II SAB/Wa 274/19

II SAB/Wa 274/19 - Wyrok WSA w Warszawie
Data orzeczenia
2019-11-21
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2019-04-25
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Sędziowie
Joanna Kube
Sławomir Fularski /przewodniczący/
Tomasz Szmydt /sprawozdawca/
Symbol z opisem
647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
658
Hasła tematyczne
Przewlekłość postępowania
Sygn. powiązane
III OSK 3381/21 - Wyrok NSA z 2023-04-21
Skarżony organ
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku
Stwierdzono przewlekłość postępowania  administracyjnego i że przewlekłość postępowania  miała charakter rażący
Powołane przepisy
Dz.U. 2019 poz 2325
art. 149 par. 1 pkt 3 i par 2
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.
Dz.U. 2018 poz 2096
art. 10 par 1 art. 73 par. 1 art. 12
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jedn.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Fularski, Sędzia WSA Joanna Kube, Tomasz Szmydt (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 21 listopada 2019 r. sprawy ze skargi J. M. na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania wniosku z dnia [...] maja 2018 r. o nakazanie administratorowi danych osobowych dopełnienia obowiązku informacyjnego oraz usunięcia danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłości; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. przyznaje J. M. od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych sumę pieniężną w wysokości 500 zł (słownie: pięćset złotych).
Uzasadnienie
Pan J. M. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność i przewlekłość Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w rozpoznaniu wniosku z dnia [...] maja 2018 r. o nakazanie administratorowi danych osobowych dopełnienia obowiązku informacyjnego z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu [...] i [...] maja 2018 r. J. M., zwany dalej "skarżącym", drogą mailową złożył skargę na naruszenie przez M. S. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą M. S. "[...]", art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, w związku z niewypełnieniem obowiązku informacyjnego podczas pobrania danych osobowych skarżącego do oświadczenia o nazwie "Zobowiązanie do zapłaty".
Następnie w dniu 15 czerwca 2018 r. oraz 11 lipca 2018 r. również drogą mailową ponowił te skargi. Ze względu na to, że przesłana skarga zawierała braki formalne w rozumieniu art. 63 k.p.a., pismem z dnia 17 lipca 2018 r. (nr [...]) Prezes Urzędu wezwał Skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi poprzez uiszczenie należnej opłaty skarbowej od czynności urzędowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz o podpisanie przesłanej skargi.
Pismem z dnia 26 lipca 2018 r. skarżący uzupełnił skargę. Pismo to wpłynęło do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu 30 lipca 2018 r. Opisana powyżej skarga zainicjowała postępowanie wyjaśniające w niniejszej sprawie.
Pismem z dnia 20 grudnia 2018 r. Prezes Urzędu wystąpił do skarżonego podmiotu, tj. do M. S. "[...]" o pisemne ustosunkowanie się do skargi oraz o złożenie pisemnych wyjaśnień.
O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował skarżącego pismem z dnia 20 grudnia 2018 r. (nr [...]). Pismo to zostało odebrane przez skarżącego dnia 3 stycznia 2019 r. (w aktach administracyjnych sprawy zwrotne potwierdzenie odbioru). W piśmie tym Prezes UODO poinformował o przedłużeniu postępowania o 2 miesiące i o przyczynie tego z art. 37 k.p.a.
W dniu 9 stycznia 2019 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęły wyjaśnienia od pełnomocnika M.S. "[...]".
W dniu 22 stycznia 2019 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło pismo skarżącego stanowiące ponaglenie na podstawie art. 37 k.p.a.
Pismem z dnia 11 lutego 2019 r. Prezes Urzędu wystąpił do Przedsiębiorcy o uzupełnienie wyjaśnień oraz uzupełnienie opłaty skarbowej od ww. pełnomocnictwa. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował skarżącego pismem.
W dniu 8 marca 2019 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęły dodatkowe wyjaśnienia od ww. Przedsiębiorcy. Następnie Prezes Urzędu pismami z dnia 28 marca 2019 r. poinformował strony postępowania, że został zebrany materiał dowodowy w sprawie wystarczający do wydania decyzji administracyjnej oraz pouczył o uprawnieniach wynikających z art. 10 § 1 i 73 § 1 k.p.a.
Dnia 29 marca 2019 r. wpłynęła do Urzędu Ochrony Danych Osobowych skarga na bezczynność i przewlekłość postępowania prowadzonego przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Skarżący wnosił o:
1) stwierdzenie, że Prezes UODO w sprawie sygn. akt jak wyżej pozostawał w bezczynności oraz prowadził przewlekłe postępowanie, nie załatwiając sprawy w terminach określonych w art. 35 k.p.a.;
2) stwierdzenie, że bezczynności i przewlekłe prowadzenia postępowania przez Prezesa UODO miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa, o stwierdzenie, że Prezes UODO pozostawał w bezczynności i nie rozpoznał w terminie ponaglenia z dnia 21.01.2019 r.;
3) stwierdzenie, że bezczynności Prezesa UODO w rozpoznaniu ponaglenia miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa;
4) przyznanie mi na podstawie art. 154 § 7 Ustawy od Prezesa UODO sumy pieniężnej w wysokości połowy maksymalnej kwoty określonej w art. 154 § 6 Ustawy;
5) przyznanie mi prawa pomocy poprzez zwolnienie mnie w całości z kosztów sądowych.
Skarżący podnosił, iż dniu 21 stycznia 2019 r. wniósł do Prezesa UODO ponaglenie w związku z niezałatwieniem w terminie przez Prezesa UODO sprawy oraz jej przewlekłe prowadzenie. W ponagleniu skarżący wskazał w sposób wyczerpujący okoliczności uzasadniające zarzut bezczynności Prezesa UODO oraz przewlekłe prowadzenie postępowania, powodujące że sprawa nie została załatwiona w terminach określonych w art. 35 kpa. Pismem z dnia 20 grudnia 2019 r. skarżący został powiadomiony o tym, że termin załatwienia sprawy zostaje przedłużony o dwa miesiące.
Następnie, wbrew dyspozycji art. 37 § 4 i 5 k.p.a. ponaglenie nie zostało rozpatrzone w terminie i nadal pozostaje nierozpatrzone, mimo upływu ponad dwumiesięcznego terminu od jego wniesienia. Niezałatwiona pozostaje także sprawa.
W ocenie skarżącego podkreślenia wymaga przy tym to, że sprawa wniesiona została nie tylko w jego oczywistym interesie osobistym, ale także doniosłym interesie publicznym. Nie może ulec bowiem uwadze, że zdarzenie, którego dotyczy prowadzona sprawa miało miejsce w dniu 10 maja 2018 r. Tymczasem w dniu 25 maja 2018 r. weszły w życie przepisy RODO, które nakazują w sposób szczególnie rygorystyczny ochronić dane osobowe i nakazują szczególnie rygorystyczne egzekwowanie przez Prezesa UODO przestrzegania rozporządzenia RODO przez podmioty zbierające dane osobowe i nimi administrujące. Podmiot wskazany przez skarżącego – M. S. prowadzący działalność pod nazwą [...] nie dość, że nielegalnie pobrał dane skarżącego (poprzez nielegalne zmuszenie skarżącego do podania tych danych), to administruje tymi danymi poza wszelką kontrolą w sposób sprzeczny z obowiązującą w dniu zdarzenia ustawą o ochronie danych osobowych, a tym bardziej z rozporządzeniem RODO, a ponadto działania, jakie podjął wobec skarżącego i jego danych osobowych, stosuje także w stosunku do licznych osób fizycznych, co potwierdzają liczne wpisy na forach internetowych. Zwłoka Prezesa RODO w rozpatrzeniu wniosku skarżącego powiększa przy tym ryzyko wynikające z możliwości nielegalnego zadysponowania przez ww. podmiot prywatny jego danymi osobowymi, w tym także przez niedający się określić krąg innych osób i podmiotów. Nie można wykluczyć, iż w związku ze zwłoką rozpoznania sprawy z wniosku skarżącego, doszło już do użycia w sposób nielegalny jego danych osobowych, np. w celu zaciągnięcia pożyczki w instytucji parabankowej.
Organ wnosił o oddalenie skargi jako bezzasadnej i podnosił, że z dniem 25 maja 2018 r., w miejsce dotychczasowej ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 z późn. zm.), weszła w życie ustawa z dnia10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.). Zgodnie z art. 160 ust. 1 tej ustawy z dniem wejścia jej w życie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stał się Prezesem Urzędu. Stosownie zaś do art. 167 ust. 1 obecnie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych z dniem wejścia jej w życie Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych staje się Urzędem.
Organ wskazał, iż analizując powyższą skargę należy zwrócić uwagę, że stosownie do dyspozycji art. 3 § 2 pkt. 8 p.p.s.a., kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawie skarg na bezczynność organów w przypadkach określonych w art. 3 § 2 pkt 1 - 4a ww. aktu prawnego. Jak wskazuje się w literaturze przedmiotu, przedmiotem skargi na bezczynność nie jest określony akt lub czynność organu administracji, lecz ich brak w sytuacji, gdy organ miał obowiązek podjąć działanie w danej formie i w określonym przez prawo terminie (por. J. P. Tamo "Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz" Warszawa 2004 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis s. 388). Również w orzecznictwie sądów administracyjnych (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 grudnia 1998 r. sygn. akt: III SAB 77/98) prezentowane jest stanowisko, iż cyt.: "(...) z bezczynnością organu administracji publicznej mamy do czynienia wówczas, gdy w ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub też nie podjął stosownej czynności (...)" (por. także wyroki: WSA w Gdańsku z dnia 3 lipca 2013 r., II SAB/Gd 54/13 oraz WSA w Białymstoku z dnia 25 października 2012 r., II SAB/Bk 27/12 - dostępne w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych na stronie http://orzeczenia.nsa.gov.pl, powoływanej dalej w skrócie jako CBOSA).
Prezes Urzędu w żadnym razie nie uchyla się od wydania rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie. Przeciwnie - organ do spraw ochrony danych osobowych przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące uczynieniu zadość wymaganiom formalnym, jak wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy, zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną. To na Prezesie Urzędu Ochrony Danych Osobowych spoczywa statuowany w art. 77 k.p.a obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Jak wielokrotnie podkreślał Naczelny Sąd Administracyjny, z art. 77 § 1 k.p.a. oraz wyrażonej w art. 7 tego aktu prawnego zasady prawdy obiektywnej wynika, że ciężar dowodu spoczywa na organie administracji (por. wyrok NSA OZ w Lublinie z dnia 15 września 1992 r.; sygn. akt SA/Lu 601/92, wyrok NSA OZ w Gdańsku z dnia 16 października 1998 r.; sygn. akt: I SA/Gd 92/98).
Organ wskazuje, że wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości Prezesa Urzędu (dawniej do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego. Organ podejmował wszelkie czynności w przedmiotowej sprawie, wykorzystując dla ustalenia stanu faktycznego sprawy instrumenty prawne, przyznane mu przepisami ustawy ochronie danych osobowych - jak wymagają tego ww. przepisy. Na każdym etapie postępowania skarżący był informowany o podejmowanych w sprawie działaniach. Stosownie do brzmienia art. 35 § 5 k.p.a., do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. Z powyższego wynika, że konieczność oczekiwania przez Prezesa Urzędu na uzyskanie dowodów doręczenia stronom wskazanych pism nie może być traktowana jako świadcząca o opieszałości organu, bowiem podjął on niezbędne działania zmierzające do wydania decyzji administracyjnej w niniejszej sprawie, i choć w oczywisty sposób rzutują one na czas trwania postępowania to, nie mogą być traktowane jako świadczące o opieszałości Prezesa Urzędu.
Termin wniesienia skargi należy liczyć od momentu prawidłowego jej wniesienia, tj. dnia 30 lipca 2018 r. Ponadto, wskazać należy, że w stosowanym w krajowym porządku prawnym od 25 maja 2018 r. rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 r., s. 2.), dalej rozporządzenie 2016/679, prawodawca unijny przewidział termin 3 miesięcy na rozpatrzenie przez organ nadzorczy - właściwy zgodnie z art. 55 i 56 rozporządzenia 2016/679 - skargi bądź poinformowanie osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi. Dopiero po upływie tego terminu, wobec braku ww. działań po stronie organu nadzorczego osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem (art. 78 ust. 2 rozporządzenie 2016/679). Prezes Urzędu wszelkie czynności w sprawie podejmował możliwie najszybciej. Organ podkreślał, że sama długość trwania bezczynności nie jest jedyną i nadrzędną przesłanką skutkującą przyjęciem rażącego naruszenia prawa (jak przykładowo wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 8 października 2013 r. o sygn. II SAB/Bk 65/13). Organ nadmienia, iż Urząd Ochrony Danych Osobowych jest jedynym urzędem na całą Polskę, bez jednostek pomocniczych, czy oddziałów zamiejscowych. Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych składają skargi osoby z całej Polski, jak również z zagranicy. Organ rozpatruje bardzo wiele spraw wg. kolejności wpływu. W kontekście powyższego, skarga skarżącego na przewlekłość prowadzenia postępowania przez Prezesa Urzędu jest bezzasadna, bowiem jak to już zostało wskazane, czynności podejmowane przez organ miały na celu zbadanie wszystkich okoliczności mogących mieć wpływ na wydanie rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie. W razie gdyby jednak Sąd nie podzielił tego poglądu Prezesa Urzędu powołując się na wskazaną wyżej argumentację wnosił o przyjęcie, iż przewlekłość nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa oraz o odstąpienie od nałożenia grzywny.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zgodnie z brzmieniem art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1066), sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości m.in. poprzez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem. Innymi słowy, wojewódzki sąd administracyjny nie orzeka co do istoty sprawy w zakresie danego przypadku, lecz jedynie kontroluje legalność rozstrzygnięcia zapadłego w tym postępowaniu, z punktu widzenia jego zgodności z prawem materialnym i obowiązującymi przepisami prawa procesowego.
Kognicja sądów administracyjnych do rozpoznania skarg na przewlekłość wynika natomiast z art. 3 § 2 pkt 4 i 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2018, poz. 1302, dalej "ppsa"). Stosownie do treści art. 149 § 1a ustawy sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1-4a, stwierdza, czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa.
W rozpoznawanej sprawie skarga jest dopuszczalna, bowiem przed jej wniesieniem skarżący wystąpił z ponagleniem w trybie art. 37 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 23, dalej "k.p.a.").
Organ słusznie przy tym wskazał, że w krajowym porządku prawnym od 25 maja 2018 r. funkcjonuje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 r., s. 2., dalej "rozporządzenie 2016/679"), prawodawca unijny przewidział termin 3 miesięcy na rozpatrzenie przez organ nadzorczy - właściwy zgodnie z art. 55 i 56 rozporządzenia 2016/679 - skargi bądź poinformowanie osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi. Dopiero po upływie tego terminu, wobec braku ww. działań po stronie organu nadzorczego osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem (art. 78 ust. 2 rozporządzenie 2016/679).
Przyznając pierwszeństwo regulacjom zawartym w rozporządzeniu 2016/679 nad prawem krajowym należało uznać, iż organ prowadził postępowanie w sposób przewlekły, co w znacznym stopniu nie wynikało z zawiłości sprawy, w tym z potrzeby gromadzenia materiału dowodowego.
Przypomnieć należy, że do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu 15 i 21 maja 2018 r. J. M., drogą mailową złożył skargę na naruszenie przez M. S. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą M. S. "[...]", art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Następnie w dniu 15 czerwca 2018 r. oraz 11 lipca 2018 r. również drogą mailową ponowił te skargi.
Pomimo tego, że pierwsza skarga złożona drogą mailową wpłynęła do organu w dniu 15 i 21 maja 2018r., dopiero pismem z dnia 17 lipca 2018 r. Prezes Urzędu wezwał Skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi poprzez uiszczenie należnej opłaty skarbowej od czynności urzędowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz o podpisanie przesłanej skargi.
Pismem z dnia 26 lipca 2018 r. skarżący uzupełnił skargę. Pismo to wpłynęło Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu 30 lipca 2018 r. Następnie dopiero 20 grudnia 2018 r. (czyli po prawie pięciu miesiącach) Prezes Urzędu wystąpił do skarżonego podmiotu, tj. do M. S. "[...]" o pisemne ustosunkowanie się do skargi oraz o złożenie pisemnych wyjaśnień.
W dniu 9 stycznia 2019 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęły wyjaśnienia od pełnomocnika M. S. "[...]".
Natomiast po ponad miesiącu od wpłynięcia ww., pismem z dnia 11 lutego 2019 r. Prezes Urzędu wystąpił do Przedsiębiorcy o uzupełnienie wyjaśnień oraz uzupełnienie opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.
W dniu 8 marca 2019 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęły dodatkowe wyjaśnienia od Przedsiębiorcy. Następnie Prezes Urzędu pismami z dnia 28 marca 2019 r. poinformował strony postępowania, że został zebrany materiał dowodowy w sprawie wystarczający do wydania decyzji administracyjnej oraz pouczył o uprawnieniach wynikających z art. 10 § 1 i 73 § 1 k.p.a.
Jednocześnie na dzień rozpoznania sprawy przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym nie wpłynęła żadna informacja o wydaniu przez organ decyzji w sprawie, pomimo zgromadzenia przez organ pełnego materiału dowodowego na dzień 28 marca 2019r.
Należało zatem przyjąć, że na dzień rozpoznania sprawy organ prowadził postępowanie w sposób przewlekły, co wynikała ze znacznego odstępu czasowego pomiędzy podejmowanymi w sprawie czynnościami (vide wskazane wyżej odstępy czasowe). Odnosząc się do przepisów rozporządzeniu 2016/679 należało uznać, iż 3 miesięczny termin wskazany w niniejszej regulacji został przez organ znacznie przekroczony. Sąd nie mógł przy tym dokonać kontroli prawidłowości postępowania administracyjnego w oderwaniu od regulacji krajowych, takich jak art. 12 k.p.a. zgodnie, z którym organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Zasada szybkości postępowania wyrażona we wskazanym przepisie ściśle związana z regulacjami zawartymi w art. 35-38 k.p.a., nie może jednak pozostawać w sprzeczności z obowiązkiem organu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz dokładnego wyjaśnienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywatela. Niekiedy może to się wiązać z koniecznością dłuższego prowadzenia postępowania i wówczas, stosownie do treści art. 36 § 1 k.p.a., organ obowiązany jest zawiadomić o tym strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Podkreślić należy również, że samo informowanie o niezałatwieniu sprawy w terminie nie chroni organu przed zarzutem przewlekłości postępowania, ponieważ działania organu w tym zakresie również podlegają kontroli sądu administracyjnego. W sprawach ze skargi na przewlekłość postępowania administracyjnego sąd administracyjny bada, czy podejmowane przez organ czynności zmierzają do należytego i szybkiego załatwienia sprawy. Natomiast z bezczynnością organu mamy do czynienia wtedy, gdy organ w ogóle nie podejmuje żadnych czynności, co w przedmiotowej sprawie nie miało miejsca. Kwestie związane z trudnościami organu wynikającymi z konieczności gromadzenia materiału dowodowego, czy też z ilości rozpoznawanych spraw nie zwalniają organu z odpowiedzialności. Pogląd ten jest zgodny z powszechnie aprobowaną zasadą, że realizacja kompetencji organu administracji publicznej jest jego prawnym obowiązkiem, od którego nie zwalniają go tzw. trudności obiektywne w postaci złożoności sprawy, kumulacji spraw, braku etatów czy też środków pieniężnych. Poza tym strona nie może ponosić negatywnych skutków braku działań leżących po stronie organu, w tym w zakresie dotrzymywania terminów załatwienia sprawy.
W przedmiotowej sprawie organ niewątpliwie działał przewlekle, nie zmierzając w sposób możliwie szybki do załatwienia sprawy. Nie mogą organu przy tym usprawiedliwiać trudności organizacyjne, czy też duża ilość załatwianych spraw.
Przy znacznych odstępach czasowych w wykonywaniu poszczególnych czynności zmierzających do zakończenia postępowania oraz braku decyzji, pomimo zebrania całości materiału dowodowego na dzień 28 marca 2019r., przewlekłe prowadzenie postepowania miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Trudno bowiem znaleźć usprawiedliwieni dla braku decyzji kończącej postępowanie pomimo zebrania materiału dowodowego w marcu 2019r. Okoliczności te wpływają jednak na wymiar orzeczonej na rzecz skarżącego sumy pieniężnej, w zakresie której Sąd zobowiązany jest uwzględnić tzw. trudności obiektywne, leżące po stronie organu. W tej sytuacji należało określić sumę pieniężną na kwotę 500 zł, która z jednej strony ma charakter represyjny wobec organu, a z drugiej jej wysokość jest adekwatna – zdaniem Sądu – do stopnia zawinienia organu. Realizuje przy tym zasadę zadośćuczynienia skarżącemu za oczekiwanie na rozpoznanie i zakończenie jego sprawy.
Dodać również należy, że jednym z podstawowych zadań organu administracji publicznej jest rozstrzyganie, co do istoty indywidualnych spraw w drodze decyzji administracyjnej. Pogląd wyrażony w odpowiedzi na skargę, że wydanie decyzji administracyjnej w sprawie musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego, co Sąd w pełni podziela, jednakże czasu opóźnienia w niniejszej sprawie nie można usprawiedliwić tą okolicznością, bowiem organ przez wiele miesięcy nie kończył postępowania.
Z przedstawionych powodów Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 ze zm.) stwierdził, że Prezes UODO dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania z rażącym naruszeniem prawa. Sąd przyznał skarżącemu od organu sumę pieniężną na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a.