejszej sprawie ma rozstrzygnięcie, czy prawidłowe jest stanowisko Wojewody Małopolskiego, że konsekwencje, które przewiduje norma 130 ust. 4 ustawy (zakaz przenoszenia aktów do rejestru stanu cywilnego i udostępnianie ich na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach), łączą się ściśle z okolicznością upływu okresów przechowywania (128 ust. 1 zd. 1), a upływ okresu przechowywania, jeżeli w księdze była prowadzona więcej niż jedna księga jest równoznaczny z datą zamknięcia ostatniej księgi w danej księdze (128 ust. 1 zd. 2), w tym ujęciu warunkiem niezbędnym zastosowania rozwiązań przewidzianych w 130 ust. 4 w przypadku wszystkich aktów z księgi łączonej jest zamknięcie ostatniej księgi w danej księdze – akty przechowywane wspólnie (w księdze łączonej) udostępniane są zatem na tych samych zasadach.
Sąd nie podzielił tego stanowiska organu odwoławczego. Zdaniem Sądu, art. 128 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (obecnie t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 1681, dalej p.a.s.c.) nie wprowadza zmian w odniesieniu do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego, bo okres przechowywania ksiąg nie oznacza, że wspólny jest także okres ich udostępniania. Sąd w całości podziela stanowisko co do przedmiotowej kwestii zaprezentowane przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 28 listopada 2022 r. (III SA/Kr 831/22, CBOSA), toteż zaprezentowana poniżej argumentacja jest zasadniczo zbieżna tą, która została przedstawiona we wspomnianym wyroku.
Zgodnie z art. 28 ust. 1 p.a.s.c. akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu. Zgodnie z ust. 2 powołanego przepisu okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (ust. 3). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (ust. 4). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje zgodnie z art. 26 ust. 4 (ust. 5). Zgodnie z art. 26 ust. 4 p.a.s.c. dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane: 1) na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo 2) w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym.
W świetle postanowień art. 128 ust. 1 p.a.s.c. kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W myśl art. 128 ust. 1a p.a.s.c. jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby. Zgodnie z art. 130 ust. 4 p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).
Dla oceny zgodności z prawem zaskarżonej decyzji oraz poprzedzającej ją decyzji organu pierwszej instancji istotne są również przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W świetle art. 16a ust. 1 tej ustawy każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. Art. 16b ust. 1 zastrzega, że dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu: 1) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach: a) o ochronie informacji niejawnych, b) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych; 2) ze względu na ochronę: a) dóbr osobistych, b) danych osobowych; 3) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. 2. Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku: 1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń – po 100 latach, b) małżeństw i zgonów – po 80 latach; 2) indywidualnej dokumentacji medycznej – po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu; 3) aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami ewidencyjnymi – po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji; 4) dokumentacji spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych – po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania; 5) ewidencji ludności – po 30 latach od jej wytworzenia; 6) dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – po 50 latach od ustania stosunku pracy. 3. Ograniczeń określonych: 1) w ust. 1 pkt 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń; 2) w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach.
Z powołanego przepisu art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego w oparciu o reguły wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Obowiązek ten powstaje każdorazowo w odniesieniu do aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., a więc przed 1 marca 2015 r., w sytuacji gdy księga stanu cywilnego nie została jeszcze przekazana do archiwum państwowego, a upłynęły okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. Istota tej regulacji polega na wskazaniu podmiotu odpowiedzialnego za udostępnienie wskazanych nią materiałów w okresie przejściowym, tj. do czasu ich przekazania właściwemu archiwum, a nie terminów otwierających lub zamykających możliwość takiego udostępnienia. Ponadto, zdaniem Sądu, w odniesieniu do księgi stanu cywilnego, w stosunku do której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, choćby z uwagi na łączne prowadzenie w księdze zarówno księgi małżeństw, jak i urodzeń oraz zgonów, lecz jest ona księgą zamkniętą, również nie stosuje się przepisów p.a.s.c., gdy chodzi o udostępnianie zgromadzonych w niej zasobów, ponieważ wraz z zamknięciem tej księgi stanowi ona materiał archiwalny. Kwestię udostępniania materiałów archiwalnych reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (m. in. art. 16 b ust. 2).
W ocenie Sądu, nieprawidłowe jest zatem stanowisko przyjęte w zaskarżonej decyzji, w którym utożsamiono kwestię udostępniania wnioskowanych przez skarżącego materiałów z ksiąg stanu cywilnego z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Sąd podziela pogląd przyjęty w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi (wyrok WSA w Łodzi z dnia 14 lipca 2022 r., III SA/Łd 252/22, CBOSA), że art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. nie reguluje zasad udostępniania zawartości ksiąg stanu cywilnego, lecz normuje obowiązki kierownika urzędu stanu cywilnego związane z przekazaniem tych ksiąg do właściwych archiwów państwowych po upływie oznaczonych w tym przepisie terminów. Z powołanej regulacji nie wynikają reguły dotyczące udostępniania ww. materiałów, a więc nie można było wywodzić z niej podstawy prawnej do odmowy ich udostępnienia, jak to miało miejsce w zaskarżonej decyzji. Z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz wcześniej powołanych przepisów nie można wywnioskować więcej niż to, że po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed 1 marca 2015 r. (przed dniem wejścia w życie p.a.s.c.) z jednej stronny nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, z drugiej zaś podlegają przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, co jednak nie oznacza, że upływ okresów przekazania determinuje kwestię udostępnienia takich materiałów. Przepisy te stanowią bowiem o przechowywaniu, a nie o udostępnianiu ww. materiałów. W rezultacie, zdaniem Sądu, art. 128 p.a.s.c. nie wprowadza zmian w odniesieniu do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego, bo okres przechowywania ksiąg nie oznacza, że wspólny jest także okres ich udostępniania.
Przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one, co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. Dlatego właśnie wykładnia przywołanego art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz wcześniejszych unormowań musi odbywać się w ścisłym powiązaniu przede wszystkim z art. 16a i 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, gdyż w innym przypadku niweczyłoby to przewidziane w art. 16a ust. 1 ww. ustawy powszechne prawo dostępu każdego do materiałów archiwalnych. Z art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wynika, że materiały archiwalne w postaci aktów stanu cywilnego podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń – po 100 latach; b) małżeństw i zgonów – po 80 latach. Skoro więc ustawodawca sprecyzował, kiedy wspomniany zasób archiwalny podlega udostępnieniu na zasadach przedmiotowej ustawy, to nie można wywodzić z przepisów o przechowywaniu ksiąg stanu cywilnego zawartych w p.a.s.c. skutków przeciwstawnych w stosunku do unormowania zawartego w art. 16a ust. 1 oraz art. 16b ust. 2 pkt 1 lit. "a" i "b" ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sąd podziela również pogląd wyrażony w orzecznictwie (zob. wyrok NSA z dnia 22 stycznia 2019 r., II OSK 417/17; wyrok WSA w Warszawie z dnia 4 kwietnia 2019 r., IV SA/Wa 538/19; wyrok WSA w Krakowie z dnia 5 listopada 2019 r., III SA/Kr 925/19, CBOSA), że brak jest podstaw do uznania, że trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych mogą wprowadzać ograniczenia w obowiązującej zasadzie powszechnego dostępu. Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Terminy wskazane w art. 128 ust. 1 ustawy o aktach stanu cywilnego odnoszą się do terminów przekazywania ksiąg stanu cywilnego przez kierowników USC do właściwych archiwów państwowych.
Zdaniem Sądu, organy dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 28 ust. 4, art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając sprawę organ powinien rozpoznać wniosek skarżącego z uwzględnieniem oceny prawnej sformułowanej w niniejszym wyroku.
Mając powyższe na uwadze Sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a oraz art. 135 p.p.s.a., orzekł jak w pkt I sentencji wyroku. O kosztach postępowania Sąd orzekł w pkt II sentencji wyroku na podstawie art. 200 i 205 p.p.s.a.