II SA/RZ 1118/25

II SA/Rz 1118/25 - Wyrok WSA w Rzeszowie
Data orzeczenia
2025-11-26
orzeczenie nieprawomocne
Data wpływu
2025-08-28
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie
Sędziowie
Elżbieta Mazur-Selwa
Karina Gniewek-Berezowska /przewodniczący sprawozdawca/
Stanisław Śliwa
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Akta stanu cywilnego
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
Uchylono decyzję I i II instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2024 poz 935
art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) i c)
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)
Dz.U. 2020 poz 463
art. 28 ust. 1 pkt 2, art. 128 ust. 1, ust. 1a, art. 130 ust. 4
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 z późn. zm.).
Dz.U. 2020 poz 164
art. 16a, art. 16b ust. 2 pkt 1, art. 16d ust. 1 pkt 1
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j.)
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w składzie następującym: Przewodniczący SWSA Karina Gniewek - Berezowska /spr./ Sędziowie WSA Elżbieta Mazur-Selwa NSA Stanisław Śliwa po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 26 listopada 2025 r. sprawy ze skargi K. M. na decyzję Wojewody Podkarpackiego z dnia 10 lipca 2025 r. nr O-VII.6231.7.2025 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych w celu zeskanowania I. uchyla zaskarżoną decyzję i decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego [...] z dnia 12 czerwca 2025 r. nr USC.5364.7.2025; II. zasądza od Wojewody Podkarpackiego na rzecz skarżącego K. M. kwotę 597 zł /słownie: pięćset dziewięćdziesiąt siedem złotych/ tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Uzasadnienie
Przedmiotem kontroli Sądu jest wydana na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572 ze zm., dalej: "k.p.a.") w zw. z art. 11 ust. 2, art. 2 ust. 6, art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2025 r., poz. 594 ze zm., dalej: "P.a.s.c."), decyzja Wojewody Podkarpackiego (dalej: "Wojewoda", "organ odwoławczy") z 10 lipca 2025 r. nr O-VII.6231.7.2025 o odmowie udostępnienia akt stanu cywilnego.
Jak wynika z akt administracyjnych sprawy, K.M. (dalej: "skarżący", "wnioskodawca") 22 maja 2025 r. zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w [...] (dalej: "Kierownik USC", "organ I instancji") z wnioskiem o udostępnienie ksiąg metrykalnych w celu zeskanowania wszystkich akt stanu cywilnego ze wskazanych roczników a mianowicie:
- G. (Urodzenia) 1891-1924, N. (Urodzenia) 1920-1924, B. (Urodzenia) 1920-1924, W. (Urodzenia) 1890-1924, B. (Urodzenia) 1890-1924, B. (Małżeństwa) 1891-1944, N. (Małżeństwa) 1890-1944, W. (Małżeństwa) 1890-1944, B. (Zgony) 1891-1944, N. (Zgony) 1886-1944, W. (Zgony) 1886-1944.
Kierownik USC w [...] decyzją z 12 czerwca 2025 r. nr USC.5364.7.2025 odmówił udostępnienia akt stanu cywilnego do skanowania znajdujących się w zasobach Urzędu Stanu Cywilnego w [...].
Organ wskazał, że dane objęte wnioskiem w zakresie dostępu do akt stanu cywilnego aktualnie nie mogą zostać udostępnione zarówno na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego jak i ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wnioskodawca wystąpił z wnioskiem jako osoba fizyczna, nie zaś jako podmiot działający na rzecz stowarzyszenia lub organizacji zajmującej się upowszechnianiem danych, objętych wnioskiem będącym podstawą do wydania rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie, np. Polskiego Towarzystwa Genealogicznego. Brak jest dokumentacji uzasadniającej słuszność wystąpienia z wnioskiem na drogę postępowania administracyjnego, brak też wskazania celu, w którym mają być udostępnione żądane dane. Wniosek jest zdawkowy, lapidarny i w żaden sposób nie wskazuje dlaczego wnioskodawca żąda w/w danych (czy chodzi, np. o badania naukowe, czy jakąkolwiek inną aktywność).
Organ wskazał, że kolejnym powodem odmowy udostępnienia ksiąg jest zagrożenie zachowania trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Księgi wyznaniowe zawierają dokumenty mające wpływ na treść aktów stanu cywilnego. Część informacji dodatkowych (akta zbiorowe) zostały dołączone w sposób trwały na "fiszkach", które były doklejane do kart ksiąg stanu cywilnego. Fiszki przysłaniają treść zapisów aktów i nie jest możliwe odseparowanie fiszek od kart ksiąg bez specjalistycznych narzędzi oraz wiedzy i doświadczenia.
Zdaniem organu możliwość bezpowrotnej utraty części danych, jak również fakt, że wnioskodawca nie jest osobą uprawnioną, której można udostępnić dane, powoduje odmowę udostępnienia ksiąg na mocy przepisów P.a.s.c.
Odwołanie od wyżej opisanej decyzji złożył skarżący i zarzucił naruszenie art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2 pkt 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., nr 164 ze zm. – dalej: "u.n.z.a.") w zw. z art. 130 ust. 4 P.a.s.c.
Wskazaną na wstępie decyzją z 10 lipca 2025 r. Wojewoda utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję.
Organ odwoławczy podkreślił, że kwestią sporną w przedmiotowej sprawie jest ustalenie, kiedy księga stanu cywilnego staje się materiałem archiwalnym oraz czy jednostka archiwalna jaką jest księga stanu cywilnego może być traktowana jednocześnie jako materiał archiwalny i niearchiwalny w zależności od dat sporządzenia poszczególnych, znajdujących się w niej aktów stanu cywilnego.
Wojewoda wyjaśnił, że możliwość dostępu do ksiąg stanu cywilnego regulują przepisy P.a.s.c. Data zamknięcia księgi stanu cywilnego jest decydującą przy ustalaniu, czy upłynął przewidziany w przepisach prawa okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego i tym samym stała się ona materiałem archiwalnym.
W przedmiotowej sprawie organ I instancji wskazał wszystkie księgi, które są objęte wnioskiem o ich udostępnienie. Księgi te sporządzone zostały w tzw. księgach łączonych i zawierają w jednej księdze różne roczniki dla jednego rodzaju aktów. Organ ten ustalił także, że maksymalne okresy przechowywania ksiąg w urzędzie jeszcze nie upłynęły. Nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego, przez co nie stały się materiałami archiwalnymi. Wyjaśnił, że księgi łączone nie są zbiorami oddzielnych ksiąg stanu cywilnego, lecz samodzielnymi księgami stanu cywilnego. Nie podlegają rozdzieleniu. Wszystkie księgi stanu cywilnego, niezależnie od tego, kiedy i gdzie zostały sporządzone łączy jedna wspólna cecha - są samodzielnymi, zamkniętymi zbiorami aktów stanu cywilnego stanowiącymi dowody wyłączne zdarzeń w nich stwierdzonych.
Wojewoda podał, że kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie P.a.s.c. wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów (art. 128 ust. 1 P.a.s.c.). Jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W efekcie księga stanu cywilnego zawierająca np. księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, powinna być przechowywana przez okres właściwy dla księgi urodzeń, czyli przez najdłuższy możliwy. Udostępnianie aktów stanu cywilnego znajdujących się w takiej księdze, która nie jest jeszcze materiałem archiwalnym i dla której nie upłynął okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, podlega przepisom P.a.s.c.
Z kolei udostępnianie ksiąg stanu cywilnego, dla których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego już minął, w wyniku czego stały się one materiałem archiwalnym, obydwa się w oparciu o przepisy u.n.z.a. – art. 130 ust. 4 P.a.s.c.
Wojewoda zaznaczył, że wszystkie księgi objęte wnioskiem znajdujące się w USC w [...] nie są jeszcze materiałem archiwalnym. Księgi te muszą być przechowywane w USC w [...] do czasu, gdy minie okres ich przechowywania wskazany w ustawie (art. 128 ust. 1 P.a.s.c.). Z tej przyczyny, jak podkreślił Wojewoda art. 130 ust. 4 P.a.s.c. nie mógł mieć zastosowania. Przepis ten przewiduje, że tylko w odniesieniu do ksiąg stanu cywilnego, co do których okres przechowywania już upłynął i powstał obowiązek ich przekazania do archiwum państwowego, dopuszczalne jest udostępnienie przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego tych ksiąg na zasadach określonych w u.n.z.a.
Wojewoda wyjaśnił, że wnioskodawca zwrócił się o udostępnienie ksiąg na podstawie przepisów u.n.z.a. w zw. z P.a.s.c. Organ I instancji ustalił, że udostępnienie ksiąg na zasadach określonych w wyżej wskazanych przepisach jest niemożliwe, ponieważ żadna z ksiąg będąca przedmiotem zainteresowania a znajdująca się w USC w [...] nie jest jeszcze materiałem archiwalnym. Co więcej, Kierownik ustalił, że w księgach objętych wnioskiem o ich udostępnienie znajdują się co najmniej trzy akty stanu cywilnego osób żyjących, których rozpowszechnianie jest zabronione. Wszystkie akty stanu cywilnego znajdują się w tzw. księgach łączonych. Księgi łączonej kierownik urzędu stanu cywilnego nie rozdziela na poszczególne rodzaje ani roczniki, traktuje daną księgę jako całość (która na gruncie u.n.z.a. określana może być jako samodzielna jednostka archiwalna). Żądając udostępnienia tej księgi jedynie w jej części skarżący powoduje sytuację, w której księgę łączoną, będącą fizycznie jedną księgą dzieli się na częściowo materiał archiwalny, a w drugiej części traktuje się ją jako księgę stanu cywilnego, z której udostępnienie regulują przepisy szczególne, czyli przepisy P.a.s.c. Jest to sprzeczne z założeniami ustawy oraz wiążącą organ wykładnią przepisów przedstawioną przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Reasumując Wojewoda podkreślił, że jeżeli w sprawie nie ma podstaw do zastosowania art. 130 ust. 4 P.a.s.c., to tym bardziej brak jest również podstaw do stosowania zasad wynikających z przepisów u.n.z.a. Organ odwoławczy podzielił dokonaną przez organ I instancji interpretację norm prawa materialnego, która jest zgodna z wiążącymi organ wytycznymi Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, na powyżej opisaną decyzję złożył K.M. (reprezentowany przez radcę prawnego). Skarżący zaskarżył decyzję w całości i zwrócił się o zasądzenie na jego rzecz zwrotu kosztów postępowania oraz kosztów zastępstwa procesowego.
Kwestionowanej decyzji zarzucił naruszenie przepisów prawa materialnego poprzez:
- niezastosowanie art. 6 k.p.a. (a tym samym art. 7 Konstytucji RP) oraz błędne zastosowanie art. 8 ust. 3 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie poprzez przyjęcie, że wykładania przepisów prawa dokonana w wewnętrznym piśmie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji jest wiążąca dla Wojewody i może być podstawą rozstrzygnięcia, podczas gdy Wojewoda ma obowiązek działać wyłącznie na podstawie przepisów prawa, a wykładania tych przepisów dokonana przez Ministra nie jest prawem i nie jest wiążąca dla Wojewody;
- niewłaściwe zastosowanie art. 1 u.n.z.a. poprzez przyjęcie, że księga stanu cywilnego zamknięta w 1946 r., stanowi materiał archiwalny nie od momentu zamknięcia, tylko od momentu upływu okresu jej przechowywania w USC;
- niewłaściwe zastosowanie art. 128 ust. 1 P.a.s.c. poprzez przyjęcie, że normy tam zawarte regulują zasady udostępniania opisanych tam akt stanu cywilnego osobom trzecim a przez to, że stanowią one podstawę do odmowy udostępniania takich akt skarżącemu celem ich digitalizacji, podczas gdy przepisy te regulują zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego z urzędu stanu cywilnego do archiwum, a więc nie mogą stanowić podstawy prawnej do odmowy udostępnienia ksiąg do digitalizacji;
- niezastosowanie art. 16a ust. 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 u.n.z.a. w zw. z art. 130 ust. 4 P.a.s.c., w sytuacji gdy art. 130 ust. 4 zd. drugie P.a.s.c. jasno stanowi, że akta stanu cywilnego sporządzone przed wejściem w życie ustawy P.a.s.c., po upływie 80 lat (dla ksiąg małżeństw i zgonów) i 100 lat (księgi urodzeń) od zamknięcia księgi, tak długo jak długo nie zostały przekazane do archiwum, są udostępniane przez kierownika urzędu stanu cywilnego na zasadach określonych w u.n.z.a. a zgodnie z art. 16a ust. 1 u.n.z.a. każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, natomiast zgodnie z art. 16d ust. 1 pkt. 1 lit. a u.n.z.a. podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym materiały archiwalne przez umożliwienie osobistego utrwalenia ich treści w postaci m.in. odwzorowań cyfrowych.
W rozwinięciu zarzutów skarżący podkreślił, że wyłącznie przepisy powszechnie obowiązujące mogą być podstawą rozstrzygnięcia Wojewody, nie zaś wytyczne Ministra. Jako sprzeczne z art. 1 u.n.z.a. skarżący uznał stanowisko organu, że księga stanu cywilnego staje się materiałem archiwalnym nie w momencie jej zamknięcia, ale w momencie gdy upłynie okres jej przechowywania w USC.
Cytując treść art. 130 ust. 4 oraz art. 16a ust. 1 i art. 16d ust. 1 pkt 1 u.n.z.a. wskazał, że użyty w drugim zdaniu art. 130 ust. 4 P.a.s.c. zwrot "udostępnianie ich" powinien odnosić się do wymienionych w pierwszym zdaniu aktów stanu cywilnego, a nie do ksiąg stanu cywilnego. Po pierwsze tak wskazuje interpretacja gramatyczna, a po drugie taka interpretacja jest głęboko osadzona w interpretacji celowościowej: zamiarem ustawodawcy przy opracowywaniu przepisów P.a.s.c. było możliwie jak najszersze i jak najszybsze udostępnienie akt stanu cywilnego osobom trzecim, bez naruszenia praw do ochrony danych osobowych osób żyjących. W tym celu wprowadzając P.a.s.c. ustawodawca skrócił (w porównaniu z poprzednią ustawą) okres "ochrony" dla akt stanu cywilnego małżeństw i zgonów ze 100 do 80 lat uzasadniając, że przy niezmienionym 100-letnim okresie dla aktów urodzeń, skróceniu do 80 lat ulegnie czas przechowywania aktów małżeństw i aktów zgonów (art. 28 projektu ustawy). Przyjęty kierunek stwarza możliwość szerszego dostępu do danych zgromadzonych w aktach małżeństw i zgonów przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony danych osobowych osób żyjących.
Odmienna interpretacja (że okresy 100/80 lat, po których upływie mogą być udostępnione akty, liczą się od końca roku w którym została zamknięta zbiorcza księga), oprócz tego że jest sprzeczna z gramatyczną treścią przepisu, prowadziłaby do absurdalnych sytuacji - niekiedy wręcz sprzecznych z opisanym wyżej celem ustawodawcy, co dobrze się uwidoczniło w niniejszej sprawie: akta małżeństw
z 1890 r., dla których okres "ochronny" (100 lat) minął już 34 lata temu, nie będą mogły być udostępniane jeszcze przez 20 lat, gdyż dopiero z końcem 2045 r. minie 100 lat od zamknięcia ostatniej księgi urodzeń znajdującej się w jednej księdze łączonej z ww. aktami urodzeń. Jedynym powodem dla takiego stanu rzeczy miałaby być okoliczność czysto "techniczna" uwarunkowana historycznie: sporządzanie aktów danego rodzaju w jednej zbiorczej księdze, obejmującej wiele lat lub wiele zdarzeń.
Ponadto Kierownik USC może przy minimalnym nakładzie organizacyjnym ochronić dane w księdze zbiorczej młodsze niż 100/80 lat, podczas fotografowania przez skarżącego: przykładowo wystarczy akty młodsze oddzielić od starszych kartką, w trakcie fotografowania umieścić fotografującego w pomieszczeniu z osobą upoważnioną przez organ, która będzie nadzorowała czy skarżący nie przewraca tej kartki.
Bezprzedmiotowe jest powoływanie się przez organ na art. 128 ust. 1 P.a.s.c., gdyż przepisy tam zawarte regulują okresy przechowywania ksiąg łączonych przez urząd stanu cywilnego, co, jak zostało wykazane powyżej, nie jest tożsame z okresem po jakim mogą być udostępniane poszczególne akty. Tą kwestię reguluje wprost art. 130 ust. 4 P.a.s.c.
W odpowiedzi na skargę Wojewoda wniósł o jej oddalenie z przyczyn podanych w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Sąd administracyjny sprawuje w zakresie swej właściwości kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej, co wynika z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1267). Zakres tej kontroli wyznacza art. 134 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r. poz. 935; dalej: "p.p.s.a."). Stosownie do tego przepisu Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. W myśl art. 145 p.p.s.a., Sąd zobligowany jest do uchylenia decyzji bądź postanowienia lub stwierdzenia ich nieważności, ewentualnie niezgodności z prawem, gdy dotknięte są one naruszeniem prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania, innym naruszeniem przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy, lub zachodzą przyczyny stwierdzenia nieważności decyzji wymienione w art. 156 k.p.a. lub innych przepisach. W ramach kontroli legalności decyzji Sąd stosuje przewidziane prawem środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia (art. 135 p.p.s.a.).
Dokonując kontroli w wyżej wskazanym zakresie Sąd stwierdził, że zarówno zaskarżona decyzja, jak również decyzja ją poprzedzająca naruszają prawo w sposób uzasadniający ich uchylenie.
Przedmiotem kontroli Sądu jest decyzja wydana w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych w celu zeskanowania.
Na gruncie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach obowiązuje zasada powszechności dostępu do materiałów archiwalnych – art. 16 a u.n.z.a. Przez materiały archiwalne należy rozumieć zgodnie z tą ustawą: wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) oraz inną dokumentację, bez względu na sposób jej wytworzenia, mającą znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Materiały archiwalne wchodzą w skład zasobu archiwalnego, którym dysponują archiwa państwowe wykonujące usługi w zakresie wyszukania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych.
Skarżący działając na podstawie art. 16 a ust. 1 , art. 16b ust. 2 pkt 1, art 16 d ust. 1 pkt 1 u.n.z.a. w zw. z art. 130 ust. 4 P.a.s.c. zwrócił się o udostępnienie w celu wykonania skanów ksiąg metrykalnych znajdujących się w Urzędzie w celu zeskanowania wszystkich akt stanu cywilnego z wymienionych roczników.
Organ I instancji odmówił udostępnienia akt wskazując, że znajdujące się w zasobach księgi są księgami łączonym zawierającymi akta urodzeń, małżeństw i zgonów. Maksymalne okresy przechowywania ksiąg łączonych nie upłynęły, w związku z czym nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego, nie stały się materiałami archiwalnymi.
Dostępność do takich aktów rozpoczyna się z momentem zamknięcia księgi stanu cywilnego, co w przypadku księgi łączonej jest równoznaczne z zamknięciem ostatniej księgi prowadzonej w danej księdze i dopiero wówczas Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego uzyskuje uprawnienie do udostępnienia aktu stanu cywilnego zarejestrowanego w tej księdze.
Dodatkowo Organ I instancji wskazał, że nawet gdyby przyjąć, że dane należy udostępnić, to dostęp do danych podlega ograniczeniu ze względu na ochronę danych osobowych, jak również ze względu na zagrożenie trwałości księgi.
Z tym stanowiskiem zgodził się organ II instancji. Podkreślając, że znane jest mu odmienne orzecznictwo sądów administracyjnych, wskazał na wiążące stanowisko Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Sąd nie zgadza się z tym stanowiskiem, co jak słusznie zauważył Wojewoda jest wynikiem wykładni powszechnie przyjmowanej przez sądy administracyjne.
W rozpoznawanej sprawie kluczowe jest dokonanie prawidłowej wykładni art. 130 ust. 4 P.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 P.a.s.c. Zgodnie z art. 128 ust. 1 omawianej ustawy kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.
Na podstawie z kolei art. 130 ust. 4 P.a.s.c.: Akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).
Z powyższego przepisu wynika, że pomimo upływu wskazanych okresów kierownik urzędu stanu cywilnego musi nadal przechowywać akta stanu cywilnego, co nie oznacza jednak, że nie stają się one materiałami archiwalnymi. Jak stanowi bowiem przepis po upływie wskazanych terminów ich udostępnianie odbywa się na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Nieprawidłowa jest interpretacja organów, zgodnie z którą brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów.
Kwestia przechowywania akt i zasad z tym związanych nie ma bezpośredniego przełożenia na kwestię udostępniania tych akt. Z art. 130 ust. 4 P.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub aktów zbiorowych stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie.
Wykładnia art. 130 ust. 4 P.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. musi odbywać się w świetle wyartykułowanej na wstępie ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mowa jest, że materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku: 1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń - po 100 latach, b) małżeństw i zgonów - po 80 latach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań P.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. W dotychczasowym orzecznictwie sądów administracyjnych taka wykładnia spotkała się z uznaniem (zob. wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., II OSK 417/17 i prawomocne wyroki: WSA w Krakowie z 5 listopada 2019 r., III SA/Kr 925/19; WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r., IV SA/Wa 538/19; WSA w Rzeszowie z 9 lutego 2022 r., II SA/Rz 1540/21; WSA w Łodzi z 7 marca 2022 r., III SA/Łd 221/22, wyrok NSA z 1 marca 2023 r., sygn. akt II OSK 192/22, wyrok NSA z 14 lutego 2024 r., sygn. akt II OSK 1243/21, wyrok NSA z 22 styczna 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17 wszystkie powołane w sprawie orzeczenia dostępne w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych orzeczenia nsa.gov.pl. ). Sąd w składzie rozpoznającym skargę ją podziela.
W świetle powyższego stwierdzić należy, że okres przechowywania nie jest równoznaczny z okresem udostępniania akt. Jeszcze raz podkreślić należy, że przepisy art. 28 ust. 4 oraz 128 ust. 1 P.a.s.c. dotyczą okresu przechowywania i przekazywania akt do archiwów, a nie odnoszą się w ogóle do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego. Z przepisów tych jednoznacznie wynika, że w przypadku, gdy księgi urodzeń, małżeństwa i zgonów są prowadzone w odrębnych woluminach, okres ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego oraz ich przekazywania do archiwum jest różny i niezależny od siebie. Natomiast jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W przepisie nie ma mowy o zamknięciu księgi (woluminu) jako całości, co również błędnie wywodzą organy. Trudno sobie wyobrazić, aby w przypadku gdy w jednym woluminie są prowadzone razem księga urodzeń, małżeństwa i zgonów, urząd stanu cywilnego dzielił ten wolumin w celu odłączenia od niego ksiąg prowadzonych dla aktów ślubów i zgonów. Analogicznie należy postępować, gdy w jednym woluminie są dodatkowo prowadzone księgi z wielu lat. W spornej sprawie zachodzą oba te przypadki. Natomiast niczym nie jest usprawiedliwiony wniosek, jakoby zasady przechowywania akt stanu cywilnego dotyczyły również ich udostępniania. Gdyby przyjąć odmiennie, wówczas okres 80 lat ustalony dla aktów małżeństw i zgonów byłby fikcyjny. Bowiem musiałyby one "czekać" jeszcze 20 lat aby upłynął okres przechowywania aktów urodzenia. W przypadku gdy w jednej księdze (woluminie) są sporządzone nie tylko wszystkie trzy rodzaje aktów stanu cywilnego, ale jeszcze dodatkowo są one sporządzone od bardzo wielu lat, okres oczekiwanie na powszechne udostępnienie, w wielu przypadkach przekroczyłby 100 lat.
Trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, na które powołuje się organ I instancji w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu - stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 P.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Odczytując w świetle powyższego obecnie obowiązujące przepisy z zakresu udostępniania aktów stanu cywilnego należy wskazać, że art. 128 ust. 1 zd. 2 P.a.s.c. dotyczy również takiej sytuacji, gdy w jednej księdze stanu cywilnego przechowuje się łącznie księgi jednego rodzaju prowadzone przez wiele lat, a nie tylko sytuacji, gdy dana księga zawiera księgi łączone urodzeń, małżeństw i zgonów.
Odnosząc się z kolei do stanowiska Organów dotyczącego ograniczenia dostępu do dokumentów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych należy wskazać, że w tym przypadku punktem wyjścia dla oceny powinna być wyrażona w art. 16 a u.n.z.a., zasada powszechnego dostępu. Art. 16a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowi, że każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych - oznacza to, że dostęp do nich jest powszechny i żądający dostępu nie musi wykazywać "interesu prawnego" w rozumieniu art. 28 k.p.a.
Zatem przyjęta w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zasada powszechnego dostępu nie wprowadza ograniczenia przez wskazanie kręgu podmiotowego uprawnionych do dostępu do materiału archiwalnego. Nie ma zatem podstaw prawnych do wyprowadzenia ograniczenia na mocy art. 45 ustawy o aktach stanu cywilnego.
Jeśli zaś chodzi o ochronę danych osobowych, o których mowa w art. 16 b ust. 1 pkt 2 lit b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wymagają rozpoznania przy rozstrzygnięciu żądania udostępnienia, w trybie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. ( patrz wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17 powołany także przez Organ I instancji ).
Zatem jeśli Organ poweźmie wątpliwości w zakresie potrzeby ochrony tego rodzaju danych powinien przedsięwziąć stosowne środki mające na celu zapobieżeniu.
Jak wynika z akt w sprawie Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w [...] powziął takie wątpliwości kierując do Biura Ewidencji Ludności zapytanie czy na terenie Gminy [....] są osoby żyjące mające 100 lub więcej lat. Potwierdzono trzy osoby.
Z powyższego wynika, że istnieje możliwość, z której skorzystał Organ, ustalenia osób, których dane podlegać będą zastrzeżeniu, bez konieczności wydawania decyzji odmownej odnośnie do całego wniosku.
Skarżący również podniósł, że jeśli chodzi o ochronę danych zstępnych, to Ci nie figurują w danych metrykalnych.
Wobec powyższego zgodzić należy się ze skarżącym, że żądanie udostępnienia danych, które na skutek upływu przewidzianych w ustawie terminów należy uznać za prawnie dopuszczalne i uzasadnione, przypadki zaś odmowy, ze względu na chroniony interes, powinny zostać uzasadnione.
Wynika to z woli ustawodawcy, który dał każdemu prawo do danych archiwalnych, czego wyrazem jest jednolite w tym zakresie orzecznictwo. Dostrzeżone w tym zakresie problemy powinny przybrać formę inicjatywy ustawodawczej zmieniającej dotychczasowe jasne w swej treści przepisy.
W świetle tych przepisów również trudności techniczne udostępnienia materiałów archiwalnych, nie mogą stanowić ograniczenia ustawowego, skoro ich udostępnienie może być wynikiem czynności technicznych pracowników urzędu stanu cywilnego (art. 16a ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach), czy przez umożliwienie żądającemu ich utrwalenia w formie zdjęć czy innego sposobu dostępnego (np. sporządzenie ksero). Nie można zatem ze sposobu sporządzenia ksiąg wyprowadzić naruszenia zasady powszechnego dostępu.
Mając to wszystko na uwadze Sąd orzekł jak w sentencji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c p.p.s.a. i art. 135 p.p.s.a. O kosztach Sąd orzekł na podstawie art. 200, 205 § 1 i 209 p.p.s.a.