II SA/Wa 115/24

II SA/Wa 115/24 - Wyrok WSA w Warszawie
Data orzeczenia
2025-03-14
orzeczenie nieprawomocne
Data wpływu
2024-01-24
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Sędziowie
Dorota Kozub-Marciniak /sprawozdawca/
Ewa Radziszewska-Krupa /przewodniczący/
Łukasz Krzycki
Symbol z opisem
647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
Hasła tematyczne
Ochrona danych osobowych
Skarżony organ
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku
Oddalono skargę
Powołane przepisy
Dz.U. 2024 poz 935
art. 151
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Radziszewska-Krupa, Sędzia WSA Łukasz Krzycki, Asesor WSA Dorota Kozub-Marciniak (spr.), , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 14 marca 2025 r. sprawy ze skargi B.B. i J.B. na postanowienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] listopada 2023 r. nr [...] w przedmiocie odmowy udostępnienia akt oddala skargę
Uzasadnienie
B. B. i J. B. (dalej, jako: skarżący) wnieśli do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na postanowienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej, Jako: PUODO) z dnia [...] listopada 2023 r. w przedmiocie odmowy uwzględnienia wniosków o przesłanie dokumentów i pism w sprawie o sygn. akt [...].
W uzasadnieniu podniesiono, że PUODO prowadzi postępowanie administracyjne w sprawie skargi J. B. i B. B. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania ich danych osobowych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w [...] i Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z siedzibą w [...].
Pismami z dnia [...] listopada 2022 r. PUODO poinformował skarżących, że został zgromadzony materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej w przedmiotowej sprawie oraz pouczył ich o uprawnieniach przysługujących im przed wydaniem decyzji administracyjnej.
W dniu [...] grudnia 2022 r. do PUODO wpłynęły pisma zawierające m.in. wnioski o przesłanie im wszystkich dokumentów i pism w niniejszej sprawie, które wcześniej nie były im doręczone.
Organ przytoczył treść art. 73 i art. 10 K.p.a. i wskazał, że po stronie organu występują znaczne trudności sprzętowe oraz organizacyjne utrudniające realizację wniosków skarżących poprzez przesłanie im pism i dokumentów znajdujących się w aktach sprawy w postaci kopii tych materiałów.
Całość gromadzonej w organie dokumentacji, w tym również akta niniejszej sprawy, prowadzona jest w formie papierowej. Aby zapewnić rzetelne odwzorowanie treści materiałów znajdujących się w aktach sprawy, o przesłanie których wnoszą skarżący, należy rozszyć akta w celu ich skopiowania, kopiować pojedynczo każdą kartę z uwagi na fakt, że część kart jest jednostronna a część dwustronna, a także wziąć pod uwagę różnicę w formacie dokumentów (koperty A4, A5), co powoduje konieczność podejmowania kolejnych czynności. Następnie akta należy ponownie pozszywać i uporządkować. Organ wyjaśnił, że dysponuje ograniczoną liczbą urządzeń umożliwiających kopiowanie dokumentów, które jednocześnie spełniają funkcję obsługiwania wydruków i skanowania. Powyższe powoduje, że urządzenia te są w stałym użytku, i pracownicy oczekują w kolejce na możliwość dokonania wydruku pism w prowadzonych sprawach. Konieczność wykonania pracy związanej ze kopiowaniem akt niniejszej sprawy wymagałaby znacznego nakładu pracy ze strony pracownika oraz opóźniałoby możliwość wykonania wydruków (często pilnych, związanych z koniecznością dotrzymania terminów) w innych sprawach przez pozostałych pracowników. Powyższe skutkowałoby wydłużeniem realizacji zadań organu w innych postępowaniach administracyjnych, co wpływałoby na wydłużenie czasu tych postępowań, a zatem wpływałoby na prawa stron innych postępowań administracyjnych, prowadzonych przez organ.
Mając na uwadze powyżej wskazane okoliczności, w tym poważne utrudnienia techniczne i organizacyjne w zakresie realizacji przez organ wniosków skarżących o przesłanie niedoręczonych im wcześniej materiałów zgromadzonych w sprawie, PUODO uznał, że nie mogą zostać one uwzględnione.
Z tym rozstrzygnięciem skarżący nie zgodzili się i wywiedli skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Skarżący wnieśli o uchylenie zaskarżonego postanowienia jako spóźnionego i bezprzedmiotowego w sytuacji, gdy wydana została decyzja. Skarżący narażeni zostali na utratę możliwości wypowiedzenia się w sprawie przed wydaniem decyzji, ponieważ nie było reakcji na prośbę przesłania nieznanych im dowodów. Skarżący zostali również narażeni na koszty utraty czasu i dojazdu do Warszawy w celu przejrzenia akt, choć wykonanie kopii kilku kart i przesłanie skarżącym, byłoby znacznie tańsze. W dalszej części skargi skarżący odnieśli się do sposobu prowadzenia postępowań przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz przetwarzania danych osobowych skarżących w związku z tymi postępowaniami.
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie i podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:
Skarga nie jest zasadna.
Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267 ze zm.) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm., dalej, jako: P.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola, o której mowa, sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.
Dokonując oceny zgodności z prawem zaskarżonego postanowienia działając w granicach sprawy, nie będąc przy tym związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 P.p.s.a) sąd w składzie rozpoznającym sprawę niniejszą nie dopatrzył się w działaniu organów nieprawidłowości zarówno, gdy idzie o ustalenie stanu faktycznego sprawy, jak i w procesie subsumpcji ustalonego stanu faktycznego pod zastosowane w sprawie przepisy prawa.
W myśl art. 73 § 1 K.p.a., strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 K.p.a.). Z kolei zgodnie z art. 74 § 2 K.p.a., odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelnienia takich odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
Jak podkreśla się w doktrynie i judykaturze udostępnianie akt sprawy w postępowaniu administracyjnym, uregulowane w art. 73 i art. 74 K.p.a., jest przejawem jawności względnej (wewnętrznej) postępowania administracyjnego. Poza zakresem powyższej regulacji pozostaje tzw. jawność zewnętrzna. Art. 73 § 1 K.p.a. gwarantuje stronie prawo wglądu w akta sprawy oraz sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w każdym stadium postępowania, również po jego zakończeniu. Zakres jawności akt sprawy w postępowaniu administracyjnym jest jednak ograniczony podmiotowo. Z uprawnień wynikających z przepisów rozdziału 3 działu II K.p.a. mogą korzystać jedynie strony postępowania administracyjnego i – na tych samych zasadach – podmioty (uczestnicy) na prawach strony. Podmioty te mogą również żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania im z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ich ważnym interesem (por.: Knysiak – Sudyka H. [w]: Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. II, WKP 2019 r., LEX/el; wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2 lipca 2010 r. sygn. akt I OSK 3161/19).
Wskazać również należy, że Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z dnia 8 października 2018 r., sygn. akt I OPS 1/18, wskazał, że w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 K.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. NSA wyjaśnił przy tym, że za takim rozwiązaniem przemawia konieczność zharmonizowania art. 73 K.p.a. z zasadami ogólnymi postępowania administracyjnego, uregulowaniami innych procedur, dotyczącymi udostępniania akt, a także konieczność dokonywania interpretacji z uwzględnieniem gwarancji konstytucyjnych. Z tego względu, dokonując wykładni art. 73 § 1 K.p.a. trzeba mieć również na uwadze, że możliwość rzetelnego zapoznania się z materiałem zebranym w aktach sprawy jest istotnym uprawnieniem procesowym gwarantującym stronie czynny udział w postępowaniu (art. 10 § 1 K.p.a.), a w efekcie podejmowanie inicjatywy dowodowej, co ma istotne znaczenie w dochodzeniu do prawdy obiektywnej (art. 7 K.p.a.) Interpretacja powinna uwzględniać także wymogi standardów określonych zasadą pogłębiania zaufania obywatela do władzy publicznej (art. 8 K.p.a.) oraz zasady szybkości i prostoty postępowania (art. 12 K.p.a.).
Jak wyjaśnił NSA w powołanej uchwale, odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania. Tylko więc w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony pracowników organu dopuszczalne byłoby wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku w przedmiocie sporządzenia kserokopii dokumentów. Oczywiście odmowa wydania kopii z akt sprawy może być też usprawiedliwiona w sytuacji, gdy strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. Takie rozumienie art. 73 § 1 K.p.a. nie oznacza zatem bezwzględnego związania organu żądaniem strony o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza ograniczenia mające wykluczyć nieuzasadnioną odmowę załatwienia wniosku w tym przedmiocie.
W ocenie Sądu powyższe oznacza, że prawo żądania kopii dokumentów z akt nie ma charakteru bezwzględnego i musi być odnoszone do realiów danej sprawy, w tym możliwości technicznych organu, gdzie skierowano wniosek.
Przekładając powyższe na grunt tej sprawy wskazać trzeba, że uzasadniając odmowę sporządzenia i przesłania żądanych przez skarżących kserokopii z akt, organ przytoczył szerokie uzasadnienie stanowiska organu, odwołując się do warunków organizacyjnych i technicznych jego funkcjonowania. Przy czym brak jest jakichkolwiek podstaw do podważenia wiarygodności twierdzeń, wyrażonych przez osobę reprezentującą organ administracji publicznej. Okoliczność ta czyni odmowę wykonania pożądanych kopii dokumentów zasadną, zwłaszcza gdy we wniosku nie przytaczano żadnych szczególnych okoliczności faktycznych, które potwierdzałyby brak możliwości samodzielnego wykonania kopii przez samą stronę. Jedyną przesłanką dla dokonania przez organ wnioskowanych czynności miałby być brak środków na dojazd do siedziby organu (w Warszawie) "by osobiście obejrzeć tylko akta. Strata czasu i pieniędzy musi mieć sens.(...)".. Twierdzenie skarżących o braku środków finansowych pozostaje jednak jedynie niepotwierdzoną deklaracją, która w okolicznościach tej sprawy, wobec ww. sposobu formułowania stanowiska, nie jest wystarczająca dla podjęcia przez organ wnioskowanych czynności.
Dodać również należy, iż żądanie skarżących wykraczało w istocie poza prawo strony do zapoznania się z treścią akt sprawy i uzyskania odpisów czy kopii. Wniosek o sporządzenie z akt sprawy kopii wszelkich określonego rodzaju dokumentów (tu: które nie były wcześniej doręczane), nie zaś indywidualnie wskazanego (np. identyfikowanego datą czy numerem kart w aktach itp.), wymagał - dla jego realizacji - w istocie wstępnej analizy akt - pod kątem identyfikacji wszelkich dokumentów żądanego rodzaju w zbiorze. Żądanie wykraczało więc poza czynności o charakterze stricte technicznym.
Z tych wszystkich względów Sąd uznał, że zaskarżone postanowienie odpowiada prawu. Sąd nie dopatrzył się żadnego naruszenia przepisów prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy, bądź przepisu postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na rozstrzygnięcie, albo też przepisu prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania lub stwierdzenia nieważności.
Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, działając na podstawie art. 151 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzekł jak w sentencji.