II SA/SZ 342/22

II SA/Sz 342/22 - Wyrok WSA w Szczecinie
Data orzeczenia
2022-08-25
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2022-04-15
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie
Sędziowie
Katarzyna Sokołowska /sprawozdawca/
Patrycja Joanna Suwaj
Renata Bukowiecka-Kleczaj /przewodniczący/
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Ewidencja ludności
Sygn. powiązane
II OSK 127/23 - Wyrok NSA z 2025-06-24
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
Oddalono skargę
Powołane przepisy
Dz.U. 2021 poz 2095
art. 15zzs4
Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych  chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t. j.)
Dz.U. 2021 poz 137
art. 1 par. 1 i 2
Ustawa z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych - t.j.
Dz.U. 2021 poz 709
art. 26 ust. 1 i 4, art. 12, art. 2 ust. 6
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego - t.j.
Dz.U. 2022 poz 329
art. 151
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi  - t.j.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Renata Bukowiecka-Kleczaj Sędziowie Sędzia WSA Katarzyna Sokołowska (spr.) Sędzia WSA Patrycja Joanna Suwaj po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w dniu 25 sierpnia 2022 r. sprawy ze skargi E. Ż. na decyzję Wojewody z dnia [...] lutego 2022 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania kopii aktów urodzenia z akt zbiorowych oddala skargę.
Uzasadnienie
Pismem z dnia 30 czerwca 2021 r., E. Z., dalej również jako "strona", "skarżąca", zwróciła się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w K., z prośbą o wydanie jej z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego wszystkich dokumentów dotyczących jej osoby oraz córek - B.W. i A. W., w formie kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem.
Jednocześnie, w dniu 30 czerwca 2021 r., wpłynęły do organu wnioski strony o wydanie fotokopii z księgi urodzeń aktów o numerach [...], [...] oraz [...] oraz o wydanie kserokopii z akt zbiorowych i tego samego dnia strona uiściła opłatę za wydanie ww. dokumentów. Kserokopie strona otrzymała w dniu 7 lipca 2021 r.
W odpowiedzi na wniosek o wydanie fotokopii akt zbiorowych, organ I instancji poinformował stronę, że zgodnie z przepisami ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego nie jest możliwe wydanie fotokopii akt zbiorowych, nie jest również możliwe wydanie oryginałów aktu urodzenia, ale można wydać odpisy ww. aktu w formie odpisu zupełnego lub skróconego.
W piśmie z dnia 24 sierpnia 2021 r. E. Z. wskazała, że ponownie składa wniosek o umożliwienie jej wykonania kopii z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, dotyczących jej osoby oraz B.W. i A. W. wybraną przez nią techniką (wykonanie zdjęć, skanowanie skanerem lub inną).
Organ I instancji, decyzją z dnia [...] września 2021 r., orzekł o odmowie wydania kopii z akt zbiorowych w formie fotokopii, skanu czy innej podobnej.
W wyniku rozpatrzenia odwołania wniesionego przez E. Z. [...] [...], Wojewoda, decyzją z dnia [...] listopada 2021 r., uchylił zaskarżoną decyzję i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi I instancji.
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w K., po ponownym rozpoznaniu sprawy, decyzją z dnia [...] grudnia 2021 r., wydaną na podstawie art. 26 ust. 4 i art. 12 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 709 – j.t.), dalej jako "p.a.s.c." odmówił umożliwienia E. Z. wykonania kopii z akt zbiorowych - prowadzonych do jej aktu urodzenia - wybraną przez siebie techniką, a także - ze względu na brak wykazania interesu prawnego - wykonania kopii z akt zbiorowych prowadzonych do aktów urodzenia jej córek A. W. i B. W..
E. Z. odwołała się od tej decyzji, wskazując, że odmawiając stronie umożliwienia wykonania kopii z akt zbiorowych wybraną przez siebie techniką ogranicza się technikę odwzorowania tylko do kserokopii czarno-białej, która to w najmniej wierny sposób odzwierciedla treść, barwę, układ dokumentu oraz inne szczegóły, co narusza prawa strony i jest sprzeczne z art. 7 i 9 k.p.a.
Decyzją z dnia [...] lutego 2022 r., Wojewoda, działając na podstawie art. 138 § 1 pkt. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r., poz. 735 – j.t.),dalej jako "k.p.a.", w związku z art. 2 ust. 6 i art. 26 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, utrzymał w mocy w całości decyzję organu I instancji.
W uzasadnieniu decyzji organ II instancji wyjaśnił, że zasady wydawania kopii dokumentów z akt zbiorowych prowadzonych do aktów stanu cywilnego reguluje ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego, Zgodnie z art. 26 ust. 4 p.a.s.c., dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym.
Wojewoda wyjaśnił, że ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego nie pozostawia wątpliwości co do tego, że udostępnienie dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego jest czynnością materialno-techniczną, a nie postępowaniem administracyjnym. Taka czynność polega zaś na wydaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego wnioskodawcy dokumentu z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Do tego procesu nie ma zastosowania art. 73 § 1 k.p.a.
Dalej organ II instancji stwierdził, że prowadząc rozważania na temat sposobu udostępnienia przez kierownika urzędu stanu cywilnego dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, uznać należy, że skoro ustawodawca w art. 26 ust. 4 P.a.s.c. użył sformułowania "dokumenty (...) mogą być wydane" to oznacza to, że wnioskodawca nie ma bezpośredniego wglądu w te dokumenty, nie może ich osobiście przeglądać, a co za tym idzie nie może osobiście ich "kopiować" ani przetwarzać. Wnioskodawca może otrzymać te dokumenty wyłącznie od kierownika urzędu stanu cywilnego i tylko w formie, która została wskazana w art. 26 ust. 4 p.a.s.c., przy założeniu, że wnioskodawca spełnił wyliczone w tym przepisie przesłanki.
W ocenie Wojewody, w związku z tym, że E. Z. zażądała od Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w K., aby organ I instancji umożliwił jej wykonanie kopii dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego wybraną przez nią techniką, to uznać należy, że organ ten zasadnie odmówił wykonania tego wniosku. Jak już wyjaśniono, kierownik urzędu stanu cywilnego nie może udostępniać wnioskodawcy akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego po to, aby wnioskodawca mógł samodzielnie przeglądać te dokumenty.
Organ II instancji zauważył również, że wniosek E. Z., dotyczący A. W. i B. W. jest bezzasadny także z tego powodu, że nie wykazała ona, że ma w tych sprawach interes prawny. E. Z. w odwołaniu od decyzji organu gminy uznała, że pomija kwestię wykazania tego interesu, bowiem "najprostszym rozwiązaniem będzie, gdy jej córki samodzielnie lub przez pełnomocnika złożą odpowiedni wniosek".
Pismem z dnia 14 marca 2022 r., E. Ż. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie skargę na decyzję Wojewody, przytaczając zarzuty podniesione wcześniej w odwołaniu od decyzji organu I instancji, wskazując również, że w przepisach mających zastosowanie w niniejszej sprawie nie ma zakazu odnośnie do wykonania fotokopii tj. zdjęcia danych dokumentów, ani nie ma wzmianki o możliwości wykonania tylko kserokopii.
W odpowiedzi na skargę organ II instancji wniósł o jej oddalenie podtrzymując swoje stanowisko zawarte w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie zważył co następuje:
Na podstawie art. 15 zzs4 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.), sprawa niniejsza została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym.
Skarga okazała się niezasadna, bowiem przeprowadzona przez Sąd, na podstawie art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 137 – j.t.), kontrola legalności zaskarżonej decyzji wykazała, że akt ten nie narusza prawa.
Przedmiotem skargi uczyniono decyzję Wojewody, którą organ ten utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w K., odmawiającą udostępnienia skarżącej wykonania kopii dokumentów z akt zbiorowych stanu cywilnego, prowadzonych do jej aktu urodzenia oraz aktów urodzenia córek – A. W. i B. W..
Na wstępie wyjaśnić zatem należy, że zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego oraz dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego reguluje ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego. Ustawa określa również zasady udostępniania dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.
Stosownie do art. 26 ust. 1 p.a.s.c., dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego.
Na podstawie art. 26 ust. 4 przywołanej ustawy, dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane:
1) na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym.
Jak wynika z przytoczonych przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego, ustawa ta zawiera kompletną regulację dotyczącą udostępniania dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, zatem przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie znajdują tu zastosowania, o czym stanowi art. 12 p.a.s.c., który przewiduje możliwość stosowania przepisów k.p.a. wyłącznie w sprawach nieuregulowanych w ustawie. Zatem art. 73 ust. 1 k.p.a. nie znajduje w tym wypadku zastosowania, na co słusznie zwrócił uwagę organ.
Nie ulega również, zdaniem Sądu, wątpliwości, że wydanie dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego stanowi czynność materialno – techniczną, natomiast odmowa wydania dokumentów powinna, tak jak w niniejszej sprawie, przybrać postać decyzji, o czym stanowi art. 2 ust. 6 p.a.s.c.
Na gruncie badanej sprawy osią sporu pozostaje, czy dopuszczalne jest samodzielne wykonanie kopii dokumentów z akt przez stronę, która wywodzi, że organy błędnie interpretują przepisy ustawy p.a.s.c., uznając, że pod pojęciem "kopia" należy rozumieć wyłącznie kserokopię. W ocenie skarżącej kopią jest wszystko, co odzwierciedla w sposób wierny treść dokumentu, włączając w to również barwę, układ i inne szczegóły. Zatem samodzielne wykonanie kopii w dowolnej, wymienionej w treści skargi technice winno być dozwolone. W przeciwnym razie dochodzi do odebrania i ograniczenia stronie uprawnień.
Pogląd ten, w świetle art. 26 ust. 4 p.a.s.c. należy uznać za błędny. Przede wszystkim wskazać należy, że ustawodawca przewidział możliwość wydania dokumentów z aktów rejestracji stanu cywilnego zarówno na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego jak również w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego. W każdym jednak wypadku wydany dokument musi zostać poświadczony za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem własnoręcznym, co wynika wprost z art. 26 ust. 4 p.a.s.c., a czego zdaje się nie dostrzegać skarżąca.
Przesądza to, zdaniem Sądu, o braku możliwości samodzielnego wykonania fotokopii z akt rejestracji stanu cywilnego, tego bowiem domagała się skarżąca w piśmie z dnia 30 czerwca 2021 r.
Należy również przyznać organowi rację co do tego, że ustawodawca nie przewidział możliwości innego, aniżeli wydawanie kopii z dokumentów zgromadzonych przez kierownika urzędu stanu cywilnego, dostępu do akt rejestracji stanu cywilnego. Oznacza to, że osobiste przeglądanie tych akt nie jest możliwe. Również i z tego względu udostępnienie akt rejestracji stanu cywilnego skarżącej i osobiste wykonanie ich fotokopii nie jest możliwe.
Zgodzić należy się również z organem, iż aby wystąpić o wydanie dokumentu z akt rejestracji stanu cywilnego niezbędnym jest wykazanie, że dokumenty te dotyczą bądź wnioskodawcy, bądź wnioskodawca posiada interes prawny w ich uzyskaniu. Niewątpliwie skarżąca posiada interes prawny w uzyskaniu dokumentów, które jej dotyczą, natomiast nie wykazała ona interesu prawnego w uzyskaniu dokumentów, które dotyczą jej pełnoletnich córek. Również z tego względu zaskarżone orzeczenie odpowiada prawu.
W tym stanie rzeczy Sąd, na podstawie art. 151 p.p.s.a. orzekł o oddaleniu skargi.