II OSK 192/22

II OSK 192/22 - Wyrok NSA
Data orzeczenia
2023-03-01
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2022-01-31
Sąd
Naczelny Sąd Administracyjny
Sędziowie
Grzegorz Antas
Jacek Chlebny /przewodniczący sprawozdawca/
Wojciech Mazur
Symbol z opisem
6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne
Akta stanu cywilnego
Sygn. powiązane
II SA/Rz 993/21 - Wyrok WSA w Rzeszowie z 2021-11-23
Skarżony organ
Wojewoda
Treść wyniku
Uchylono zaskarżony wyrok oraz zaskarżone postanowienie I i II instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2022 poz 329
art. 188, art. 145 par. 1 pkt 1 lit. a, art. 203 pkt 1
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi  - t.j.
Dz.U. 2020 poz 463
art. 128 ust. 1, 1a i 1b, art. 130 ust. 4
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 z późn. zm.).
Sentencja
Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: sędzia NSA Jacek Chlebny (spr.) sędzia NSA Wojciech Mazur sędzia del. WSA Grzegorz Antas po rozpoznaniu w dniu 1 marca 2023 roku na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej S.B. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 23 listopada 2021 r., sygn. akt II SA/Rz 993/21 w sprawie ze skargi S.B. na decyzję Wojewody Podkarpackiego z dnia 24 maja 2021 r. nr O-III.6231.3.2021 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg stanu cywilnego 1. uchyla zaskarżony wyrok i zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w U. z 8 kwietnia 2021 r. nr USC.5362.3.22.2021; 2. zasądza od Wojewody Podkarpackiego na rzecz S.B. kwotę 677 (sześćset siedemdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
Uzasadnienie
Wyrokiem z 23 listopada 2021 r., sygn. akt II SA/Rz 993/21 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie oddalił skargę S.B. na decyzję Wojewody Podkarpackiego z dnia 24 maja 2021 r. w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg stanu cywilnego.
Wyrok zapadł w następującym stanie faktycznym i prawnym sprawy.
Wnioskiem z 9 marca 2021 r. S.B. (dalej: skarżący) zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w U. o udostępnienie akt metrykalnych parafii greckokatolickiej w T. i R., których okres przechowywania już minął, w celu samodzielnego wykonania fotokopii powyższych dokumentów na potrzeby badań powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych rodziny własnej i rodzin spokrewnionych. Wniosek swój oparł o art. 130 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2020 poz. 463 ze zm. – dalej: p.a.s.c.).
Pismem z 12 marca 2021 r. wezwano skarżącego do nadesłania danych personalnych osób, których fotokopie aktów mają być udostępnione, wykazania pokrewieństwa z tymi osobami oraz, jeżeli wskazane osoby nie należą do osób wymienionych w art. 45 ust. 1 p.a.s.c., do wykazania posiadania interesu prawnego w otrzymaniu żądanych fotokopii aktów.
W odpowiedzi na powyższe skarżący nie uzupełnił wniosku uznając, że wezwanie jest bezzasadne i wynika z błędnej interpretacji przepisów p.a.s.c. Jego zdaniem, księgi urodzeń do 1921 r. oraz księgi małżeństw i zgonów z całych ksiąg z parafii w T. powinny mu zostać udostępnione, bowiem dla tych ksiąg okres przechowywania już minął, a zatem udostępnienie tych ksiąg następuje na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm. – dalej: ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
Decyzją z 8 kwietnia 2021 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w U. odmówił udostępnienia ksiąg stanu cywilnego skarżącemu. Organ pierwszej instancji zaznaczył, że kryterium dla oceny prawnej dopuszczalności udostępniania ksiąg stanu cywilnego na zasadach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jest cezura czasowa, czyli wskazany przez ustawodawcę okres przechowywania ksiąg stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego. Traktuje o tym art. 28 ust. 1 p.a.s.c., który stanowi, że akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie omawianej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów, o czym stanowi art. 128 ust. 1 p.a.s.c. Z dalszej części przepisu wynika, że jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. To właśnie data zamknięcia księgi przesądza, czy upłynął przewidziany w przepisach prawa okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, co z kolei wyznacza przepisy, które będą miały zastosowanie w zakresie udostępniania aktów stanu cywilnego, tj. p.a.s.c. lub ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zatem księga stanu cywilnego będąca księgą łączoną, zawierająca np. księgi urodzeń, małżeństw i zgonów jest przechowywana w urzędzie stanu cywilnego przez okres odpowiedni dla księgi urodzeń, czyli przez okres 100 lat, licząc od ostatniego rocznika znajdującego się w księdze. W sytuacji, gdy nie upłynął okres przechowywania księgi w urzędzie stanu cywilnego, to nie może być ona udostępniana na zasadach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, lecz na podstawie p.a.s.c. Tytułem zobrazowania omawianych przepisów w odniesieniu do ksiąg przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w U. organ pierwszej instancji wskazał na przechowywane księgi po parafii greckokatolickiej w T.:
- księga urodzeń i zgonów dla miejscowości T., obejmująca lata 1870-1892, 1921-1924. Księga ta jest księgą łączoną, w której dla każdego roku była prowadzona łącznie zarówno rejestracja urodzeń i zgonów w jednej księdze. Ponieważ znajdują się w niej urodzenia z 1924 r., to po upływie 100 lat od ostatniego rocznika, którym jest rok 1924, czyli z końcem 2024 r. upłynie okres jej przechowywana w Urzędzie Stanu Cywilnego w U., pod warunkiem, że przy każdym akcie urodzenia znajdzie się zapis o zgonie osoby;
- księga urodzeń dla miejscowości T., obejmująca lata 1925-1929, 1933-1941, dla miejscowości R., obejmująca lata 1877-1901, księga ta będzie przechowywana w Urzędzie Stanu Cywilnego w U. do 2041 r., z zastrzeżeniem, że przy każdym akcie urodzenia znajdzie się zapis o zgonie osoby;
- księga urodzeń, małżeństw i zgonów dla miejscowości T., R., obejmująca lata 1870-1892 oraz 1921-1924, która będzie przechowywana w Urzędzie Stanu Cywilnego w U. do 2024 r., z zastrzeżeniem, że przy każdym akcie urodzenia i małżeństwa znajdzie się zapis o zgonie osoby.
Rezultatem powyższego jest możliwość udostępnienia przez organ aktów znajdujących się we wspomnianych księgach na zasadach określonych w p.a.s.c. Z uwagi na fakt, że nie upłynął okres przechowywania wyżej wymienionych ksiąg w urzędzie stanu cywilnego, akty w nich sporządzone przenoszone są do rejestru stanu cywilnego, jak również wydawane są z nich dokumenty, o których mowa w art. 44 ust. 1 p.a.s.c., tj. odpisy skrócone i zupełne oraz określone zaświadczenia.
Wobec powyższego będące w posiadaniu Urzędu Stanu Cywilnego w U. trzy księgi po parafii greckokatolickiej w T. obejmujące miejscowości T. i R. nie są księgami, dla których upłynął okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, czyli nie są materiałem archiwalnym i z tego też powodu nie mogą być udostępnianie na zasadach archiwalnych.
Decyzją z 24 maja 2021 r. Wojewoda Podkarpacki utrzymał w mocy powyższą decyzję stwierdzając, że skoro wymienione w uzasadnieniu decyzji organu pierwszej instancji księgi zawierają akty różne rodzajowo, to muszą być one przechowywane w Urzędzie Stanu Cywilnego w U. przez okres właściwy dla znajdujących się w nich ksiąg urodzenia - dla których termin przechowywania (100 lat) jeszcze nie upłynął. W rezultacie akty stanu cywilnego mogą zostać udostępnione tylko na zasadach wynikających z p.a.s.c. Dodatkowo kolejną przesłanką do odmowy wydania żądanych dokumentów jest art. 128 ust. 1a i 1b p.a.s.c. Przepisy te nie pozwalają na udostępnienie aktów z księgi urodzeń i księgi małżeństw póki nie zarejestrowano aktu zgonu osoby objętej danym aktem urodzenia lub małżeństwa lub nie zarejestrowano informacji o zgonie tej osoby. Wbrew twierdzeniu skarżącego, a zgodnie ze stanowiskiem organu pierwszej instancji, do tego czasu nie jest możliwe udostępnianie aktów stanu cywilnego z powyższych ksiąg w sposób określony dla materiałów archiwalnych. Może się to odbywać jedynie na podstawie przepisów art. 44 i art. 45 p.a.s.c. poprzez wydawanie osobom do tego uprawnionym odpisów i zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego (po uprzednim zmigrowaniu odpowiednich aktów do tego rejestru). Warunkiem koniecznym jest jednak wykazanie w odpowiedni sposób, że wnioskodawca należy do kręgu osób uprawnionych do otrzymania tych dokumentów w myśl art. 45 p.a.s.c.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie wyrokiem z 23 listopada 2021 r., sygn. akt II SA/Rz oddalił skargę na powyższą decyzję. W uzasadnieniu stwierdził, że organy orzekające w drugiej i pierwszej instancji prawidłowo ustaliły stan faktyczny sprawy, jak również dokonały niewadliwej wykładni istotnych w sprawie regulacji materialnoprawnych, poddając je właściwemu zastosowaniu na tle ustalonego stanu faktycznego. W zakresie zarzutów naruszenia prawa materialnego Sąd pierwszej instancji stwierdził, że kontrolowane organy niewadliwie przyjęły, że maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w U. byłych ksiąg parafialnych po parafii greckokatolickiej w T. jeszcze nie upłynęły, a zatem nie zaktualizował się obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego. Jeżeli chodzi o księgę urodzeń i zgonów dla miejscowości T., obejmującą lata 1870-1892 i lata 1921-1924, to księga ta, jako księga łączona z aktami urodzenia z 1924 r., musi być przechowywania w Urzędzie co najmniej do końca roku 2024. Jeżeli chodzi księgę urodzeń dla miejscowości T., obejmującą lata 1925-1929 i lata 1933-1941, oraz dla miejscowości R., obejmującą lata 1877-1901, to księga ta musi być przechowywana w Urzędzie co najmniej do roku 2041. Jeżeli chodzi o księgę urodzeń, małżeństw i zgonów dla miejscowości T. i R., obejmującą lata 1870-1892 oraz lata 1921-1924, to księga ta musi być przechowywana w Urzędzie co najmniej do roku 2024. Należy przy tym zastrzec, że szczególne przepisy art. 129 ust. 1 i 2 p.a.s.c. nie będą miały zastosowania, albowiem z dniem 1 marca 2015 r. nie upłynęły dla spornych ksiąg małżeństw i zgonów oraz ksiąg urodzeń okresy 80 i 100 lat przechowywania. Skoro nie upłynęły jeszcze maksymalne okresu przechowywania ksiąg stanu cywilnego we właściwym urzędzie stanu cywilnego (art. 128 ust. 1-1a p.a.s.c.), nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego, wyłączający obowiązek przekazania tych ksiąg do rejestru stanu cywilnego, a zatem przepis art. 130 ust. 4 zd. 1 p.a.s.c. nie znajduje zastosowania, to nie może również znaleźć zastosowania przepis art. 130 ust. 4 zd. 2 p.a.s.c. Ten ostatni przepis powiązany logicznie i merytorycznie z przepisem art. 130 ust. 4 zd. 1 p.a.s.c. wyraźnie przewiduje, że tylko w odniesieniu do ksiąg stanu cywilnego, co do których okres przechowywania już upłynął i powstał obowiązek ich przekazania do archiwum państwowego, dopuszczalne jest udostępnienie przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego tego rodzaju ksiąg oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych, przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sytuacja, w której upłynęły maksymalne okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1-1a p.a.s.c., a pomimo to księgi stanu cywilnego nie zostały jeszcze przekazane do właściwego archiwum państwowego, powoduje, że kierownik właściwego urzędu stanu cywilnego w okresie przed przekazaniem ksiąg do archiwum jest zobowiązany do stosowania przepisów o udostępnianiu materiałów archiwalnych z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. Stosowanie przepisów tej właśnie ustawy jest konsekwencją zmiany statusu prawnego ksiąg stanu cywilnego. Stają się one po upływie maksymalnych okresów ich przechowywania we właściwym urzędzie stanu cywilnego materiałami archiwalnymi, a zatem ich udostępnianie podlega przepisom ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. Problem ten, w odniesieniu do stanu faktycznego przedmiotowej sprawy, dodatkowo reguluje art. 129 ust. 3 p.a.s.c. Przepis ten stanowi, że księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ustawy p.a.s.c. (1 marca 2015 r.), dla których po dniu jej wejścia w życie upłynie okres przechowywania, przekazuje się do właściwego archiwum państwowego w ciągu 2 lat po upływie terminu ich przechowywania. W tym właśnie okresie przekazywania, księgi stanu cywilnego jako materiały archiwalne mogą być udostępniane w urzędzie stanu cywilnego na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. Ponadto przepis art. 130 ust. 3 p.a.s.c. przewiduje, że z ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie cyt. ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, odpisów nie wydaje się (a więc nawet jeśli księgi te znajdują się jeszcze we właściwym urzędzie stanu cywilnego). Jeżeli więc w sprawie nie ma podstaw do zastosowania art. 130 ust. 4 p.a.s.c., to tym samym brak jest również podstaw do stosowania w zakresie wynikającym z tego przepisów zasad wynikających z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r., w tym z art. 16a i n. tej ustawy. A zatem trafna jest ocena organów, że skarżący po wykazaniu przesłanki legitymacyjnej z art. 45 ust. 1 p.a.s.c. (w zakresie posiadania interesu prawnego w uzyskaniu odpisu aktu stanu cywilnego), może na podstawie art. 130 ust. 5 p.a.s.c. żądać umożliwienia nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy p.a.s.c., jeżeli wykonanie fotokopii nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego.
W skardze kasacyjnej od powyższego wyroku S.B. podniósł zarzuty naruszenia prawa materialnego, tj.:
1. art. 28 ust. 1, 2 i 4, art. 45 ust. 1 i art. 128 ust. 1 p.a.s.c. - poprzez ich błędną wykładnię, skutkującą ich niewłaściwym zastosowaniem w sprawie, a polegającą na:
a) bezzasadnym przyjęciu, że wskazane w tych przepisach maksymalne terminy przechowywania ksiąg stanu cywilnego przez kierowników urzędów stanu cywilnego są tożsame z określonymi w art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, terminami, po których upływie księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie tej ustawy podlegają udostępnieniu na podstawie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
b) bezzasadnym przyjęciu, że:
- księga urodzeń i zgonów po parafii greckokatolickiej w T. dla miejscowości T., obejmująca lata 1870-1892 oraz 1921-1924,
- księga urodzeń po parafii greckokatolickiej w T. dla miejscowości T., obejmująca lata 1925-1929 oraz 1933-1941, a także dla miejscowości R., obejmująca lata 1877-1901,
- księga urodzeń, małżeństw i zgonów po parafii greckokatolickiej w T. dla miejscowości R., obejmująca lata 1870-1892 oraz 1921-1924,
przechowywane przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w U. mogą zostać udostępnione na podstawie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach po upływie okresów określonych w 28 ust. 1 p.a.s.c. i art. 128 ust. 1 p.a.s.c. liczonych od dnia zamknięcia ostatniej z ksiąg fizycznie prowadzonych w jednej księdze, mimo że okresy, o których mowa w powołanych przepisach, winny być liczone dla każdej z ksiąg oddzielnie, a nadto oddzielnie dla każdego z roczników prowadzonych w ramach danej księgi — licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło zamknięcie księgi obejmującej dany rocznik,
c) bezzasadnym przyjęciu, że w udostępnienie wyżej wymienionych ksiąg, przechowywanych przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w U. następować może jedynie w całości i na podstawie przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego, a w konsekwencji księgi te w żadnej części nie mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, nawet jeśli dla niektórych rodzajów ksiąg czy części roczników prowadzonych w ramach danej księgi okresy przechowywania już minęły, podczas gdy nie ma żadnych przeszkód ku udostępnianiu w oparciu o przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach tych części ksiąg łączonych oraz poszczególnych roczników, co do których okresy, o jakich mowa w art. 28 ust. 1 i 128 ust. 1 p.a.s.c., już minęły;
2. art. 45 ust. 1 p.a.s.c. — poprzez jego błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że w okolicznościach sprawy znajduje on zastosowanie, czego konsekwencją stała się odmowa udostępnienia skarżącemu powyższych ksiąg na skutek stwierdzenia braku interesu prawnego skarżącego, podczas gdy przepis ten w okolicznościach sprawy zastosowania nie miał, a w jego miejsce zastosować należało art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz art. 16a ust. 1 i art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
3. art. 128 ust. 1a i 1b p.a.s.c. — poprzez jego błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że udostępnienie skarżącemu wnioskowanych ksiąg urodzeń i małżeństw jest niemożliwe z uwagi na brak zarejestrowania aktów zgonu większości osób objętych tymi księgami, wynikający ze zmiany granic Rzeczypospolitej Polskiej w roku 1951, mimo że w świetle faktu, że rejestr PESEL wprowadzono dopiero w roku 1977, a więc przed ową zmianą granic, jest oczywiste, że osobom, o których mowa, nigdy nie nadano numeru PESEL, a co za tym idzie, zgodnie z art. 128 ust. 1b p.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony — po upływie stosownych okresów — do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego mimo niesporządzenia aktu zgonu i niezarejestrowania informacji o zgonie;
4. art. 28 ust. 4 i art. 128 ust. 1 u.p.a.s.c. oraz art. 16b ust. 2 pkt 1b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - poprzez ich błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że mimo upływu 80 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło zamknięcie ksiąg małżeństw i ksiąg zgonów, ich udostępnianie na podstawie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie jest możliwe z uwagi na ten tylko fakt, że fizycznie księgi te zawarte są w jednej księdze z księgą urodzeń, dla której okres przechowywania przez kierownika urzędu stanu cywilnego jest dłuższy i wynosi 100 lat, mimo że ustawowe okresy winny być liczone dla każdej księgi oddzielnie, a brak upływu dłuższego okresu przewidzianego dla ksiąg urodzeń nie może stanowić podstawy ograniczania dostępu do ksiąg małżeństw i zgonów, dla których okresy przewidziane w ustawie są krótsze i już upłynęły.
W konsekwencji skarżący wniósł o uchylenie w całości zaskarżonego wyroku WSA w Rzeszowie i przekazanie sprawy temu sądowi do ponownego rozpoznania, zasądzenie od Wojewody Podkarpackiego na rzecz skarżącego kosztów postępowania i rozpoznanie skargi kasacyjnej na posiedzeniu niejawnym.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
1. Skarga kasacyjna zawiera uzasadnione podstawy.
2. W sprawie należało ocenić sposób wykładni przepisów p.a.s.c. oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie udostępnienia aktów stanu cywilnego w sytuacji, gdy te akty znajdują się w księgach stanu cywilnego tzw. łączonych, tzn. zawierających łącznie księgi urodzeń, małżeństw i zgonów lub w księgach zawierających akty jednego rodzaju, ale obejmujące wiele lat. Zgodnie bowiem z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., udostępnianie po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164). W myśl art. 16a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych z ograniczeniami określonymi w art. 16b tej ustawy. Uznanie natomiast, tak jak organy i Sąd pierwszej instancji w rozpoznawanej sprawie, że okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. jeszcze nie minęły, ogranicza krąg osób mogących uzyskać dostęp do aktów stanu cywilnego na zasadach określonych w art. 45 ust. 1 p.a.s.c.
2. W stanie faktycznym rozpoznawanej sprawy pierwsza księga zawiera księgi łączone urodzeń i zgonów dla miejscowości T. i obejmuje lata 1870-1892 i lata 1921-1924. Druga księga jest księgą urodzeń obejmującą lata 1925-1929 i lata 1933-1941 dla miejscowości T., a dla miejscowości R. lata 1877-1901. Trzecia księga stanowi księgę narodzin, małżeństw i zgonów dla miejscowości T. i R., obejmując lata 1870-1892 oraz lata 1921-1924. Wniosek skarżącego dotyczył udostępnienia akt metrykalnych parafii greckokatolickiej w T. i R., których okres przechowywania już minął.
3. Okresy przechowywania akt stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego reguluje art. 28 ust. 1 p.a.s.c., zgodnie z którym akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia przechowuje się przez okres 100 lat, natomiast akty małżeństwa, zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu przez lat 80. Powyższe okresy liczone są od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego (art. 28 ust. 2 p.a.s.c.). Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (art. 28 ust. 3 p.a.s.c.). Po upływie powyższych okresów akty stanu cywilnego i akta zbiorowe stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (art. 28 ust. 4 p.a.s.c.). W rozpoznawanej sprawie kluczowe jest dokonanie prawidłowej wykładni art. 130 ust. 4 w związku z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. Zgodnie z art. 128 ust. 1 omawianej ustawy kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Po upływie powyższych okresów udostępnianie aktów stanu cywilnego następuje na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 130 ust. 4 p.a.s.c.).
4. Dokonując wykładni powyższych regulacji należy stwierdzić, że nieprawidłowa jest taka ich interpretacja, która kwestię udostępniania wnioskowanych przez skarżącego materiałów utożsamia z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Innymi słowy, należy stwierdzić, że z art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub aktów zbiorowych stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów. Wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mowa jest, że materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku: 1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń - po 100 latach, b) małżeństw i zgonów - po 80 latach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. W dotychczasowym orzecznictwie sądów administracyjnych taka wykładnia spotkała się z uznaniem (zob. wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., II OSK 417/17 i prawomocne wyroki: WSA w Krakowie z 5 listopada 2019 r., III SA/Kr 925/19; WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r., IV SA/Wa 538/19; WSA w Rzeszowie z 9 lutego 2022 r., II SA/Rz 1540/21; WSA w Łodzi z 7 marca 2022 r., III SA/Łd 221/22) i Naczelny Sąd Administracyjny w składzie rozpoznającym skargę kasacyjną ją podziela. Wymaga dostrzeżenia jednak, że w orzecznictwie, w szczególności w zaskarżonym wyroku WSA w Rzeszowie, prezentowana jest również wykładnia przeciwna (zob. też nieprawom. wyrok WSA w Białymstoku z 9 marca 2021 r., II SA/Bk 163/21).
5. Za prezentowanym w uzasadnieniu rozumieniem omawianych przepisów przemawia również kontekst historyczny prowadzenia ksiąg stanu cywilnego w latach, które obejmują księgi metrykalne będące przedmiotem wniosku w rozpoznawanej sprawie. Księgi te powstały w okresie, kiedy sposób prowadzenia ksiąg metrykalnych regulował Kodeks Cywilny Królestwa Polskiego z dnia 1 (13) Czerwca 1825 r. (Dz.Pr.K.P. Tom X, Nr 41, s. 3 – dalej: Kodeks Cywilny Królestwa Polskiego), którego przepisy o aktach stanu cywilnego (art. 71-142) uchylone zostały dopiero dekretem z dnia 25 września 1945 r. – Przepisy wprowadzające prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 1945 r. nr 48, poz. 273 ze zm. - dalej: p.a.s.c. z 1945 r.) obowiązującym od 1 stycznia 1946 roku. Pod rządami Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego każdy akt stanu cywilnego sporządzany był "na dwie ręce": zarówno w księdze, która pozostawała w parafii, w której podejmowano obrzędy religijne mające skutki cywilne (księga metrykalna), jak i w księdze, która corocznie była składana w Archiwum hipotecznym (Sądu Pokoju). Księgi metrykalne w parafiach były prowadzone tak długo, jak pozwalała na to objętość księgi, natomiast te przekazywane do Archiwum hipotecznego prowadzone były osobno dla każdego roku. Zasadą było, że dla każdego rodzaju aktów: urodzenia, małżeństwa i śmierci, oddzielnie prowadzono księgę miejscową. Akty wpisywane na drugą rękę (przekazywane do Archiwum) pisane były w jednej księdze złożonej z trzech części (zob. art. 72 Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego). W kolejnych aktach prawnych regulujących prawo o aktach stanu cywilnego obowiązywała zasada prowadzenia danej księgi przez jeden rok (art. 20 p.a.s.c. z 1945 r., art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 8 czerwca 1955 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 1955 r. Nr 25 poz. 151 ze zm. – dalej: p.a.s.c. z 1955 r.); art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264 z późn. zm. – dalej: p.a.s.c. z 1986 r.) i prowadzenia osobno księgi urodzeń, małżeństw i zgonów (art. 22 p.a.s.c. z 1945 r., art. 11 ust. 2 p.a.s.c. z 1955 r.; art. 17 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r.). Odczytując w świetle powyższego obecnie obowiązujące przepisy z zakresu udostępniania aktów stanu cywilnego należy wskazać, że art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c. dotyczy również takiej sytuacji, gdy w jednej księdze stanu cywilnego przechowuje się łącznie księgi jednego rodzaju prowadzone przez wiele lat, a nie tylko sytuacji, gdy dana księga zawiera księgi łączone urodzeń, małżeństw i zgonów. Skoro bowiem pod rządami Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego księgi gromadzone w Archiwum hipotecznym obejmowały jeden rok, to należy przyjąć, że również w tym zakresie, prawidłowa wykładnia art. 130 ust. 4 w świetle art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. powinna prowadzić do konkluzji, że okres przechowywania ksiąg jednego rodzaju (np. urodzeń) ze względu na umieszczenie w danej księdze aktów stanu cywilnego powstałych na przestrzeni wielu lat, nie może być przeszkodą do ich udostępnienia na zasadach określonych w art. 16a i art. 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dostęp do tych ksiąg (roczników), dla których minęły okresy 100 lat dla księgi urodzeń i 80 lat dla ksiąg małżeństw i zgonów z uwzględnieniem należy obliczać dla każdego rocznika osobno.
6. Odnosząc się do argumentu podnoszonego przez organy pierwszej i drugiej instancji, jakoby nawet upływ lat określonych w art. 128 ust. 1 p.a.s.c. nie uprawniał ich do udostępnienia żądanych ksiąg, bowiem względem niektórych osób, dla których sporządzono akt urodzenia lub małżeństwa nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie (art. 128 ust. 1a p.a.s.c.), należy wskazać, że istotnie organ dokonując oceny możliwości udostępnienia aktów stanu cywilnego musi tę kwestię wziąć pod uwagę. Jednocześnie jednak nie można pominąć, że w przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 (art. 128 ust. 1b p.a.s.c.). W rozpoznawanej sprawie Sąd pierwszej instancji dokonując kontroli zaskarżonych decyzji pominął fakt, że część osób, których dotyczą akty stanu cywilnego zawarte w księgach metrykalnych parafii w T. i R. z pewnością nie miała nadanego numeru PESEL, bowiem rejestr PESEL powstał w 1977 r., a księgi metrykalne, których postępowanie dotyczy obejmują okres od 1870 r. Przyjęcie zatem, że z pewnością w rozpoznawanej sprawie zachodzi przeszkoda do udostępnienia akt stanu cywilnego ze względu na treść art. 128 ust. 1a p.a.s.c. – brak aktu zgonu lub informacji o zgonie osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego objętej postępowaniem, bez weryfikacji, czy osoby, których akty urodzenia i małżeństwa znajdują się w danej księdze miały nadany numer PESEL, stanowi naruszenie art. 128 ust. 1b p.a.s.c.
7. Podsumowując, należy stwierdzić, że Sąd pierwszej instancji naruszył przepisy prawa materialnego, tj. art. 28 ust. 1, 2 i 3, art. 45 ust. 1 i art. 128 ust. 1, 1a i 1b, art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz art. 16a ust. 1 i art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie uznając, że organy wydały prawidłową decyzję w tej sprawie. Podkreślić należy, że trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu – stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (zob. wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17). W ponownie prowadzonym postępowaniu Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w U. rozpozna wniosek skarżącego z uwzględnieniem wykładni przepisów przyjętej w niniejszym uzasadnieniu.
8. Mając na uwadze powyższe, Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 188 p.p.s.a. uchylił zaskarżony wyrok Sądu pierwszej instancji i uznając, że sprawa jest dostatecznie wyjaśniona rozpoznał skargę na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a p.p.s.a. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 203 pkt 1 p.p.s.a.