II SAB/Wa 335/25

II SAB/Wa 335/25 - Wyrok WSA w Warszawie
Data orzeczenia
2025-08-29
orzeczenie nieprawomocne
Data wpływu
2025-04-07
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Sędziowie
Ewa Radziszewska-Krupa
Iwona Maciejuk /przewodniczący sprawozdawca/
Sławomir Antoniuk
Symbol z opisem
647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
658
Skarżony organ
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku
Stwierdzono bezczynność organu - art. 149 §1a ustawy PoPPSA
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Iwona Maciejuk (spr.), Sędzia WSA Sławomir Antoniuk, Sędzia WSA Ewa Radziszewska-Krupa, , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 29 sierpnia 2025 r. sprawy ze skargi W. I. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] lipca 2022 r. na przetwarzanie danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się bezczynności w rozpatrzeniu skargi W. I. z dnia [...] lipca 2022 r. na przetwarzanie danych osobowych; 2. stwierdza, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz W. I. kwotę 100 (słownie: sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.
Uzasadnienie
W. I. przedmiotem skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie uczynił bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia jego skargi z dnia [...] lipca 2022 r. na nieprawidłowości w zakresie przetwarzania jego danych osobowych.
Skarżący wniósł o stwierdzenie bezczynności Prezesa UODO, zobowiązanie organu do załatwienia sprawy w terminie 30 dni od daty otrzymania odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy, zasądzenie od organu kosztów postępowania według norm przepisanych. Skarżący zarzucił organowi naruszenie art. 8 k.p.a., art. 12 § 1 k.p.a., art. 35 § 1 i 3 k.p.a., art. 36 § 1 k.p.a. i art. 37 § 5 k.p.a. poprzez przekroczenie terminów załatwienia sprawy tj. pozostawanie w bezczynności przez Prezesa UODO.
Skarżący w uzasadnieniu wskazał, że w dniu [...] lipca 2022 r, złożył skargę w sprawie wycieku danych osobowych w postaci numerów Ksiąg Wieczystych przez publikację tych numerów w serwisie internetowym: [...] Wskazał, że na skutek jego interwencji, po prawie 5 miesiącach, tj. [...] grudnia 2022 r., Prezes UODO wszczął postępowanie wyjaśniające oraz [...] grudnia 2022 r. zwrócił się do firmy [...] z siedzibą w [...] o złożenie wyjaśnień. Skarżący wyjaśnił m.in., że Prezes UODO w piśmie z dnia [...] kwietnia 2023 r. poinformował go, iż ponownie zwrócił się do Spółki o złożenie wyjaśnień, które są niezbędne do wydania decyzji administracyjnej w sprawie. W związku z brakiem postępu w sprawie skarżący w dniu [...] lipca 2023 r. skierował do Prezesa UODO propozycję rozwiązania problemu. Pismo pozostało bez odpowiedzi, a kolejną korespondencję w sprawie otrzymał [...] listopada 2023 r., tj. po kolejnych 4 miesiącach, w której został poinformowany, że Prezes UODO zwrócił się do Prokuratury Okręgowej w [...] o udzielenie informacji, które będą przydatne Prezesowi UODO do prowadzenia postępowania w niniejszej sprawie. Skarżący podał, że kolejną korespondencję w przedmiotowej sprawie otrzymał [...] sierpnia 2024 r., tj. po kolejnych ponad 8 miesiącach, z której wynika, że Prezes UODO ponownie wystąpił do Prokuratury Krajowej o informację, czy wnioskowane przez Prezesa UODO działania w zakresie objęcia nadzorem postępowania prowadzonego przez właściwą prokuraturę okręgową względem ww. podmiotu zostały podjęte, a jeżeli tak, to jakie są jego efekty. Prokuratura odpowiedziała [...] września 2024 r., że żadnego śledztwa związanego z serwisem [...] nie prowadzi. Skarżący podał, że w związku z upływem kolejnych miesięcy i brakiem informacji w sprawie, a tym samym perspektyw na jej rozstrzygnięcie, przy jednoczesnym wielokrotnym przekraczaniu terminu wynikającego z k.p.a. na rozpatrzenie skargi bez wyznaczenia nowego terminu rozpatrzenia sprawy, w dniu [...] lutego 2025 r. przez e-PUAP złożył ponaglenie. W treści ponaglenia, wobec ostatecznego rozstrzygnięcia NSA w sprawie III OSK 6508/21 uznającego, że numery Ksiąg Wieczystych są danymi osobowymi, przedstawił oczekiwanie wobec działania Prezesa UODO, aby podjął skuteczne działania w kierunku ochrony jego danych osobowych, które są bez ograniczeń przetwarzane i udostępniane odpłatnie użytkownikom serwisu [...] prowadzonego przez firmę [...]. Skarżący podniósł, że organ powinien załatwić przedmiotową sprawę niezwłocznie, czyli zwyczajowo w przeciągu miesiąca, od wszczęcia postępowania, a w sprawach bardziej skomplikowanych, w terminie 2 miesięcy. Tymczasem skarżący oczekuje rozpatrzenia ponad 2 lata. Ponaglenie nie przyniosło oczekiwanych rezultatów. Organ nadal nie wydał rozstrzygnięcia, wobec czego organ pozostaje w bezczynności. Dodatkowo do dnia złożenia niniejszej skargi, skarżący nie uzyskał jakiejkolwiek reakcji organu na ponaglenie.
Prezes UODO w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie. Organ wyjaśnił, iż pismem z dnia [...].11.2022 r. wezwał skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi. Pismem z dnia [...].12.2022 r. organ wezwał Spółkę do ustosunkowania się do treści skargi oraz złożenia wyjaśnień w sprawie. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował skarżącego. Pismem z dnia [...].04.2023 r. organ ponownie zwrócił się do Spółki o złożenie wyjaśnień w sprawie. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował skarżącego. Pismem z dnia [...].06.2023 r. organ udzielił skarżącemu odpowiedzi na jego pismo z dnia [...].05.2023 r. W dniu [...].06.2023 r. do organu wpłynął zwrot korespondencji skierowanej do Spółki w dniu [...].12.2022 r. W dniu [...].07.2023 r. do organu wpłynął zwrot korespondencji skierowanej do Spółki w dniu [...].04.2023 r. Pismem z dnia [...].11.2023 r. organ zwrócił się do Prokuratury Okręgowej w [...] z prośbą o udzielenie informacji w sprawie. O podjętych czynnościach organ poinformował skarżącego. Pismem z dnia [...].04.2024 r. organ poinformował skarżącego o zwróceniu się do Prokuratora Krajowego o objęcie nadzoru nad postępowaniem prowadzonym przez Prokuraturę Okręgową w [...].
Pismem z dnia [...].08.2024 r. organ poinformował skarżącego o ponownym zwróceniu się do Prokuratora Krajowego o informację czy wnioskowane działania w zakresie objęcia nadzoru nad postępowaniem prowadzonym przez Prokuraturę Okręgową w [...] zostały podjęte. Pismem z dnia [...].10.2024 r. organ przekazał Prokuraturze Okręgowej w [...] m.in. kopię akt sprawy [...] na jej wniosek. W dniu [...].02.2025 r. skarżący złożył do organu ponaglenie na podstawie art. 37 k.p.a. W dniu [...].03.2025 r. skarżący złożył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, za pośrednictwem Prezesa UODO, skargę na bezczynność Prezesa UODO w przedmiocie prowadzenia niniejszego postępowania. Pismami z dnia [...] kwietnia 2025 r. organ poinformował Spółkę i skarżącego o zebraniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji administracyjnej.
Prezes UODO w uzasadnieniu wskazał, że skarga na bezczynność jest nieuzasadniona. Powołał się przy tym na doktrynę wskazując, że przedmiotem skargi na bezczynność nie jest określony akt lub czynność organu administracji, lecz ich brak w sytuacji, gdy organ miał obowiązek podjąć działanie w danej formie i w określonym przez prawo terminie. Odnosząc się do stanowiska judykatury wskazał, że z bezczynnością organu mamy do czynienia wówczas, gdy w ustalonym przepisami terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale mimo istnienia ustawowego obowiązku nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu, albo nie podjął stosownej czynności.
Prezes UODO mając na względzie treść art. 77, art. 12 § 1 oraz art. 80 k.p.a. podkreślił, iż nie uchylał się od podjęcia czynności mających na celu rozstrzygnięcie przedstawionej przez skarżącego sprawy. Organ podejmował możliwie szybko i w najbardziej skuteczny sposób działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego sprawy pozwalającego na wydanie rozstrzygnięcia. W szczególności przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące rzetelnemu ustaleniu stron postępowania, ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego niezbędnego do wydania rozstrzygnięcia w sprawie. Organ wyjaśnił, że w postępowaniach przed organem właściwym do spraw ochrony danych osobowych - w przeciwieństwie do innych postępowań administracyjnych – niemożliwym jest wydanie rozstrzygnięcia bez wezwania podmiotu skarżonego do złożenia wyjaśnień.
Prezes UODO zaznaczył, że zgodnie z art. 78 ust. 2 RODO, znajdującego zastosowanie bezpośrednio przed ww. przepisem prawa krajowego, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi. Powyższe oznacza dopuszczenie trwania postępowania przez 3 miesiące, a co więcej termin ten nie wyznacza w każdym przypadku granicy jak długo organ może prowadzić postępowanie w sprawie. Prezes UODO podzielił pogląd doktryny, zgodnie z którym odnosząc się do zarzutu bezczynności organu jako podstawy do skorzystania ze środka ochrony prawnej na gruncie postępowania sądowego, rozważyć należy, czy wskazany w komentowanym przepisie okres 3 miesięcy należy traktować jako dyrektywę dla określenia maksymalnego terminu do rozstrzygnięcia sprawy przez organ. Wydaje się, że treść ust. 2 komentowanego artykułu nie pozwala na przyjęcie takiego stanowiska. Należy bowiem zwrócić uwagę, że obowiązek informacyjny, który ma w tym czasie zrealizować organ, dotyczy nie tylko efektów rozpatrzenia skargi, ale może także obejmować, w zależności od specyfiki konkretnej sprawy, w tym stopnia jej skomplikowania, tylko informacje o postępach w jej prowadzeniu" (Edyta Bielak-Jomaa (red.), Dominik Lubasz (red.), RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Postępowanie organu prowadzone jest pisemnie, zaś organ proceduje zgodnie z zasadami i terminami określonymi w powołanych wyżej przepisach rozporządzenia 2016/679. Wszystkie czynności podejmowane są zgodnie z kolejnością, bieżącym etapem postępowania i z uwzględnieniem złożoności spraw. Liczna korespondencja w prowadzonych postępowaniach, czas potrzebny na jej wymianę, w tym oczekiwanie na złożenie wyjaśnień, bez wątpienia wynika z przyczyn niezależnych od organu.
Prezes UODO wyjaśnił, że w przedmiotowej sprawie dwukrotnie wzywał Spółkę do ustosunkowania się do treści skargi i złożenia wyjaśnień w sprawie. Korespondencja - kierowana zgodnie ze wskazaniem skarżącego, jak również zgodnie z adresem siedziby widniejącym w rejestrze przedsiębiorców [...] oraz na stronie internetowej Spółki - została przez Pocztę zwrócona bez adnotacji o przyczynie braku doręczenia, a więc bez informacji mogących świadczyć np. o błędnym adresie. Korespondencja była kierowana do Spółki w grudniu 2022 r. (zwrot po około siedmiu miesiącach), a następnie w kwietniu 2023 r. (zwrot po około trzech miesiącach). Prezes UODO, celem przyspieszenia postępowania, kierował zapytania do Prokuratury Okręgowej w [...], które pozostawały przez dłuższy czas bez odpowiedzi, z tego też powodu Prezes UODO zwrócił się także dwukrotnie do Prokuratora Krajowego. Prawidłowe ustalenie stron postępowania, zebranie wyjaśnień i dowodów, zarówno od skarżącego, jak i podmiotu skarżonego, a następnie oczekiwanie na odpowiedź wpływa na długość toczącego się postępowania. Działania podejmowane przez Prezesa UODO w niniejszej sprawie miały zatem na celu wnikliwe przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, a następnie rozstrzygnięcie sprawy. Nie można zatem uznać, że organ cechowała zła wola, skutkująca naruszeniem prawa, a tym bardziej naruszeniem prawa w sposób oczywisty. Podejmowane czynności w toku niniejszego postępowania, tj. wezwanie skarżonego podmiotu do udzielenia wyjaśnień w sprawie, zwrócenie się do Prokuratury Okręgowej w [...], a także do Prokuratora Krajowego - w żadnym stopniu nie oznaczają, że organ pozostawał w bezczynności. Zdaniem organu nie doszło do rażącej bezczynności. Organ zgodził się ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego zawartym w wyroku z dnia 17 stycznia 2020 r. (sygn. akt I OSK 416/19), zgodnie z którym cyt.: "(...) dla uznania rażącego naruszenia prawa nie jest wystarczające samo przekroczenie przez organ ustawowych obowiązków, czyli także terminów załatwienia sprawy. Przekroczenie musi być zatem bardzo znaczne i wskazywać na złą wolę organu lub powodować dolegliwe dla strony skutki.", a także w wyroku z dnia 29 kwietnia 2020 r. (sygn. akt I OSK 3094/19), zgodnie z którym cyt. "(...) pod pojęciem rażącego naruszenia prawa rozumie się sytuację, w której bez żadnej wątpliwości można stwierdzić, że naruszono prawo, a więc sytuację, w której naruszenie jest oczywiste. Przy czym jest to naruszenie ciężkie, które nosi cechy oczywistej i wyraźnej sprzeczności z obowiązującym prawem, niezasługujące na zaakceptowanie w demokratycznym państwie prawa i wywołujące dotkliwe skutki społeczne lub indywidualne. Nie jest zatem wystarczające dla przyjęcia bezczynności o rażącym charakterze samo przekroczenie przez organ ustawowych terminów załatwienia sprawy.".
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje.
Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935), zwanej dalej P.p.s.a., sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Zgodnie z art. 3 § 2 pkt 8 P.p.s.a., kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a.
Sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, stosownie do treści art. 119 pkt 4 i art. 120 P.p.s.a. Pierwszy z ww. przepisów stanowi, że sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Natomiast w myśl art. 120 P.p.s.a. w trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawy na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów.
Stosownie do treści art. 52 § 1 i 2 P.p.s.a. skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator,
Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka. Przez wyczerpanie środków zaskarżenia należy rozumieć sytuację, w której stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak zażalenie, odwołanie lub ponaglenie, przewidziany w ustawie.
W przypadku skargi na bezczynność wniesienie skargi należy poprzedzić ponagleniem do właściwego organu prowadzącego postępowanie. W myśl art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność). Natomiast stosownie do art. 37 § 3 k.p.a. ponaglenie wnosi się: 1) do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie; 2) do organu prowadzącego postępowanie - jeżeli nie ma organu wyższego stopnia.
Zgodnie z art. 53 § 2b P.p.s.a. skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu.
W ocenie Sądu skarga na bezczynność Prezesa UODO w przedmiocie rozpatrzenia skargi (wniosku) z dnia [...] lipca 2022 r. jest dopuszczalna. Skarżący przed jej wniesieniem wystąpił do organu z ponagleniem z dnia [...] lutego 2025 r.
Zgodnie z art. 149 § 1 P.p.s.a., sąd uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekle prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1–4 albo na przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 4a, 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a P.p.s.a.). Sąd w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). W myśl art. 149 § 2 P.p.s.a., sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6.
Wskazania wymaga, że przepisy P.p.s.a nie definiują pojęcia bezczynności.
W doktrynie przyjmuje się jednak, że bezczynność organu administracji publicznej zachodzi wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale mimo istnienia ustawowego obowiązku nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub nie podjął stosownej czynności (T. Woś [w:] T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 109).
Bezczynność organu administracji publicznej, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 P.p.s.a. ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy ani w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a.
Wskazania wymaga, że od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwana dalej u.o.d.o. oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. Seria L. rok 2016 nr 119 str. 1 z dnia 2016.05.04 z późn. zm.), zwane dalej RODO. RODO stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.
Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Stosownie zaś do art. 35 § 3 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Przepis art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. wprost stanowi, że bezczynność ma miejsce, gdy nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1.
Stosownie do art. 78 ust. 2 RODO, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77.
Zatem, zgodnie ze szczególnym przepisem art. 78 ust. 2 RODO termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wynosi trzy miesiące.
W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje się,
że "(...) trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 RODO nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 RODO, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował ..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 RODO w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) , dalej: u.o.d.o., oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Nie jest więc uprawnione twierdzenie, że art. 78 ust. 2 RODO nie wyznacza terminu na załatwienie sprawy administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o jakim mowa w art. 78 ust. 2 RODO, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (jak podnosi przywołana wyżej doktryna; zob. też P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 RODO musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. (...)", (v. wyrok NSA z dnia 29 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22, orzeczenia.nsa.gov.pl).
Postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych jest postępowaniem administracyjnym (art. 7 ust. 1 u.o.d.o.), do którego stosuje się przepisy k.p.a., z modyfikacjami wynikającymi z regulacji ustawy o ochronie danych osobowych.
Skoro skarga (wniosek) z dnia [...] lipca 2022 r. wszczynająca postępowanie przed Prezesem UODO ([...]) została rozpatrzona przez organ i postępowanie zostało zakończone decyzją administracyjną w dniu [...] lipca 2025 r., to brak jest podstaw do zobowiązania Prezesa UODO do rozpatrzenia skargi W. I. z dnia [...] lipca 2022 r.
Z zestawienia powyższych dat wynika natomiast bezspornie, że skarga na bezczynność w dniu jej wniesienia ([...] marca 2025 r.) była zasadna. Organ nie dotrzymał trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2 RODO, a zatem dopuścił się bezczynności. Postępowanie prowadzone było bowiem przez okres prawie 3 lat. Organ dopuścił się zatem bezczynności w rozpatrzeniu skargi (wniosku) strony z dnia [...] lipca 2022 r., termin ten nie został przez organ przedłużony. Decyzja wydana została [...] lipca 2025 r., dopiero 4 miesiące po wniesieniu skargi do Sądu na bezczynność organu w tej sprawie, choć o możliwości wydania decyzji i prawie zapoznania się z aktami organ zawiadomił stronę już w kwietniu 2025 r.
Dokonując oceny charakteru bezczynności organu w niniejszej sprawie Sąd stwierdził, że - mimo podejmowania przez organ czynności w postępowaniu, które zakończyło się ostatecznie wydaniem decyzji administracyjnej – miała ona charakter rażącego naruszenia prawa. Sąd nie podważa przy tym twierdzenia organu zawartego w odpowiedzi na skargę, że organ administracji publicznej może uznać stan faktyczny rozpatrywanej sprawy za ustalony jedynie na podstawie nie budzących wątpliwości dowodów i nie może poprzestać w tym zakresie na uprawdopodobnieniu. Organ zwrócił uwagę w odpowiedzi na skargę, że nie uchylał się od podjęcia czynności mających na celu rozstrzygnięcie przedstawionej przez skarżącego sprawy. Podniósł, że podejmował możliwie szybko i w najbardziej skuteczny sposób działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego sprawy pozwalającego na wydanie rozstrzygnięcia. Sąd nie kwestionuje twierdzenia organu, że wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości Prezesa musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego.
Powyższe nie zmienia jednakże obowiązku dokonywania określonych czynności, w tym rozstrzygania sprawy w określonych ramach czasowych, z uwzględnieniem oczywiście okoliczności konkretnego przypadku.
Sąd przeanalizował działania organu podejmowane w sprawie i na podstawie akt administracyjnych stwierdził, że w postępowaniu miało miejsce wiele nieuzasadnionych okresów niepodejmowania czynności, których nie da się usprawiedliwić nawet przy uwzględnieniu specyfiki postępowania w sprawie ochrony danych osobowych. Nie ma tu przy tym mowy o okresach oczekiwania na odpowiedzi Spółki, czy innych okresów opóźnień, które były niezależne od organu, albowiem ich nie wlicza się do okresów rozpoznania sprawy.
Z akt administracyjnych jednoznacznie wynika, że po wpłynięciu do organu wniosku (skargi) z dnia [...] lipca 2022 r. organ zwrócił się do skarżącego o uzupełnienie braków formalnych wniesionej skargi dopiero [...] listopada 2022 r., a zatem już po upływie 3 miesięcy, o których stanowi art. 78 ust. 2 RODO. Skarżący niezwłocznie, bo już [...] listopada 2022 r. uzupełnił braki formalne skargi. Organ po miesiącu, albowiem [...] grudnia wystąpił do Spółki, której dotyczyła skarga (podmiot z siedzibą w [...]), o złożenie wyjaśnień. Organ pismem z dnia [...] grudnia 2022 r. (karta 20) poinformował skarżącego, że wszczął postępowanie wyjaśniające i zwrócił się do Spółki o wyjaśnienia. Wskazał też, że wnioskodawca zostanie poinformowany o wynikach podjętych czynności wyjaśniających i merytorycznym rozstrzygnięciu. Pomimo upływu 3 miesięcznego terminu od wniesienia skargi organ nie przedłużył terminu na zakończenie postępowania. Skarżący [...] kwietnia 2023 r. (karta 39 akt administracyjnych) wskazał organowi, że pomimo zapewnień zawartych w piśmie od organu nie otrzymał żadnej informacji o stanie sprawy. Organ pismem z dnia [...] kwietnia 2023 r. ponowił wezwanie do Spółki, której działania skarżący kwestionował, zakreślając termin 7 dni na złożenie wyjasnień (karta 42). Także [...] kwietnia poinformował wnioskodawcę, że zwrócił się dio Spółki ponownie o złożenie wyjaśnień (karta 44). Także i tym razem organ nie wskazał nowego terminu zakończenia postępowania. Strona [...] kwietnia 2023 r. zapoznała się z aktami sprawy. Skarżacy pytał następnie organ m.in., czy podjęto także postępowanie z urzędu (pismo strony z [...] maja 2023 r.) Organ odpowiedział na to pismo [...] czerwca 2023 r. Z akt administracyjnych wynika, że do organu zwrócone zostały przesyłki skierowane do Spółki (karta 48-51). Skarżący [...] lipca 2023 r. zapoznał się ponownie z aktami. Skarżacy kierował też do organu kolejne pisma w toku postępowania i zapoznawał się z aktami sprawy. Organ pismem z dnia [...] listopada 2023 r. zwrócił się do Prokuratury Okręgowej w [...] o udzielenie informacji w sprawie (karta 63). O podjętych czynnościach organ poinformował skarżącego pismem z dnia [...] listopada 2023 r. (karta 65). Organ nie wskazał terminu zakończenia postępowania. Kolejne czynności organu w sprawie wynikają z treści notatki służbowej z dnia [...] kwietnia 2024 r. (karta 74), i podjęte zostały po 4 miesiącach od podjęcia poprzedniej czynności. Pismem z dnia [...].04.2024 r. organ poinformował Skarżącego o zwróceniu się do Prokuratora Krajowego o objęcie nadzoru nad postępowaniem prowadzonym przez Prokuraturę Okręgową w [...], wskazał, że nie otrzymał odpowiedzi od Prokuratury Okręgowej i że o dalszych czynnościach skarżący będzie informowany na bieżąco (karta 78). Ponownie nie wskazano terminu zakończenia postepowania. Skarżący systematycznie zapoznawał się z aktami administracyjnymi. Kolejne pismo w sprawie skarżący złożył [...] kwietnia 2024 r. (karta 81), [...] czerwca 2024 r. (karta 86), [...] liopca 2024 (karta 90). Do akt administracyjnych [...] sierpnia 2024 r. załączono kopię pisma organu skierowanego ponownie do PK (karta 117), poinformowano o tej czynniości skarżącego. (karta 118, pismo z dnia [...] sierpnia 2024 r.). Skarżący [...] sierpnia 2024 r. skierował kolejne pismo do organu. Z akt administracyjnych wynika, że pismem z dnia [...] września 2024 r. Prokuratura Okręgowa udzieliła Prezesowi UODO odpowiedzi na pismo z [...] listopada 2023 r. (karta 123) Prokuratura przeprosiła za znaczną zwłokę w udzieleniu odpowiedzi. Do akt załączono też kopię innego pisma z Prokuratury Okręgowej(karta 126-126) dotyczącego postępowania o innej sygnaturze. Na podstawie powyższego Sąd zauważa, że Prokuratura, do której zwrócił się organ udzieliła odpowiedzi po ponad 9 miesiącach. Prezes UODO następnie w kilku postepowaniach, w tym prowadzonym w sprawie skarżącego, pismem z dnia [...] października 2024 r. – w odpowiedzi na wniosek z [...] października 2024 r. (karta 127) przekazał Prokuraturze Okręgowej w [...] m.in. kopię akt sprawy [...] (karta 123). Skarżący zapoznał się z aktami sprawy [...] grudnia 2024 r.Skarżący [...] lutego 2025 r. wystosował do organu ponaglenie. (karta 131). Do akt administracyjnych załączono notatke służbową z [...] lutego 2025 r. wskazującą na podjęte przez organ czynności (karta 143), a także notatkę z [...] i [...] marca 2025 r. Pismem z dnia [...] kwietnia 2025 r. organ poinformował Spółke o zebraniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji administracyjnej, poinformował oo uprawnieniach z art. 10 k.p.a. i możliwości wypowiedzenia się w sprawie. (karta 161). Także skarżący pismem z dnia [...] kwietnia 2025 r. został poinformowany o zebraniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji administracyjnej, oraz uprawnieniach z art. 10 k.p.a. i możliwości wypowiedzenia się w sprawie.
Oceniając całościowo przebieg postępowania administracyjnego stwierdzić trzeba, że w toku postępowania wyjaśniającego występowały wskazane już wyżej długie przerwy. Organ nie uzyskiwał odpowiedzi od Spółki, jednakże nie podejmował działania. Zwrot korespondencji organu skierowanej do Spółki nastąpił w czerwcu 2023 r., zaś kolejna czynność organu, tj. skierowanie pisma do Prokuratury Okręgowej nastąpiło dopiero po 5 miesiącach (pismo z [...] listopada 2023 r.). Mimo braku odpowiedzi z Prokuratury organ dopiero po 4 miesiącach zwrócił się z pismem do PK (pismo z [...] kwietnia 2024 r.). Postępowanie przed Prezesem UODO zakończyło się po prawie 3 latach od złożenia przez skarżącego skargi, a o zgromadzeniu materiału dowodowego organ poinformował po dokonaniu we własnym zakresie czynności w sprawie.
Jest bezsporne, że organ obowiązany jest do wszechstronnego rozważenia wszystkich okoliczności przy wydawaniu decyzji, jednakże nie sposób usprawiedliwić, nawet przy skomplikowanej sprawie, braku podejmowania działań przez wielomiesięczny okres. W ocenie Sądu przekroczenie przez organ terminu rozpatrzenia tej sprawy miało charakter rażącego naruszenia prawa. Nie może zmienić powyższego sama okoliczność braku wyjaśnień Spółki, czy brak w terminie odpowiedzi na pisma organu skierowane do Prokuratury. Także okres braku odpowiedzi Spółki i braku zwrotu pierwszej korespondencji przez okres około 6 miesięcy nie usprawiedliwia braku podejmowania wcześniej działania przez organ. Upływ 6 miesięcy od wysłania korespondencji do Spółki, brak odpowiedzi i zwrotu korespondencji nie jest naturalną i uzasadnioną przerwą w postępowaniu. Organ przy braku odpowiedzi Spółki (z siedzibą za granicą) oraz braku zwrotu korespondencji, najdalej po 2, 3 miesiącach winien był podjąć kolejne działania. Podkreślenia wymaga przede wszystkim, że z całokształtu okoliczności sprawy nie wynika, aby organ przewidział i wskazał stronie postępowania jakikolwiek termin na jego zakończenie. Samo wezwanie do uzupełnienia braków formalnych nastąpiło po terminie wskazanym w art. 78 ust. 2 RODO.
W sprawie tej organ rażąco naruszył art. 78 ust. 2 RODO, jak również art. 8 k.p.a., tj. zasadę pogłębiania zaufania do organu władzy publicznej. Nadto, organ rażąco naruszył art. 36 k.p.a., albowiem choć wskazywał skarżącemu na podejmowane działania, to nie wskazał, po upływie 3 miesięcy, nowego terminu załatwienia sprawy. Naruszenie terminu rozpatrzenia sprawy jest w tym przypadku niewątpliwe i oczywiste. Warto zwrócić uwagę, że w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje się, że "art. 78 ust. 2 RODO należy odczytywać (...) w ten sposób, że obowiązek organu nadzoru poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, staje się aktualny, jeśli skarga nie została rozpatrzona w tym terminie (czyli nie została wydana decyzja administracyjna) i zachodzi potrzeba jego wydłużenia, w trybie art. 36 k.p.a., co koresponduje z art. 62 u.o.d.o., nakazującym dodatkowo w takiej sytuacji poinformowanie stron o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Zgodnie bowiem z art. 62 u.o.d.o. "w przypadku, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach.". (...)" (v. wyrok NSA z dnia 12 lutego 2025 r. sygn. akt III OSK 1632/24, orzeczenia.nsa.gov.pl).
W sprawie tej organ mimo upływu 3-miesięcznego terminu nie zawiadomił strony o przedłużeniu terminu zakończenia postępowania. Termin zakończenia postępowania nie został przez organ w ogóle przewidziany i wskazany stronie postępowania. Organ dokonywał wprawdzie czynności, jednakże pomimo informowania strony o podejmowanych czynnościach (także na skutek kolejnych pism skarżącego), nie podał terminu, do którego przedłuża czas trwania postępowania. O rażącym charakterze bezczynności przesądzają także wielomiesięczne przerwy w działaniu, na które wskazano już wyżej, a które znajdują potwierdzenie w aktach administracyjnych. Odnosząc się do argumentacji odpowiedzi na skargę, raz jeszcze podkreślenia wymaga, że "(...) Trzymiesięczny termin nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 RODO, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 RODO w zw. z art. 7 ust. 1 u.o.d.o. oznacza wydanie decyzji administracyjnej. (...)" (v. wyrok NSA z dnia 12 lutego 2025 r. sygn. akt III OSK 1632/24, orzeczenia.nsa.gov.pl).
Z tych względów Sąd stwierdził, że organ dopuścił się bezczynności, która miała charakter rażącego naruszenia prawa.
Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a w zw. z art. 119 pkt 4 i art. 120 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi orzekł, jak w punkcie 1 i 2 wyroku.
O zwrocie kosztów postępowania, jak w punkcie 3 wyroku Sąd orzekł na podstawie art. 200 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Do kosztów tych Sąd zaliczył uiszczony przez skarżącego wpis sądowy od skargi w wysokości 100 zł.