III SA/Kr 1512/23

III SA/Kr 1512/23 - Wyrok WSA w Krakowie
Data orzeczenia
2024-02-01
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2023-09-28
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie
Sędziowie
Jakub Makuch /przewodniczący sprawozdawca/
Katarzyna Marasek-Zybura
Marta Kisielowska
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Szkolnictwo wyższe
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
uchylono zaskarżoną decyzję i poprzedzającą decyzję I instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2014 poz 1741
Art. 128, art. 130 ust. 4
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego - tekst jedn.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Jakub Makuch (spr.) Sędzia WSA Katarzyna Marasek-Zybura Asesor WSA Marta Kisielowska po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 1 lutego 2024 r. sprawy ze skargi M. K. na decyzję Wojewody Małopolskiego z dnia 14 sierpnia 2023 r., znak WO-II.6231.1.10.2023 w przedmiocie odmowy udostępnienia i wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych 1. uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji; 2. zasądza od Wojewody Małopolskiego na rzecz skarżącej M.K. 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.
Uzasadnienie
Przedmiotem skargi M. K. (dalej: "skarżąca") jest decyzja Wojewody Małopolskiego z 14 sierpnia 2023 r. (znak WO-II.6231.1.10.2023), którą utrzymano w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w D. z 29 maja 2023 r. (znak [...]) orzekającą o odmowie wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych parafii w D. od najstarszych ksiąg do 1922 r. w przypadku aktów urodzeń oraz do 1942 r. w przypadku aktów małżeństw i zgonów.
Stan faktyczny i prawny sprawy przedstawiał się następująco:
W dniu 21 kwietnia 2023 r. skarżąca wystąpiła do Urzędu Stanu Cywilnego w D. o umożliwienie wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych parafii w D. "od najstarszych ksiąg do 1922 r. w przypadku aktów urodzeń i do 1942 roku w przypadku aktów małżeństw i aktów zgonów na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach". Skarżąca podniosła, że okres przechowywania tych dokumentów upłynął, nie podlegają one do przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Skarżąca uzasadniła swój wniosek potrzebą poszukiwań genealogicznych swojej rodziny, rodzin spokrewnionych oraz badaniem powiązań rodzinnych.
Pismem z 27 kwietnia 2023 r. Kierownik USC w D. poinformował skarżącą, że przechowywana w Urzędzie księga stanu cywilnego Parafii w D. (urodzeń, małżeństw i zgonów) jest księga łączoną i obejmuje akty z lat 1890-1945, co oznacza, że nie upłynął jeszcze okres ich przechowywania w Urzędzie Stanu Cywilnego i nie powstał obowiązek przekazania ich do archiwum państwowego. Tym samym, akty w niej sporządzone nie podlegają udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U z 2020 r., poz. 164) jako ogólnodostępne dokumenty archiwalne, lecz podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, a zasady ich udostępniania regulują wyłącznie przepisy Prawo o aktach stanu cywilnego (dalej p.a.s.c.). Organ wyjaśnił, że z dyspozycji art. 128 ust. 1 p.a.s.c. wynika, że w przypadku księgi łączonej termin przechowywania liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Data zamknięcia księgi pozwala zatem ustalić, czy upłynął przewidziany w przepisach okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Kierownik USC wskazał następnie na art. 130 ust. 5 p.a.s.c., regulujący kwestię umożliwienia - osobie uprawnionej do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego - nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego, sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy. Jednocześnie zwrócił uwagę, iż uprawnienie do uzyskania odpisów aktów stanu cywilnego reguluje art. 45 p.a.s.c. zgodnie z którym dokument ten wydaje się m.in. osobie która wykaże interes prawny.
W reakcji na to pismo skarżąca podała, że w świetle przepisów prawa uzależnianie udostępniania jej aktów stanu cywilnego Parafii D. od wykazania interesu prawnego jest bezzasadne i opiera się na niewłaściwej interpretacji przepisów prawa. W ocenie skarżącej, wszystkie księgi, o których udostępnienie wniosła, są już materiałem archiwalnym i nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, gdyż najmłodsze rocznikowo księgi zostały zamknięte z dniem 31 grudnia 1922 r. w przypadku urodzeń, oraz z dniem 31 grudnia 1942 r., w przypadku małżeństw i zgonów. Minął więc okres ich przechowywania przez kierownika urzędu stanu cywilnego, a udostępnianie przez kierownika przed przekazaniem księgi do archiwum winno odbywać się na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sposób prowadzenia ksiąg (księgi łączone za lata 1890-1945) nie może ograniczać zasady powszechnego dostępu, wynikającej z art. 16 a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zaś zapewnienie odpowiednich warunków do udostępniania ksiąg jest sprawą urzędu stanu cywilnego.
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w D. decyzją z 29 maja 2023 r., kierując się dyspozycją art. 130 ust. 5 i art. 45 w zw. z art. 2 ust. 6 p.a.s.c. i 12 ust. 1 p.a.s.c. odmówił umożliwienia skarżącej wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych Parafii w D., od najstarszych ksiąg do 1922 r. (księga urodzeń) i do 1942 r. (księga małżeństw i księga zgonów). Wskazał m.in., że księga stanu cywilnego parafii w D. (urodzenia, małżeństwa i zgonu) jest księgą łączoną obejmującą akty z lat 1890 - 1945. Zwrócił uwagę na treść art.128 ust. 1 p.a.s.c., z którego wynika, że w przypadku księgi łączonej termin jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze, tj. od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono ostatni akt w danej księdze. W konsekwencji, dopiero po upływie okresu przechowywania w urzędzie stanu cywilnego liczonego od zamknięcia ostatniej księgi prowadzonej w danej księdze łączonej - otwiera się możliwość udostępniania wszystkich aktów z łączonej księgi jako ogólnodostępnych materiałów archiwalnych. Podkreślił, że - możliwość wykonania fotokopii oczekiwanych aktów, uzależniona jest od wykazania przez skarżącą interesu prawnego, w ramach którego nie zawiera się prowadzenie badań genealogicznych. Z uwagi na brak wykazania interesu prawnego, nie było podstaw dla uwzględnienia żądania wniosku
W odwołaniu skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonej decyzji, jako wydanej z naruszeniem art. 128 i 130 p.a.s.c.
W rozpoznaniu odwołania Wojewoda Małopolski decyzją z dnia 14 sierpnia 2023 r. utrzymał w mocy decyzję organu I instancji. W uzasadnieniu wskazał m.in., że do uzyskania dostępu - na zasadach określonych w ustawie o zasobie archiwalnym – do aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego, prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c. - uprawniony jest każdy podmiot pod warunkiem, że w stosunku do tych ksiąg upłynęły okresy ich przechowywania wynikające z art. 128 ust. 1 i 1a ustawy, tj. 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów. Z art. 130 ust. 5 p.a.s.c. wynika, że do wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego, uprawniona jest każda osoba wymieniona wprost w art. 45 p.a.s.c. Jeżeli natomiast wnioskujący nie jest taką osobą (tj. małżonkiem, wstępnym, zstępnym, rodzeństwem, przedstawicielem ustawowym lub opiekunem osoby, której akt dotyczy), możliwość wykonania fotokopii uzależniona jest od wykazania przez niego interesu prawnego.
Organ akcentował, że z dyspozycji art. 128 ust. 1 zd. 1 p.a.s.c. wynika, że przekazanie ksiąg urodzeń do właściwego archiwum państwowego winno nastąpić po upływie 100 lat natomiast ksiąg małżeństw oraz ksiąg zgonów po upływie 80 lat od ich zamknięcia. Zanim jednak nastąpi przekazanie ksiąg do archiwum państwowego - po upływie tego okresu, w ciągu kolejnych 10 lat od dnia wejścia w życie ustawy p.a.s.c. (1 marca 2015 r.) księgi małżeństw i zgonów dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił przed tą datą (zgodnie z art. 129 ust. 1 p.a.s.c.) i w ciągu kolejnych 2 lat od dnia wejścia w życie p.a.s.c. - księgi urodzeń dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił przed tą data (zgodnie z art. 129 ust. 2 p.a.s.c.) - nadal mogą być przechowywane w urzędzie stanu cywilnego. Księgi urodzeń małżeństw i zgonów dla których upływ ww. okresów przechowywania (jak w niniejszej sprawie) nastąpił po wejściu w życie p.a.s.c. w ciągu kolejnych 2 lat po upływie tego terminu, nadal mogą być przechowywane w urzędzie stanu cywilnego (art. 129 ust. 3 p.a.s.c.). Jednocześnie, w myśl art. 130 ust. 4 p.a.s.c. sporządzone w tych księgach akty nie mogą być przenoszone do rejestru stanu cywilnego, a ich udostępnianie oraz udostępnianie akt zbiorowych przez kierownika urzędu stanu cywilnego winno odbywać się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nie budził wątpliwości organu fakt, że zgodnie z ogólnym uregulowaniem art. 16 a ust. 1 wskazanej wyżej ustawy, dostęp do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu. Zamknięcie księgi stanu cywilnego następuje z upływem ostatniego dnia roku, w którym sporządzono ostatni aktu stanu cywilnego w danej księdze. W przypadku księgi łączonej (tj. jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga) termin jej przechowywania (100 lat dla urodzeń, 80 lat dla małżeństw i zgonów) liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.
Organ odwoławczy akcentował, że przedmiotem zainteresowania skarżącej były akty stanu cywilnego (urodzeń, małżeństw, zgonów) zarejestrowane w łączonej księdze metrykalnej parafii w D. prowadzonej w latach 1890-1945 tj. zamkniętej z dniem 31 grudnia 1945 r. Gdyby zatem księgi prowadzone w tej księdze, w których zostały sporządzone akty stanu cywilnego znajdujące się w kręgu zainteresowania skarżącej, były "samodzielnymi" księgami stanu cywilnego, obejmującymi kolejne lata (1890,1891 itd.), to - wg stanu prawnego na dzień wydania zaskarżonej decyzji odmownej - w istocie okres ich przechowywania w Urzędzie Stanu Cywilnego w D. zakończyłby się odpowiednio: po upływie 100 lat od zamknięcia każdej z ksiąg urodzeń (tj. z końcem 1990 r., 1991 r., aż do 2045 r.) oraz po upływie 80 lat od zamknięcia każdej z ksiąg małżeństw i zgonów (tj. z końcem 1970 r., 1971 r., aż do 2025 r.).
W konsekwencji, akty urodzeń sporządzone w odrębnie prowadzonych księgach z lat 1890-1914, dla których 100 letni okres przechowywania upłynąłby przed wejściem w życie p.a.s.c., zaś dwuletni termin na przekazanie ich do archiwum państwowego (na podstawie art.129 ust. 2 p.a.s.c.) upłynąłby już w 2016 r., w dniu złożenia wniosku przez skarżącą, jako materiał archiwalny powinny byłyby znajdować się już we właściwym archiwum państwowym. Akty urodzeń sporządzone w odrębnych księgach z lat 1915-1920 , dla których 100 letni okres przechowywania upłynąłby już po wejściu w życie p.a.s.c. (tj. z końcem odpowiednio 2015 r. - 2020 r.), zaś termin przekazania do archiwum państwowego (w ciągu dwóch lat od po upływie terminu przechowywania - art. 129 ust 3 p.a.s.c.) upłynąłby odpowiednio w latach 2017-2022, jako materiał archiwalny także powinny byłyby znajdować się już we właściwym archiwum państwowym. Z kolei księgi urodzeń z lat 1921-1922, dla których 100 letni okres przechowywania upłynąłby z końcem odpowiednio 2021 r. - 2022 r., zaś dwuletni termin przekazania do archiwum państwowego upłynąłby odpowiednio w latach 2023-2024, podlegałyby udostępnieniu przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w D. na zasadach archiwalnych. Nie stanowiłyby natomiast materiału archiwalnego i podlegały udostępnieniu na podstawie przepisów p.a.s.c. akty urodzeń sporządzone w księgach z lat 1923-1945 dla których 100 letni okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego upływałby dopiero w latach 2023-2045. Akty małżeństw i zgonów, sporządzone w odrębnie prowadzonych księgach z lat 1890-1934, dla których 80 letni okres przechowywania upłynąłby przed wejściem w życie p.a.s.c., zaś dziesięcioletni termin na przekazanie ich do archiwum państwowego (na podstawie art.129 ust. 1 p.a.s.c.) upływałby dopiero w 2025 r., w dniu złożenia wniosku przez skarżącą stanowiłyby już materiał archiwalny, objęty zasadami udostępniania określonymi w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Akty małżeństw i zgonów, sporządzone w odrębnych księgach z lat 1935-1940, dla których 80 letni okres przechowywania upłynąłby już po wejściu w życie p.a.s.c. (tj. z końcem odpowiednio 2015 r. - 2020 r.), zaś termin przekazania do archiwum państwowego (w ciągu dwóch lat od po upływie terminu przechowywania - art. 129 ust 3 p.a.s.c.) upłynąłby odpowiednio w latach 2017-2022, jako materiał archiwalny powinny byłyby znajdować się w archiwum państwowym. Z kolei księgi małżeństw z lat 1941-1942, dla których 80 letni okres przechowywania upłynąłby z końcem odpowiednio 2021 r. - 2022 r., zaś dwuletni termin przekazania do archiwum państwowego upłynąłby odpowiednio w latach 2023-2024, podlegałyby udostępnieniu przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego na zasadach archiwalnych. Nie posiadałyby jeszcze statusu materiału archiwalnego i podlegałyby udostępnieniu na podstawie przepisów p.a.s.c. księgi małżeństw i zgonów lat 1943-1945 dla których 80 letni okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego upływałby dopiero w latach 2023-2025. Uwzględniając jednak, że akty stanu cywilnego do których - w celu sporządzenie fotokopii - dostępu żąda skarżąca (akty urodzeń z lat 1890 - 1922, akty małżeństw z lat 1890-1942, akty zgonów z lat 1890-1942) zarejestrowano w jednej łączonej księdze urodzeń, małżeństw i zgonów prowadzonej - za lata 1890-1945 zauważył organ, że termin przechowywania - zgodnie z art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c. liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi sporządzonej w danej księdze, tj. od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono ostatni akt w księdze. Tym samym, dopiero po upływie terminu przechowywania (31 grudnia 2045 r.) wszystkie akty z tej księgi, jako podlegające przekazaniu do archiwum państwowego, będą mogły być udostępniane na zasadach archiwalnych przez kierownika urzędu stanu cywilnego do czasu przekazania ich do Archiwum Państwowego (tj. maksymalnie do 31 grudnia 2047 r.) Oznacza to, że do upływu wyżej wskazanego terminu, wszystkie akty z księgi urodzeń mogą być udostępniane tylko w trybie przewidzianym przez p.a.s.c. i podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego.
Organ II instancji akcentował, iż warunkiem wyłączenia możliwości przenoszenia aktów sporządzonych w papierowych księgach do rejestru stanu cywilnego oraz uruchomienia możliwości udostępnienia ich na zasadach archiwalnych jest upływ okresów przechowywania, o których mowa w 128 ust. 1 i 1a. p.a.s.c. Przepis art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c. przewiduje natomiast, że w przypadku ksiąg łączonych okres przechowywania księgi w urzędzie stanu cywilnego liczony jest od zamknięcia ostatniej księgi w danej księdze. Z powyższego wynika zatem bezsprzecznie, że możliwość udostępniania aktów z księgi łączonej na zasadach archiwalnych i zakaz przenoszenia ich do rejestru stanu cywilnego otwiera się po upływie okresów przechowywania liczonych od zamknięcia ostatniej księgi w danej księdze. Zasada ta dotyczy wszystkich aktów z takiej księgi, gdyż z brzmienia 130 ust. 4 w związku z 128 ust. 1 i 1a nie da się wyprowadzić w tym zakresie żadnych wyjątków. Skoro zatem możliwość udostępniania aktów stanu cywilnego na zasadach archiwalnych (zgodnie z art. 130 ust. 4 p.a.s.c.) uzależniona jest od upływu okresów przechowywania wskazanych w art. 128 ust. 1, to w przypadku woluminu zawierającego księgi różnego rodzaju, w tym księgę urodzeń, upływ okresu przechowywania księgi urodzeń determinującego okres przechowywania wszystkich aktów w takiej księdze (woluminie) wyznacza moment, w którym otwiera się możliwość udostępnienia dla wszystkich aktów w tej księdze. Organ odwoławczy wskazał, że stanowiące przedmiot zainteresowania skarżącej akty urodzenia, małżeństwa i zgonu, sporządzone w księdze metrykalnej Parafii w D., która prowadzona była jako księga łączona, zawierająca akty z lat 1890-1945, nie stały się jeszcze dokumentami archiwalnymi, do których dostęp może uzyskać każdy na zasadach powszechnej dostępności materiałów archiwalnych. Udostępnienie przez kierownika urzędu stanu cywilnego wskazanych aktów (tj. aktów urodzenia z lat 1890-1922, aktów małżeństwa z lat 1890-1942 i aktów zgonu z lat 1890-1942) możliwe jest tylko na zasadach określonych w p.a.s.c., na wniosek uprawnionego podmiotu, który wykaże interes prawny. Interesu tego skarżąca nie udowodniła, co nakazywało przyjąć, że nie było podstaw do udostępnienia skarżącej żądanych aktów.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonej decyzji oraz orzeczenie o obowiązku umożliwienia jej przez Kierownika Urzędu Cywilnego w D. wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych parafii w D., tj. aktów urodzeń do 1922 r. oraz małżeństw i zgonów do 1942 r.
Skarżąca wskazała, że zaskarżona decyzja została oparta na niewłaściwej wykładni p.a.s.c. oraz ustawy narodowym zasobie archiwalnym i o archiwach.
W odpowiedzi na skargę Wojewoda Małopolski podtrzymał stanowisko przyjęte w zaskarżonej decyzji i wniósł o oddalenie skargi.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył co następuje:
Skarga była zasadna i skutkowała uchyleniem obu kontrolowanych decyzji.
Spór w kontrolowanej sprawie sprowadzał się do oceny zasadności odmowy udostępnienia skarżącej (wykonania fotokopii) aktów stanu cywilnego (tj. aktów urodzeń - do 1922 r. oraz małżeństw i zgonów – do 1942 r.) zawartych w łączonej księdze metrykalnej prowadzonej przez Parafię w D. Według orzekających organów administracji publicznej, żądane przez skarżącą dokumenty, nie są materiałem archiwalnym i nie mogą być udostępnione na zasadach ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).
Stanowisko to nie było trafne.
Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (aktualny publikator Dz. U. 2023 r., poz. 1378; dalej: "p.a.s.c.") akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:
1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
Zgodnie z ust. 2 powołanego przepisu okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (ust. 3). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (ust. 4). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje zgodnie z art. 26 ust. 4 (ust. 5). Stosownie natomiast do tego ostatnio wskazanego przepisu, dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, mogą być wydawane w przewidzianej przepisami formie - na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny.
Stosownie do art. 128 ust. 1 p.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Ustęp 1a tego przepisu stanowi, że jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.
Jak stanowi natomiast art. 130 ust. 4 p.a.s.c., akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164). Z uwagi na odesłanie zawarte w ostatnio przywołanym przepisie zwrócić należy uwagę na art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis ten wyraża ogólną regułę wskazującą, iż prawo dostępu do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu. Z kolei art. 16b ust. 1 stanowi, że dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:
1) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:
a) o ochronie informacji niejawnych,
b) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;
2) ze względu na ochronę:
a) dóbr osobistych, b) danych osobowych;
3) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
2. Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:
1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:
a) urodzeń - po 100 latach,
b) małżeństw i zgonów - po 80 latach (...).
Oceniając zasadniczy problem występujący w tej sprawie zwrócić należy uwagę na stanowisko wyrażone przez NSA w wyroku z 1 marca 2023 r. (sygn. akt II OSK 192/22). Sąd ten wyjaśnił, że z powołanego powyżej przepisu art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i ust. 1a p.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów. Tak więc, z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz wcześniej powołanych przepisów nie można wywnioskować więcej niż to, że po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed 1 marca 2015 r. (przed dniem wejścia w życie p.a.s.c.) z jednej stronny nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, z drugiej zaś podlegają przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, co jednak nie oznacza, że upływ okresów przekazania determinuje kwestię udostępnienia takich materiałów. Przepisy te stanowią bowiem o przechowywaniu a nie udostępnianiu ww. materiałów. W rezultacie, zdaniem Sądu, art. 128 p.a.s.c. nie wprowadza zmian w odniesieniu do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego, bo okres przechowywania ksiąg nie oznacza, że wspólny jest także okres ich udostępniania.
Wskazany więc wyżej obowiązek udostępnienia materiałów archiwalnych powstaje zatem każdorazowo w odniesieniu do aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., a więc przed 1 marca 2015 r., w sytuacji gdy księga stanu cywilnego nie została jeszcze przekazana do archiwum państwowego, a upłynęły okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. Istota tej regulacji polega bowiem na wskazaniu podmiotu odpowiedzialnego za udostępnienie wskazanych nią materiałów w okresie przejściowym, tj. do czasu ich przekazania właściwemu archiwum, a nie terminów otwierających lub zamykających możliwość takiego udostępnienia (por. wyrok WSA w Krakowie z 28 listopada 2022 r., sygn. akt III SA/Kr 831/22). Jak przy tym akcentował NSA w przywołanym wyżej wyroku z 1 marca 2023 r., wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. Z uwagi zaś na powyższe dostrzec trzeba, że z art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wynika jasno, że materiały archiwalne w postaci aktów stanu cywilnego podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń – po 100 latach; b) małżeństw i zgonów – po 80 latach. Skoro więc ustawodawca sprecyzował, kiedy wspomniany zasób archiwalny podlega udostępnieniu na zasadach przedmiotowej ustawy, to nie można wywodzić z przepisów o przechowywaniu ksiąg stanu cywilnego zawartych w p.a.s.c. skutków przeciwstawnych w stosunku do unormowania zawartego w art. 16a ust. 1 oraz art. 16b ust. 2 pkt 1 lit. "a" i "b" ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Ponadto, zdaniem Sądu, w odniesieniu do księgi stanu cywilnego, w stosunku do której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, choćby z uwagi na łączne prowadzenie w księdze zarówno księgi małżeństw, jak i urodzeń oraz zgonów, lecz jest ona księgą zamkniętą, również nie stosuje się przepisów p.a.s.c., gdy chodzi o udostępnianie zgromadzonych w niej zasobów, ponieważ wraz z zamknięciem tej księgi stanowi ona materiał archiwalny. Jak zaś wyżej wskazano, kwestię udostępniania materiałów archiwalnych reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 16b ust. 2 tej ustawy)
W ocenie Sądu, wadliwe było zatem stanowisko przyjęte w zaskarżonej decyzji utożsamiające kwestię udostępniania wnioskowanych przez skarżącą materiałów z ksiąg stanu cywilnego z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego.
Końcowo, należy wskazać, iż trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu - stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tak. przywołany wyżej wyrok NSA, por. też wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17 oraz wyrok WSA w Rzeszowie z 29 listopada 2023 r., sygn. akt II SA/Rz 1009/23). Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Zdaniem Sądu, orzekające organy administracji dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 28 ust. 4, art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając tę sprawę organ winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, uwzględniając ocenę prawną wyrażoną w niniejszym wyroku i rozpoznać wniosek skarżącej. W szczególności organ powinien zbadać, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych skonstruowane w art. 16b ust. 1 powołanej wyżej ustawy.
Mając na względzie powyższe, Sąd w pkt 1 sentencji uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzająca ją decyzję organu I instancji. Podstawą prawną tego rozstrzygnięcia stanowił art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) ustawy z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 2023 r., poz. 1634; dalej p.p.s.a.) w związku z art. 135 p.p.s.a.
O kosztach postępowania Sąd orzekł na zasadzie art. 200 p.p.s.a. w zw. z art. 210 par. 2 p.p.s.a. Stosownie do tych przepisów, w razie uwzględnienia skargi przez sąd pierwszej instancji przysługuje skarżącemu od organu, który wydał zaskarżony akt (...) zwrot kosztów postępowania niezbędnych do celowego dochodzenia praw, a w sytuacji orzekania przez sąd na posiedzeniu niejawnym, gdy strona nie jest reprezentowana przez zawodowego pełnomocnika, o zwrocie kosztów postępowania, sąd orzeka z urzędu. Na zasądzone koszty złożyła się kwota uiszczonego przez skarżącą wpisu od skargi.