III OSK 1608/24

III OSK 1608/24 - Wyrok NSA
Data orzeczenia
2025-09-18
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2024-05-28
Sąd
Naczelny Sąd Administracyjny
Sędziowie
Arkadiusz Windak /sprawozdawca/
Przemysław Szustakiewicz /przewodniczący/
Rafał Stasikowski
Symbol z opisem
6147 Archiwa
Hasła tematyczne
Umorzenie postępowania
Sygn. powiązane
VII SA/Wa 2665/23 - Wyrok WSA w Warszawie z 2024-02-15
Skarżony organ
Dyrektor Archiwum Państwowego
Treść wyniku
Oddalono skargę kasacyjną
Powołane przepisy
Dz.U. 2024 poz 935
art.184
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)
Dz.U. 2020 poz 164
art. 16b ust. 3 pkt 2, art. 16b ust. 2 pkt 4, art. 16a ust 1
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j.)
Dz.U. 2023 poz 775
art. 162 § 1 pkt 2, art. 28
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t. j.)
Sentencja
Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Przemysław Szustakiewicz, Sędziowie Sędzia NSA Rafał Stasikowski, Sędzia del. WSA Arkadiusz Windak (spr.), po rozpoznaniu w dniu 18 września 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 lutego 2024 r. sygn. akt VII SA/Wa 2665/23 w sprawie ze skargi J.B. na decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie z dnia 26 września 2023 r. nr DA.74.25.2022 w przedmiocie umorzenia postępowania oddala skargę kasacyjną.
Uzasadnienie
Wyrokiem z 15 lutego 2024 r. sygn. akt VII SA/Wa 2665/23 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, po rozpoznaniu sprawy ze skargi J.B. na decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w W. z 26 września 2023 r. znak DA.74.25.2022 w przedmiocie umorzenia postępowania: uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu pierwszej instancji i zasądził od Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w W. na rzecz skarżącej zwrot kosztów postępowania sądowego.
W uzasadnieniu wyroku Sąd Wojewódzki przedstawił następujący stan faktyczny i prawny sprawy.
20 stycznia 2023 r. I.P. wystąpiła do Archiwum Państwowego w W. Oddział w O. o udzielenie dostępu do akt sprawy sądowej o sygn. akt III Rc 548/85 z powództwa A.B. przeciwko J.B. o rozwód. Potrzebę wglądu w akta rozwodowe swoich rodziców uzasadniała koniecznością zdobycia obiektywnych informacji na temat swojego dzieciństwa i sytuacji życiowej.
Decyzją z 6 października 2022 r. Dyrektor Archiwum Państwowego w W. odmówił całkowicie dostępu do materiałów archiwalnych w postaci akt sądowych.
W wyniku odwołania I.P. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych decyzją z 20 grudnia 2022 r. uchylił zaskarżoną decyzję i przekazał sprawę organowi I instancji do ponownego rozpatrzenia.
Decyzją z 16 maja 2023 r. Dyrektor Archiwum Państwowego w W. umorzył postępowanie w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych.
Po rozpoznaniu odwołania J.B. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, na podstawie art. 138 § 1 pkt 2 w zw. z art. 139 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze zm., dalej: "k.p.a.") oraz art. 16b ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, dalej określanej jako "u.n.z.a."), decyzją z 26 września 2023 r. - uchylił decyzję organu I instancji w całości i orzekł o umorzeniu postępowania I instancji w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych. Organ odwoławczy wyjaśnił, że dostęp do dokumentacji spraw sądowych, przechowywanej m.in. w archiwach państwowych, podlega karencji na podstawie art. 16b ust. 2 pkt 4 u.n.z.a. W stosunku do dokumentacji żądanej przez wnioskodawczynię okres karencyjny nie upłynął, a więc udostępnienie mogłoby dojść do skutku jedynie na podstawie ustawowego wyjątku, przewidzianego w art. 16b ust. 3 pkt 2 u.n.z.a. Organ stanął na stanowisku, że nie do przyjęcia byłby pogląd, jakoby rozwiązanie małżeństwa było wyłączną sprawą obojga małżonków, oddzieloną zwłaszcza od ich powinności rodzicielskich. W świetle ustaleń doktryny prawa istotna jest również kategoria życia rodzinnego, zawierająca się w szerszej dziedzinie życia prywatnego. Nie ma wątpliwości, że dzieci są pełnoprawnymi uczestnikami prywatności, która przysługuje ich rodzicom, zwłaszcza odnośnie do okoliczności rozpadu rodziny. Za wiarygodne organ uznał motywacje przedstawione przez wnioskodawczynię. W rezultacie, za spełnioną uznał ustawową przesłankę wyłączenia karencji w stosunku do osoby uprawnionej do dostępu do chronionych danych. Z tych względów uchylając decyzję organ I instancji umarzającą postępowanie w sprawie odmowy dostępu organ odwoławczy wydał decyzję nominalnie jednobrzmiącą, z tym jednak, że opatrzoną odmiennym uzasadnieniem prawnym oraz wykluczającą procesowe zastosowanie zgody sprzeciwiającej się na częściowy dostęp do materiałów archiwalnych. Organ stwierdził, że wnioskodawczyni może zapoznać się z żądaną dokumentacją, poprzez wgląd w nią, jak i pozyskiwanie jej odwzorowań. Udostępnienie dokumentacji sprawy sądowej w postaci jej odwzorowań uzależnił od podpisania z wnioskodawczynią umowy wykluczającej dalsze przetwarzanie danych osobowych, na podstawie art. 22c ust. 1 u.n.z.a. Zawarcie powyższej umowy organ odwoławczy powierzył Dyrektorowi Archiwum Państwowego w W., będącego przechowawcą dokumentacji.
Skargę na decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wniosła J.B., domagając się jej unieważnienia i wydania zakazu dostępu do dokumentów jej sprawy rozwodowej do końca okresu karencji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że skarga zasługuje na uwzględnienie, albowiem zaskarżona decyzja nie odpowiada prawu.
Uzasadniając swoje stanowisko Sąd przytoczył przepisy art. 16a ust. 1 i art. 16b ust 2 pkt 4 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wskazując, że obowiązkiem organów było zbadanie, czy wnioskodawczyni jest osobą uprawnioną do zapoznania się z treścią żądanej dokumentacji, a więc czy posiada interes prawny w jej udostępnieniu. Sąd podkreślił, że jedną z podstawowych cech interesu prawnego jest oparcie go na obowiązującej normie prawa materialnego. Zdaniem Sądu Wojewódzkiego, żadna z przywołanych przez organ okoliczności nie kreuje po stronie wnioskodawczyni interesu prawnego w rozumieniu prawa administracyjnego.
Sąd dodał, że na rozprawie w dniu 15 lutego 2024 r. pełnomocnik I.P. jako uzasadnienie dla interesu prawnego uczestniczki w domaganiu się dostępu do akt sprawy rozwodowej rodziców wskazał, że uzyskana na ich podstawie wiedza może być niezbędna w sprawie o ochronę dóbr osobistych przeciwko skarżącej. Według Sądu Wojewódzkiego, biorąc pod uwagę ciężar dowodu w postępowaniu o ochronę dóbr osobistych (spoczywa on na stronie pozwanej), okoliczność ta w żadnym razie nie przesądza o posiadaniu interesu prawnego. Zgodnie z art. 24 § 1 k.c., każde naruszenie dobra osobistego jest bezprawne, z wyjątkiem sytuacji, w których naruszyciel wykaże, że jego postępowanie bezprawne nie było. Na stronie pozwanej ciąży więc obowiązek wykazania, że jej działanie nie było bezprawne i znajdowało swoją podstawę np. w postanowieniu Sądu wydanym w sprawie rozwodowej. Samo posiadanie dobra osobistego (nieokreślonego przez wnioskodawczynię), które jest chronione na gruncie art. 23 i art. 24 k.c., nie skutkuje jeszcze istnieniem interesu prawnego w niniejszym postępowaniu.
Sąd Wojewódzki stwierdził, że organy (choć obie instancje z inną motywacją) nieprawidłowo przyjęły, że możliwe jest udostępnienie wnioskodawczyni dokumentacji związanej z sądową sprawą rozwodową rodziców.
Dodatkowo Sąd zauważył, że w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji zawarto zastrzeżenie o uzależnieniu udostępnienia przedmiotowej dokumentacji archiwalnej wnioskodawczyni od podpisania z nią umowy wykluczającej dalsze przetwarzanie danych osobowych (w tym danych skarżącej), na podstawie art. 22c ust. 1 u.n.z.a. Jednocześnie organ wskazał, że zapis ten stanowi warunek o którym mowa w art. 162 § 1 pkt 2 k.p.a., a niepodpisanie wskazanej umowy w terminie 30 dni zrodzi skutek w tym przepisie określony. Sąd stwierdził, że obowiązek lub możliwość zawarcia w decyzji takich dodatkowych elementów jak np. warunek musi wynikać z właściwych przepisów. Niedopełnienie przez stronę warunku nałożonego na nią w decyzji powoduje wygaśnięcie tej decyzji. Warunek stanowi jednak element dodatkowy decyzji związany z treścią jej rozstrzygnięcia i tam też musi zostać zamieszczony, bowiem warunek, tak jak i termin, stają się integralną częścią rozstrzygnięcia. Zaskarżona decyzja wymogów tych nie spełnia, bowiem ustanowienie warunku nie nastąpiło w treści rozstrzygnięcia organu. Uznając, że zaskarżona decyzja oraz decyzja ją poprzedzająca zapadły z naruszeniem przepisów prawa materialnego, tj. art. 16b ust 3 pkt 2 u.n.z.a. w zw. z art. 28 k.p.a., Sąd uchylił decyzje organów obu instancji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i art. 135 p.p.s.a.
Od wyroku skargę kasacyjną wniósł Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych reprezentowany przez radcę prawnego, w której zarzucił:
1) na podstawie art. 174 pkt 2 p.p.s.a. - naruszenie przepisów postępowania mające istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 133 § 1 p.p.s.a. i oparcie orzeczenia na okoliczności nieujawnionej w toku postępowania administracyjnego i nieujętej w aktach sprawy;
2) na podstawie art. 174 pkt 1 p.p.s.a. - naruszenie prawa materialnego poprzez:
a) błędną wykładnię art. 16b ust. 3 pkt 2 w zw. z art. 16a ust. 1 u.n.z.a. w zw. z art. 28 k.p.a. wyrażającą się w przyjęciu, że osoba uprawniona zobligowana jest do wykazania interesu prawnego w żądaniu dostępu do dokumentacji archiwalnej (sprawy o rozwód), w sytuacji gdy przepisy u.n.z.a. każdemu gwarantują dostęp do materiałów archiwalnych bez wymogu legitymowania się interesem prawnym;
b) niewłaściwe zastosowanie art. 22c ust. 1 u.n.z.a. w związku z art. 162 § 1 pkt 2 k.p.a. i pominięcie, że zobowiązanie do zawarcia umowy, o którym mowa w tym przepisie, ma charakter akcesoryjny i wykracza poza zasadniczy przedmiot postępowania administracyjnego w sprawie o udostępnienie materiałów archiwalnych, a wobec tego nie stanowi obligatoryjnego elementu decyzji w tym postępowaniu.
Skarżący kasacyjnie organ wniósł o uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i oddalenie skargi, w razie nieuwzględnienia wniosku z pkt 1, o uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania na podstawie art. 185 § 1 p.p.s.a. oraz o zasądzenie kosztów postępowania kasacyjnego. Organ zrzekł się rozprawy.
Skarżący kasacyjnie podniósł, że Sąd oceniając okoliczność wykazania przez I.P. interesu prawnego, odniósł się do motywu jej żądania przedstawionego przez pełnomocnika w toku rozprawy, a nie w administracyjnym toku instancji. Natomiast organ za punkt wyjścia dla wydanego rozstrzygnięcia przyjął oświadczenie wnioskodawczyni zawarte w "Zgłoszeniu" z 20 stycznia 2023 r. W związku z tym oparcie przez Sąd wyroku na podstawie okoliczności, które zaistniały po dniu wydania zaskarżonej decyzji, nieznanych organowi, należy uznać za działanie naruszające art. 133 p.p.s.a., które miało wpływ na wynik sprawy i doprowadziło do bezzasadnego uchylenia decyzji. Skarżący kasacyjnie podał nadto, że konstrukcja przepisów u.n.z.a odbiega od modelu wykazywania interesu prawnego na rzecz zapewnienia realizacji prawa dostępu do materiałów archiwalnych. Wykładnia przeciwstawna pozostaje w sprzeczności z normą wynikającą z art. 16a ust. 1 u.n.z.a.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył co następuje:
Zgodnie z art. 183 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935 – "p.p.s.a."), Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, biorąc pod rozwagę z urzędu jedynie nieważność postępowania w rozumieniu art. 183 § 2 p.p.s.a., która w rozpoznawanej sprawie nie zachodzi.
Skarga kasacyjna została oparta na obydwu podstawach określonych w art. 174 p.p.s.a. Jeżeli w skardze kasacyjnej zarzuca się zarówno naruszenie przepisów prawa materialnego, jak i naruszenie przepisów postępowania, to co do zasady w pierwszej kolejności należy rozpoznać zarzuty dotyczące naruszenia przepisów postępowania.
Ustosunkowując się do sformułowanego w skardze kasacyjnej zarzutu naruszenia art. 133 § 1 p.p.s.a. mającego polegać na oparciu orzeczenia na okoliczności nieujawnionej w toku postępowania administracyjnego celowym jest przypomnienie, że zgodnie z tym przepisem, Sąd wydaje wyrok po zamknięciu rozprawy na podstawie akt sprawy, chyba że organ nie wykonał obowiązku, o którym mowa w art. 54 § 2. Naruszenie zasady orzekania na podstawie akt sprawy może stanowić skuteczną podstawę kasacyjną w sytuacji gdyby Sąd I instancji orzekł o oddaleniu skargi, pomimo niekompletnych akt sprawy, (rozumianych jako akta sądowe i akta administracyjne) lub też pominął istotną ich część, albo oparł orzeczenie na własnych ustaleniach, tzn. dowodach lub faktach nieznajdujących odzwierciedlenia w aktach sprawy. Taka sytuacja nie ma miejsca w przedmiotowej sprawie.
Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, lektura uzasadnienia zaskarżonego wyroku nie daje podstaw do twierdzenia, że Sąd Wojewódzki rozważania na temat interesu prawnego wnioskodawczyni oparł wyłącznie na zamiarze wytoczenia przez I.P. (wnioskodawczynię) przeciw J.B. powództwa o ochronę dóbr osobistych. W części merytorycznej uzasadnienia wyroku Sąd I instancji odniósł się również do argumentacji wniosku z 20 stycznia 2023 r. o dostęp do akt sprawy rozwodowej rodziców wnioskodawczyni (III RC 548/85) i ocenił je jako okoliczności niestanowiące o interesie prawnym strony w uzyskaniu wglądu do ww. akt sądowych. Sąd uznał, że potrzeba informacji na temat dzieciństwa i sytuacji życiowej w związku z rozwodem rodziców uzasadnia posiadanie przez stronę interesu faktycznego, czy też moralnego, nie kreuje jednak po jej stronie interesu prawnego w rozumieniu prawa administracyjnego (vide: str. 4 i 6 uzasadnienia). Ocena ta została przedstawiona w uzasadnieniu wyroku z odniesieniem się do definicji interesu prawnego, jak i do stanowiska organu, który uznał, że dzieci są pełnoprawnymi uczestnikami prywatności rodziców, zwłaszcza odnośnie okoliczności rozpadu małżeństwa.
Nie ma zatem racji strona skarżąca kasacyjnie, że wyrok wydano na podstawie okoliczności, które zaistniały po dniu wydania zaskarżonej decyzji i z tego względu naruszono art. 133 p.p.s.a. w sposób, który miał wpływ na wynik sprawy. Podstawą uchylenia decyzji organów obu instancji nie było stwierdzenie przez Sąd braku uprawnienia wnioskodawczyni do zapoznania się z archiwalnymi aktami sprawy III RC 548/85 w związku z roszczeniem o ochronę dóbr osobistych. Sąd rozważył powyższy aspekt sprawy w kontekście takiej, dodatkowej argumentacji przedstawionej przez pełnomocnika strony na rozprawie, co nie stanowi o wadliwości orzeczenia z powodu naruszenie reguły orzekania na podstawie akt sprawy. Nie budzi bowiem wątpliwości, że Sąd I instancji badając legalność zaskarżonej decyzji uwzględnił te okoliczności, które legły u podstaw jej wydania. Sąd I instancji jasno wyraził w uzasadnieniu stanowisko, że organy nieprawidłowo przyjęły możliwość udostępnienie stronie dokumentacji związanej z sądową sprawą rozwodową jej rodziców w oparciu o argumentację wniosku.
Z podanych przyczyn zarzut procesowy naruszenia art. 133 § 1 p.p.s.a. nie zasługiwał na uwzględnienie.
Przed odniesieniem się do zarzutów naruszenia prawa materialnego zasadnym jest wyjaśnienie ustawowych reguł dostępu do materiałów archiwalnych, w tym do zarchiwizowanych akt spraw sądowych.
W myśl art. 16a ust. 1 u.n.z.a., każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. Zgodnie z art. 16b ust. 1 pkt 1 u.n.z.a., dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych (lit. a) oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych (lit. b). Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu także ze względu na ochronę dóbr osobistych, danych osobowych oraz ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą (art. 16b ust. 1 pkt 2 lit. a i b oraz pkt 3).
Stosownie do art. 16b ust. 2 u.n.z.a., materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:
1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: urodzeń - po 100 latach (lit. a), małżeństw i zgonów - po 80 latach (lit. b);
2) indywidualnej dokumentacji medycznej - po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu;
3) aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami ewidencyjnymi - po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji;
4) dokumentacji spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych - po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania;
5) ewidencji ludności - po 30 latach od jej wytworzenia;
6) dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców - po 50 latach od ustania stosunku pracy.
W art. 16b ust 3 pkt 1 u.n.z.a. postanowiono, że ograniczeń określonych w
ust. 1 pkt 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń. Według art. 16b ust. 3 pkt 2 u.n.z.a., ograniczeń określonych w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach.
Zgodnie z art. 16e ust. 2, podmiot zobowiązany wydaje decyzję w sprawie:
1) całkowitej albo częściowej odmowy dostępu do materiałów archiwalnych albo
2) umorzenia postępowania w przypadku:
a) o którym mowa w art. 16b ust. 3 pkt 1,
b) gdy nie zachodzą ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych.
Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia (art. 16e ust. 3).
Z przywołanych regulacji wynika, że zasada powszechnego prawa dostępu do archiwaliów określona w art. 16a ust. 1 u.n.z.a. może podlegać ograniczeniom ze względu na zawarte w materiałach archiwalnych wartości, które podlegają szczególnej ochronie, na podstawie odrębnych przepisów. Ustawodawca jako chronione dobra wymienił tu informacje niejawne (ustawa o ochronie informacji niejawnych), tajemnice ustawowo chronione (np. lekarska z ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty), dobra osobiste (np. cześć człowieka, dobre imię, wizerunek - art. 23 Kodeksu cywilnego) i dane osobowe (ustawa o ochronie danych osobowych). Przesłanką uzasadniającą ograniczenie (odmowę) udostępnienia materiałów archiwalnych może być też zagrożenie zniszczenia, uszkodzenia lub utraty samej substancji materiałów archiwalnych.
Zauważyć należy, że ograniczenia te mają charakter względny. Ustawodawca przewidział bowiem wyjątki w stosowaniu opisanych ograniczeń w udostępnianiu dokumentacji archiwalnej, które zostały określone w art. 16b ust 3 pkt 1 u.n.z.a. Chodzi tu o przypadki, kiedy podmiot zainteresowany w uzyskaniu dostępu do archiwaliów legitymuje się szczególnymi uprawnieniami albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń. Jako przykład można tu podać działania właściwych organów w zakresie porządku prawnego, czy zgodę uprawnionego legalizującą przetwarzanie (w tym udostępnianie) danych osobowych.
W stosunku do niektórych kategorii materiałów archiwalnych (zob. art. 16b ust. 2 pkt 1-6), zawierających ze swej natury dane osobowe oraz informacje chronione i których udostępnienie może spowodować naruszenie dóbr osobistych, ustawodawca wprowadził dodatkowe i odrębne od powyższych ograniczeń wyłączenia czasowe w ich powszechnym udostępnianiu. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, zastrzeżenie zawarte w art. 16b ust. 2 u.n.z.a., że "materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż (...)" oznacza, że ustawodawca całkowicie i kategorycznie wyłączył wskazane w art. 16b ust. 2 u.n.z.a. rodzaje materiałów archiwalnych z udostępniania przez podane okresy (karencje czasowe). Tego rodzaju materiał archiwalny staje się dostępny na zasadach ogólnych dla osób trzecich, dopiero po ustaniu przeszkód czasowych, pod warunkiem niewystępowania ograniczeń z art. 16b ust. 1 pkt 1-3. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, że mimo upływu terminów określonych w art. 16b ust. 2 u.n.z.a., konkretny materiał archiwalny nie będzie mógł być nadal udostępniony ze względu np. na ochronę dóbr osobistych czy ochronę danych osobowych. Wyjątkiem są przypadki, gdy wnioskodawca będzie posiadał szczególne uprawnienia albo realizował cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, nadrzędne wobec ograniczeń dostępowych.
W rozpoznawanej sprawie przedmiotem sporu była kwestia udostępnienia córce akt sprawy rozwodowej rodziców z 1985 r., co do których okres niedostępności czasowej jeszcze nie upłynął (70 lat od uprawomocnienia się orzeczenia). W tym przypadku, zgodnie z art. 16b ust. 3 pkt 2 u.n.z.a., ustalenie prawa dostępu do akt sądowych przed upływem tego okresu wymagało zbadania, czy I.P. jest osobą uprawnioną do dostępu do wnioskowanych akt sądowych. Ustanowione w ust. 2 komentowanego artykułu ograniczenia nie mają bowiem zastosowania wobec podmiotów, które mają do tego uprawnienie pomimo trwania okresu niedostępności akt (karencji).
Należy zwrócić uwagę na szczególny rodzaj dokumentów objętych karencją w u.n.z.a., które z racji materii, której dotyczą, stanowią źródło danych osobowych i dóbr osobistych, a więc wartości szczególnie chronionych. Nie ulega wątpliwości, że z tego względu ustawodawca na gruncie u.n.z.a. wprowadził czasowe wyłączenia w ich udostępnianiu, a w postępowaniach w ramach których zostały te dokumenty wytworzone dostęp do nich jest ściśle reglamentowany. Przykładowo, na gruncie ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, zgodnie z art. 110 § 1, wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom aktu lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym (zob. też art. 110 § 2). Stosownie do art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań. Według art. 23 ust. 1 i art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych. Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta. W postępowaniu administracyjnym status strony ustala się w oparciu o art. 28 k.p.a., którego wykładnię przedstawił Sąd I instancji w uzasadnieniu wyroku. W myśl art. 73 § 1 k.p.a., strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.
Natomiast zasady dostępu do akt spraw sądowych określają przepisy proceduralne (cywilne, karne, postępowania przed sądami administracyjnymi). W zakresie prawa cywilnego i rodzinnego, zasada ogólna z art. 9 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego stanowi, że strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt. Zauważyć należy, że to z akt sądowych wynika kto był stroną procesu lub uczestnikiem tego postępowania na prawach strony, a więc osobą posiadającą interes prawny w tym postępowaniu.
Jak wynika z przedstawionych rozwiązań prawnych, dostęp do dokumentów archiwalnych akt sądowych, co do zasady, posiadają osoby w zakresie w jakim określają to konkretne przepisy proceduralne, wiążąc tą kwestię z posiadaniem interesu prawnego (legitymacji procesowej).
Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że na gruncie rozpoznawanej sprawy ocena, czy dana osoba posiada uprawnienie wyłączające czasowe ograniczenie dostępowe, o którym mowa w art. 16b ust. 3 pkt 2 u.n.z.a., powinna być dokonywana w oparciu o reguły dostępu do danych materiałów (tu akt sądowych sprawy cywilnej) ustanowione na podstawie przepisów obowiązujących w danym postępowaniu, w którym materiały te zostały wytworzone. Taka interpretacja przepisu jest zgodna z celem wprowadzenia ustawowego wyjątku od ograniczenia dostępu do archiwaliów z katalogu z art. 16b ust. 2 u.n.z.a. w czasie trwania wyznaczonych okresów niedostępności poszczególnych materiałów.
W literaturze przedmiotu wskazuje się, że rozwiązanie to (omawiany wyjątek) służy temu, by podmiot, któremu przysługują określone uprawnienia dostępu do danego rodzaju dokumentacji, mógł z nich korzystać także wtedy, gdy zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dokumentacja ta zostanie przyjęta do któregokolwiek archiwum (w szczególności państwowego, zakładowego lub wyodrębnionego). Czasowe wyłączenie z udostępniania określonych materiałów archiwalnych nie ma zastosowania do podmiotów uprawnionych, a tryb dostępu do poszczególnych rodzajów dokumentów wynika z odpowiednich przepisów ustaw (zob: M. Konstankiewicz, A. Niewęgłowski "Narodowy zasób archiwalny i archiwa. Komentarz", wyd. WK Warszawa 2016. str. 232 - 237).
Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że w przypadku przekazania dokumentacji do zasobu archiwalnego uzasadnione jest przyjęcie kontynuacji prawa dostępu do tej dokumentacji osobom, które miały dotąd zagwarantowany przepisami prawa do nich dostęp. Natomiast uznaniowe przyznawanie przez organ tego rodzaju uprawnienia osobom trzecim, które dotąd go nie posiadały, z racji nadrzędnej zasady ochrony dóbr osobistych i danych osobowych, niweczyłoby sens ochronnych ograniczeń czasowych w udostępnianiu tych dokumentów. Innymi słowy, ustawowe zastrzeżenie, że "ograniczeń określonych w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach" należy odnosić do osób i podmiotów, które posiadały dostęp do tego rodzaju dokumentów, w sposób określony na podstawie odrębnych przepisów - w przypadku akt sądowych, określonych procedur sądowych.
Status strony lub uczestnika postępowania łączy się z zagadnieniem posiadania interesu prawnego w sprawie. Niewątpliwie interes prawny osoby pozwanego lub pozwanej to ochrona ich prawnie chronionej sfery prawnej w związku z toczącym się postępowaniem, która może być realizowana poprzez nałożenie obowiązku, przyznanie lub odebranie prawa, a także ustalenie niepewności co do stosunku prawnego czy istnienia prawa. Aby uznać istnienie interesu prawnego musi istnieć przepis prawa, z którego wynikają konsekwencje prawne dla tych osób, a ich sytuacja musi być obiektywnie związana z prawnie chronionym dobrem.
Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że Sąd I instancji zasadnie ocenił, że organy powinny ponownie zweryfikować posiadanie przez wnioskodawczynię statusu podmiotu uprawnionego w rozumieniu u.n.z.a. Organ rozstrzygnął bowiem o prawie wnioskującej do dostępu do akt sądowych, abstrahując zupełnie od zagadnienia kto był stroną procesu cywilnego (miał w tym rozstrzygnięciu tzw. interes prawny). Słusznie wskazał Sąd Wojewódzki, że potrzeba zdobycia informacji na temat swojego dzieciństwa i sytuacji życiowej świadczy jedynie o interesie faktycznym wnioskodawczyni do dostępu do akt sądowych rozwodowych jej rodziców. Prawidłowe okazały się też wskazania Sądu Wojewódzkiego odwołujące się do pojęcia interesu prawnego.
Pomimo że w uzasadnieniu zaskarżonego wyroku Sąd Wojewódzki ograniczył swoje rozważania prawne do związku przepisu art. 16b ust. 3 pkt 2 u.n.z.a. wyłącznie z art. 28 k.p.a., to okoliczność ta nie miała wpływu na wynik sprawy. Trafnie akcentuje skarżący kasacyjnie, że według art. 16a ust. 1 u.n.z.a. każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, co oznacza, co do zasady, brak konieczności wykazywania interesu prawnego przez wnioskującego o dostęp do tych materiałów. Tym niemniej w czasie ustawowo określonej niedostępności szczególnego rodzaju materiałów takich jak np. dokumentacja spraw sądowych (art. 16b ust. 2 pkt 4 u.n.z.a.), ogólna zasada dostępności wyrażona w art. 16a ust. 1 u.n.z.a. podlega ograniczeniu i uzależniona jest od ustalenia, czy wnioskodawca jest uprawnionym w rozumieniu art. 16b ust. 3 pkt 2 u.n.z.a., tj. czy posiada interes prawny, ustalony w oparciu o normy kreujące prawo do dostępu do materiałów archiwalnych (tu akt sądowych sprawy cywilnej).
Z powyżej podanych przyczyn, zarzut skargi kasacyjnej naruszenia art. 16b ust. 3 pkt 2 w zw. z art. 16a ust. 1 u.n.z.a. w związku z art. 28 k.p.a. nie mógł odnieść oczekiwanego skutku.
Naczelny Sąd Administracyjny ocenił również jako bezpodstawny zarzut niewłaściwego zastosowania art. 22c ust. 1 u.n.z.a. w związku z art. 162 § 1 pkt 2 k.p.a. Zasadnie Sąd I instancji zwrócił uwagę, że obowiązek lub możliwość zawarcia w decyzji określonego warunku musi wynikać z właściwych przepisów, a ponadto warunek powinien być ujęty w jej rozstrzygnięciu. Nie ulega wątpliwości, że z uwagi na zastosowanie przepisów k.p.a. do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych, decyzje organów powinny spełniać wszystkie wymagania co do treści i formy rozstrzygnięć, określone w art. 107 k.p.a. Decyzje mogą zawierać zatem też inne składniki, zgodnie z art. 107 § 2 k.p.a. Przy czym dodatkowe elementy, takie jak termin, warunek czy zlecenie mogą być zawarte w decyzji, o ile przewidują to przepisy szczególne. Sąd Wojewódzki podniósł, że wbrew wskazanym regulacjom, w zaskarżonej decyzji zastrzeżenie (warunek) udostępnienia stronie dokumentacji od podpisania z nią umowy wykluczającej dalsze przetwarzanie danych osobowych, nie został zamieszczony w sentencji rozstrzygnięcia. Spostrzeżenie to przedstawione przez Sąd dodatkowo, nie stanowiło podstawy uwzględnienia skargi. Przyczyną uchylenia decyzji organów obu instancji było stwierdzenie przez Sąd Wojewódzki naruszenia przepisu art. 16b ust. 2 pkt 2 u.n.z.a.
Podsumowując, Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że skarga kasacyjna nie ma usprawiedliwionych podstaw, co skutkowało jej oddaleniem, o czym orzeczono na podstawie art. 184 p.p.s.a.
O kosztach postępowania kasacyjnego orzeczono na podstawie art. 204 pkt 2 p.p.s.a. w związku z art. 205 § 2 p.p.s.a.