III SA/Gl 867/22

III SA/Gl 867/22 - Wyrok WSA w Gliwicach
Data orzeczenia
2023-02-07
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2022-11-30
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach
Sędziowie
Dorota Fleszer /sprawozdawca/
Małgorzata Herman /przewodniczący/
Marzanna Sałuda
Symbol z opisem
6480
Hasła tematyczne
Dostęp do informacji publicznej
Skarżony organ
Prezes Sądu
Treść wyniku
Stwierdzono bezskuteczność zaskarżonej czynności
Powołane przepisy
Dz.U. 2022 poz 902
art. 15
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - t.j.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Małgorzata Herman, Sędziowie Sędzia WSA Dorota Fleszer (spr.), Sędzia WSA Marzanna Sałuda, Protokolant Sekretarz sądowy Małgorzata Wasik, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 7 lutego 2023 r. sprawy ze skargi E.K. na pismo Prezesa Sądu Rejonowego w Bielsku-Białej z dnia 7 października 2022 r. nr A-0191-37/22 w przedmiocie ustalenia opłaty za udostępnienie informacji publicznej 1. stwierdza bezskuteczność czynności ustalenia opłaty za udostępnienie informacji publicznej; 2. zasądza od organu na rzecz strony skarżącej kwotę 200 zł (słownie: dwieście złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Uzasadnienie
Pismem z 7 listopada 2022 r. E. K. (dalej: Skarżąca) złożyła skargę na wezwanie Prezesa Sądu Rejonowego w B. (dalej: Prezes Sądu) z 10 października 2022 r. znak A-0191-37/22 do zapłaty 500 zł tytułem kosztów związanych ze zgromadzeniem żądanych danych.
Podstawą prawną podjętych przez Prezesa Sądu czynności był art. 15 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn. Dz. U. z 2022 r. poz. 902; dalej: u.d.i.p.).
Z akt administracyjnych wynika, że w dniu 25 lipca 2022 r. w formie e-mail Skarżąca wniosła o:
1. udzielenie informacji publicznej dotyczącej zabezpieczenia powództwa poprzez nakazanie pozwanemu dalszego zatrudnienia powoda do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, złożonych w sprawach o przywrócenie do pracy oraz o sposobie rozstrzygnięcia. Informacja miała być przedstawiona z podziałem na liczbę wniosków uwzględnionych i nieuwzględnionych. W przypadku nieuwzględnienia wniosku należało wskazać podstawę prawną rozstrzygnięcia, brak podstawy prawnej uwzględnienia wniosku albo inne przyczyny. Informacją miał być objęty okres 2017-2021, w rozbiciu na poszczególne lata.
2. udzielenie informacji publicznej dotyczącej liczby wniosków, o których mowa w art. 4772 § 2 k.p.c., z podziałem na liczbę wniosków uwzględnionych i nieuwzględnionych. W przypadku nieuwzględnienia wniosku należało wskazać podstawy (i przyczyny) rozstrzygnięcia. Informacją miała dotyczyć lat 2017-2021, w rozbiciu na poszczególne lata.
W uzasadnieniu Skarżąca podała, że uzyskane informacje publiczne zostaną wykorzystane w ramach jej pracy zawodowej Koordynatora ds. obrony praw związkowych.
Prezes Sądu pismem z 29 lipca 2022 r. udzielił informacji co do pkt. 1 wniosku o udzielenie informacji publicznej. Wskazał jednocześnie, że przygotowanie informacji publicznej w zakresie wyznaczonym w pkt. 2 spowoduje powstanie kosztów zatrudnienia pracownika poza godzinami pracy. Orientacyjnie byłby to koszt około 1000 zł i w związku z tym Skarżąca została zobowiązana do podania w terminie 7 dni czy podtrzymuje swój wniosek w tym zakresie.
W odpowiedzi poprzez e-mail z 2 sierpnia 2022 r. Skarżąca zmieniła (skróciła) zakres czasowy żądanej informacji co do stosowania art. 4772 § 2 k.p.c. w zakresie praktyki nakładania na pracodawcę przez sąd w wyroku przywracającym do pracy obowiązku dalszego zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Zdaniem Skarżącej wobec tego, że przepis wszedł w życie 7 listopada 2019 r. bezprzedmiotowe było pytanie o praktykę sądową sprzed tej daty, zatem udzielenie informacji publicznej nie wymaga takiego nakładu pracy, jaki został wskazany w piśmie z 29 sierpnia 2022 r. Oznacza to, że podana przez Dyrektora Sądu kwota oszacowania opłaty w wysokości 1000 zł nie odzwierciedla faktycznych kosztów realizacji wniosku. Skarżąca nadmieniła, że wniosek identycznej treści został złożony do wszystkich sądów pracy w Polsce i żaden nie warunkował udzielenia informacji publicznej od poniesienia opłaty. Stosowaną praktyką było wydłużanie na mocy art. 13 ust. 3 u.d.i.p. okresu udzielenia informacji, co pozwoliło tak wykorzystać zasoby sądu, aby nie powstały dodatkowe koszty związane z udzieleniem informacji publicznej. Poza tym sądy pracy traktowały te informacje jako informacje przetworzone.
Następnie pismem z 17 sierpnia 2022 r. Prezes Sądu wskazał, że wobec nieco ograniczonego zakresu informacji przewidywany koszt jej udzielenie będzie wynosił 500 zł., co wynika z konieczności wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia za czas pracy poza godzinami pracy. Jednocześnie wezwał Skarżącą do określenia w terminie 14 dni czy wobec konieczności powstania kosztów udostępnienia wnioskowanej informacji publicznej podtrzymuje swój wniosek.
Skarżąca na to pismo nie udzieliła odpowiedzi.
Ostatecznie, w piśmie z dnia 7 października 2022 r. (doręczonym e-mail w dniu 10 października 2022 r.) Prezes Sądu udzielił w pełnym zakresie żądaną przez Skarżącą informację publiczną. Jednocześnie nawiązując do wezwania z dnia 17 sierpnia br. wezwał Skarżącą do uiszczenia opłaty w kwocie 500 zł (pięćset złotych) tytułem pokrycia dodatkowych kosztów związanych ze zgromadzeniem żądanych danych.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach Skarżąca podniosła, że Prezes Sądu nieprawidłowo zastosował art. 15 u.d.i.p. poprzez określenie wysokości kosztu dodatkowego w ten sposób, że "byłby to koszt około 1000 zł" lub "przewidywalny koszt może zamknąć się w kwocie 500 zł". Jej zdaniem wskazanie wysokości dodatkowych kosztów, o których mowa w przywołanym przepisie powinno być skonkretyzowane, gdyż przedmiotowa opłata ma być równa poniesionym kosztom. Skoro podmiot obowiązany do udzielenia informacji publicznej nie wykazuje konkretnej wysokości dodatkowych kosztów, a jedynie ich potencjalny zakres uzasadniona jest konkluzja, iż w rzeczywistości dodatkowe koszty mogły w ogóle nie powstać. Prezes Sądu nie podał żadnych konkretnych czynników, które mogłyby mieć wpływ na wysokość tych kosztów. Przedstawiony koszt pracy pracowników oddelegowanych do realizacji wniosku o udostępnienie informacji publicznej nie został wyliczony, co wynika ze sposobu jego prezentacji – najpierw" około 1000 zł", później "może się zamkną w kwocie 500 zł."
Zdaniem Skarżącej nie można przerzucić na wnioskującego o udostępnienie informacji publicznej normalnie ponoszonych kosztów wynagrodzenia zatrudnionych przez siebie pracowników. Obciążenie opłatą za koszty pracy może zatem nastąpić jedynie w przypadku, gdy są to koszty wykraczające poza normalne koszty funkcjonowania organu - koszty pracy dodatkowej, wykonywanej poza normalnym zakresem czasu pracy. Ponadto, pobieranie opłaty za dodatkową pracę pracownika jest ograniczone do przypadków otrzymania przez organ wyjątkowo pracochłonnego żądania, którego wykonanie możliwe będzie jedynie po godzinach pracy, a tego Prezes Sądu tego nie wykazał.
Według Skarżącej praca pracownika podmiotów wymienionych w art. 4 ust. 1 u.d.i.p. związana z udostępnieniem informacji najczęściej nie stanowi kosztu "dodatkowego", lecz jest zwykłym kosztem realizacji ustawowego obowiązku, co potwierdza praktyka udzielania informacji publicznej na taki sam wniosek przez inne sądy pracy. Podmioty obowiązane do udzielania informacji publicznej muszą uwzględniać konieczność takiej organizacji funkcjonowania swoich jednostek pomocniczych, aby zapewnić właściwą realizację tego obowiązku.
Ponadto jeśli podmiot zobowiązany do udzielenia informacji publicznej chce skorzystać z możliwości, o jakiej mowa w art. 15 ust. 1 u.d.i.p., to jest obowiązany dokonać czynności o której mowa w art. 15 ust. 2 tej ustawy tj. w odpowiednim czasie powiadomić wnioskodawcę o wysokości opłaty. Natomiast Prezes Sądu w pismach z 29 lipca 2022 r. jak i z 17 sierpnia 2022 r. wskazując zakres dodatkowych kosztów, które mogą powstać w związku z udzieleniem informacji publicznej nie informował o wysokości opłaty. Zrobił to dopiero w piśmie z dnia 7 października 2022 r. (doręczone 10 października 2022 r.) zawierającym wezwanie do uiszczenia opłaty w wysokości 500 zł. tytułem pokrycia dodatkowych kosztów związanych ze zgromadzeniem żądanych danych. Dopiero w tym piśmie wskazał wysokość opłaty w kwocie 500 zł, co stanowi naruszenie przepisu art. 15 ust. 2 u.d.i.p.
W związku z powyższym Skarżąca wniosła o uznanie za bezskuteczną czynność - powiadomienia o wysokości opłaty w wysokości 500 zł za dodatkowe koszty związane ze zgromadzeniem informacji publicznych, dokonanej przez podmiot obowiązany do udzielenia informacji publicznej, przeprowadzenie dowodów z dokumentów załączonych do skargi na okoliczności wskazane w skardze oraz zasądzenie kosztów postępowania.
W odpowiedzi na skargę Prezes Sądu podtrzymując swoje stanowisko w sprawie wniósł o jej oddalenie. Stwierdził, że choć wniosek o udzielenie informacji publicznej co do zasady był uprawniony, to jednak w trakcie jego realizacji powstały koszty, którymi można obciążyć wnioskodawcę. Przetworzenie lub przekształcenie żądanej informacji publicznej może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Przepis art. 15 ust.1 u.d.i.p. pozwala w takim wypadku na pobranie od wnioskodawcy opłaty w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Koszty dodatkowe, o których mowa w art. 15 ust. 1 u.d.i.p. muszą być związane z koniecznością przetworzenia lub przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. Mogą to być koszty osobowe (koszty pracy) lub koszty rzeczowe (wartość materiałów lub też nośników informacji). Zawsze jednak musi być to koszt wykraczający poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu zobowiązanego.
Zawiadomienie o konieczności poniesienia opłaty nie pozbawia zainteresowanego prawa do uzyskania informacji publicznej. Daje mu tylko możliwość wyboru samodzielnego zaznajomienia się z informacją znajdującą się w posiadaniu zobowiązanego albo poniesienia kosztów jej dostarczenia lub przetworzenia. Wnioskodawca nie może być zaskakiwany ani faktem, iż będzie musiał ponieść opłatę, ani też jej wysokością. Ponieważ Skarżąca została formalnie poinformowana o przewidywanych kosztach, to nie była nimi zaskoczona i powinna je ponieść.
Przygotowanie informacji publicznej zgodnie z żądaniem Skarżącej wiązało się z koniecznością wykonania przez pracowników dodatkowej pracy, niezależnie od tej którą wykonują w ramach swoich obowiązków służbowych. Aby móc wykonać powyższe, przy znacznym obciążeniu pracowników wymiaru sprawiedliwości i przy sezonie urlopowym należało należycie wynagrodzić pracownika za trud ponad czas pracy.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach zważył, co następuje
Jak wynika z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz. 137) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.
Zgodnie natomiast z art. 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 z późn. zm.; dalej: p.p.s.a.) sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie, nie będąc przy tym związanymi granicami skargi (art. 134 p.p.s.a.).
W szczególności w myśl art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. sąd jest właściwy w sprawach skarg na inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej.
Akt ten stwierdza bowiem obowiązek poniesienia opłaty oraz ustala jej wysokość, kreując zobowiązanie o charakterze finansowym. Może on być określony np. jako: "zarządzenie", "zawiadomienie", "wezwanie", "informacja", czy nawet "postanowienie", jak również może nie zawierać określenia formy i stanowić pismo skierowane do wnioskodawcy, jednak samo zawarcie w treści pisma informacji o wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej wypełnia dyspozycję normy z art. 15 ust. 2 u.d.i.p (por. postanowienie NSA z 28 lutego 2017 r., sygn. akt I OSK 213/17; wyrok WSA w Opolu z dnia 18 września 2018 r., sygn. akt II SA/Op 259/18).
Ustalenie wysokości opłaty za dostęp do informacji publicznej następuje w drodze aktu stwierdzającego obowiązek poniesienia opłaty oraz ustalającego jej wysokość. Jest to akt z zakresu administracji publicznej, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. Wpływa bowiem w sposób prawnie wiążący na sytuację określonego podmiotu prawa (zob. wyrok WSA w Warszawie z 29 maja 2007 r., sygn. akt II SA/Wa 459/07). Akt taki może mieć formę pisma, zawiadomienia czy też postanowienia i podlega kontroli sądowoadministracyjnej (zob. postanowienia NSA z 6 lutego 2015 r., sygn. akt I OSK 228/15 oraz z 30 czerwca 2015 r., sygn. akt I OSK 974/15 i wyrok NSA z 18 grudnia 2014 r., sygn. akt I OSK 266/14).
Złożona w niniejszej sprawie skarga na akt naliczenia opłaty za udostępnienie informacji publicznej to jest "wezwanie Prezesa Sądu Rejonowego w B. (dalej: Prezes Sądu) z 10 października 2022 r. znak A-0191-37/22, do zapłaty 500 zł tytułem kosztów związanych ze zgromadzeniem żądanych danych" jest w istocie skargą na czynność z zakresu administracji publicznej dotyczącą uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, o jakiej mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a.
Materialną podstawą rozpatrzenia sprawy stanowią przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej. W art. 7 u.d.i.p. ustalona jest reguła, zgodnie z którą dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny. Jednakże wskazana bezpłatność nie jest bezwzględna, gdyż w ściśle określonych sytuacjach opisanych w art. 15 u.d.i.p. podmiot udostępniający będzie uprawniony do ustalenia opłaty za udostępnienie informacji publicznej.
Jak wynika z art. 15 ust. 1 u.d.i.p., jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom.
Podkreślenia wymaga, że na gruncie przytoczonego przepisu nie należy wywieźć wniosku, że udostępnienie informacji staje się odpłatne, gdyż przepis ten wskazuje jedynie na możliwość zwrotu podmiotowi udostępniającemu kosztów, które poniósł realizując żądanie wniosku (por. wyrok NSA z 6 lipca 2016 r., sygn. akt I OSK 662/16).
Zaznaczyć należy, że dodatkowe koszty w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.d.i.p. to po pierwsze nie wszystkie koszty związane z udostępnianiem informacji publicznej, tylko koszty wyjątkowe wykraczające poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu zobowiązanego. Chodzi o koszty wynikające z niestandardowych wniosków o udostępnienie informacji publicznej, w szczególności z obszernych zakresowo żądań kierowanych do podmiotów niebędących organami administracji publicznej (wyrok NSA z 16 lutego 2022 r., sygn. akt III OSK 923/21). Po drugie zaś to koszty rzeczywiste, ustalane każdorazowo przy realizacji danego wniosku, wykraczające poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu udostępniającego informację, dodatkowe koszty rzeczowe lub osobowe poniesione przez ten podmiot w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (wyrok NSA z 16 lutego 2022 r., sygn. akt III OSK 923/21).
W orzecznictwie sądów administracyjnych akcentuje się, iż nie można założyć, że - niezależnie od okoliczności konkretnych przypadków - niektóre rodzaje ponoszonych wydatków w ogóle i nigdy naliczane być nie mogą. I tak żaden przepis nie sprzeciwia się uprawnieniu odzyskania kosztu pracy związanej z udostępnieniem informacji publicznej, pod warunkiem jednak, że zostanie wykazane, iż ów koszt przekracza normalny koszt funkcjonowania bazy technicznej i zasobów ludzkich (pracowniczych) organu. Nie chodzi tu zatem o wszelkie koszty związane z żądaniem udostępnienia informacji publicznej ale koszty, które niejako przekraczają "zwykłe koszty" funkcjonowania podmiotu zobowiązanego, które wynikają z postawionych przed nim zadań. Kosztem dodatkowym jest zatem wydatek rzeczywiście poniesiony ponad koszt funkcjonowania podmiotu zobowiązanego związany z realizacją wskazanego we wniosku sposobu udostępnienia informacji publicznej (por. wyrok NSA z 28 marca 2018 r., sygn. akt I OSK 1302/17). Koszty osobowe mogą być natomiast potraktowane jako dodatkowe, jeżeli konieczność zatrudnienia dodatkowej osoby do udzielenia informacji lub zapłacenia za nadgodziny pracownikowi wynika tylko ze specjalnej, szczególnej formy lub sposobu jej udzielenia wskazanej we wniosku (por. wyrok NSA z 6 lipca 2016 r. sygn. akt I OSK 662/16; wyrok NSA 28 marca 2019 r. sygn. akt I OSK 1302/17; wyrok NSA 7 lipca 2019 r. sygn. akt I OSK 547/18; wyrok NSA z 26 maja 2021 r., sygn. akt III OSK 411/21; wyrok NSA z 16 lutego 2022 r., sygn. akt III OSK 923/21).
Z kolei art. 15 ust. 2 u.d.i.p. stanowi, że podmiot obowiązany do udostępnienia informacji, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek. Tym samym rozwiązanie przewidziane w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. gwarantuje pewność działania podmiotu zobowiązanego, ale także nie wyłącza możliwości zmiany lub wycofania wniosku przez zainteresowanego. Natomiast powiadomienie umożliwia wnioskodawcy podjęcie decyzji o pokryciu kosztów, gdy zgadza się z ustaloną opłatą, jak również może odstąpić od żądania udostępnienia informacji bądź zmodyfikować (zmienić) wniosek w zakresie sposobu lub formy jej udostępnienia. Ustawodawca pozostawił bowiem wnioskodawcy 14 dni na dokonanie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji lub też na wycofanie wniosku. Milczenie wnioskodawcy będzie prowadzić natomiast do udostępnienia informacji w sposób i w formie wskazanej pierwotnie we wniosku i będzie wiązać się z koniecznością opłacania kosztów określonych w powiadomieniu. Celem bowiem powyższej regulacji – na co zwraca uwagę NSA - jest umożliwienie wnioskodawcy podjęcie decyzji o pokryciu kosztów związanych z udostępnieniem żądanej przez niego informacji, gdyż ze względu na wysokość opłaty może on zrezygnować ze wskazanego we wniosku sposobu lub formy udostępnienia informacji, poprzestając na sposobie, z którym nie wiążą się żadne opłaty lub opłata jest znacznie niższa. Takie rozwiązanie gwarantuje prawidłową realizację prawa do informacji publicznej, bowiem nie dopuszcza do sytuacji, w której wysokość kosztów udostępnienia informacji stanowiłaby wyłączną i bezpośrednią przeszkodę w dostępie do informacji publicznych (wyrok WSA w Poznaniu z 24 sierpnia 2022 r., sygn. akt II SAB/Po 121/22; wyrok NSA z 16 lutego 2022 r., sygn. akt III OSK 923/21).
W orzecznictwie sądowoadministracyjnym przyjmuje się, że art. 15 ust. 2 u.d.i.p. przewiduje realizację obowiązku udostępnienia informacji zgodnie z pierwotnym wnioskiem także w przypadku braku odpowiedzi ze strony wnioskodawcy na zawiadomienie podmiotu zobowiązanego o wysokości opłaty związanej z udostępnieniem żądanej informacji, czyli bez wniesienia opłaty (zob. wyrok WSA w Gdańsku z 2 grudnia 2020 r., sygn. akt II SAB/Gd 53/20, wyrok WSA w Olsztynie z dnia 19 września 2017 r., sygn. akt II SAB/Ol 58/17). Zatem w przypadku braku reakcji wnioskodawcy na otrzymane powiadomienie o wysokości opłaty podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji nie może odmówić realizacji wniosku, tj. wydać decyzji o odmowie udostępnienia informacji, ani też skorzystać z możliwości wydania decyzji o umorzeniu postępowania, gdyż skorzystanie z ww. sposobów zakończenia postępowania może nastąpić jedynie w ściśle określonych przepisami u.d.i.p. przypadkach; podmiot zobowiązany nie będzie mógł również w omawianej sytuacji pozostawić wniosku bez rozpoznania (postanowienie NSA z dnia 1 października 2013 r., sygn. akt I OSK 2139/13; wyrok WSA w Poznaniu z dnia 26 maja 2021 r., sygn. akt IV SAB/Po 24/21).
Dla zachowania gwarancji wskazanych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p., w sytuacji żądania opłaty od wnioskodawcy wskazanej w art. 15 ust. 1 u.d.i.p., konieczne jest zachowanie chronologii podejmowania czynności określonych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. Zatem w pierwszej kolejności organ powinien powiadomić wnioskodawcę o konkretnej wysokości żądanej opłaty, aby umożliwić wnioskodawcy podjęcie decyzji o:
1) pozostawieniu wniosku w pierwotnej jego wersji;
2) ewentualnej zmianie wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji lub
3) cofnięcia wniosku.
W wymienionym powiadomieniu organ powinien wskazać powody powstania kosztów udostępnienia informacji publicznej i wyjaśnić sposób ustalenia ich wysokości. Następnie, w zależności od działań podjętych przez wnioskodawcę, organ podejmuje czynności związane z realizacją wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Zatem dla oceny prawidłowości działań organu zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej kluczowe staje się to, czy wnioskodawca został w sposób prawidłowy poinformowany o kosztach związanych z udostępnieniem informacji publicznej i możliwości zmiany swojego wniosku o udostępnienie informacji publicznej.
Tymczasem z akt niniejszej sprawy wynika, że Prezes Sądu uchybił obowiązkowi prawidłowego skonstruowania powiadomienia o wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej i możliwości zmiany wniosku.
W piśmie z 29 lipca 2022 r., od którego powinien rozpocząć się bieg 14 dniowy termin dla stosownego działania Skarżącej skutkujący potencjalnie obowiązkiem poniesienia przez nią opłaty, Prezes Sądu określił ten termin na 7 dni. Jednocześnie ograniczył się jedynie do wskazania kwoty kosztów dodatkowych w ten sposób, że "byłby to koszt około 1 000 zł" i jego źródłem jest zatrudnienie pracownika poza godzinami pracy. Zobowiązał Skarżącą do określenia czy podtrzymuje swój wniosek.
Skarżąca w e-mail z 3 sierpnia 2022 r. zmieniła zakres swojego wniosku poprzez jego ograniczenie do okresu 2019 – 2021 r. Wpłynęło to na wysokość opłaty za udostępnienie informacji publicznej w ten sposób, że "przewidywany koszt może zamknąć się w kwocie 500 zł", o czym Prezes Sądu poinformował w piśmie z 17 sierpnia 2022 r. W tym samym piśmie wezwał do wskazania czy Skarżąca podtrzymuje wniosek i złożenia deklaracji w tym zakresie oczekuje w terminie 14 dni. Wskazał też, że nie dysponuje pracownikami, którzy w godzinach pracy Sądu mogą wykonywać pracę związaną z przejrzeniem wielu akt spraw. Jest to możliwe jedynie poza godzinami pracy, co powoduje konieczność wypłaty nadgodzin i dlatego poinformował o kwocie 1000 zł. Ponieważ Skarżąca ograniczyła ilość akt, to przewidywany koszt "może zamknąć się w kwocie 500 zł". Warto tutaj zauważyć, że faktycznie Skarżąca nie zmieniła zakresu wniosku, ponieważ – jak wyjaśniła w e-mail z 3 sierpnia 2022 r. - art. 4772 § 2 k.p.c. w zakresie praktyki nakładania na pracodawcę przez sąd w wyroku przywracającym do pracy obowiązku dalszego zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania wszedł w życie 7 listopada 2019 r., w związku z tym bezprzedmiotowe było pytanie o praktykę sądową sprzed tej daty tj. od 2017 r. bo jej po prostu nie było. Tym niemniej wpłynęło to na dokonaną przez Prezesa Sądu kalkulację kosztu dodatkowego za udzielenie informacji publicznej w sposób znaczy, bo został on obniżony z ok. 1000 zł na "przewidywany koszt 500 zł".
W powiadomieniu o wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej zawartej w pismach z 29 lipca 2022 r. oraz z 17 sierpnia 2022 r. Prezes Sądu nie zawarł jakiejkolwiek informacji co do tego, czym kierował się wyliczając taki koszt udostępnienia informacji, jak skalkulował wysokość należnego kosztu dodatkowego, jakie jego składniki były brane pod uwagę. Nie zrobił tego także w piśmie z 10 października 2022 r., w którym wezwał Skarżącą do uiszczenia kwoty 500,00 zł tytułem pokrycia kosztów związanych ze zgromadzeniem żądanych danych. Dokonane przez niego oszacowanie ma charakter zbyt ogólny, a przez to jest niewiarygodne, może budzić uzasadnione wątpliwości co do jego rzetelności i że nie stanowi odzwierciedlenia faktycznie wykonanej pracy. Wprawdzie art. 15 u.d.i.p. w istocie nie przewiduje wymogu szczegółowego sporządzenia wykazu konkretnych czynności wiążących się ze sporządzeniem odpowiedzi na wniosek, tym niemniej podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej powinien poinformować o sposobie wyliczenie opłaty za udostępnienie informacji publicznej. Według ugruntowanego w orzecznictwie stanowiska aby móc zasadnie żądać zwrotu kosztów udostępnienia informacji publicznej, podmiot do tego zobowiązany musi dokładnie wykazać poniesiony przez siebie koszt wiążący się ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub wykazać koszty związane z koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (wyrok WSA w Warszawie z 3 lutego 2015 r., sygn. akt II SA/Wa 1266/14; wyrok WSA w Łodzi z 19 kwietnia 2017 r., sygn. akt II SA/Łd 1/17). Naliczenie opłaty mogłoby być uznane za zgodne z prawem tylko wówczas, gdyby podmiot zobowiązany wykazał, że w tym konkretnym przypadku udostępnienia informacji zachodziła konieczność pracy jego pracownika w godzinach nadliczbowych, co wykraczałoby poza zakres normalnego funkcjonowania organu (wyrok WSA w Łodzi z 20 maja 2020 r., sygn. akt II SA/Łd 23/20; wyrok WSA w Lublinie z 27 maja 2021 r., sygn. akt II SA/Lu 201/21). Koszty pracy mogą być brane pod uwagę wyłącznie wtedy, gdy przygotowanie informacji wymaga pracy dodatkowej, poza godzinami pracy, a koszty materiałowe muszą być dokładnie określone w indywidualnej sprawie (zob. wyrok WSA w Olsztynie z 16 listopada 2004 r., sygn. akt II SA/Ol 583/04; wyrok WSA w Krakowie z 14 grudnia 2005 r., sygn. akt II SA/Kr 1108/05). W kontrolowanej sprawie taka sytuacja nie miała miejsca.
W związku z tym należało stwierdzić bezskuteczność czynności nałożenia przez Prezesa Sądu opłaty za udostępnienie informacji publicznej. Niezachowanie wymogów wynikających z art. 15 ust. 1 i 2 u.d.i.p. przed udostępnieniem informacji publicznej, z uwagi na pozbawienie wnioskodawcy wskazanych tam uprawnień, skutkuje niemożnością pobrania od wnioskodawcy opłaty na podstawie art. 15 ust. 1 u.d.i.p.
O kosztach postępowania orzeczono w pkt II sentencji na podstawie art. 200 i art. 205 § 1 p.p.s.a., zasądzając od Dyrektora Sądu na rzecz Skarżącej 200 zł obejmującą wysokość uiszczonego wpisu sądowego od skargi.