II SA/Rz 993/21

II SA/Rz 993/21 - Wyrok WSA w Rzeszowie
Data orzeczenia
2021-11-23
orzeczenie nieprawomocne
Data wpływu
2021-06-23
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie
Sędziowie
Maciej Kobak
Marcin Kamiński /przewodniczący sprawozdawca/
Paweł Zaborniak
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Akta stanu cywilnego
Sygn. powiązane
II OSK 192/22 - Wyrok NSA z 2023-03-01
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
oddalono skargę
Powołane przepisy
Dz.U. 2020 poz 463
art. 45 ust. 1, art. 128 ust. 1, 1a, art. 129 ust. 3, art. 130 ust. 3-5
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 z późn. zm.).
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w składzie następującym: Przewodniczący SWSA Marcin Kamiński /spr./ Sędziowie WSA Paweł Zaborniak WSA Maciej Kobak po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 23 listopada 2021 r. sprawy ze skargi S. B. na decyzję Wojewody z dnia [...] maja 2021 r. nr [...] w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg stanu cywilnego - skargę oddala -
Uzasadnienie
Przedmiotem skargi S. B. (skarżący) jest decyzja Wojewody [...] (organ odwoławczy) z dnia [...] maja 2021 r. nr [...] utrzymująca w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w [...] (organ I instancji) z dnia [...] kwietnia 2021 r. nr [...] o odmowie udostępnienia ksiąg stanu cywilnego.
Stan faktyczny i prawny sprawy ze skargi na powyższą decyzję przedstawia się następująco.
Decyzją z dnia [...] kwietnia 2021 r. nr [...] organ I instancji działając na podstawie art. 2 ust. 6, art. 12 ust. 1 w zw. z art. 28, art. 128 ust. 1 i 1 a, art. 130 ust. 5, art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (p.a.s.c.) oraz art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.) - orzekł o odmowie udostępnienia ksiąg stanu cywilnego po parafii greckokatolickiej w T., obejmującej miejscowości T. i R. w celu ich sfotografowania.
W uzasadnieniu decyzji organ I instancji podał, że w dniu 9 marca 2021 r. do Urzędu Stanu Cywilnego w [...] wpłynął wniosek skarżącego o udostępnienie akt metrykalnych po parafii greckokatolickiej w T. i R., w celu wykonania ich fotokopii. Skarżący jako cel wskazał potrzebę przeprowadzenia badań powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych własnej rodziny, jak i rodzin spokrewnionych, opierając swoje żądanie na art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Pismem z dnia 12 marca 2021 r. organ I instancji wezwał skarżącego do nadesłania danych personalnych osób, których fotokopię aktów mają być udostępnione, wykazania pokrewieństwa z tymi osobami oraz jeżeli wskazane osoby nie należą do osób wymienionych w art. 45 ust. 1 p.a.s.c., do wykazania posiadania interesu prawnego w otrzymaniu żądanych fotokopii aktów. Jednocześnie skarżącemu zostały wyjaśnione zasady udostępniania ksiąg stanu cywilnego, jak również został on poinformowany o przechowywanych w urzędzie stanu cywilnego księgach z parafii w T. W odpowiedzi na wezwanie skarżący stwierdził, że jest ono bezzasadne i wynika z błędnej interpretacji przepisów p.a.s.c. Według skarżącego organ powinien udostępnić księgi urodzeń do 1921 r. oraz księgi zgonów i małżeństw z całych ksiąg parafii w T., argumentując powyższe wydanymi wyrokami NSA z dnia 22 stycznia 2019 r., sygn. II OSK 471/17 oraz WSA w Krakowie z dnia 5 listopada 2019 r., sygn. III SA/Kr 925/19. Na wstępie organ I instancji zaznaczył, że kryterium dla oceny prawnej dopuszczalności udostępniania ksiąg stanu cywilnego na zasadach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jest cezura czasowa, czyli wskazany przez ustawodawcę okres przechowywania ksiąg stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego. Traktuje o tym art. 28 ust. 1 p.a.s.c., który stanowi, że akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:
1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
Zgodnie z art. 28 ust. 2 p.a.s.c., okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. W myśl art. 28 ust. 3 p.a.s.c. jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby. Natomiast zgodnie z art. 28 ust. 4 p.a.s.c. po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego. Organ I instancji wyjaśnił, że kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ww. ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów, o czym stanowi art. 128 ust. 1 p.a.s.c. Z dalszej części przepisu wynika, że jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. To właśnie data zamknięcia księgi przesądza, czy upłynął przewidziany w przepisach prawa okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, co z kolei wyznacza przepisy, które będą miały zastosowanie w zakresie udostępniania aktów stanu cywilnego, tj. p.a.s.c. lub ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zatem księga stanu cywilnego będąca księgą łączoną, zawierająca np. księgi urodzeń, małżeństw i zgonów jest przechowywana w urzędzie stanu cywilnego przez okres odpowiedni dla księgi urodzeń, czyli przez okres 100 lat, licząc od ostatniego rocznika znajdującego się w księdze. Powołany przez skarżącego przepis art. 130 ust. 4 p.a.s.c. stanowi, że akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego, prowadzonych przed wejściem w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów przechowywania ksiąg w urzędzie stanu cywilnego, nie podlegają już przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, a ich udostępnianie oraz akt zbiorowych lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W sytuacji, gdy nie upłynął okres przechowywania księgi w urzędzie stanu cywilnego, to nie może być ona udostępniana na zasadach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, lecz na podstawie p.a.s.c. Udostępnianie ksiąg stanu cywilnego w oparciu o przepisy archiwalne możliwe jest dopiero po upływie okresu przechowywania księgi w urzędzie, co jest konsekwencją zasady ograniczonej jawności ksiąg stanu cywilnego. Organ I instancji stwierdził, że nie bez znaczenia jest fakt, że stosownie do art. 130 ust. 3 w powiązaniu z art. 128 ust. 1a p.a.s.c., pomimo, że upłynął okres przechowywania księgi w urzędzie stanu cywilnego, z ksiąg stanu cywilnego wydaje się odpisy aktów stanu cywilnego, jeżeli nie sporządzono aktu zgonu dla osoby, której dokumenty te dotyczą lub nie zarejestrowano informacji o zgonie tej osoby. W konsekwencji okres przechowywania aktów osób "długowiecznych" ulega wydłużeniu do czasu sporządzenia aktu zgonu. Bowiem mogą się zdarzyć takie sytuacje, że pomimo, że upłynął okres przechowywania w USC danego aktu osoba, której akt dotyczy może nadal żyć, a w akcie tym figurują wrażliwe dane, jak np. zapis o wyznaniu, o przysposobieniu. W tym miejscu organ wskazał, że w posiadanych księgach parafialnych z miejscowości T. przy aktach urodzeń i małżeństw u większości osób brak jest zapisu o zgonie, a wynika to z faktu, że osoby te w wyniku zmiany granic w 1951 r. znalazły się poza granicami Polski. Organ I instancji wyjaśnił, że na gruncie obowiązujących przepisów osoba prowadząca badania genealogiczne uprawniona do otrzymania aktu może wnosić o umożliwienie jej nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego, sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, o ile jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego, o czym stanowi art. 130 ust. 5 p.a.s.c. Uprawnienie do udostępnienia ksiąg stanu cywilnego innym podmiotom prowadzącym badania genealogiczne możliwe jest do realizacji po upływie okresu przechowywania księgi w urzędzie. Organ I instancji następnie wyjaśnił, że osobami uprawnionymi do otrzymania aktu zgodnie z art. 45 ust. 1 p.a.s.c. są: osoby, których akt dotyczy, ich małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun, osoba, która wykaże w tym interes prawny, sąd, prokurator, organizacje społeczne, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organy administracji publicznej, w tym podmioty, o których mowa w art. 5a ust.1 ustawy, tj. Służba Ochrony Państwa, Policja, Straż Graniczna i Służba Więzienna, a także Żandarmeria Wojskowa, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań. Tytułem zobrazowania omawianych przepisów w odniesieniu do ksiąg przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...] organ I instancji wskazał na przechowywane księgi po parafii greckokatolickiej w T.:
- księga urodzeń i zgonów dla miejscowości T., obejmująca lata 1870-1892, 1921-1924. Księga ta jest księgą łączoną, w której dla każdego roku była prowadzona łącznie zarówno rejestracja urodzeń i zgonów w jednej księdze. Ponieważ znajdują się w niej urodzenia z 1924 r., to po upływie 100 lat od ostatniego rocznika, którym jest rok 1924, czyli z końcem 2024 r. upłynie okres jej przechowywana w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...], pod warunkiem, że przy każdym akcie urodzenia znajdzie się zapis o zgonie osoby,
- księga urodzeń dla miejscowości T., obejmująca lata 1925-1929, 1933-1941, dla miejscowości R., obejmująca lata 1877-1901, księga ta będzie przechowywana w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...] do 2041 r., z zastrzeżeniem, że przy każdym akcie urodzenia znajdzie się zapis o zgonie osoby,
- księga urodzeń, małżeństw i zgonów dla miejscowości T., R., obejmująca lata 1870-1892 oraz 1921-1924, która będzie przechowywana w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...] do 2024 r., z zastrzeżeniem, że przy każdym akcie urodzenia i małżeństwa znajdzie się zapis o zgonie osoby.
Rezultatem powyższego jest możliwość udostępnienia przez organ aktów znajdujących się we wspomnianych księgach na zasadach określonych w p.a.s.c. Z uwagi na fakt, że nie upłynął okres przechowywania wyżej wymienionych ksiąg w urzędzie stanu cywilnego, akty w nich sporządzone przenoszone są do rejestru stanu cywilnego, jak również wydawane są z nich dokumenty, o których mowa w art. 44 ust. 1 p.a.s.c., tj. odpisy skrócone i zupełne oraz określone zaświadczenia. Po upływie okresu przechowywania ksiąg w urzędzie stanu cywilnego, lecz jeszcze przed przekazaniem ich do archiwum, udostępnianie aktów w nich zawartych następuje na zasadach określonych w przepisach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wówczas niezależnie od tego, czy księgi zostaną przekazane do archiwum państwowego, czy pozostaną w urzędzie stanu cywilnego, będą udostępniane na zasadach przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a nie na zasadach przepisów p.a.s.c.
Organ I instancji stwierdził, że skarżący nie uzupełnił wniosku motywując to tym, że wskazanie danych osób, o sfotografowanie których aktów wnosi, wykazanie znajdowania się w kręgu osób uprawnionych do otrzymania odpisów aktu stanu cywilnego lub wykazania interesu prawnego w otrzymaniu aktów, ograniczałoby prawo dostępu zainteresowanego do danych archiwalnych, znajdujących w posiadaniu Urzędu Stanu Cywilnego w [...]. Wobec powyższego będące w posiadaniu Urzędu Stanu Cywilnego w [...] trzy księgi po parafii greckokatolickiej w T. obejmujące miejscowości T. i R. nie są księgami, dla których upłynął okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, czyli nie są materiałem archiwalnym i z tego też powodu nie mogą być udostępnianie na zasadach archiwalnych. Działania urzędów stanu cywilnego w tym zakresie muszą być zgodne z prawem. Za powyższym tokiem postępowania przemawiają pisma Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 12 października 2015 r. nr DSO-WSC-6000-234(5)/2015 oraz z dnia 27 marca 2017 r. nr DSO-WSC-6000-130(1)2017, w których Ministerstwo przedstawiło swoje stanowisko, że z ksiąg łączonych, dla których nie upłynął okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, akty stanu cywilnego udostępnia się na zasadach p.a.s.c., zaś księgi, które podlegają przekazaniu do archiwum udostępnia się na zasadach archiwalnych.
Organ I instancji zauważył, że niezależnie od tego, czy minął okres przechowywania ksiąg w urzędzie stanu cywilnego, skarżący może uzyskać fotokopie aktów stanu cywilnego swoich przodków na podstawie art. 130 ust. 5 p.a.s.c., albowiem przepis ten pozwala na prowadzenie poszukiwań genealogicznych własnej rodziny przy jednoczesnym zakazie udostępniania fotokopii aktów stanu cywilnego osób niespokrewnionych, mając na uwadze ochronę ich danych osobowych, o czym został poinformowany pismem z dnia 12 marca 2021 r. Na marginesie organ nadmienił, że przy tworzeniu obowiązującej od 1 marca 2015 r. ustawy p.a.s.c. brał udział m in. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, czego wynikiem było zatwierdzenie przez ustawodawcę przepisów o udostępnianiu aktów stanu cywilnego właśnie w takim kształcie. Reasumując organ I instancji podkreślił, że wydanie skarżącemu żądanych fotokopii aktów stanu cywilnego z księgi parafialnej w sytuacji, gdy nie należy on do kręgu osób wymienionych w art. 45 ust. 1 p.a.s.c, powodowałoby, że dane tej samej osoby, dla której nie sporządzono aktu zgonu, byłyby udostępnione raz na zasadach archiwalnych, w myśl zasady powszechnego dostępu do danych archiwalnych, a innym razem na podstawie p.a.s.c, w postaci odpisu aktu stanu cywilnego. Niepożądaną wówczas byłaby sytuacja, w której z powodu wydania fotokopii aktu osobie nieuprawnionej, nastąpiłoby ujawnienie danych osobowych osoby, która zwróciłaby się z wnioskiem o wydanie własnego aktu stanu cywilnego.
W odwołaniu od powyższej decyzji skarżący zarzucił naruszenie art. 28, art. 128 ust. 1 i 1b, art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Po rozpoznaniu odwołania, organ odwoławczy decyzją z dnia [...] maja 2021 r. nr [...] utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję.
W uzasadnieniu decyzji organ odwoławczy stwierdził, że skoro wymienione w uzasadnieniu decyzji organu I instancji księgi zawierają akty różne rodzajowo, to muszą być one przechowywane w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...] przez okres właściwy dla znajdujących się w nich ksiąg urodzenia - dla których termin przechowywania (100 lat) jeszcze nie upłynął. W rezultacie akty stanu cywilnego mogą zostać udostępnione tylko na zasadach wynikających z p.a.s.c. Dodatkowo kolejną przesłanką do odmowy wydania żądanych dokumentów jest art. 128 ust. 1a i 1b p.a.s.c. Przepisy te nie pozwalają na udostępnienie aktów z księgi urodzeń i księgi małżeństw póki nie zarejestrowano aktu zgonu osoby objętej danym aktem urodzenia lub małżeństwa lub nie zarejestrowano informacji o zgonie tej osoby. Wbrew twierdzeniu skarżącego, a zgodnie ze stanowiskiem organu I instancji, do tego czasu nie jest możliwe udostępnianie aktów stanu cywilnego z ww. ksiąg w sposób określony dla materiałów archiwalnych. Może się to odbywać jedynie na podstawie przepisów art. 44 i art. 45 p.a.s.c. poprzez wydawanie osobom do tego uprawnionym odpisów i zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego (po uprzednim zmigrowaniu odpowiednich aktów do tego rejestru). Warunkiem koniecznym jest jednak wykazanie w odpowiedni sposób, że wnioskodawca należy do kręgu osób uprawnionych do otrzymania tych dokumentów w myśl art. 45 p.a.s.c. Jeżeli więc w złożonym wniosku, dotyczącym wykonania fotokopii wybranych aktów z ww. ksiąg skarżący wskazał jedynie, że dokumenty te są mu potrzebne do badania powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych rodziny i rodzin spokrewnionych, to obowiązkiem organu I instancji było ustalenie, czy jest on osobą uprawnioną do uzyskania takich fotokopii. Udostępnianie aktów stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach będzie możliwe dopiero po upływie okresu przechowywania ksiąg w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...]. Organ odwoławczy wyjaśnił, że ustawodawca określając termin przechowywania akt stanu cywilnego, nie rozdziela w ustawie okresu przechowywania od okresu udostępniania, co znaczy, że są to okresy tożsame. Intencją ustawodawcy było szersze udostępnianie osobom trzecim aktów stanu cywilnego zawartych w księdze łączonej po dacie zamknięcia ostatniej księgi (po 100 latach) w celu ochrony dóbr rodzin i osób żyjących ujętych w księdze. W związku z powyższym istnieje jedynie możliwość wydania na wniosek osoby uprawnionej odpisu żądanego aktu stanu cywilnego po zmigrowaniu go do aplikacji obsługującej System Rejestrów Państwowych "Źródło", bądź umożliwić nieodpłatne wykonanie fotokopii. Organ odwoławczy stwierdził, że nie podziela argumentacji zawartej w wyrokach, na które powołuje się skarżący. Powołane wyroki wydane w indywidualnych sprawach, nie mają mocy wiążącej, nie można stanowisk sądów wyrażonych w powołanych wyrokach traktować jako ujednoliconej wykładni przepisów p.a.s.c. W niniejszej sprawie organ odwoławczy akceptuje interpretację norm prawa materialnego przedstawioną przez organ I instancji. Udostępnianie przez kierownika urzędu stanu cywilnego kopii aktów stanu cywilnego jako materiałów archiwalnych otwiera się dopiero z momentem zaprzestania pełnienia przez księgę stanu cywilnego, która dany akt stanu cywilnego zawiera, funkcji oficjalnego rejestru zdarzeń uznawanych za akt stanu cywilnego. To w przypadku księgi stanu cywilnego o charakterze łączonym następuje dopiero z zamknięciem ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Organ odwoławczy stwierdził następnie, że sposób rozstrzygnięcia niniejszej sprawy w zaskarżonej decyzji uznać należy za trafny. Ustalone zostało bowiem, że aktualnie nie ma podstaw do udostępnienia będących w zainteresowaniu skarżącego aktów stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jednocześnie skarżący nie wykazał, że należy do kręgu osób uprawnionych do otrzymania odpisów tych aktów zgodnie z dyspozycją art. 45 p.a.s.c. Tym samym nie spełnił również warunku, od którego zależne było umożliwienie mu wykonania fotokopii tych aktów.
W ustawowym terminie skarżący wniósł skargę na powyższą decyzję, zaskarżając ją w całości. Zaskarżonej decyzji skarżący zarzucił naruszenie przepisów p.a.s.c. i ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wobec powyższego skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji oraz poprzedzającej ją decyzji organu I instancji, a także o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania. W uzasadnieniu skargi skarżący wskazał, że przepis art. 130 ust. 4 p.a.s.c. stanowi wprost, że akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z kolei przyjęta w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zasada powszechnego dostępu nie wprowadza ograniczenia przez wskazanie kręgu podmiotowego uprawnionych do dostępu do materiału archiwalnego. Nie ma zatem podstaw prawnych do wprowadzenia ograniczenia na mocy art. 45 p.a.s.c. Sposób prowadzenia ksiąg i obecność w nich części niepodlegającej powszechnemu dostępowi nie powinien być przyczyną odmowy w ich udostępnieniu, gdyż udostępnienie części archiwalnej może być wynikiem czynności technicznych pracowników urzędu stanu cywilnego. Skarżący wskazał, że organy obu instancji powołują się na fakt braku wpisów o zarejestrowaniu aktu zgonu osoby objętej danym aktem urodzenia lub małżeństwa lub nie zarejestrowaniu informacji o zgonie tej osoby w księgach metrykalnych, co miałoby według art. 128 ust. 1a p.a.s.c. ograniczać dostęp do aktów stanu cywilnego urodzeń i małżeństw z brakującymi zapisami o zgonie osoby. Weryfikację wpisów do aktów stanu cywilnego przed przekazaniem aktów do archiwum reguluje art. 128 ust. 1b p.a.s.c., zgodnie z którym weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1. Skarżący stwierdził, że organ odwoławczy w wydanej decyzji naruszył również art. 130 ust. 3 p.a.s.c. sugerując możliwość wydania na wniosek osoby uprawnionej odpisu żądanego aktu stanu cywilnego po zmigrowaniu go do aplikacji obsługującej System Rejestrów Państwowych "Źródło", gdyż z ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, odpisów nie wydaje się. Skarżący zaznaczył, że przedmiotem sporu jest dostęp do dokumentów archiwalnych głównie z drugiej połowy XIX wieku, a według organów wydających przedmiotową decyzję, dostęp do rzeczonych aktów metrykalnych powinien być ograniczony jeszcze przez 20 lat.
W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy podtrzymał swoje stanowisko i wniósł o oddalenie skargi.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje.
Skarga jako pozbawiona uzasadnionych podstaw podlegała oddaleniu.
W przedmiotowej sprawie Sąd nie stwierdził naruszeń prawa, których rodzaj, postać lub stopień uzasadniałyby wzruszenie zaskarżonej decyzji na podstawie art. 145 § 1 p.p.s.a. Organy orzekające w drugiej i pierwszej instancji prawidłowo ustaliły stan faktyczny sprawy, jak również dokonały niewadliwej wykładni istotnych w sprawie regulacji materialnoprawnych, poddając je właściwemu zastosowaniu na tle ustalonego stanu faktycznego. W tym zakresie zaskarżona decyzja oraz decyzja organu pierwszej instancji w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg stanu cywilnego w celu wykonania fotokopii (fotografii) ich części są zgodne z prawem, a podniesione w skardze zarzuty naruszenia prawa są bezpodstawne lub bezprzedmiotowe.
W przedmiotowej sprawie skarżący wnioskiem z dnia 9 marca 2021 r. wystąpił na podstawie art. 130 ust. 4 p.a.s.c. do organu pierwszej instancji o udostępnienie akt metrykalnych po parafii greckokatolickiej w T. i R., co do których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego już upłynął, w celu wykonania ich fotokopii, wskazując na zamiar przeprowadzenia badań powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych własnej rodziny, jak i rodzin spokrewnionych. Z akt sprawy wynika, że w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...] przechowywane są księgi po parafii greckokatolickiej w T.: 1) księga urodzeń i zgonów dla miejscowości T., obejmująca lata 1870-1892, 1921-1924 (księga ta jest księgą łączoną, w której dla każdego roku była prowadzona łącznie zarówno rejestracja urodzeń i zgonów w jednej księdze; ponieważ znajdują się w niej urodzenia z 1924 r., to po upływie 100 lat od ostatniego rocznika, którym jest rok 1924, czyli z końcem 2024 r. upłynie okres jej przechowywana w Urzędzie Stanu Cywilnego, pod warunkiem jednak, że przy każdym akcie urodzenia znajdzie się zapis o zgonie osoby); 2) księga urodzeń dla miejscowości T., obejmująca lata 1925-1929, 1933-1941, dla miejscowości R., obejmująca lata 1877-1901 (księga ta będzie przechowywana w Urzędzie Stanu Cywilnego do 2041 r., z zastrzeżeniem, że przy każdym akcie urodzenia znajdzie się zapis o zgonie osoby); 3) księga urodzeń, małżeństw i zgonów dla miejscowości T. i R., obejmująca lata 1870-1892 oraz 1921-1924 (księga ta będzie przechowywana w Urzędzie Stanu Cywilnego do 2024 r., z tym zastrzeżeniem, że przy każdym akcie urodzenia i małżeństwa znajdzie się zapis o zgonie osoby).
Przedmiotem sporu w sprawie jest wybór właściwej podstawy materialnoprawnej oceny żądania skarżącego oraz sposób jej zastosowania i interpretacji na tle stanu faktycznego sprawy.
W ocenie skarżącego organy orzekające w sprawie powinny były zastosować przepis art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Przepis ten stanowi, że akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, natomiast udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (ustawa z dnia 14 lipca 1983 r.). Zdaniem skarżącego w sprawie powinien więc mieć zastosowanie przepis art. 16a ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r., który stanowi, że każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, a zatem od skarżącego nie należało wymagać wykazania interesu prawnego w celu realizacji roszczenia o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (art. 45 ust. 1 p.a.s.c.).
Odmienną ocenę przestawiły organy pierwszej i drugiej instancji. Organy te wskazały, że w przedmiotowej sprawie nie znajduje zastosowania przepis art. 130 ust. 4 p.a.s.c., albowiem dla wszystkich żądanych ksiąg stanu cywilnego nie upłynął jeszcze okres przechowywania i z tego właśnie względu brak jest podstaw do stosowania przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Skarżący może natomiast zrealizować swoje żądanie nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy na podstawie art. 130 ust. 5 p.a.s.c., jednakże po spełnieniu warunków określonych art. 45 p.a.s.c. oraz po stwierdzeniu, że wykonanie fotokopii nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego.
Rozstrzygając powyższy spór prawny, Sąd stwierdza, że stanowisko prawne organów orzekających w sprawie jest prawidłowe.
Przepis przejściowy art. 130 ust. 4 p.a.s.c. reguluje warunki i zasady przechowywania i udostępniania aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem 1 marca 2015 r., po upływie maksymalnych okresów przechowywania ksiąg stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego i po powstaniu obowiązku przekazania tych ksiąg do właściwych archiwów państwowych. Zgodnie z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. w odniesieniu do ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem 1 marca 2015 r. (wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi) zasadnicze okresy przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, po upływie których powstaje obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum, wynoszą 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów, natomiast jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Okresy podstawowe ulegają jednak wydłużeniu, stosownie do art. 128 ust. 1a p.a.s.c., jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem 1 marca 2015 r., nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie. W takich przypadkach księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów 100 lat i 80 lat, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.
Odnosząc powyższe regulacje wynikające z art. 128 ust. 1-1a p.a.s.c. do stanu faktycznego sprawy, należy stwierdzić, że kontrolowane organy niewadliwie przyjęły, że maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...] byłych ksiąg parafialnych po parafii greckokatolickiej w T. jeszcze nie upłynęły, a zatem nie zaktualizował się obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego. Jeżeli chodzi o księgę urodzeń i zgonów dla miejscowości T., obejmującą lata 1870-1892 i lata 1921-1924, to księga ta jako księga łączona z aktami urodzenia z 1924 r. musi być przechowywania w Urzędzie co najmniej do końca roku 2024. Jeżeli chodzi księgę urodzeń dla miejscowości T., obejmującą lata 1925-1929 i lata 1933-1941, oraz dla miejscowości R., obejmującą lata 1877-1901, to księga ta musi być przechowywana w Urzędzie co najmniej do roku 2041. Jeżeli chodzi o księgę urodzeń, małżeństw i zgonów dla miejscowości T. i R., obejmującą lata 1870-1892 oraz lata 1921-1924, to księga ta musi być przechowywana w Urzędzie co najmniej do roku 2024. Należy przy tym zastrzec, że szczególne przepisy art. 129 ust. 1-2 p.a.s.c. nie będą miały zastosowania, albowiem z dniem 1 marca 2015 r. nie upłynęły dla spornych ksiąg małżeństw i zgonów oraz ksiąg urodzeń okresy 80 i 100 lat przechowywania.
W związku z powyższym, skoro nie upłynęły jeszcze maksymalne okresu przechowywania ksiąg stanu cywilnego we właściwym urzędzie stanu cywilnego (art. 128 ust. 1-1a p.a.s.c.), nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego, wyłączający obowiązek przekazania tych ksiąg do rejestru stanu cywilnego, a zatem przepis art. 130 ust. 4 zd. 1 p.a.s.c. nie znajduje zastosowania, to nie może również znaleźć zastosowania przepis art. 130 ust. 4 zd. 2 p.a.s.c. Ten ostatni przepis powiązany logicznie i merytorycznie z przepisem art. 130 ust. 4 zd. 1 p.a.s.c. wyraźnie przewiduje, że tylko w odniesieniu do ksiąg stanu cywilnego, co do których okres przechowywania już upłynął i powstał obowiązek ich przekazania do archiwum państwowego, dopuszczalne jest udostępnienie przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego tego rodzaju ksiąg oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych, przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sytuacja, w której upłynęły maksymalne okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1-1a p.a.s.c., a pomimo to księgi stanu cywilnego nie zostały jeszcze przekazane do właściwego archiwum państwowego, powoduje, że kierownik właściwego urzędu stanu cywilnego w okresie przed przekazaniem ksiąg do archiwum jest zobowiązany do stosowania przepisów o udostępnianiu materiałów archiwalnych z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. Stosowanie przepisów tej właśnie ustawy jest konsekwencją zmiany statusu prawnego ksiąg stanu cywilnego. Stają się one po upływie maksymalnych okresów ich przechowywania we właściwym urzędzie stanu cywilnego materiałami archiwalnymi, a zatem ich udostępnianie podlega przepisom ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. Problem ten, w odniesieniu do stanu faktycznego przedmiotowej sprawy, dodatkowo reguluje art. 129 ust. 3 p.a.s.c. Przepis ten stanowi, że księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ustawy p.a.s.c. (1 marca 2015 r.), dla których po dniu jej wejścia w życie upłynie okres przechowywania, przekazuje się do właściwego archiwum państwowego w ciągu 2 lat po upływie terminu ich przechowywania. W tym właśnie okresie przekazywania, księgi stanu cywilnego jako materiały archiwalne mogą być udostępniane w urzędzie stanu cywilnego na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. Ponadto przepis art. 130 ust. 3 p.a.s.c. przewiduje, że z ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie cyt. ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, odpisów nie wydaje się (a więc nawet jeśli księgi te znajdują się jeszcze we właściwym urzędzie stanu cywilnego).
Jeżeli więc w sprawie nie ma podstaw do zastosowania art. 130 ust. 4 p.a.s.c., to tym samym brak jest również podstaw do stosowania w zakresie wynikającym z tego przepisów zasad wynikających z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r., w tym z art. 16a i n. tej ustawy. A zatem trafna jest ocena organów, że skarżący po wykazaniu przesłanki legitymacyjnej z art. 45 ust. 1 p.a.s.c. (w zakresie posiadania interesu prawnego w uzyskaniu odpisu aktu stanu cywilnego), może na podstawie art. 130 ust. 5 p.a.s.c. żądać umożliwienia nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy p.a.s.c., jeżeli wykonanie fotokopii nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Przesłanka legitymacyjna z art. 45 ust. 1 p.a.s.c. musi zostać spełniona, albowiem przepis art. 130 ust. 5 p.a.s.c. wyraźnie stwierdza, że prawo do nieodpłatnego wykonania fotokopii przysługuje tylko osobie uprawnionej do otrzymania odpisu (ksiąg stanu cywilnego). Przepis ten – wobec braku regulacji szczególnej – odsyła zatem do określonych w art. 45 ust. 1 p.a.s.c. ogólnych zasad wydawania odpisów z ksiąg stanu cywilnego.
Mając na względzie powyższe argumenty i przesłanki, Sąd na podstawie art. 151 p.p.s.a. oddalił skargę.