III SA/Gl 655/24

III SA/Gl 655/24 - Wyrok WSA w Gliwicach
Data orzeczenia
2025-07-15
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2024-08-05
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach
Sędziowie
Barbara Brandys-Kmiecik /przewodniczący sprawozdawca/
Beata Machcińska
Marzanna Sałuda
Symbol z opisem
6143 Sprawy kandydatów na studia i studentów
Hasła tematyczne
Administracyjne postępowanie
Szkolnictwo wyższe
Skarżony organ
Inne
Treść wyniku
Uchylono zaskarżoną decyzję
Powołane przepisy
Dz.U. 2023 poz 742
art. 91 w zw. z art. 95 ust. 2
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t. j.)
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w składzie następującym: Przewodnicząca Sędzia WSA Barbara Brandys-Kmiecik (spr.), Sędziowie Sędzia WSA Beata Machcińska, Sędzia WSA Marzanna Sałuda, Protokolant Monika Rał, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 15 lipca 2025 r. sprawy ze skargi J. T. na decyzję Odwoławczej Komisji Stypendialnej Politechniki [...] w G. z dnia 29 maja 2024 r. nr [...] w przedmiocie nieprzyznania stypendium Rektora 1. uchyla zaskarżoną decyzję, 2. zasądza od Odwoławczej Komisji Stypendialnej Politechniki [...] w G. na rzecz skarżącej 697 (sześćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Uzasadnienie
Zaskarżoną decyzją z 20 maja 2024 r., nr [...], Odwoławcza Komisja Stypendialna Politechniki [...] (dalej: Komisja), uchyliła decyzję [...] i nie przyznała J. T. (dalej: Strona, Studentka, skarżąca) stypendium rektora.
W podstawie prawnej organ powołał się na art. 104, art. 107 i art. 138 § 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.: Dz.U. z 2024 r., poz. 572 ze zm., dalej k.p.a.) oraz art. 86 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (j.t. Dz. U. z 2023 r. poz. 742 ze zm.; dalej: p.s.w.i.n.) oraz Regulamin świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...].
Z akt wynika, że pierwszoinstancyjną decyzją nr [...] z 22 kwietnia 2024 r., Komisja Stypendialnej nie przyznała Stronie stypendium rektora stwierdzając, że nie spełniła ona wszystkich warunków Regulaminu świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...] określonych przy przyznawaniu stypendium rektora. Studentka uzyskała 55,83 pkt. Z uzyskanym wynikiem nie przyznano stypendium rektora z powodu nieznalezienia się w gronie 6% studentów uprawnionych do otrzymania stypendium rektora z listy rankingowej najlepszych studentów przygotowanej odrębnie dla każdego kierunku studiów.
Studentka w odwołaniu zarzuciła naruszenie przepisów postępowania - art. 107 § 1 pkt 6 k.p.a. w zw. z art. 107 § 3 k.p.a. w zw. z art. 7a k.p.a, w zw. z art. 8 k.p.a. w zw. z art. 9 k.p.a., poprzez brak uzasadnienia faktycznego decyzji umożliwiającego weryfikację ilości przyznanych skarżącej punktów, w tym ustalenia, które zgłoszone osiągnięcia uwzględniono, a których nie. Nadto zarzuciła także naruszenie art. 136 § 1 i 2 k.p.a. oraz art. 91 w zw. z art. 95 p.s.w.i.n. w zw. z tabelą "Liczba punktów za osiągnięcia naukowe, artystyczne i sportowe" załącznika nr 3 "Szczegółowymi zasadami przyznawania stypendium rektora" do Zarządzenia nr [...] Rektora Politechniki [...] z dnia 29 września 2023 r. w sprawie Regulaminu świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...], poprzez nieuwzględnienie skarżącej 10.00 punktów za prowadzenie warsztatów pt. "[...]" podczas [...] Nocy Naukowców Politechniki [...]; do odwołania dołączyła zaświadczenie z 29 kwietnia 2024 r., potwierdzające jej czynny udział w inicjatywach, których uczestnikiem było Studenckie Koło Naukowe [...], którym było prowadzenie warsztatów naukowych i potwierdzenie czynnego udziału – co jej zdaniem - powinno skutkować doliczeniem dodatkowych punktów oraz przyznaniem stypendium.
Zaskarżoną decyzją Odwoławcza Komisja Stypendialna uchyliła pierwszoinstancyjne rozstrzygnięcie uwzględniając zarzuty odwołania dotyczące braku uzasadnienia faktycznego decyzji, umożliwiającego weryfikację ilości przyznanych skarżącej punktów i postanowiła dokonać ponownego rozpatrzenia złożonego przez Studentkę wniosku o przyznanie stypendium rektora.
W uzasadnieniu swej decyzji organ wyjaśnił, że składając wniosek o przyznanie stypendium rektora jako podstawę przyznania punktów Studentka wskazała kryterium wyróżnienia się w nauce, podając średnią ocen 4,780 oraz na podstawie kryterium osiągnięć naukowych wskazując osiągnięcie N.07 i N.08.
Na etapie weryfikacji wniosku, Komisja Stypendialna zważyła, iż średnia wskazana we wniosku nie była zgodna ze średnią widniejącą w systemie USOSweb, wobec czego zastąpiono ją poprawną, tj. średnią 4,783.
Dalej organ powołał się na § 25 ust. 5 Regulaminu świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...] podkreślając, że podstawę ustalenia pozycji studenta na liście rankingowej stanowi suma punktów przyznanych zgodnie ze szczegółowymi zasadami przyznawania stypendium rektora określonymi w załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu. Załącznik ten wskazuje jakie osiągnięcia naukowe, artystyczne i sportowe są brane pod uwagę przy przyznawaniu stypendium rektora oraz jak prawidłowo należy je udokumentować. Natomiast dla osiągnięcia N.07 - czynny udział w wydarzeniach o charakterze naukowym (konferencje, debaty, festiwale, otwarte spotkania naukowe, sympozja, sesje) - referat, wykład, warsztaty naukowe, prezentacja doświadczalna, prezentacja multimedialna, poster, udział w moderowanej dyskusji naukowej na szczeblu ogólnopolskim, wymaganymi dokumentami są: zaświadczenia lub certyfikat od organizatora konferencji, debaty, festiwalu, otwartego spotkania naukowego, sympozjum lub sesji naukowej potwierdzającej udział studenta, zawierające dane: imię i nazwisko studenta, termin, tytuł wygłoszonego referatu lub wykładu, nazwę warsztatów naukowych, prezentacji doświadczalnych, prezentacji multimedialnych, przedstawionego posteru lub moderowanej dyskusji naukowej. Zaświadczenie powinno zawierać informację o charakterze osiągnięcia (np. międzynarodowy, ogólnokrajowy, uczelniany).
Dla osiągnięcia N.08 - udział w pracach naukowo-badawczych/projekcie badawczym realizowanym na Uczelni lub we współpracy z innymi uczelniami bądź jednostkami naukowymi nie dotyczy realizacji pracy dyplomowej, praktyk lub prac wynikających z programu studiów), wymaganymi dokumentami są: 1) zaświadczenie kierownika projektu zawierające nazwę, okres uczestnictwa studenta, pełnioną funkcję oraz opis wykonywanych zadań, 2) zaświadczenie prowadzącego projekt potwierdzające, że udział w pracach naukowo-badawczych/projekcie badawczym nie dotyczy realizacji pracy dyplomowej, praktyki i zaliczenia przedmiotów wynikających z programu studiów.
W konsekwencji, po analizie przedstawionych przez Studentkę we wniosku o stypendium rektora dokumentów, Odwoławcza Komisja Stypendialna zważyła, iż w przypadku osiągnięcia zgłoszonego w kategorii N.07 - prowadzenie warsztatów naukowych "[...]" - dokumenty potwierdzające udział nie spełniają wszystkich wymogów przewidzianych dla prawidłowego udokumentowania osiągnięcia zgodnie z załącznikiem nr 3 do Regulaminu świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...]. Brakującym elementem jest informacja o charakterze osiągnięcia (np. międzynarodowy, ogólnokrajowy, uczelniany).
Ponadto z zaświadczenia przedłożonego we wniosku wynika jedynie, że Studentka zrealizowała aktywność "[...]" natomiast nie jest wskazane jakiej formy była to aktywność. Tymczasem Regulamin świadczeń w osiągnięciu NA.09 wymaga wygłoszenia referatu, wykładu prowadzenia warsztatów naukowych, prezentacji doświadczalnej, prezentacji multimedialnej, prezentacji posteru czy udziału w moderowanej dyskusji naukowej. Tym samym Odwoławcza Komisja Stypendialna postanowiła nie przyznać punktów za osiągnięcie.
Natomiast w przypadku osiągnięcia zgłoszonego w kategorii N.08 - udział w projekcie badawczym "[...]", dokumenty potwierdzające udział spełniają wszystkie wymogi przewidziane dla prawidłowego udokumentowania osiągnięcia zgodnie z załącznikiem nr 3 do Regulaminu świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...]. Tym samym Odwoławcza Komisja Stypendialna postanowiła przyznać 8 punktów za osiągnięcie.
Dalej organ wyjaśnił, że Studentka uzupełniła brakujące informacje dotyczące osiągnięcia zgłoszonego w kategorii N.07 dołączając nowe zaświadczenie do odwołania, jednakże nie może ono być uwzględnione przez Odwoławczą Komisję Stypendialną, bowiem określony w Regulaminie świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...] termin złożenia wniosku o przyznanie stypendium rektora jest terminem materialnym. Zakreślenie terminu materialnego na złożenie wniosku, zawierającego, jako obowiązkowe wskazanie podstaw faktycznych żądania oraz dowodów potwierdzających te fakty (informacji o uzyskanych osiągnięciach oraz potwierdzeniach ich uzyskania) uniemożliwia przedkładanie nowych dowodów przez wnioskodawcę po upływie terminu na złożenie wniosku o przyznanie stypendium rektora. W tym zakresie wyjaśnienie istotnych kwestii następuje po wyczerpującym zebraniu, rozpatrzeniu i ocenie całego materiału dowodowego, który został złożony z zachowaniem terminu prawa materialnego, tj. w drodze wniosku o przyznanie stypendium rektora.
Przyjęcie odmiennej interpretacji i uwzględnienie dodatkowych dokumentów przedkładanych przez studenta w drodze odwołania stałoby w sprzeczności z zasadą legalizmu wyrażoną w art. 7 k.p.a., na co wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 października 2021 roku, sygn. akt III OSK 4214/21.
Tym samym Odwoławcza Komisja Stypendialna, postanowiła przyznać studentce łącznie 55,83 punktów (47,83 punkty za średnią oraz 8 punktów za osiągnięcie zgłoszone w kategorii N.08 - udział w projekcie badawczym "[...]" oraz nie przyznać punktów osiągnięcie N.07 w związku z ich nieprawidłowym udokumentowaniem. Skoro Studentka otrzymała 55,83 punktów i znalazła się na 13 miejscu na liście rankingowej studentów ubiegających się o stypendium rektora w semestrze letnim roku akademickiego 2023/2024 na kierunku [...] to tym samym nie zajęła miejsca uprawniającego ją do otrzymania stypendium rektora w semestrze letnim roku akademickiego 2023/2024, gdyż zgodnie z Zarządzeniem nr [...] Rektora Politechniki [...] z dnia 27 marca 2024 r. w sprawie wysokości stypendium rektora dla studentów Politechniki [...] obowiązującego w semestrze letnim roku akademickiego 2023/2024 liczba studentów uprawnionych do otrzymania stypendium rektora wynosi nie więcej niż 6% studentów danego kierunku studiów, zgodnie z czym liczba uprawnionych studentów do otrzymania stypendium na kierunku [...] w semestrze letnim roku akademickiego 2023/2024 wynosi 11 osób.
Kwestionując powyższą decyzję ostateczną Strona wniosła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego zarzucając naruszenie przepisów, które miało istotny wpływ na wynik sprawy – tj.:
1. art. 136 § 1 12 k.p.a. w zw. z art. 7 k.p.a., art. 8 k.p.a., art. 77 k.p.a. poprzez nieprzeprowadzenie niezbędnego i wyczerpującego postępowania w celu uzupełnienia dowodów i materiałów celem zapewnienia wydania decyzji administracyjnej nienaruszającej przepisów postępowania, zarówno w toku postępowania w pierwszej, jak i w drugiej instancji przed organem administracyjnym, poprzez odmowę uwzględnienia dowodu z dokumentu - zaświadczenia z dnia 29 kwietnia 2024 r. w przedmiocie prowadzenia przez skarżącą warsztatów pt. "[...]" podczas [...] Nocy Naukowców Politechniki [...], a w konsekwencji nieprzyznania skarżącej 10.00 punktów za prowadzenie warsztatów oraz czynny udział w wydarzeniu, co winno skutkować zmianą merytoryczną decyzji i przyznaniem skarżącej stypendium,;
2. art. 86 ust. 2 p.s.w.n.) w zw. z art. 61 § 1 k.p.a. w zw. z art. 77 k.p.a. w zw. z art. 35 § 2 k.p.a. w zw. z § 4 ust. 1, 3 i 5 zarządzenia nr [...], Rektora Politechniki [...] z dnia 29.09.2023r. w sprawie Regulaminu świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...] (dalej jako Regulamin) w zw. z § 24 ust. 5, 6, 7 i 8 Regulaminu poprzez uznanie, że termin na złożenie wniosku o przyznanie stypendium rektora ma charakter materialny, podczas gdy z Regulaminu wynika wprost, iż jest to termin procesowy (wnioski złożone po jego upływie pozostawia się bez rozpoznania, jednak nie jest wyłączona procedura przywrócenia terminu), ponadto brak jest wskazania, jakie załączniki należy obligatoryjnie wskazać we wniosku, wymagane jest jedynie wymienienie osiągnięć z ich klasyfikacją w ramach prawidłowego wypełnienia wniosku, co doprowadziło do odmowy uznania przedłożonego przez skarżącą zaświadczenia z dnia 29 kwietnia 2024 r. a także pominięcia informacji o faktach znanych Komisji Stypendialnej z urzędu, a to informacji o rodzaju i charakterze uczestnictwa skarżącej w wydarzeniu organizowanym przez samą Politechnikę [...] w G. - Studenckie Koło Naukowe [...];
3. art. 107 § 1 pkt. 6) k.p.a. w zw. z art. 107 § 3 k.p.a. w zw. z art. 7a k.p.a. w zw. z art. 8 k.p.a. w zw. z art. 9 k.p.a. poprzez:
- brak uzasadnienia faktycznego decyzji organu I instancji, umożliwiającego weryfikację ilości przyznanych skarżącej punktów, w tym ustalenia, które zgłoszone osiągnięcia uwzględniono, a których nie, jaka była podstawa odmowy uwzględnienia zgłoszonych osiągnięć, co uniemożliwiło ocenę formalną prawidłowości wydanej decyzji oraz sformułowanie zarzutów merytorycznych odnoszących się do nieprzyznania skarżącej wszystkich wnioskowanych punktów,
- wskazanie, że "nie spełnia Pani wszystkich warunków Regulaminu świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki Śląskiej określonych przy przyznawaniu stypendium rektora" bez wskazania konkretnych okoliczności faktycznych odnoszących się do sytuacji skarżącej,
- uzupełnienia uzasadnienia decyzji dopiero w decyzji wydanej na skutek odwołania, co uniemożliwiło podniesienie wszystkich zarzutów na etapie odwołania, a zatem miało istotny wpływ na wynik sprawy;
4. art. 91 p.s.w.n. w zw. z art. 95 p.s.w.n. w zw. z tabelą "Liczba punktów za osiągnięcia naukowe, artystyczne i sportowe" załącznika nr 3 "Szczegółowymi zasadami przyznawania stypendium rektora" do Zarządzenia nr [...] Rektora Politechniki [...] z dnia 29 września 2023r. w sprawie Regulaminu świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...] poprzez nieuwzględnienie skarżącej 10.00 punktów za prowadzenie warsztatów pt. "[...]" podczas [...] Nocy Naukowców Politechniki [...] z dnia 7 października 2023r., stanowiącego czynny udział w wydarzeniu o charakterze naukowym na szczeblu ogólnokrajowym lub co najmniej czynny udział w wydarzeniach o charakterze naukowym na szczeblu uczelnianym.
Mając na uwadze powyższe zawnioskowała o stwierdzenie naruszenie prawa materialnego oraz przepisów postępowania, które miały wpływ na wynik sprawy oraz o uchylenie zaskarżonej decyzji w całości.
W odpowiedzi na skargę organ podtrzymał dotychczasowe stanowisko. Odnośnie przywrócenia terminu stwierdził jego niedopuszczalność podkreślając konkursowy charakter postępowania.
Na rozprawie skarżąca podtrzymała zarzuty i wniosła o zasądzenie kosztów.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył co następuje:
Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267 ze zm.) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem.
Art. 3 § 2 pkt 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej: p.p.s.a.), stanowi, że kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na decyzje administracyjne.
W wyniku takiej kontroli decyzja może zostać uchylona w razie stwierdzenia, że naruszono przepisy prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy lub doszło do takiego naruszenia przepisów prawa procesowego, które mogłoby w istotny sposób wpłynąć na wynik sprawy, ewentualnie w razie wystąpienia okoliczności mogących być podstawą wznowienia postępowania (art. 145 § 1 pkt 1 lit. a, b i c p.p.s.a.).
Natomiast przeprowadzone w określonych na wstępie ramach badanie zgodności z prawem zaskarżonej decyzji wykazało, że skarga zasługuje na uwzględnienie.
Spór w niniejszej sprawie dotyczy prawidłowości zaświadczenia przedłożonego przez Stronę wraz z wnioskiem o stypendium oraz dopuszczalności złożenia drugiego zaświadczenia już w trybie odwoławczym.
Zdaniem organu tryb konkursowy postępowania o stypendium uniemożliwia późniejsze uzupełnianie dokumentów, co uzasadnia odmowę stypendium wobec braku w zaświadczeniu dołączonym do wniosku informacji o charakterze osiągnięcia (np. międzynarodowy, ogólnokrajowy, uczelniany) oraz formie aktywności studenta.
Natomiast Strona zarzuciła organowi nieprzeprowadzenie niezbędnego i wyczerpującego postępowania w celu uzupełnienia dowodów; brak wskazania, jakie załączniki należy obligatoryjnie wskazać we wniosku, gdyż wymagane jest jedynie wymienienie osiągnięć z ich klasyfikacją; odmowę uznania przedłożonego przez nią zaświadczenia z dnia 29 kwietnia 2024r. i pominięcia informacji o faktach znanych Komisji Stypendialnej z urzędu – tj. informacji o rodzaju i charakterze uczestnictwa skarżącej w wydarzeniu organizowanym przez samą Politechnikę [...] w G. - Studenckie Koło Naukowe [...].
Wobec tak określonej linii sporu rację należy przyznać Skarżącej.
Zgodnie z art. 91 p.s.w.n. stypendium rektora może otrzymać student, który uzyskał wyróżniające wyniki w nauce, osiągnięcia naukowe lub artystyczne, lub osiągnięcia sportowe we współzawodnictwie co najmniej na poziomie krajowym.
Art. 95 w ust. 2 stanowi podstawę do wydania Regulaminu świadczeń dla studentów, który ustala rektor w porozumieniu z samorządem studenckim. Natomiast w myśl § 25 ust. 5 Regulaminu świadczeń dla studentów i doktorantów studiów doktoranckich Politechniki [...] - podstawę ustalenia pozycji studenta na liście rankingowej stanowi suma punktów przyznanych zgodnie ze szczegółowymi zasadami przyznawania stypendium rektora określonymi w załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu. Załącznik ten wskazuje jakie osiągnięcia naukowe, artystyczne i sportowe są brane pod uwagę przy przyznawaniu stypendium rektora oraz jak prawidłowo należy je udokumentować.
Przede wszystkim podkreślić należy, że do działania orzeczniczego organ uczelniany stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Oznacza to tym samym, że w toku prowadzonego przez organ postępowania zastosowanie mieć będą przepisy k.p.a., a zwłaszcza jego zasady ogólne. Na uwagę zasługuje regulacja art. 7 k.p.a. zobowiązująca organy administracji publicznej do stania na straży praworządności i z urzędu lub na wniosek stron podejmowania wszelkich czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Zastosowanie również będzie miał art. 8 § 1 k.p.a., zgodnie z którym organy administracji publicznej prowadzą postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej, kierując się zasadami proporcjonalności, bezstronności i równego traktowania.
Natomiast w zaistniałym w prawie stanie faktycznym zauważyć należy, że Studentka wraz z wnioskiem o stypendium złożyła zaświadczenie wystawione przez Politechnikę [...], potwierdzające realizację aktywności w ramach warsztatów naukowych - "[...]", która była organizatorem tych warsztatów. Podkreślić należy, że w obrocie prawnym istnieje domniemanie prawdziwości dokumentów wydawanych przez podmiot publiczny, jakim jest uczelnia wyższa oraz dokładność i poprawność zawartych w tym zaświadczeniu informacji. Natomiast zaświadczenie dołączone przez Studentkę na etapie odwołania precyzowało jedynie charakter tej aktywności oraz potwierdzało, że dotyczyła ona aktywnego udziału w warsztatach naukowych – czyli dookreślało fakt, którego należyte i rzetelne potwierdzenie autentyczności leży w gestii Politechniki [...].
Skoro więc uczelnia była zarówno organizatorem, jak i wystawcą zaświadczenia, to niedopuszczalne jest, aby Studentka ponosiła negatywne skutki braków formalnych lub nieprecyzyjności w treści dokumentu wydawanego przez wyznaczone komórki Politechniki [...]. Student dołącza do wniosku dokument wydany przez uprawnioną instytucję i pozostaje w zaufaniu, że dokument potwierdza odpowiednio prawidłową informację o jej osiągnięciach. Poza tym fakt organizacji, przebiegu, uczestników i ich rodzaju aktywności powinien być znany organowi z urzędu skoro jest uczelnią organizująca takie projekty.
Załącznik nr 3 do Regulaminu ustanowionego przez Rektora Politechniki jasno wskazuje jakie osiągnięcia naukowe są brane pod uwagę przy przyznawaniu stypendium rektora oraz jak prawidłowo należy je udokumentować. Dla potwierdzenia zrealizowania osiągnięcia N.07, tj. czynny udział w wydarzeniach o charakterze naukowym - wymaganymi dokumentami są: zaświadczenia lub certyfikat od organizatora (podkreślenie Sądu) konferencji, debaty, festiwalu, otwartego spotkania naukowego, sympozjum lub sesji naukowej potwierdzającej udział studenta, zawierające dane: imię i nazwisko studenta, termin, tytuł wygłoszonego referatu lub wykładu, nazwę warsztatów naukowych, prezentacji doświadczalnych, prezentacji multimedialnych, przedstawionego posteru lub moderowanej dyskusji naukowej.
Zatem skoro wydanie odpowiedniego dokumentu o konkretnej treści obciążało uczelnię, to wadliwa treść wydanego pierwotnego zaświadczenia i niedochowanie powyższych wymogów nie może wywoływać negatywnych skutków dla studentów. Trudno bowiem w państwie prawa zaaprobować pogląd aby strona ponosiła konsekwencje zaniedbania obowiązku przez organ.
Poza tym to na organie spoczywał obowiązek wyjaśnienia wątpliwości co do treści zawartych w przedłożonym do wniosku zaświadczeniu. W sytuacji bowiem gdy pojawiły się jakiekolwiek wątpliwości co do rodzaju lub zakresu aktywności potwierdzonej w zaświadczeniu, rolą organu było wezwanie strony do uzupełnienia braków lub – z uwagi na fakt, że warsztaty były organizowane przez Politechnikę [...] – samodzielne wyjaśnienie ich charakteru w ramach postępowania wyjaśniającego. Organ miał realną możliwość dokonania ustaleń "z urzędu", opierając się na informacjach dostępnych w strukturach organizacyjnych uczelni, tym bardziej, że chodziło o wewnętrzną aktywność uczelni.
Zatem odnosząc się do charakter dokumentu przedłożonego na etapie odwoławczym to należy stwierdzić, że zaświadczenie dołączone do odwołania nie stanowiło nowego dowodu na inny fakt – jak podkreśla to organ, lecz jedynie doprecyzowywało charakter aktywności już uprzednio zgłoszonej we wniosku o stypendium. Takie uzupełnienie, które nie modyfikuje meritum wniosku, a jedynie porządkuje fakty objęte jego dokumentacją i uszczegóławia dowody wcześniej przedstawione - nie może być traktowane na równi z wprowadzeniem nowego, wcześniej nieznanego elementu sprawy. Tego typu uzupełnienie powinno zostać przyjęte przez organ w trakcie rozpoznawania jako sygnał braku wszechstronnego zbadania okoliczności sprawy i pominięcia dowodów znanych organowi z urzędu.
Tym samym naruszona została zasada zaufania studenta do organów państwa i prawa. Odmowa przyznania stypendium wyłącznie z powodu nieprecyzyjności zaświadczenia, przy założeniu, że wszystkie okoliczności mogą zostać sprawdzone przez samą uczelnię – działającą zarówno jako organizator, jak i weryfikator osiągnięcia – narusza zasadę zaufania obywatela do organów państwowych i godzi w konstytucyjne prawa studentów do rzetelnego postępowania.
Wobec powyższego, wyłączna odpowiedzialność za wadliwą, niepełną i nieprecyzyjną treść pierwotnego zaświadczenia leży po stronie wydającego, szczególnie gdy jest nim sama uczelnia. Student nie może ponosić konsekwencji błędów lub niejasności organu, który organizował wydarzenie i wystawił dokument. Komisja, mając możliwość zarówno wezwania do uzupełnienia, jak i samodzielnej weryfikacji, zaniechała tych działań, co skutkuje naruszeniem zasady pogłębionego wyjaśnienia wszelkich wątpliwości na etapie postępowania uczelnianego.
Tym samym za chybione należy uznać twierdzenia organu o braku możliwości uzupełniania dokumentów w postępowaniu odwoławczym i niedopuszczalności uwzględniania dokumentów złożonych po upływie tego materialnego terminu. Organy uczelni nie mogą dowolnie stosować przepisów KPA – odpowiednie stosowanie oznacza konieczność zachowania minimum procedury administracyjnej.
Na tej podstawie Sąd stwierdził, że decyzja Odwoławczej Komisji Stypendialnej naruszała zasady postępowania administracyjnego i winna tym samym zostać uchylona. Sąd podziela zarzut, że ograniczenie możliwości uzupełnienia dokumentacji, gdy dotyczy ona jedynie precyzowania czynności wywodzących się z wnętrza uczelni organizującej wydarzenie, jest sprzeczne z zasadą dochodzenia do prawdy obiektywnej i lojalnego prowadzenia postępowania wobec strony.
Zatem przy ponownym rozpatrzeniu przyznania punktów za działanie Strony należy przyjąć, że wątpliwości winny być rozstrzygane przy uwzględnieniu zarówno treści pierwotnego wniosku, jak i późniejszego doprecyzowania czynności potwierdzonego zaświadczeniem uczelni – a podpisanego przez Opiekuna Studenckiego Koła Naukowego [...].
Wobec braku konieczności przeprowadzania dodatkowych czynności procesowych Sąd uchylił wyłącznie zaskarżoną decyzję, zgodnie z żądaniem skargi.
Mając powyższe na względzie, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a., orzeczono jak w sentencji. O kosztach orzeczono stosownie do art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a.