II SAB/Wa 286/25

II SAB/Wa 286/25 - Wyrok WSA w Warszawie
Data orzeczenia
2025-07-15
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2025-03-18
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Sędziowie
Arkadiusz Koziarski. /sprawozdawca/
Danuta Kania
Iwona Maciejuk /przewodniczący/
Symbol z opisem
647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
658
Hasła tematyczne
Inne
Skarżony organ
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku
Oddalono skargę
Powołane przepisy
Dz.U. 2024 poz 935
art. 151
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Iwona Maciejuk, Sędzia WSA Danuta Kania, Asesor WSA Arkadiusz Koziarski (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 15 lipca 2025 r. sprawy ze skargi M. P. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] października 2024 r. w sprawie przetwarzania danych osobowych oddala skargę.
Uzasadnienie
W dniu 13 lutego 2025 r. M. P. (dalej "skarżący") wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej "organ" lub "PUODO") w zakresie rozpatrzenia jego skargi na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Skarżący wniósł o:
1. stwierdzenie bezczynności organu w sprawie zainicjowanej jego skargą z dnia [...] października 2024 r. dotyczącą naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych przez Wiceburmistrza Dzielnicy [...].
2. zobowiązanie organu do rozpatrzenia ww. skargi i wydania decyzji administracyjnej w terminie określonym przez Sąd.
3. zasądzenie od organu na jego rzecz kosztów postępowania według norm przepisanych.
W uzasadnieniu skargi skarżący wyjaśnił, że w dniu [...] października 2024 r. złożył do PUODO skargę, w której zarzucił Wiceburmistrzowi Dzielnicy [...] naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, poprzez bezprawne ujawnienie jego danych osobowych osobom trzecim. Skarżący podniósł, że pomimo upływu ponad trzech miesięcy od złożenia skargi, organ nie wydał postanowienia
o wszczęciu postępowania administracyjnego, ani nie poinformował go o przyczynach zwłoki czy przewidywanym terminie załatwienia sprawy, co jest jego obowiązkiem. Zdaniem skarżącego działania organu mają charakter pozorny. W odpowiedzi na jego skargę, PUODO skierował jedynie zapytanie do Prezydenta [...], co nie stanowi merytorycznego rozpatrzenia sprawy, ani nie prowadzi do jej załatwienia w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
Dodatkowo skarżący wyjaśnił, że w dniu [...] stycznia 2025 r. złożył do PUODO ponaglenie.
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o oddalenie skargi.
W uzasadnieniu organ wyjaśnił, że w dniu w dniu [...] października 2024 r. wpłynęła do PUODO skarga skarżącego na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Prezydenta [...], polegające na udostępnieniu danych osobowych skarżącego w postaci imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, a także informacji o stanie zdrowia, na rzecz osób trzecich.
Organ podał, że pismem z dnia [...] listopada 2024 r. w trybie art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572), dalej "k.p.a." wezwał skarżącego do uzupełnienia braków formalnych złożonej skargi. Pismem z dnia [...] listopada 2024 r. skarżący uzupełnił braki formalne skargi.
Dalej organ wskazał, że pismami z dnia [...] grudnia 2024 r. wszczął postępowanie wyjaśniające i zwrócił się do Prezydenta [...]
o ustosunkowanie się do skargi i złożenie wyjaśnień w sprawie. Pismem z tego samego dnia organ poinformował skarżącego o wszczęciu postępowania administracyjnego w związku z jego skargą. Prezydent [...] w dniu [...] grudnia 2024 r. złożył wyjaśnienia w przedmiotowej sprawie. W dniu [...] grudnia
2024 r. skarżący złożył kolejne pismo w niniejszej sprawie. Następnie [...] grudnia
2024 r. (data wpływu do UODO - [...] stycznia 2025 r.) skarżący złożył pismo w sprawie załączając nowe dowody w sprawie.
W ocenie organu w aktualnym stanie prawnym i faktycznym skarga jest bezzasadna.
PUODO podniósł, że z treści art. 35 § 4 k.p.a. wynika, że przepisy szczególne mogą określać inne terminy do załatwienia sprawy niż terminy, o których mowa w § 3 i w § 3a. Zgodnie z art. 78 ust. 2 RODO, organ nadzorczy zobligowany jest do poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrzenia skargi. Organ wskazał, że w tym zakresie podziela stanowisko wyrażone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 11 czerwca 2019 r. w sprawie o sygn. II SAB/Wa 95/19, w którym Sąd ten zauważył, iż art. 78 ust. 2 RODO stanowi przepis, który należy stosować przed uregulowaniami k.p.a. Analogiczne stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
w wyroku z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie o sygn. II SAB/Wa 80/20.
Zdaniem PUODO podjął on w przedmiotowej sprawie czynności niezwłocznie, w określonym w art. 78 ust. 2 RODO terminie.
Organ wskazał również, że datą wszczęcia postępowania administracyjnego na żądanie strony jest dzień doręczenia organowi administracji publicznej żądania spełniającego wymagania z art. 63 § 2 k.p.a. Organ w tym zakresie powołał się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 12 września 2008 r., II OSK 1012/07). PUODO podniósł, że w wyroku tym Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził również, że "[w] przypadku kiedy wniosek nie spełnia tych wymagań ww. termin należy liczyć od daty usunięcia braków formalnych, bowiem wszczęcie postępowania administracyjnego może spowodować tylko żądanie strony niedotknięte brakami formalnymi (B. Adamiak [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, KPA. Komentarz, wyd. 7, Warszawa 2005, s. 366-367; G. Łaszczyca, C. Martysz, A. Matan, Postępowanie administracyjne ogólne, Warszawa 2003, s. 498; E. Bojanowski, Glosa do wyroku NSA z 23 stycznia 1996 r. II SA 1473/94, OSP 1997, nr 7-8, poz. 136)".
PUODO zaznaczył, że spoczywa na nim statuowany w art. 77 k.p.a. obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości organu musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego.
Organ wskazał, że w żadnym razie nie uchyla się od wydania rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie. Przeciwnie, przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do jej rozstrzygnięcia. Prowadzenie postępowania administracyjnego jest zależne od konkretnych okoliczności sprawy. Gdy strona wraz z żądaniem wszczęcia postępowania przedstawia określone dowody, to konieczna jest weryfikacja tych dowodów oraz ocena ich kompletności i wiarygodności. Działania podejmowane przez PUODO w niniejszej sprawie miały na celu fachowe i rzetelne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
Zdaniem organu niewątpliwie przedmiotowej sprawy nie można uznać za sprawę nieskomplikowaną. Postępowania przed organem właściwym do spraw ochrony danych osobowych, w tym także przedmiotowa sprawa, charakteryzują się skomplikowanym charakterem, wymagają wnikliwej analizy zarzutów i wyjaśnień składanych w odpowiedzi na wezwania organu, a także wnikliwej analizy przepisów i ich zastosowania do ustalonego w sprawie stanu faktycznego. W postępowaniach tych, w przeciwieństwie do innych postępowań administracyjnych, niemożliwym jest wydanie rozstrzygnięcia bez wezwania podmiotu skarżonego o wyjaśnienia, ponieważ jak już wyżej wskazano organ zobowiązany jest zgromadzić wewnętrznie spójny i wystarczający do wydania decyzji materiał dowodowy, co konieczne było także w przedmiotowej sprawie.
PUODO stwierdził, że w okolicznościach niniejszej sprawy nie można zarzucić mu bezczynności. Wbrew zatem twierdzeniom skarżącego, kolejne czynności
w sprawie podejmowane były przez organ niezwłocznie. Ponadto organ z uwzględnieniem specyfiki i stopnia skomplikowania przedmiotowej sprawy przekazał skarżącemu informacje o postępach w jej prowadzeniu.
Przy piśmie procesowym z dnia [...] czerwca 2025 r. organ złożył do akt sprawy decyzję administracyjną z dnia [...] czerwca 2025 r. nr [...] wydaną po rozpatrzeniu skargi skarżącego z dnia [...] października 2024 r.
W piśmie procesowym z dnia 11 lipca 2025 r. skarżący poinformował Sąd, że w dniu [...] czerwca 2025 r. doręczono mu decyzję PUODO z dnia [...] czerwca 2025 r., sygn. [...], która rozstrzyga przedmiot sprawy objętej skargą na bezczynność wniesioną w niniejszym postępowaniu. W związku z tym skarżący oświadczył, że cofa skargę w zakresie pkt 2, tj. w części dotyczącej żądania zobowiązania PUODO do rozpatrzenia skargi z dnia [...] października 2024 r. Ponadto wnosi o umorzenie postępowania w zakresie zobowiązania organu do rozpatrzenia skargi. Dodatkowo skarżący wniósł o:
1. stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności;
2. stwierdzenie, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa;
3. zasądzenie od organu kosztów postępowania na rzecz strony skarżącej.
W piśmie tym skarżący zarzucił, że dopiero po złożeniu przeze niego ponaglenia w dniu [...] stycznia 2025 r., a następnie skargi na bezczynność do Sądu w dniu [...] lutego 2025 r., organ rozpoczął aktywność, której kulminacją była decyzja z dnia [...] czerwca 2025 r. W związku z jej rażącą wadliwością i instrumentalnym potraktowaniem sprawy, decyzja ta została przeze niego zaskarżona do Sądu w dniu [...] czerwca 2025 r.
Skarżący podniósł, że w takiej sytuacji, zgodnie z orzecznictwem oraz poglądem wyrażonym w literaturze prawniczej sąd nie może ograniczyć się do umorzenia postępowania w zakresie zobowiązania organu do rozpoznania sprawy, lecz powinien rozpoznać pozostałe zarzuty skargi, w tym bezczynność oraz jej charakter. Zaniechanie takiej oceny prowadziłoby do legitymizacji przewlekłego
i arbitralnego działania organów administracji publicznej oraz pozbawienia strony rzeczywistej ochrony sądowej, co byłoby nie do pogodzenia z zasadą demokratycznego państwa prawa.
Skarżący wskazał, że:
- postępowanie nie zostało formalnie wszczęte,
- organ przez blisko osiem miesięcy nie wykonał podstawowych obowiązków ustawowych,
- działania podjęto dopiero w obliczu kontroli sądowej i zbliżającego się terminu rozprawy,
- decyzja wydana przez organ ma charakter pozorny, instrumentalny i ochronny względem osoby publicznej będącej sprawcą naruszenia, co potwierdza zarówno wystąpienie bezczynności, jak i jej rażący charakter.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:
Skarga jest niezasadna.
Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, sprawowaną pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.
W myśl art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 1685, z późn. zm.), dalej "p.p.s.a." kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania organów w przypadkach określonych w pkt 1 - 4a tego przepisu, tj. m.in. w sytuacjach, gdy organ ma obowiązek wydać decyzję administracyjną, postanowienie w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także na postanowienia rozstrzygające sprawę co do istoty, postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym
i zabezpieczającym, na które przysługuje zażalenie.
Z uwagi na to, że przedmiotem złożonej skargi jest bezczynność organu, Sąd rozpoznał skargę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym, stosownie do art. 119 pkt 4 p.p.s.a. W myśl bowiem tego przepisu sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym Sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów (art. 120 p.p.s.a.).
Skarga na bezczynność może być wniesiona po wyczerpaniu środków zaskarżenia. Skarga spełnia wymogi formalne, wniesiona została bowiem po wyczerpaniu przysługującego środka zaskarżenia – ponaglenia – pisma z dnia [...] stycznia 2025 r.
Zgodnie z art. 149 § 1 p.p.s.a., sąd uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekle prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1–4 albo na przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 4a, 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.). Sąd w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). W myśl art. 149 § 2 p.p.s.a., sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6.
Wskazania wymaga, że przepisy p.p.s.a. nie definiują pojęcia bezczynności.
W doktrynie przyjmuje się jednak, że bezczynność organu administracji publicznej zachodzi wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale mimo istnienia ustawowego obowiązku nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub nie podjął stosownej czynności (T. Woś [w:] T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 109). Bezczynność organu administracji publicznej, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy ani w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a.
Wyjaśnić należy, że od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwana dalej u.o.d.o. oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. Seria L. rok 2016 nr 119 str. 1 z dnia 2016.05.04 z późn. zm.), zwane dalej "RODO". RODO stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez PUODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.
Postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych jest zatem postępowaniem administracyjnym (art. 7 ust. 1 u.o.d.o.), do którego stosuje się przepisy k.p.a., z modyfikacjami wynikającymi z regulacji ustawy o ochronie danych osobowych.
Stosownie do treści art. 12 k.p.a., organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Zasada szybkości postępowania wyrażona w ww. przepisie - ściśle związana z regulacjami zawartymi w art. 35-38 k.p.a. - nie może jednak pozostawać w sprzeczności z obowiązkiem organu dokładnego wyjaśnienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywatela.
Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Stosownie zaś do art. 35 § 3 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Zgodnie z art. 35 § 4 k.p.a. przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w § 3 i 3a.
Stosownie do art. 78 ust. 2 RODO, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77.
Zatem, zgodnie ze szczególnym przepisem art. 78 ust. 2 RODO termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wynosi trzy miesiące.
W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje się bowiem, że "(...) trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 RODO nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 RODO, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował ..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 RODO w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) , dalej: u.o.d.o., oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Nie jest więc uprawnione twierdzenie, że art. 78 ust. 2 RODO nie wyznacza terminu na załatwienie sprawy administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o jakim mowa w art. 78 ust. 2 RODO, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (jak podnosi przywołana wyżej doktryna; zob. też P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 RODO musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. (...)", (v. wyrok NSA z dnia 29 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22, orzeczenia.nsa.gov.pl).
W takiej sytuacji należy uznać, że na dzień wniesienia skargi PUODO nie pozostawał w bezczynności w zakresie rozpatrzenia skargi skarżącego z dnia [...] października 2024 r.
Powyższa skarga wpłynęła do organu w dniu [...] października 2024 r. W tym miejscu zaznaczyć należy, że zgodnie z art. 61 § 3 k.p.a. datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej.
Następnie organ pismem z dnia 14 listopada 2024 r. wezwał skarżącego do uzupełnienia braków skargi poprzez wskazanie jakich danych osobowych skarżącego dotyczy wniesiona skarga oraz jakich działań spośród katalogu wymienionego w rozdziale III RODO oczekuje od organu. Odpowiedź skarżącego na powyższe wezwanie wpłynęła od organu w dniu [...] grudnia 2024 r.
Termin załatwienia sprawy wynikający z art. 78 ust. 2 RODO, co do zasady, upływał w dniu [...] stycznia 2025 r. Rozważyć jednak należy, jakie skutki w kwestii liczenia tego terminu wywołało wezwanie skarżącego do uzupełnia braków skargi.
Na gruncie ogólnego postępowania administracyjnego zagadnienie, czy podanie obarczone brakami formalnymi wszczyna postępowanie, nie jest jednolicie rozstrzygane w orzecznictwie. Odnotować można w szczególności poglądy, zgodnie z którymi wszczęcie postępowania administracyjnego może spowodować tylko żądanie strony niedotknięte brakami formalnymi (zob. np. wyrok NSA z 12 września 2008 r., sygn. akt II OSK 1012/07 oraz wyrok NSA z 8 czerwca 2010 r., sygn. akt II OSK 930/09, orzeczenia.nsa.gov.pl). Funkcjonuje również pogląd wskazujący, że również podanie obarczone brakami formalnymi wszczyna postępowanie administracyjne (art. 61 § 1 i 3 w zw. z art. 63 § 1 k.p.a.), o ile nie zajdą okoliczności wskazane w art. 61a § 1 k.p.a. (por. np. uchwałę składu 7 sędziów NSA z 3 września 2013 r., sygn. akt I OPS 2/13, ONSAiWSA z 2014 r. nr.1 poz. 2; wyrok NSA z 14 lutego 2023 r., sygn. akt II OSK 919/22, orzeczenia.nsa.gov.pl; postanowienie NSA z 20 kwietnia 2023 r., sygn. akt II OSK 562/23, orzeczenia.nsa.gov.pl; B. Adamiak, w: B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, 19 wyd., Warszawa 2024, Nb 18 do art. 61). Oznacza to, że czynności wymienione w art. 64 § 2 k.p.a. organ podejmuje w toku wszczętego już postępowania (por. np. wyrok NSA z 7 maja 2024 r., sygn. akt II OSK 937/23; wyrok NSA z 6 listopada 2023 r., sygn. akt II OSK 1389/23; wyrok NSA z 23 listopada 2022 r., sygn. akt II OSK 557/22, orzeczenia.nsa.gov.pl; P. Janiak, Nieusunięcie w wyznaczonym terminie braków formalnych podania w administracyjnym postępowaniu ogólnym, ST 2024, nr 9, s. 86 i 94). Równocześnie należy zaznaczyć, że w takim przypadku wszczęcie postępowania administracyjnego ma w istocie charakter warunkowy, a obowiązki procesowe organu są, co do zasady, ograniczone do kwestii podjęcia działań zmierzających do uzupełnienia przez stronę braków formalnych podania.
W doktrynie wskazuje się tu również na konstrukcję sui generis względnie ważnej czynności strony (zob. np. Z.R. Kmiecik, Wszczęcie ogólnego postępowania administracyjnego, Warszawa 2014, s. 278). Otóż sposób zakończenia takiego postępowania oraz ewentualne skutki prawnomaterialne związane z wniesieniem podania, są uzależnione od tego, czy strona w terminie wyznaczonym przez organ uzupełni braki formalne podania. W razie uzupełnienia tych braków, organ winien zakończyć postępowanie wydając decyzję (art. 104 k.p.a.). W razie nieuzupełnienia braków formalnych podania w terminie, organ podejmuje czynność materialno-techniczną w postaci pozostawienia podania bez rozpoznania (art. 64 § 2 k.p.a.).
Dalej trzeba zauważyć, że datę wszczęcia postępowania administracyjnego należy odróżnić od kwestii sposobu liczenia terminów na załatwienie sprawy. Na gruncie ogólnych zasad kodeksowych, w tym art. 35 § 5 k.p.a., należy w szczególności przyjąć, że w razie wniesienia podania obarczonego brakami podlegającymi uzupełnieniu w trybie art. 64 § 2 k.p.a., okres między wezwaniem strony do uzupełnienia tych braków oraz ich ewentualnym uzupełnieniem przez stronę, nie wlicza się do terminów załatwienia sprawy. Nieuzasadnione zwlekanie przez organ z podjęciem działań zmierzających do wezwania strony do uzupełnienia braków formalnych podania może w szczególności uzasadniać przyjęcie, że mamy do czynienia z bezczynnością organu (zob. np. wyrok NSA z 24 października 2022 r., sygn. akt II OSK 174/22, orzeczenia.nsa.gov.pl), ewentualnie z przewlekłością postępowania (zob. np. wyrok NSA z 23 listopada 2022 r., sygn. akt II OSK 557/22, orzeczenia.nsa.gov.pl).
Przyjmując nawet zatem, że termin, o którym mowa w art. 78 ust. 2 RODO liczyć należy w niniejszej sprawie od dnia [...] października 2024 r., to okres między wezwaniem do uzupełnienia braków, tj. od [...] listopada 2024 r., do dnia wpływu do organu odpowiedzi na to wezwanie, tj. do [...] grudnia 2024 r., nie winien być wliczany do terminu załatwienia sprawy. Okres ten objął 18 dni, które należałoby doliczyć do trzymiesięcznego terminu załatwienia niniejszej sprawy. Wobec tego tak liczony termin załatwienia sprawy przez PUODO upływał z dniem [...] lutego 2025 r. Skargę skarżący wniósł zaś w dniu [...] lutego 2025 r. W dacie wnoszenia skargi nie upłynął więc jeszcze termin do załatwienia sprawy. Na dzień wniesienia skargi do Sądu organ nie pozostawał zatem w bezczynności.
Odnotować przy tym należy, że wezwanie do uzupełnienia braków skargi z dnia [...] października 2024 r. organ skierował do skarżącego w dziesiątym dniu roboczym liczonym od daty jej wpływ. Nie można zatem uznać, że organ nadmiernie zwlekał z dokonaniem tej czynności. Zauważyć również należy, że nieco ponad dwa tygodnie od otrzymania odpowiedzi od skarżącego na powyższe wezwanie organ podjął kolejne działania w sprawie polegające na wezwaniu Prezydenta [...]
o przedstawienie wyjaśnień. Do dnia wniesienia skargi organ nie zakończył wprawdzie postępowania w sprawie poprzez wydanie decyzji, ale jak już podniesiono wyżej, w dacie jej wnoszenia nie upłynął jeszcze termin przewidziany na jej załatwienie.
W związku z tym należy stwierdzić, że skarga jako niezasadna podlegała oddaleniu.
Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 151 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji.