II SA/Rz 1117/24

II SA/Rz 1117/24 - Wyrok WSA w Rzeszowie
Data orzeczenia
2025-01-23
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2024-08-29
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie
Sędziowie
Maria Mikolik
Paweł Zaborniak /przewodniczący/
Piotr Godlewski /sprawozdawca/
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Akta stanu cywilnego
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
Uchylono decyzję I i II instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2024 poz 935
art. 145 § 1 pkt 1 lit. a, art. 200, art. 205 § 1
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w składzie następującym: Przewodniczący SWSA Paweł Zaborniak Sędziowie WSA Maria Mikolik WSA Piotr Godlewski /spr./ Protokolant starszy specjalista Anna Mazurek-Ferenc po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 23 stycznia 2025 r. sprawy ze skargi J. O. na decyzję Wojewody Podkarpackiego z dnia 17 lipca 2024 r. nr O-III.6231.14.2024 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg stanu cywilnego I. uchyla zaskarżoną decyzję i decyzję Wójta Gminy [...] z dnia 18 czerwca 2024 r. nr USC.5364.4.2024; II. zasądza od Wojewody Podkarpackiego na rzecz skarżącego J. O. kwotę 100 zł /słownie: sto złotych/ tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Uzasadnienie
II SA/Rz 1117/24
U z a s a d n i e n i e
Przedmiotem skargi J.O. jest decyzja Wojewody Podkarpackiego z 17 lipca 2024 r. nr 0-lll.6231.14.2024 dotycząca odmowy udostępnienia ksiąg stanu cywilnego.
20 stycznia 2024 r. do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w [...] wpłynął wniosek J.O. o udostępnienie następujących ksiąg w celu ich sfotografowania:
1. Miejscowość/parafia - była parafia [...] cerkwi [...] obrządku [....] wraz z kręgiem okolicznych wsi-parafii, w których z racji bliskości mieszkańcy [...] mogli zawierać związki małżeńskie,
2. Lata i zdarzenia, które obejmują księgi - historyczny depozyt ksiąg metrykalnych po byłych parafiach [...] obrządku [...] przechowywanych w USC [...],
3. Lata i zdarzenia ksiąg, które obejmuje niniejszy wniosek o udostępnienie - karty i wpisy wolne od ograniczeń przepisów RODO w księgach znajdujących się w USC [...] z powodu ostatnich jeszcze chronionych wpisów (urodzeń i zgonów 100 lat i małżeństwa 80 lat).
Doprecyzowując wniosek pismem z 15 czerwca 2024 r. wnioskodawca zwrócił się o udostępnienie wszystkich akt metrykalnych przechowywanych w USC [...] w przypadku urodzeń /chrztów do 1923 r. włącznie i w przypadku małżeństw i zgonów do 1943 r. włącznie.
Kierownik USC decyzją z 18 czerwca 2024 r. nr USC.5364.4.2024 odmówił udostępnienia ksiąg stanu cywilnego wyznania [...] przechowywanych w USC w [...], obejmujących następujące miejscowości: [...], [...], [...], ...], [...], [...], [...], [...], [....], [...] w celu ich przeglądania i sfotografowania.
Wskazał, że z art. 128 ust. 1 P.a.s.c. wynika, że kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Organ I instancji wyjaśnił, że księga stanu cywilnego parafii [...] (urodzeń, małżeństw i zgonów) jest księgą łączoną i obejmuje akty z lat 1870 – 1934, co oznacza, że nie upłynął jeszcze wskazany w art. 128 P.a.s.c. okres jej przechowywania w USC w [...] i nie powstał obowiązek przekazana jej od archiwum państwowego. Podobna sytuacja zachodzi w stosunku do pozostałych ksiąg [....]. Organ podał wykaz tych ksiąg przechowywyanych w USC w [...] wraz z datami skrajnymi obejmującymi lata od 2025 – 2046 dla poszczególnych miejscowości. Akty sporządzone w księgach nieprzekazanych do państwowego archiwum nie podlegają udostępnieniu na zasadach zawartych u.n.z.a. jako ogólnodostępne dokumenty archiwalne lecz podlegają przeniesieniu do Systemu Rejestrów Państwowych i są udostępnianie na zasadach zawartych w P.a.s.c. przez wydawanie odpisów skróconych, zupełnych oraz określonych zaświadczeń, o których mowa w art. 44 ust. 1 P.a.s.c. osobom uprawnionym. Zgodnie z art. 45 ust. 1 P.a.s.c. skarżący mógłby uzyskać akty stanu cywilnego dotyczące małżonka, wstępnego, zstępnego i rodzeństwa. Wydanie mu fotokopii aktów stanu cywilnego z ksiąg parafialnych [....] w sytuacji, gdy nie należy on do kręgu osób wymienionych w art. 45 ust 1 P.a.s.c. byłoby równoznaczne z ich udostępnieniem osobie nieuprawnionej z ujawnieniem jej danych osobowych.
W odwołaniu od decyzji organu I instancji J.O. podniósł, że udostępnienie akt stanu cywilnego po upływie okresu 80 lat dla akt małżeństw i zgonów oraz 100 lat dla akt urodzeń, które nie zostały jeszcze przekazane do archiwum (np. z powodu ich umieszczenia w księdze zbiorczej) odbywa się na zasadach zawartych w uzna nie w P.a.s.c., stosownie do art. 16 a ust.1, art. 16 d ust. 1, art. 16 b ust. 2 pkt 1 P.a.s.c..
Wojewoda działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2024 r., poz. 935 ze zm., dalej "k.p.a.") w zw. z art. 11 ust. 2, art. 2 ust. 6, art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r., poz. 1378 ze zm., dalej "P.a.s.c.") oraz art. 16a ust. 1 i 2, art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r., poz. 164 ze zm., dalej "u.n.z.a.") utrzymał w mocy decyzję organu I instancji.
Organ odwoławczy wyjaśnił, że kwestia zasad dostępu do ksiąg stanu cywilnego sporządzonych przed wejściem w życie P.a.s.c. i sporządzonych w nich aktów stanu cywilnego oraz rodzaju wydawanych dokumentów, uzależniona jest od daty zamknięcia danej księgi. Data zamknięcia księgi pozwala ustalić, czy upłynął przewidziany w przepisach prawa okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego i czy stała się materiałem archiwalnym. Terminy przechowywania ksiąg w urzędach stanu cywilnego określają przepisy P.a.s.c.. Z art. 128 ust. 1 P.a.s.c. wynika, że kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W efekcie księga stanu cywilnego zawierająca np. księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, powinna być przechowywana przez okres właściwy dla księgi urodzeń, czyli przez najdłuższy możliwy. Udostępnianie aktów stanu cywilnego znajdujących się w takiej księdze, dla której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania urzędzie stanu cywilnego, podlega przepisom ustawy P.a.s.c.. Z kolei udostępnianie ksiąg stanu cywilnego, dla których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego już minął, odbywa się w oparciu o przepisy u.n.z.a. co wynika, z art. 130 ust 4 P.a.s.c..
Wszystkie księgi wyznania [...], w których znajdują się wnioskowane akty, przechowywane w zasobach USC w [...] sporządzone zostały w tzw. księgach łączonych, czyli zawierają w jednej księdze różne rodzaje aktów lub różne roczniki dla jednego rodzaju aktów. Ponieważ maksymalne okresy przechowywania tych ksiąg w urzędzie jeszcze nie upłynęły, zatem nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego i nie stały się materiałami archiwalnymi. Księgi te muszą być przechowywane w USC w [...] do czasu, gdy minie okres wskazany w ustawie (art. 128 ust. 1 P.a.s.c.) dla ostatniej księgi zawartej w danej księdze łączonej. W związku z powyższym, nie może mieć zastosowania przepis art. 130 ust. 4 P.a.s.c.. Artykuł ten przewiduje, że tylko w odniesieniu do ksiąg stanu cywilnego, co do których okres przechowywania już upłynął i powstał obowiązek ich przekazania do archiwum państwowego, dopuszczalne jest udostępnienie przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego tych ksiąg na zasadach określonych w u.n.z.a.. Zatem błędne jest stanowisko wnioskodawcy, że do udostępnienia wnioskowanych ksiąg zastosowanie ma art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2 pkt 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 u.n.z.a. w związku z P.a.s.c.. ponieważ nie są materiałem archiwalnym. Wszystkie akty stanu cywilnego sporządzone do roku 1923 dla urodzeń oraz do 1943 roku dla małżeństw i zgonów znajdują się w tzw. księgach łączonych, które nie podlegają rozdzieleniu na poszczególne rodzaje lub roczniki.
Reasumując, jeżeli więc w sprawie nie ma podstaw do zastosowania art. 130 ust. 4 P.a.s.c., to tym bardziej brak jest również podstaw do stosowania zasad wynikających z u.n.z.a., której naruszenie przez organ pierwszej instancji zarzuca odwołujący.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie J.O. zaskarżył w całości opisaną na wstępie decyzję Wojewody, wnosząc także o zasądzenie na jego rzecz kosztów postępowania.
Zarzucił naruszenie przepisów prawa materialnego poprzez:
- niewłaściwe zastosowanie art. 128 ust. 1 P.a.s.c. poprzez przyjęcie, że normy tam zawarte regulują zasady udostępniania opisanych tam aktów stanu cywilnego osobom trzecim, a przez to że stanowią one podstawę do odmowy udostępniania takich aktów skarżącemu celem ich digitalizacji, podczas gdy przepisy te regulują zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego z urzędu stanu cywilnego do archiwum, a więc nie mogą stanowić podstawy prawnej do odmowy udostępnienia ksiąg do digitalizacji,
- niezastosowanie art. 16a ust. 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 u.n.z.a. w związku z art. 130 ust. 4 P.a.s.c., w sytuacji gdy art. 130 ust. 4 zdanie drugie P.a.s.c. jasno stanowi, że akta stanu cywilnego sporządzone przed wejściem w życie P.a.s.c., po upływie 80 lat (dla ksiąg małżeństw i zgonów) i 100 lat (księgi urodzeń) od zamknięcia księgi, tak długo jak długo nie zostały przekazane do archiwum, są udostępniane przez kierownika urzędu stanu cywilnego na zasadach określonych w u.n.z.a., a zgodnie z art. 16a ust. 1 u.n.z.a. każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, natomiast zgodnie z art. 16d ust. 1 pkt. 1 lit. a u.n.z.a. podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym materiały archiwalne przez umożliwienie osobistego utrwalenia ich treści w postaci m.in. odwzorowań cyfrowych.
Skarżący wskazał, że dokładniejszej analizy wymaga art. 130 ust. 4 P.a.s.c., który stanowił podstawę jego żądania. Użyty w drugim zdaniu zacytowanego przepisu zwrot "udostępnianie ich" powinien odnosić się do wymienionych w pierwszym zdaniu aktów stanu cywilnego, a nie do ksiąg stanu cywilnego. Po pierwsze tak wskazuje interpretacja gramatyczna, skoro podmiotem w pierwszym zdaniu są akta stanu cywilnego, to zaimek "ich" w kolejnym zdaniu należy odczytywać jako odnoszący się do podmiotu w pierwszym zdaniu. Po drugie, taka interpretacja jest głęboko osadzona w interpretacji celowościowej, bowiem zamiarem ustawodawcy przy opracowywaniu przepisów P.a.s.c. było możliwie jak najszersze i jak najszybsze udostępnienie akt stanu cywilnego osobom trzecim, bez naruszenia praw do ochrony danych osobowych osób żyjących. W tym celu wprowadzając przepisy P.a.s.c. ustawodawca skrócił (w porównaniu z poprzednią ustawą) okres "ochrony" dla akt stanu cywilnego małżeństw i zgonów ze 100 do 80 lat, uzasadniając takie działania w uzasadnieniu do rządowego projektu ustawy następująco: "przy niezmienionym 100-letnim okresie dla aktów urodzeń, skróceniu do 80 lat ulegnie czas przechowywania aktów małżeństw i aktów zgonów (art. 28 projektu ustawy). Przyjęty kierunek stwarza możliwość szerszego dostępu do danych zgromadzonych w aktach małżeństw i zgonów przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony danych osobowych osób żyjących".
Odmienna interpretacja (że okresy 100/80 lat, po których upływie mogą być udostępnione akty, liczą się od końca roku, w którym została zamknięta zbiorcza księga), oprócz tego że jest sprzeczna z gramatyczną treścią przepisu, prowadziłaby do absurdalnych sytuacji - niekiedy karykaturalnie wręcz sprzecznych z opisanym wyżej celem ustawodawcy: akta urodzeń z 1890 r., dla których okres "ochronny" (100 lat) minął już 32 lat temu, nie będą mogły być udostępniane jeszcze przez 23 lata, gdyż dopiero z końcem 2045 r. minie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń obejmującej akta z lat 1890-1945. I jedynym powodem dla takiego stanu rzeczy miałaby być okoliczność czysto "techniczna" uwarunkowana historycznie: sporządzanie aktów danego rodzaju w jednej zbiorczej księdze, obejmującej wiele lat (specyfika ksiąg z terenów byłego zaboru [...] - należy pamiętać, że przez cały okres międzywojenny w zakresie prowadzenia akt stanu cywilnego obowiązywały przepisy z okresu zaborów - były to 4 różne reżimy prawne, odmienne dla terenów zaboru austriackiego, pruskiego, rosyjskiego i dla terenów Królestwa Polskiego). Takie stanowisko jest tym bardziej uzasadnione, że USC może przy minimalnym nakładzie organizacyjnym ochronić dane w księdze zbiorczej młodsze niż 100/80 lat, podczas fotografowania przez skarżącego: przykładowo wystarczy akty młodsze oddzielić od starszych kartką, w trakcie fotografowania umieścić fotografującego w pomieszczeniu z osobą upoważnioną przez organ, która będzie nadzorowała czy skarżący nie przewraca tej kartki.
Interpretacja skarżącego jest zgodna z większą częścią orzecznictwa sądów administracyjnych, które przytoczył.
W odpowiedzi na skargę Wojewoda wniósł o jej oddalenie z przyczyn wywiedzionych w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zgodnie z art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1267 ze zm.), sąd administracyjny sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Jej zakres wyznacza art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935, dalej: P.p.s.a.), wg którego sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.
Stosownie do art. 145 § 1 P.p.s.a., Sąd zobligowany jest do uchylenia decyzji bądź postanowienia (jeżeli dotknięte są naruszeniem prawa materialnego które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania bądź innym naruszeniem przepisów postępowania jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy), do stwierdzenia ich nieważności lub ich wydania z naruszeniem prawa (jeżeli zachodzą przyczyny określone w k.p.a. lub innych przepisach).
Przedmiotem kontroli Sądu jest decyzja Wojewody z 17 lipca 2024 r., utrzymująca w mocy decyzję Kierownika USC w [...] z 18 czerwca 2024 r. o odmowie udostępnienia akt stanu cywilnego i możliwości sfotografowania przez skarżącego ksiąg metrykalnych (akta urodzeń, zgonów i ślubów) miejscowości dla których minęły okresy przechowywania określone w art. 128 ust. 1 P.a.s.c., tj. 100 lat dla aktów urodzeń (czyli ksiąg urodzeń sporządzonych do 1923 r. włącznie) i 80 lat dla aktów małżeństw i zgonów (czyli ksiąg małżeństw i zgonów do 1943 r. włącznie) znajdujących się w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...].
Istota sprawy sprowadza się do oceny prawidłowości stanowiska orzekających w sprawie organów administracji, czy z uwagi na okoliczność, iż przechowywane w USC w [...] księgi parafialne dla miejscowości: [....], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [....], [....] z lat 1870-1934 są tzw. księgami łączonymi (zawierającą akty urodzeń, małżeństw i zgonów) których termin przechowywania wynoszący 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń jeszcze nie minął, nie jest możliwe ich udostępnienie skarżącemu w celu wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych z uwagi na brak wykazania przez niego pokrewieństwa względem osób których akty stanu cywilnego miałyby zostać mu udostępnione, a także z uwagi na brak wykazania interesu prawnego.
Poddawszy kontroli we wskazanym wyżej zakresie zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji Sąd stwierdził zasadność skargi wynikającą z uznania, że zapadły one z naruszeniem przepisów prawa materialnego mającym wpływ na wynik sprawy.
Materialnoprawną podstawę tych decyzji stanowiły przepisy ustawy P.a.s.c.
Z uwagi na charakter sporu prowadzonego w sprawie wyjaśnić należy, że w myśl art. 2 ust. 3 P.a.s.c., aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. Zgodnie z art. 28 ust. 1 P.a.s.c. akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
W myśl art. 128 ust. 1 P.a.s.c. ustawy kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.
Stosownie do art. 130 ust. 4 P.a.s.c., akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust.1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w u.n.z.a.
W świetle art. 130 ust. 5 P.a.s.c. osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego.
Podmiotem ustawowo uprawnionym jest – jak stanowi wyliczenie zawarte w art. 45 ust. 1 P.a.s.c. – osoba której akt dotyczy, jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun, osoba, która wykaże się interesem prawnym, sąd, prokurator, organizacja społeczna, działająca zgodnie z celami statutowymi, organ administracji publicznej, organy wymienione w art. 5a ust. 1 ustawy oraz Służba Ochrony Państwa, Policja, Straż Graniczna i Służba Więzienna a także Żandarmeria Wojskowa w zakresie niezbędnym do realizacji ustawowych zadań tych organów i służb.
Z przepisu art. 16a ust. 1 u.n.z.a. wynika, że każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. W ust. 2 tego przepisu wskazano, że podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, są obowiązane udostępniać: 1) materiały archiwalne w oryginale, w szczególności w ich pierwotnej wersji językowej lub w pierwotnym formacie plików cyfrowych, bądź w postaci lub w formacie nadanych przez podmiot zobowiązany w celu długotrwałego przechowywania i odczytu treści tych materiałów; 2) reprodukcje materiałów archiwalnych.
Ograniczenia w prawie dostępu do materiałów archiwalnych wskazuje art. 16b u.n.z.a.
Stosownie do art. 16b ust. 1, dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach: o ochronie informacji niejawnych, o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych oraz ze względu na ochronę: dóbr osobistych, danych osobowych i ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
Zgodnie z art. 16b ust. 2, materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:
1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: urodzeń – po 100 latach, małżeństw i zgonów – po 80 latach;
2) indywidualnej dokumentacji medycznej – po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu;
3) aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami ewidencyjnymi – po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji;
4) dokumentacji spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych – po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania;
5) ewidencji ludności – po 30 latach od jej wytworzenia;
6) dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – po 50 latach od ustania stosunku pracy.
W art. 16b ust.3 u.n.z.a. ustawodawca wskazał, że ograniczeń określonych w:
1) ust. 1 pkt 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń;
2) w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach.
W orzecznictwie sądów administracyjnych dominuje pogląd, że nieprawidłowa jest taka interpretacja wskazanych wyżej przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, która kwestię udostępniania posiadanych przez urzędy stanu cywilnego materiałów (aktów stanu cywilnego dotyczących urodzeń, małżeństw i zgonów) utożsamia z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Zatem należy przyjąć, że z art. 130 ust. 4 P.a.c.s. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. We wspomnianym ostatnio przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, a to pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów.
W świetle powyższych rozważań interpretacja art. 130 ust. 4 P.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 u.n.z.a. Przepisy tej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań P.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 stycznia 2019 r. sygn. akt II OSK 417/17 oraz z 1 marca 2023 r. sygn. akt II OSK 192/22, z 14 lutego 2024 r. sygn. II OSK 1243/21 CBOSA).
W okolicznościach sprawy nie budzi wątpliwości, że będące w posiadaniu USC w [...] księgi parafialne dla miejscowości [...], [...], [....], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...] z lat 1870-1934 są tzw. księgami łączonymi, zawierającymi akty urodzeń, małżeństw i zgonów. W świetle zdania drugiego powołanego wyżej przepisu art. 128 ust. 1 P.a.s.c., termin przechowywania tych ksiąg liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze (łączonej), co w sprawie dotyczy ksiąg urodzeń; ponieważ księga ta podlega zamknięciu po upływie 100 lat.
W kontekście tego przepisu istotne pozostaje, iż jego wykładnia językowa (jako podstawowy rodzaj wykładni) w odniesieniu do takiej sytuacji stanowi o przechowywaniu przez kierownika u.s.c. księgi łączonej przez okres czasu liczony od zamknięcia ostatniej księgi (cząstkowej), a nie że każda z poszczególnych ksiąg cząstkowych zamyka się w dacie zamknięcia ostatniej z nich.
W związku z tym kluczowe dla rozpatrzenia wniosku o udostępnienie zawartych w takiej księdze danych pozostaje, czy wniosek taki został złożony przed czy po zamknięciu księgi; w pierwszym przypadku udostępnienie następuje na zasadach określonych w art. 45 P.a.s.c. (co w przypadku osób których dane nie dotyczą generalnie związane jest z wykazaniem przez wnioskodawcę interesu prawnego), w drugim przypadku zaś odbywa się na zasadach określonych w u.n.z.a. (oznaczających de facto zgodnie z jej art. 16a ust. 1 dostęp powszechny przysługujący każdemu zainteresowanemu).
Zdaniem Sądu z powyższych regulacji wynika, że organ powinien był udostępnić skarżącemu na zasadach określonych w u.n.z.a. żądane akty stanu cywilnego, tj. te których okres przechowywania liczony dla poszczególnych ksiąg wchodzących w skład księgi łączonej już upłynął, bez żądania wykazania interesu prawnego.
Sąd w pełni podziela stanowisko (wyrażone m.in. w wyroku WSA w Krakowie z 5 listopada 2019 r. III SA/Kr 925/19 wyroku NSA z 22 stycznia 2019 r. II OSK 417/17 oraz wyroku WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r. IV SA/Wa 538/19, dalej CBOSA), iż brak jest podstaw do uznania, że trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych (w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu – stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 materiał archiwalny) mogą wprowadzać ograniczenia w obowiązującej zasadzie powszechnego dostępu.
W tej sytuacji zdaniem Sądu orzekające w sprawie organy dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 P.a.s.c., co uzasadniało ich uchylenia na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) P.p.s.a.
Wskazania co do dalszego postępowania dla organów administracji wynikają wprost z przedstawionych wyżej uwag odnoszących się do stosowania w/w przepisów.
O należnych skarżącemu kosztach postępowania sądowego (obejmujących opłacony od skargi wpis w kwocie 100 zł) orzeczono stosownie do art. 200 w zw. z art. 205 § 1 P.p.s.a.