II SA/Wa 2131/22

II SA/Wa 2131/22 - Wyrok WSA w Warszawie
Data orzeczenia
2023-02-10
orzeczenie nieprawomocne
Data wpływu
2022-11-30
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Sędziowie
Ewa Radziszewska-Krupa
Joanna Kruszewska-Grońska /sprawozdawca/
Łukasz Krzycki /przewodniczący/
Symbol z opisem
647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
Hasła tematyczne
Ochrona danych osobowych
Administracyjne postępowanie
Skarżony organ
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku
Oddalono skargę
Powołane przepisy
Dz.U. 2018 poz 1000
art. 7 ust. 1
Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
Dz.U. 2022 poz 2000
art. 73 par. 1 i par. 1a
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - t.j.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Łukasz Krzycki, Sędzia WSA Ewa Radziszewska-Krupa, Sędzia WSA Joanna Kruszewska-Grońska (spr.), po rozpoznaniu w trybie uroszczonym w dniu 10 lutego 2023 r. sprawy ze skargi J. D. na postanowienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] października 2022 r. nr [...] w przedmiocie odmowy uwzględnienia wniosku o doręczenie odpisów z akt sprawy oddala skargę
Uzasadnienie
Wyrokiem z 22 grudnia 2021 r., sygn. akt II SA/Wa 1542/21, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: "PUODO", "organ") z [...] lutego 2021 r. nr [...] odmawiającą uwzględnienia wniosku (skargi) J. D. (dalej: "skarżący") na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych w zakresie wizerunku przez A. S. i M. M.. Powyższe orzeczenie uprawomocniło się wobec jego niezaskarżenia przez żadną ze stron postępowania.
W piśmie z [...] kwietnia 2022 r., złożonym do organu drogą elektroniczną (za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej), skarżący sformułował zapytanie, na jakim etapie jest postępowanie, gdyż od uchylenia powołanej na wstępie decyzji nastąpił znaczny upływ czasu. Natomiast jeżeli "skarżeni", tj. A. S. i M. M. złożyli dodatkowe wyjaśnienia w sprawie albo przedłożyli pismo procesowe, to skarżący zażądał "ujawnienia tych dokumentów/stanowiska przez doręczenie odpisu złożonych pism z argumentacją jak we wcześniejszych wnioskach o doręczenie dokumentów z akt sprawy". Ponadto skarżący wniósł o uwzględnienie go w korespondencji prowadzonej przez organ z Rzecznikiem Praw Obywatelskich.
W kolejnym piśmie z [...] lipca 2022 r. (przesłanym do PUODO w dniu [...] lipca 2022 r.) skarżący wystąpił z ponagleniem w przedmiocie rozpoznania jego wniosku z [...] kwietnia 2022 r. o wydanie i doręczenie dokumentów z akt. Jednocześnie w ww. piśmie z [...] lipca 2022 r. zawarł siedem wniosków dowodowych.
PUODO postanowieniem z [...] października 2022 r. nr [...], mając za podstawę art. 74 § 2 w związku z art. 73 § 1 i § 1a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 r., poz. 2000 ze zm.; dalej: "k.p.a.") oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r., poz. 1781), odmówił uwzględnienia wniosku skarżącego o doręczenie części akt sprawy.
W uzasadnieniu ww. postanowienia PUODO podał, że postępowanie administracyjne w sprawie zainicjowanej wnioskiem (skargą) skarżącego na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez A. S. i M. M., jest prowadzone w formie papierowej, zaś art. 73 § 1 k.p.a. nie nakłada na organ administracyjny obowiązku sporządzania kserokopii akt administracyjnych lub ich odpisów oraz doręczania ich stronie pocztą tradycyjną lub elektroniczną. PUODO przywołał w tym zakresie stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie zaprezentowane w wyroku z 10 maja 2007 r., sygn. akt VII SA/Wa 63/07, w którym stwierdzono, że rola organu administracji publicznej kończy się na zapewnieniu stronie możliwości skorzystania z uprawnień do sporządzania notatek i odpisów, gdyż z art. 73 § 1 i 2 k.p.a. nie można wyprowadzić obowiązku organu obejmującego sporządzanie kserokopii lub odpisów z akt administracyjnych oraz doręczanie ich stronom (orzeczenia sądów administracyjnych są dostępne w internetowej bazie orzeczeń na stronie: orzeczenia.nsa.gov.pl).
Organ wskazał też, że wprawdzie posługuje się systemem obsługi obiegu korespondencji - EZD, lecz nie służy on udostępnieniu akt sprawy, tylko do elektronicznego zarządzania dokumentacją w innych aspektach, zwłaszcza obiegu wewnętrznego. PUODO nie dysponuje odrębnym systemem do udostępnienia akt postępowań. Powołując się na art. 73 § 3 k.p.a., organ zaakcentował, iż nie ma obowiązku sporządzania kserokopii akt administracyjnych lub ich odpisów oraz doręczania ich stronie, jak również nie jest zobowiązany do doręczania skanów dokumentów czy udostępniania ich w formie elektronicznej.
PUODO nie posiada pełnego odwzorowania akt sprawy w formie elektronicznej, a ich przygotowanie w tej formie wymagałoby niewspółmiernego nakładu pracy. Oznaczałoby bowiem konieczność podjęcia dodatkowych, czasochłonnych czynności polegających m.in. na rozszywaniu akt sprawy, w tym spiętych pism przesłanych przez strony postępowania, ich skanowaniu, wprowadzaniu do systemu EZD, a następnie ponownym zszyciu akt. Nie bez znaczenia jest fakt, że organ nie dysponuje wystarczającą ilością sprzętu biurowego do wykonania ww. czynności. Pracownik organu, który skanuje akta, zaburza pracę innym pracownikom, ponieważ uniemożliwia w tym czasie wykonywanie innych czynności na danym urządzeniu (drukowania projektów pism, przygotowywania korespondencji do wysłania – drukowania kopert i zwrotnych potwierdzeń odbioru).
PUODO podniósł, iż zgodnie z art. 32 k.p.a. strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania, a przepisy k.p.a. przyznają stronie szeroką swobodę w wyborze pełnomocnika. Organ podzielił także stanowisko, przedstawione w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r., sygn. akt VII SA/Wa 1644/18 i potwierdzone przez Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: "NSA") w wyroku z 14 lipca 2020 r., sygn. akt I OSK 2552/19, wedle którego art. 73 § 3 k.p.a. stanowi uzupełnienie, a nie ograniczenie art. 73 § 1a k.p.a. i oznacza konieczność stworzenia warunków technicznych pozwalających stronie na zapoznanie się w siedzibie organu z treścią dokumentów elektronicznych.
Pismo skarżącego z [...] kwietnia 2022 r. obejmuje żądanie, którego celem jest realizacja uprawnień wynikających z art. 73 § 1 k.p.a. bez konieczności stawienia się w siedzibie organu. Tymczasem przepisy obowiązującego prawa, przyznając stronie określone uprawnienia, wykonanie ich pozostawiają samej stronie. Zatem strona nie może skutecznie domagać się od organu administracji przedsięwzięcia dodatkowych czynności służących realizacji jej praw.
Opisanej powyżej postanowienie PUODO skarżący uczynił przedmiotem skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, zarzucając organowi rażące naruszenie art. 9, art. 10 § 1, art. 73 § 1 i 3, art. 79a § 1 k.p.a. w świetle uchwały NSA z 8 października 2018 r., sygn. akt I OPS 1/18. Jednocześnie skarżący podkreślił, że jego wniosek z [...] kwietnia 2022 r. dotyczył jedynie części akt, a nie całości, która prawdopodobnie nie przekraczałaby 10 kart wydruku wraz z załącznikami.
Skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz zasądzenie od organu na jego rzecz zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych. Ponadto zażądał stwierdzenia, na mocy art. 155 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, istotnego naruszenia prawa procesowego przez PUODO i zasygnalizowanie organowi uchybień proceduralnych w postaci wadliwej wykładni art. 73 § 1 k.p.a., skutkującej uniemożliwieniem stronie uzyskania odpisów lub kserokopii dokumentów z akt sprawy bez stawienia się w siedzibie organu.
W uzasadnieniu skargi skarżący zwrócił uwagę, że niezależnie od uprawnienia uzyskania kserokopii dokumentów z akt sprawy, legitymuje się ważnym interesem, o którym mowa w art. 73 § 2 k.p.a. Tym ważnym interesem może być posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych tak dla potrzeb prowadzonego postępowania, jak i w celu wykorzystania ich w innych postepowaniach (vide wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 27 maja 2015 r., sygn. akt II SA/Bd 216/15)
Skarżący stwierdził, iż akta prowadzone przez organ nie są zszywane – dokumenty są dziurkowane i złączane za pomocą klipsów biurowych, co umożliwia zarówno szybkie dopięcie nowych dokumentów, jak i szybkie wyłączenie dokumentów. Zaznaczył, że nie ma obowiązku działania przez pełnomocnika, a organ jest zobligowany do zagwarantowania stronie czynnego udziału w postępowaniu i nie może przerzucać swoich obowiązków na stronę.
W odpowiedzi na skargę PUODO wniósł o oddalenie skargi, podtrzymując stanowisko wyrażone w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:
Na wstępie wskazać należy, że niniejsza sprawa została rozpoznana w trybie uproszczonym w oparciu o art. 119 pkt 3 i art. 120 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
Skarga jest nieuzasadniona.
Zgodnie z art. 73 § 1 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Z literalnej treści tego przepisu nie wynika uprawnienie strony do żądania od organu doręczenia jej kopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy. Stanowisko to potwierdza przepis art. 73 § 1a k.p.a., dodany z dniem [...] kwietnia 2011 r., w myśl którego czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Tak więc organ jest zobowiązany do stworzenia stronie warunków do sporządzania notatek i odpisów oraz kopii z akt.
Natomiast stosownie do treści art. 73 § 2 k.p.a. strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Z kolei przepis art. 73 § 3 k.p.a. stanowi, że organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W związku z rozbieżnościami w orzecznictwie sądów administracyjnych w zakresie obowiązków organu wynikających z art. 73 k.p.a., w dniu 8 października 2018 r. NSA podjął w składzie siedmiu sędziów uchwałę (sygn. akt I OPS 1/18) o następującej treści: "W ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy." W ten sposób rozstrzygnięto wątpliwości co do zakresu i sposobu stosowania tego przepisu.
Podkreślić należy, że wbrew twierdzeniu skarżącego, zaskarżonym postanowieniem PUODO rozpoznał wniosek z [...] kwietnia 2022 r. o sporządzenie części (a nie całości) akt administracyjnych. Uzasadniając ten wniosek skarżący ogólnie odwołał się do argumentacji zawartej w jego wcześniejszych wnioskach o doręczenie dokumentów z akt sprawy. Sąd stwierdza, że skarżący w sprawie zainicjowanej jego wnioskiem (skargą) z [...] września 2020 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez A. S. i M. M., złożył:
- wniosek z [...] listopada 2020 r. o doręczenie odpisów dokumentów z akt sprawy, motywując go epidemią SARS-CoV-2 oraz odległością jego miejsca zamieszkania o ok. 400 km od siedziby organu,
- wniosek z [...] stycznia 2021 r. o dostęp do akt sprawy w formie elektronicznej, ewentualnie doręczenie mu skanów dokumentów.
Powyższe wnioski PUODO rozpoznał odmownie postanowieniem z [...] stycznia 2021 r. nr [...], którego skarżący nie zaskarżył.
Następnie we wniosku z [...] stycznia 2021 r. skarżący domagał się doręczenia odpisów dokumentów z akt postępowania administracyjnego "z argumentacją jak w uchwale Składu Siedmiu Sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 października 2018 r. I OPS 1/18 lub wskazania możliwości skserowania ok. 20 kart z postępowania (...)". Z kolei w piśmie z [...] stycznia 2021 r. skarżący zażądał doręczenia mu pocztą tradycyjną kserokopii dokumentów stanowiących akta postępowania administracyjnego z wyłączeniem pism złożonych przez niego, zgodnie z wykładnią zawartą w ww. uchwale NSA.
Organ odmówił uwzględnienia ww. wniosków postanowieniem z [...] lutego 2021 r. nr [...], które także nie zostało zakwestionowane przez skarżącego.
Uwzględniając fakt, iż skarżący powołał się we wniosku z [...] kwietnia 2022 r. na okoliczności podane w uprzednich jego wnioskach, tj. epidemię oraz odległość jego miejsca zamieszkania od siedziby organu, Sąd stwierdza, że od [...] maja 2022 r. obowiązujący dotychczas stan epidemii został zastąpiony stanem zagrożenia epidemicznego. Również okoliczność znacznej odległości miejsca zamieszkania skarżącego od siedziby PUODO nie może stanowić uzasadnienia dla żądania, aby organ skserował skarżącemu i przesłał wybrane dokumenty z akt sprawy. Akta niniejszej sprawy nie wskazują, aby stan zdrowia skarżącego bądź jego sytuacja finansowa uniemożliwiały mu osobiste zapoznanie się ze zgromadzonym materiałem dowodowym i wykonanie w siedzibie organu kopii określonych dokumentów. Skarżący może też ustanowić w tym celu pełnomocnika, którym w myśl art. 33 § 1 k.p.a. może być każda osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Nadto o ile trzeba zgodzić się ze skarżącym, że akta administracyjne są dziurkowane i złączone klipsami archiwizacyjnymi, to zauważyć należy, iż z uwagi na ich objętość – 200 kart nie jest łatwe wypięcie z nich dokumentów.
Trafnie skonstatował PUODO, że z uchwały NSA z 8 października 2018 r., sygn. akt I OPS 1/18, nie wynika bezwzględny obowiązek organu przesyłania kopii akt sprawy stronie postępowania, lecz możliwość uwzględnienia takiego wniosku adekwatnie do możliwości technicznych i organizacyjnych organu. PUODO podał konkretne utrudnienia w postaci niedostatecznego wyposażenia w sprzęt umożliwiający kopiowanie/skanowanie dokumentów oraz zakłócania wykonywania przez pracowników ich bieżących czynności związanych ze sporządzaniem pism i wysyłaniem korespondencji. Tutejszy Sąd nie ma podstaw, aby kwestionować oświadczenie PUODO w tym przedmiocie. Organ administracyjny jest zobowiązany do umożliwienia stronie zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym i wykonania kopii/skanów dokumentów, lecz w przypadku braku stosownego zaplecza techniczno-organizacyjnego jest uprawniony do odmowy realizacji wniosków polegających na sporządzaniu dla stron kopii z akt sprawy i doręczaniu im tych kopii w wybrany przez nie sposób. Dlatego, w ocenie Sądu, usprawiedliwiona jest odmowa uwzględnienia wniosku skarżącego z [...] kwietnia 2022 r.
Odnotować wypada, że przepisy art. 73 § 2 i § 3 k.p.a. nie miały zastosowania w sprawie skarżącego, gdyż pierwszy z nich, tj. art. 73 § 2 k.p.a. dotyczy uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy bądź wydania stronie z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, a tego rodzaju żądanie nie zostało ujęte we wniosku skarżącego. Natomiast art. 73 § 3 k.p.a. odnosi się do systemu teleinformatycznego, podczas gdy PUODO prowadzi akta administracyjne w formie papierowej i nie posiada ich pełnego odwzorowania w formie elektronicznej.
Nie znajdując podstaw do uwzględnienia skargi, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na mocy art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2022 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r., poz. 259) orzekł jak w sentencji wyroku.