III CZP 43/04

Uchwała z dnia 15 września 2004 r., III CZP 43/04 
 
Sędzia SN Tadeusz Domińczyk (przewodniczący, sprawozdawca) 
Sędzia SN Iwona Koper 
Sędzia SN Tadeusz Żyznowski 
 
Sąd Najwyższy w sprawie z powództwa Jana S. przeciwko Marii K. o zapłatę, 
po rozstrzygnięciu w Izbie Cywilnej na posiedzeniu jawnym w dniu 15 września 
2004 r., przy udziale prokuratora Prokuratury Krajowej Iwony Kaszczyszyn, 
zagadnienia prawnego przedstawionego przez Sąd Okręgowy w Szczecinie 
postanowieniem z dnia 25 maja 2004 r.: 
„Czy w przypadku złożenia wniosku o wydanie kserokopii protokołu rozprawy 
należy, na podstawie § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 
listopada 1996 r. w sprawie opłat kancelaryjnych w sprawach cywilnych (Dz.U. Nr 
139, poz. 650 ze zm.) pobrać opłatę kancelaryjną w wysokości 6 zł za każdą 
stronicę wydanego dokumentu, czy też – na podstawie § 1 ust. 1a wymienionego 
rozporządzenia – w wysokości 1 zł?" 
podjął uchwałę: 
 
Za wydaną kserokopię protokołu z akt sprawy pobiera się opłatę 
kancelaryjną w kwocie po 1 zł za każdą stronicę. 
 
Uzasadnienie 
 
W sprawie przeciwko Marii K. o zapłatę powód Jan S. wniósł o wydanie mu 
kserokopii protokołu rozprawy. Uwzględniając wniosek, przewodniczący wymierzył 
opłatę kancelaryjną, licząc po 6 zł za każdą stronicę, czyli według stawki właściwej 
dla odpisów i wyciągów wydawanych na podstawie akt jako dokumentów. 
Jednocześnie zauważył, że przepisy nie przewidują wydawania kserokopii, a wobec 
braku odrębnego uregulowania w tym względzie, do odpłatności za wydanie 
kserokopii protokołu rozprawy stosuje się § 1 ust. 1, a nie § 1 ust. 1a 
rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 listopada 1996 r. w sprawie opłat 

kancelaryjnych w sprawach cywilnych (Dz.U. Nr 139, poz. 650 ze zm. – dalej: 
"rozporządzenie"). 
W zażaleniu na to zarządzenie powód zakwestionował przyjętą przez 
przewodniczącego ocenę charakteru wniosku. Zarzucił, że kserokopia protokołu 
miała jedynie służyć sprawdzeniu rzetelności jego sporządzania, co mogłoby 
ewentualnie prowadzić do złożenia wniosku o sprostowanie. Taka 
nieuwierzytelniona postać protokołu w kserokopii, w przekonaniu składającego 
zażalenie, nie ma cech dokumentu, a co za tym idzie także żądana w takim 
wypadku opłata kancelaryjna nie może być równa tej, jaką stosuje się w razie 
wydawania odpisów i zaświadczeń. 
Rozpoznając zażalenie, Sąd Okręgowy powziął wątpliwość prawną, którą 
wyraził w przytoczonym na wstępie pytaniu, wskazując na różnice znaczeniowe 
pojęć „odpis” i „kserokopia”, tylko temu pierwszemu przypisując walor dokumentu. Z 
kolei zaliczenie odpisu protokołu rozprawy do kategorii dokumentów sprawia, że 
wydanie go wiąże się z odpłatnością w kwocie 6 zł za każdą stronę, podobnie jak to 
się dzieje w każdym innym przypadku wydania dokumentu. Kserokopia natomiast, 
która dokumentem nie jest, podlega udostępnieniu w ramach zasady jawności 
określonej w art. 9 k.p.c. Kodeks postępowania cywilnego nie posługuje się 
wprawdzie wyrażeniem „kserokopia”, ale skoro w ogóle możliwość ujęcia takiej 
postaci jawności w przepisach przewiduje § 1 ust. 1a rozporządzenia, to względy 
celowościowe powinny przeważyć na korzyść twierdzenia, że pobierana w takich 
sytuacjach opłata kancelaryjna wynosi 1 zł za każdą stronicę, czyli w wysokości 
wskazanej w powołanym przepisie. 
Sąd Najwyższy zważył, co następuje: 
Przepis § 1 ust. 1a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 
listopada 1996 r. w sprawie wysokości opłat kancelaryjnych w sprawach cywilnych 
(Dz.U. Nr 139, poz. 650), dodany przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia 
zmieniającego rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 września 1999 r. 
(Dz.U. Nr 88, poz. 90), przeciwstawia wysokość opłaty kancelaryjnej od wydanej „z 
akt sprawy” kserokopii dokumentów, wysokości tej opłaty od wydanych „na 
podstawie akt sprawy” dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 1 rozporządzenia. 
"Wydaniu na podstawie akt sprawy" podlegają dokumenty szczegółowo wymienione 
w przepisie oraz „inne”. Te pierwsze zostały wyraźnie określone przepisami prawa 
procesowego (art. 776, 364 k.p.c.) lub innymi (np. w art. 109-111 ustawy z dnia 14 

lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, jedn. tekst: Dz.U. z 2002 r. Nr 42, poz. 369, art. 
67-68 ustawy z dnia 28 kwietnia 1936 r. – Prawo wekslowe, Dz.U. Nr 37, poz. 282 
albo art. 362 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, jedn. 
tekst: Dz.U. z 2001 r. Nr 124, poz. 1361) i w zależności od ich charakteru podlegają 
regułom interpretacyjnym na podstawie tych przepisów stosowanych w drodze 
analogii. Odnosi się to także do dokumentów zaliczonych do kategorii „innych”, 
skoro wydawane są na tej samej podstawie. We wszystkich przypadkach chodzi o 
dokumenty w rozumieniu art. 244 k.p.c., czyli mające cechy urzędowe, sporządzone 
w przepisanej formie przez powołane do tego organy w ich zakresie działania, 
stanowiące dowód tego co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Wydanie takich 
dokumentów poprzedzają zatem czynności kontrolne warunkujące ich źródłową 
autentyczność i wiarygodność. 
Kserokopia jest mechanicznym, wykonanym za pomocą urządzenia 
elektronicznego, powieleniem dokumentu, ale sama dokumentem nie jest. Z natury 
rzeczy spełnia ona jedynie funkcję informacyjną, pozwala bowiem czerpać wiedzę o 
treści dokumentu bez potrzeby posługiwania się nim. Stanowi zatem materiał 
pomocniczy na użytek śledzenia podejmowanych w sprawie czynności i kontroli ich 
prawidłowości, ułatwiając tym samym stronie lub jej pełnomocnikowi podejmowanie 
zamierzonych działań. 
W myśl wyrażonej w art. 9 k.p.c. zasady jawności stronom i uczestnikom 
postępowania służy prawo przeglądania akt, sąd nie może im także odmówić 
wydania żądanych odpisów i wyciągów z akt. Z takiego uregulowania nie można 
wyprowadzać wniosku, że udostępnienie zebranego w sprawie materiału może się 
odbywać tylko w postaci odpisów i wyciągów. Przeciwnie, jeżeli wydanie odpisów i 
wyciągów musi spełniać wymagania właściwe dla tej formy dokumentu, co wiąże 
się z koniecznością wykonania kwalifikowanych czynności urzędowych, to tym 
bardziej za dopuszczalne uznać należy inne formy dostępności do akt sprawy, na 
ogół służące doraźnym celom i możliwym przy użyciu tylko odpowiedniej techniki 
biurowej. Jedne i drugie różni jednak zakres czynności niezbędnych do ich 
urzeczywistnienia, w czym należy upatrywać źródła zróżnicowanej odpłatności za 
ich wydanie. Decydująca jest zatem odmienność cech przedmiotowych 
wydawanych na wniosek dokumentów i kserokopii. Co się natomiast tyczy 
wydawania kserokopii z powołaniem się na „odrębne przepisy”, to chodzi tu o 
sytuacje, zwłaszcza w kontaktach z określonymi podmiotami, w których 

posługiwanie się kserokopią dokumentu może się okazać wystarczające. Brak 
takich przepisów nie pozbawia jednak przepisu § 1 ust. 1a rozporządzenia 
przymiotu uregulowania samodzielnego. 
Ze względów Sąd Najwyższy podjął uchwałę jak na wstępie (art. 390 § 1 
k.p.c.).