II SA/Wr 717/24

II SA/Wr 717/24 - Wyrok WSA we Wrocławiu
Data orzeczenia
2025-06-26
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2024-10-02
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu
Sędziowie
Dominik Dymitruk
Olga Białek /przewodniczący sprawozdawca/
Wojciech Śnieżyński
Symbol z opisem
6159 Inne o symbolu podstawowym 615
Hasła tematyczne
Administracyjne postępowanie
Skarżony organ
Samorządowe Kolegium Odwoławcze
Treść wyniku
*Uchylono postanowienie I i II instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2024 poz 572
art. 64 par. 2,  art. 122f par. 1,  art. 217 par. 2
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.)
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Olga Białek (spr.) Sędziowie: Sędzia WSA Wojciech Śnieżyński Asesor WSA Dominik Dymitruk po rozpoznaniu w Wydziale II w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w dniu 26 czerwca 2025 r. sprawy ze skargi A. O. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego we Wrocławiu z dnia 6 sierpnia 2024 r. nr SKO 4121.135.2024 w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia o milczącym przyjęciu wniosku I. uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie organu pierwszej instancji; II. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego we Wrocławiu na rzecz strony skarżącej kwotę 100 (słownie: sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Uzasadnienie
A. O. (dalej: wnioskodawca, skarżący) pismem z dnia 21 listopada 2022 r. (data wpływu do organu: 28 listopada 2022 r.) wniósł o: wydanie zaświadczenia w trybie art. 122f § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: kpa) o przyjęciu w milczącej zgodzie wniosku z dnia 9 kwietnia 2021 r., Nr II zatytułowanego: "[...]" z domem opieki, przychodnią wiejską, domem agroturystycznym, realizowanego w trybie Ustawy Covid19 art. 12 oraz ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym art. 56, art. 61 ust. 1 pkt 5 i 1 dalej art. 51 ust. 1, art. 51 ust. 2, art. 52, art. 58. W uzasadnieniu skarżący wskazał między innymi, że od daty ww. wniosku, to jest 9 kwietnia 2021 r. do 25 maja 2021 r. organ nie wszczął postępowania będąc zobowiązanym zakończyć to postępowanie w terminie 21 dni, co nakazuje art 64 ust. 1 i 2 ustawy". Stwierdził także, że "brak czynności materialno-prawnych w przedmiotowym postępowaniu skutkuje przyjęciem wniosku w milczącej zgodzie".
Postanowieniem z dnia 18 czerwca 2024 r., nr GKiRG.6730.1.2.2024.BK, Burmistrz Miasta i Gminy M. (dalej: Burmistrz, organ I instancji), działając na podstawie art. 122f § 1, art 217 § 2 pkt 1 i pkt 2 oraz art. 219 k.p.a. - po rozpatrzeniu cytowanego wyżej wniosku - odmówił wydania żądanego zaświadczenia.
W uzasadnieniu Burmistrz przytoczył przepisy mające zastosowanie w postępowaniu dotyczącym zaświadczeń, wymienił sposoby zakończenia tego rodzaju postępowania i wyjaśnił, że postępowanie wyjaśniające pełni rolę tylko pomocniczą celem ustalenia treści zaświadczenia. Przytoczył przy tym stanowisko piśmiennictwa i orzecznictwa sądowego. Organ I instancji zwrócił uwagę, że natura prawna zaświadczenia ogranicza postępowanie tylko do takich działań, które pozwolą na urzędowe stwierdzenie znanych faktów lub stanu prawnego. Zdaniem organu sposób sfomułowania wniosku w przedmiotowej sprawie spowodował niemożność jego pozytywnego rozpatrzenia. Wnioskodawca powołując się na art. 122 f § 1 k.p.a. wniósł bowiem o wydanie zaświadczenia przyjęcia w milczącej zgodzie - to jest bez wniesienia sprzeciwu w ustawowym terminie 30 dni od daty złożenia wniosku. Tymczasem, jak wyjaśnił organ, sprawa ustalenia warunków zabudowy nie jest sprawą załatwianą w trybie milczącym, zatem przepis prawa na którym oparty został wniosek o wydanie zaświadczenia nie ma zastosowania dla art. 217 § 2 pkt 1 kpa. W opinii organu I instancji, brak było również podstaw do wydania zaświadczenia żądanej treści na podstawie art. 217 § 2 pkt 2 kpa, gdyż wnioskodawca nie wykazał istnienia swojego interesu prawnego do uzyskania zaświadczenia.
W wyniku rozpoznania zażalenia, zaskarżonym w niniejszej sprawie postanowieniem, Samorządowe Kolegium Odwoławcze we Wrocławiu (dalej: SKO, organ II instancji) utrzymało w mocy postanowienie organu I instancji. Uzasadniając zajęte stanowisko, Kolegium w pierwszej kolejności przytoczyło treść art. 122a kpa normującego instytucję milczącego załatwienia sprawy. Zauważyło, że z powołanej regulacji prawnej jednoznacznie wynika, że sprawa może być załatwiona milcząco wyłącznie w sytuacji, gdy przepisy odrębne tak stanowią. Natomiast art. 59 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym wyraźnie wymaga dla ustalenia warunków zabudowy wydania decyzji administracyjnej. Organ II instancji wskazał także, że skarżący w żądaniu wydania zaświadczenia powołał również art. 122f § 1 kpa, który stanowi, że na wniosek strony organ administracji publicznej, w drodze postanowienia, wydaje zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy albo odmawia wydania takiego zaświadczenia. Skoro zaś skarżący domagał się zaświadczenia o milczącym załatwieniu sprawy, a sprawa ustalenia warunków zabudowy nie jest załatwiana w trybie milczącym, to zgodnie z art. 122f § 1 kpa należało odmówić wydania zaświadczenia o milczącym załatwieniu sprawy ustalenia warunków zabudowy.
W skardze wniesionej na powyższe postanowienie skarżący zarzucił organom obu instancji naruszenie m.in. art. 28, art. 217 § 1, art. 219 oraz art. 144 kpa poprzez naruszenie jego interesu prawnego i nierozpoznanie jego zarzutów. Podniósł, między innymi, że postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia ogranicza się tylko do czynności poświadczenia faktu przyjęcia wniosku, a konkretnie wniosku z 9 kwietnia 2021r., który został pozostawiony bez rozpoznania, co skutkowało ograniczeniem skarżącemu jako inwestorowi prawa do uczestniczenia w postępowaniu oraz ograniczeniem obowiązku organu do wystąpienia o uzgodnienia i zakończenia postępowania w drodze wydania decyzji. W oparciu o powyższe zarzuty skarżący wniósł o uchylenie postanowienia I i II instancji oraz o zobowiązanie organu do wydania zaświadczenia przyjęcia wniosku. Zdaniem skarżącego Sąd zobligowany jest zobowiązać organ do wydania zaświadczenia o przyjęciu wniosku i w konsekwencji do wszczęcia postępowania, rozpatrzenia wniosku i wydania stosownej decyzji.
W uzasadnieniu strona wyjaśniała, że "milcząca zgoda" polega na dopuszczonym przez prawo zawiadomieniu, rejestracji, zgłoszeniu organowi administracji publicznej przez petenta zamiaru wykonania określonej czynności. Rolą organu jest w takiej sytuacji kontrola tej konkretnej czynności z prawem w ciągu określonego tym przepisem okresu czasu. W razie negatywnej weryfikacji czynności prawnej petenta organ ma prawo z urzędu odmówić mu jej wykonania w formie decyzji, postanowienia. W sytuacji odwrotnej organ może nie podejmować żadnych czynności, wówczas z upływem ostatniego dnia wskazanego w przepisie przyjmuje się fikcje pozytywnego rozstrzygnięcia dla strony. Zdaniem skarżącego taka regulacja znajduje także zastosowanie na gruncie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Tym samym uznaje on, że jeżeli złożył wniosek o wydanie decyzji lokalizacyjnej i organ pozostawił ten wniosek bez rozpoznania po upływie 65 dni, to ma prawo żądać od organu wydania zaświadczenia potwierdzającego przyjęcie wniosku bez jakiekolwiek sprzeciwu w formie milczącej zgody, co w konsekwencji zobowiązuje organ do wszczęcia postępowania administracyjnego i zakończenia go stosowną decyzją.
W odpowiedzi na skargę SKO wniosło o jej oddalenie i podtrzymało stanowisko zajęte w sprawie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje.
Skargę należało uwzględnić.
Sąd rozpoznał sprawę niniejszą, na podstawie art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r., poz. 935 z późn.zm. - przywoływanej dalej w tekście jako "p.p.s.a."), w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym. Przepis ten stanowi, że sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. W rozpatrywanej sprawie przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie.
Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r., poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 p.p.s.a. sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. Kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Innymi słowy, sąd administracyjny bada, czy zaskarżony akt administracyjny (decyzja, postanowienie) jest zgodny z obowiązującymi w dacie jego podjęcia przepisami prawa materialnego określającymi prawa i obowiązki stron oraz prawa procesowego normującymi postępowanie przed organami administracji publicznej. Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a (art. 134 § 1 p.p.s.a.).
W rozpatrywanej sprawie przedmiotem sądowej kontroli strona skarżąca uczyniła postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego we Wrocławiu z dnia 6 sierpnia 2024 r. oraz poprzedzające je postanowienie Burmistrza Miasta i Gminy M. z dnia 18 czerwca 2024 r. o odmowie wydania skarżącemu zaświadczenia o określonej treści.
Lektura akt wskazuje, że rozstrzygnięcie organów obu instancji podjęte zostały w wyniku rozpoznania wniosku skarżącego o wydanie zaświadczenia "o milczącym przyjęciu wniosku z dnia 9 kwietnia 2021 r. Nr lI zatytułowanego "[...]" z domem opieki, przychodnia wiejską, domem agroturystycznym, realizowanego w trybie ustawy Covid 19 art. 12 oraz ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym art. 56, art. 61 ust. 1 pkt 5 i dalej art. 51 ust. 1, art. 51 ust. 2, art. 52, art. 58, w trybie art. 122a-f k.p.a.
Przypomnieć wobec tego należy, że zaświadczenie jest czynnością materialnotechniczną polegającą na urzędowym potwierdzeniu obiektywnie istniejącego stanu rzeczy, dotyczącego faktów lub prawa. Jest ono przy tym przejawem wiedzy, a nie woli organu administracji publicznej, dokonywanym - w myśl art. 218 § 1 k.p.a. - na podstawie posiadanych rejestrów i ewidencji bądź innych danych znajdujących się w posiadaniu organu.
Zgodnie z art. 217 § 1 i 2 k.p.a. organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zaświadczenie wydaje się jeżeli: pkt 1 - urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa; pkt 2 - osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
Należy także zwrócić uwagę na przepisy z których wynika między innymi, że podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej (art. 63 § 1 kpa). Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres, również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej, i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych (art. 63 § 2). Podanie wniesione na piśmie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził (art. 63 § 3 kpa).
Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie zgodnie z art. 64 §1 k.p.a., pozostawia się bez rozpoznania. Natomiast, jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, stosownie do treści art. 64 § 2 k.p.a., należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
W świetle powyższych unormowań nie budzi wątpliwości, że postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia wszczynane jest na wniosek uprawnionego podmiotu. Uruchomienie rozważanego postępowania następuje z chwilą złożenia do organu wniosku (podania, żądania) przez uprawnioną jednostkę. Wniosek powinien spełniać wymogi określone w art. 63 § 2 i 3 k.p.a. oraz w art. 217 § 2 k.p.a. Do wniosku o wydanie zaświadczenia ma także zastosowanie art. 64 § 1 i 2 k.p.a.
Uregulowanie wydawania zaświadczeń w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego prowadzi także do wniosku, że do tego postępowania mają zastosowanie zasady ogólne postępowania administracyjnego, takie jak zasada praworządności, uwzględniania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli, dochodzenia prawdy obiektywnej, pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa oraz świadomości i kultury prawnej obywateli, udzielania pomocy prawnej (wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego: z 9 stycznia 2001 r., sygn. akt I SA 1808/99, Lex nr 75510, z 10 marca 2010 r., sygn. akt I OSK 733/09, CBOSA).
Odnosząc powyższe uwagi do rozpatrywanej sprawy stwierdzić należy, że podjęta rozstrzygnięcia są przedwczesne, gdyż organy nie wyjaśniły rzeczywistego zakresu przedmiotowego wniosku dotyczącego treści żądanego zaświadczenia.
We wniosku z dnia 20 czerwca 2024 r. skarżący żądał wydania zaświadczenia, "o milczącej zgodzie" przyjęcia jego wniosku z dnia 9 kwietnia 2021 r. powołując się na art. 122 a-f § 1 kpa. Przywołane przez skarżącego przepisy zawarte są w rozdziale 8 kpa "Milczące załatwienia sprawy". Z art. 122a ww. ustawy wynika jednoznacznie, że sprawa może być załatwiona milcząco, jeżeli przepis szczególny tak stanowi. Zgodnie z art. 122f kpa organ administracji publicznej na wniosek strony, w drodze postanowienia, wydaje zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy albo odmawia wydania takiego zaświadczenia. Już samo zestawienie powyższych regulacji prawnych z treścią wniosku skarżącego budzić musi wątpliwości co do prawidłowego odczytania przez organy rzeczywistych intencji skarżącego. Przywołuje on co prawda przepis art. 122f kpa, ale z treści wniosku nie wynika aby domagał się on wydania zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy. Wnosi natomiast o potwierdzenie milczącego (bez wniesienia sprzeciwu) przyjęcia jego wniosku. W tym miejscu zauważyć należy, że co do zasady, przepis art. 122 f kpa nie mógł stanowić podstawy do potwierdzenia milczącego przyjęcia wniosku skoro dotyczy on potwierdzenia milczącego załatwienia sprawy. Przyjęcie wniosku nie jest tożsame z załatwieniem sprawy. Dla uznania, że doszło do załatwienia sprawy w sposób milczący – uwzględniający w całości żądania strony - istotne aby, w terminie wyznaczonym w przepisach prawa właściwy organ nie wydał decyzji lub postanowienia kończącego postępowania (milczące zakończenie postępowania) albo nie wniósł sprzeciwu w drodze decyzji (milcząca zgoda). Zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy potwierdza zatem istnienie określonego stanu prawnego, nie stanu faktycznego. Przyjęcie wniosku stanowi natomiast okoliczność faktyczną i nie tworzy stanu prawnego rozstrzygającego w przedmiocie praw i obowiązków strony. Stan prawny potwierdzony zaświadczeniem wydawanym w oparciu o art. 122 f kpa polega na tym, że z dniem wskazanym w zaświadczeniu organ administracji publicznej załatwił "sprawę" administracyjną w sposób milczący, uwzględniając w całości żądanie strony. W zaświadczeniu należy wskazać m.in. treść rozstrzygnięcia sprawy załatwionej milcząco. Treścią rozstrzygnięcia jest treść tożsama z żądaniem (zob. M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX 2025).
Jak wynika z uzasadnień obu zaskarżonych postanowień organy skupiły się nie tyle na treści wniosku, co na powołanej przez skarżącego podstawie prawnej, co w konkluzji sprowadzało się do stwierdzenia, że w sprawie o ustalenie warunków zabudowy dla danej inwestycji nie jest możliwe załatwienie jej milcząco, a dalej idąc, że skoro wnioskodawca domagał się wydania zaświadczenia o milczącym załatwieniu sprawy, to należało w tym względzie mu odmówić wydania zaświadczenia.
Sąd nie kwestionuje stanowiska organów, co od tego, że przepisy rozdziału 8 a k.p.a. dotyczące milczącego załatwienia sprawy nie mogą mieć zastosowania do ustalenia warunków zabudowy, zauważa jednak, że z treści wniosku o wydanie zaświadczenia nie wynika w sposób jednoznaczny – tak jak przyjęły to organy – że, skarżący faktycznie domagał się wydania zaświadczenia o milczącym załatwieniu sprawy. Co prawda przywołany został art. 122f kpa jednak, jak w treści wniosku skarżący domagał się potwierdzenia przyjęcia wniosku z dnia 9 kwietnia 2021r. Nie formułował natomiast wprost żądania o potwierdzenie milczącego załatwienia sprawy.
Sąd dostrzega, że sposób sformułowania wniosku w powiązaniu z przywołanym podstawami prawnymi powoduje, że faktycznie mógł być on rozumiany wieloznacznie. Wątpliwości budzić może, czy chodziło o potwierdzenie faktu złożenia wniosku o wydanie decyzji o warunkach zabudowy w ogóle, czy też, że wniosek został przyjęty do rozpoznania bez zastrzeżeń co do warunków formalnych, czy wreszcie – jak stwierdziły organy – że sprawa z tego wniosku została załatwiona milcząco. Przy czym ostatnie założenie, w opinii Sądu, jest najdalej idące, tym bardziej, że w zażaleniu, w jego końcowej części, skarżący sprecyzował, iż wydanie zaświadczenia przyjęcia wniosku w milczącej zgodzie zmusza organ do dalszego prowadzenia postępowania administracyjnego, rozpoznania wniosku, kończąc wydaniem decyzji ustalenia warunków zabudowy lub odmowy ustalenia warunków zabudowy. W tym stanie rzeczy, nawet jeśli organ I instancji odczytał, że intencją wnioskodawcy jest domaganie się zaświadczenia o milczącym załatwieniu sprawy, to organ II instancji powinien przynajmniej poddać tę kwestię w wątpliwość.
Jak już zostało to zaakcentowane, art. 122f § 1 kpa nie może mieć zastosowania w zakresie potwierdzenia stanu faktycznego jakim jest przyjęcie wniosku. Niemniej, skoro pomiędzy żądaniem skarżącego a powołaną przez niego podstawą prawną występuje rozbieżność niewymagająca głębszych zabiegów interpretacyjnych, a właściwie na podstawie treści wniosku o wydanie zaświadczenia nie było możliwe jednoznaczne ustalenie intencji (żądania) strony, organ powinien był rozważyć wezwanie skarżącego do uzupełnienia braków formalnych wniosku na podstawie art. 64 § 2 kpa. Nie można bowiem zapominać, że niezależnie od tego, jak bardzo odformalizowany jest dany tryb postępowania administracyjnego, a takim jest tryb wydawania zaświadczeń, organy administracji publicznej zawsze są związane podstawowymi zasadami tego postępowania. Jedyną z nich jest zasada informowania stron zawarta w art. 9 kpa, który stanowi, że organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.
W orzecznictwie sądów administracyjnych zwracano niejednokrotnie uwagę, że ustalenie rzeczywistej treści żądania, jeżeli budzi ono wątpliwości, należy do organu administracji publicznej, który postępuje w tym zakresie zgodnie z powołanym art. 9 kpa (por. wyroki NSA z 19 lipca 2012 r., sygn. akt II GSK 1018/11 oraz z 12 września 2013 r., sygn. akt II OSK 919/12, dost. jw.).Organ bowiem nie jest uprawniony do samodzielnego kształtowania treści wniosku niezgodnie z jego treścią bądź wbrew rzeczywistej woli podmiotu. Dysponując niejasnym pismem strony, nie może przypisywać temu pismu określonego znaczenia i domniemywać intencji strony (wyroki: NSA z 20 lutego 2014 r., sygn. akt II OKS 2257/12, WSA w Krakowie z dnia 2 kwietnia 2025 r., sygn. akt III SA/Kr 1718/24, dost. jw.).
Ponadto, w opinii Sądu, o ile organ zawsze jest związany zakresem żądania wniosku o wydanie zaświadczenia, związanie to nie dotyczy już podstawy prawnej powołanej przez wnioskodawcę, zwłaszcza gdy podstawa ta jest podana niewłaściwie, nieadekwatnie do treści wniosku i może to wynikać z nieznajomości prawa. Zatem w sytuacji, gdy wnioskodawca żąda potwierdzenia okoliczności faktycznej powołując podstawę prawną wydania zaświadczenia która nie może mieć w sprawie zastosowania, należy rozważyć zastosowanie przepisów ogólnych dotyczących zaświadczeń, zawartych w dziale VII kpa. Na gruncie tych przepisów – jak słusznie wskazywały organy obu instancji – rozpoznanie przedmiotowego wniosku może nastąpić na trzy różne sposoby: poprzez wydanie zaświadczenia żądanej treści albo wydanie postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o żądanej treści (art. 219 kpa). W razie postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia lub zaświadczenia żądanej treści, z uwagi że jest to postanowienie zaskarżalne, organy obowiązane są sporządzić jego uzasadnienie, które – co wymaga podkreślenia na gruncie niniejszej sprawy – winno wyjaśniać przyczyny rozstrzygnięcia odnoszące się do żądania wniosku, którego treść powinna być ustalona ponad wszelką wątpliwość, a nie domniemanego przez organ administracyjny.
Podsumowując, w okolicznościach niniejszej sprawy przede wszystkim konieczne jest jednoznaczne ustalenie żądania wniosku o wydanie zaświadczenia. Nie przesądzając w tym miejscu co stanowi przedmiot tego żądania, Sąd zwraca uwagę, że z treści samego wniosku można wywieść żądania potwierdzenia złożenia wniosku z 9 kwietnia 2021 r. w ogóle, lub potwierdzenia złożenia wniosku kompletnego, gotowego do rozpoznania merytorycznego. Wątpliwości budzi także przywołanie podstawy z art. 122 f kpa skoro w treści wniosku brak wyartykułowanego żądania potwierdzenia milczącego załatwienia sprawy. Wątpliwości w przedstawionym zakresie (co do przedmiotu wniosku) powinny być więc przez właściwy organ w sposób jednoznaczny wyjaśnione przy udziale wnioskodawcy. To bowiem strona a nie organ decyduje co jest przedmiotem żądania wydania zaświadczenia. Brak odpowiednich czynności organu I instancji zmierzających do wyjaśnienia powyższej kwestii stanowi o naruszeniu art. 9, art. 64 § 2 kpa i powoduje, że podjęte rozstrzygnięcie stało się przedwczesne.
Jeżeli żądanie wydania zaświadczenia nie byłoby podyktowane wymogami przepisów prawa, to wnioskodawca winien wykazać interes prawny w potwierdzeniu określonych faktów. Jednocześnie jednak organ obowiązany jest do dokonania oceny tego interesu, która to ocena powinna znaleźć swoje odzwierciedlenie w wydanym rozstrzygnięciu. W rozpatrywanej sprawie skarżący argumentował powody dla których zaświadczenie jest mu potrzebne – jednak organ I instancji jedynie lakonicznie stwierdził, że nie wykazał on swojego interesu prawnego nie odnosząc się w jakikolwiek sposób do argumentacji wniosku. Kolegium natomiast kwestie tę pominęło. Zaznaczyć w tym miejscu należy, że Sąd w składzie orzekającym podziela stanowisko sądów administracyjnych, że pojęcie "interesu prawnego" użyte przepisie art. 217 § 2 pkt 2 kpa należy interpretować szeroko. Obejmuje ono każdą sytuację, w której uzyskanie urzędowego potwierdzenia określonego stanu faktycznego lub prawnego może, choćby hipotetycznie, wpłynąć na prawa lub obowiązki wnioskodawcy (zob. wyroki: WSA w Olsztynie z dnia 22 marca 2022r., sygn. akt II SA/Ol 191/22 i WSA w Warszawie z dnia z dnia 21 stycznia 2025 r., sygn. akt II SA/Wa 1064/24). Reasumując, przy zastosowaniu art. 217 § 2 pkt 2 kpa obowiązkiem organu jest także zbadanie istnienia interesu prawnego skarżącego a w przypadku stwierdzenia braku tego interesu należyte uzasadnienie swojego stanowiska.
Końcowo na marginesie tylko zauważyć należy, że na podstawie art. 217 § 3 kpa, zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Tymczasem wniosek skarżącego, który wpłynął do organu I instancji 28 listopada 2022 r., został rozpoznany dopiero postanowieniem z dnia 18 czerwca 2024 r., a więc niemal po dwóch latach. Przedmiotowa okoliczność nie wpływała jednak na ocenę legalności zaskarżonego aktu.
W tym stanie rzeczy, wobec poczynionych uwag stwierdzić należało naruszenie powołanych przepisów procesowych, a przede wszystkim art. 64 § 2, art. 8 i art. 9 kpa, które to naruszenie mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, co obligowało Sąd do uchylenia postanowień organów obu instancji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c w zawiązku z art. 135 p.p.s.a.
Orzeczenie w przedmiocie kosztów postępowania sądowego, na które składa się uiszczony wpis od skargi w kwocie 100 zł, zostało wydane w oparciu o art. 200 ww. ustawy procesowej.