I SA/Gd 851/22

I SA/Gd 851/22 - Wyrok WSA w Gdańsku
Data orzeczenia
2022-12-13
orzeczenie nieprawomocne
Data wpływu
2022-07-29
Sąd
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku
Sędziowie
Elżbieta Rischka
Irena Wesołowska
Małgorzata Gorzeń /przewodniczący sprawozdawca/
Symbol z opisem
6119 Inne o symbolu podstawowym 611
Hasła tematyczne
Koszty postępowania
Sygn. powiązane
II FSK 623/23 - Wyrok NSA z 2025-11-13
Skarżony organ
Dyrektor Izby Administracji Skarbowej
Treść wyniku
Oddalono skargę
Powołane przepisy
Dz.U. 2021 poz 1540
art. 178 § 1, § 3, art. 267 § 1 pkt 3, art. 269 § 1
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Małgorzata Gorzeń (spr.), Sędziowie Sędzia NSA Elżbieta Rischka, Sędzia WSA Irena Wesołowska, , , po rozpoznaniu w Wydziale I w trybie uproszczonym w dniu 13 grudnia 2022 r. sprawy ze skargi K.K. na postanowienie Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Gdańsku z dnia 23 maja 2022 r. nr 2201-IOD-1.4102.61.2022 w przedmiocie kosztów postępowania oddala skargę.
Uzasadnienie
I SA/Gd 851/22
UZASADNIENIE
Zaskarżonym postanowieniem z 23 maja 2022 r. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Gdańsku, działając na podstawie art. 233 § 1 pkt 1 oraz art. 178 § 1 i § 3, art. 267 § 1 pkt 3 i art. 269 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm., dalej: O.p.), § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2015 r. w sprawie wysokości opłaty za sporządzenie kopii oraz odpisu dokumentów (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1844, dalej: rozporządzenie MF), utrzymał w mocy własne postanowienie z 24 lutego 2022 r., którym ustalił K. K. wysokość kosztów postępowania.
Stan sprawy jest następujący:
Wnioskiem z 9 listopada 2021 r. K. K. (dalej: skarżący) zwrócił się o wydanie z akt sprawy i doręczenie kserokopii wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach sprawy zakończonej ostateczną decyzją Dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku z 28 lutego 2017 r., nr 2201-PDM1.4211.42.2016, PD1/4211-0070-0072/16/10, 2201-PD1.4211.65.2016 określającą skarżącemu wysokość zobowiązania w podatku dochodowym od osób fizycznych za 2012 rok oraz wysokości odsetek od nieuregulowanych w terminie płatności zaliczek za styczeń i listopad 2012 r. Przedmiotowy wniosek został złożony przez skarżącego w toku postępowania o wznowienie postępowania zakończonego ww. decyzją ostateczną, wszczętego na wniosek skarżącego.
Pismem z 30 grudnia 2021 r. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Gdańsku (dalej: Dyrektor IAS, organ podatkowy) poinformował skarżącego, że w sprawie z wniosku o wznowienie postępowania organ podatkowy nie zebrał dodatkowego materiału dowodowego, wskazując że akta postępowania nadzwyczajnego obejmują akta postępowania zakończonego ostateczną decyzją wymiarową i zawierają 1.408 kart (jedno- i dwustronnie zapisanych). Wyjaśnił, że szacowane na podstawie rozporządzenia MF koszty sporządzenia ich kopii mogą wynosić około 1.200 zł i zgodnie z art. 267 § pkt 3 O.p. (wraz z kosztami doręczenia) obciążają stronę postępowania. W związku z powyższym organ podatkowy wezwał skarżącego, czy podtrzymuje żądanie o wydanie ich kserokopii.
Skarżący, w piśmie z 18 stycznia 2022 r., wskazał, że wnosi o wydanie i doręczenie na nośniku elektronicznym skanów wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach sprawy.
Organ podatkowy przesłał skarżącemu skany żądanych dokumentów na nośniku cyfrowym (płycie CD) wraz z hasłem niezbędnym do ich odczytania oraz postanowieniem z 24 lutego 2022 r. ustalił skarżącemu wysokość kosztów postępowania z tego tytułu w łącznej kwocie 862,68 zł oraz zakreślił siedmiodniowy termin do ich uiszczenia przelewem na rachunek bankowy.
Dyrektor IAS, po rozpatrzeniu zażalenia skarżącego, zaskarżonym postanowieniem z 23 maja 2022 r. utrzymał w mocy postanowienie z 24 lutego 2022 r.
W uzasadnieniu przywołał brzmienie przepisów zawartych w art. 178 § 1 i § 3 oraz art. 267 § 1 pkt 3 O.p., w świetle których koszty sporządzenia odpisów i kopii akt sprawy, wydanych na żądanie strony, obciążają stronę. Ich wysokość została ustalona na podstawie § 1 pkt 5 rozporządzenia MF, zgodnie z którym stawka za sporządzenie przez organ podatkowy kopii (odpisu) jednej strony zeskanowanego dokumentu wynosi 0,40 zł. Dyrektor IAS wyjaśnił skarżącemu, że przyjęta przez ustawodawcę wysokość opłat uwzględnia szacunkowe nakłady pracy za sporządzenie kopii (odpisu) dokumentu oraz koszty wykorzystanych materiałów, co wynika wprost z art. 270b O.p. W ocenie Dyrektora IAS kwota należnych kosztów z tytułu sporządzenia skarżącemu skanów żądanych dokumentów i ich wydania została ustalona w prawidłowej wysokości. Stanowi ona iloczyn ilości stron (2.120) oraz stawki określonej w § 1 pkt 5 rozporządzenia MF (848 zł), a także zawiera koszty płyty CD (0,90 zł) oraz doręczenia przesyłek zawierających nośnik elektroniczny i hasło dostępu (łącznie 13,78 zł). Zdaniem Dyrektora IAS kwestionowane przez skarżącego postanowienie zawiera wszystkie ustawowe elementy rozstrzygnięcia, tj. organ podatkowy wyjaśnił skarżącemu podstawę prawną, przytoczył właściwe w sprawie przepisy prawa oraz dokonał prawidłowej oceny okoliczności faktycznych.
Organ podatkowy za niezasadne uznał zarzuty zażalenia, że skarżący nie został poinformowany o obowiązku poniesienia kosztów sporządzenia skanów dokumentów w wersji elektronicznej. Pismo z 30 grudnia 2021 r. zawierało nie tylko informację w tym przedmiocie, ale także przedstawiono skarżącemu ich szacunkową wysokość.
Skarżący powyższe postanowienie zaskarżył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, żądając uchylenia w całości postanowień wydanych w obu instancjach. Zaskarżonym postanowieniom zarzucił naruszenie przepisów:
1/ art. 233 § 1 pkt 1 w związku z art. 239 O.p.,
2/ art. 178 § 1 i § 3, art. 267 § 1 pkt 3 i art. 269 § 1 O.p. oraz § 1 rozporządzenia MF, poprzez niewłaściwe ich zastosowanie, polegające na bezzasadnym i bezpodstawnym obciążeniu skarżącego kosztami sporządzenia kopii dokumentów, gdyż skarżący zrezygnował z ich sporządzenia i wydania w formie papierowej, a – w jego ocenie – skany przekazane na płycie CD nie podlegają opłacie z tego tytułu. Co więcej, skarżący nie został poinformowany, że zostanie obciążony kosztami z tytułu sporządzenia i doręczenia mu skanów dokumentów na nośniku elektronicznym;
3/ art. 217 § 1 pkt 4 i 5, § 2 w związku z art. 219 w związku z art. 210 § 4 O.p., poprzez niewłaściwe ich zastosowanie, polegające na braku prawidłowych uzasadnień faktycznych i prawnych.
W piśmie procesowym z 29 sierpnia 2022 r., stanowiącym uzupełnienie skargi, skarżący (poza argumentacją przedstawioną w skardze) zakwestionował ustaloną kwotę opłaty za sporządzenie skanów dokumentów. Argumentacja w tym zakresie stanowi polemikę z przyjętą przez organ podatkowy stawką opłaty z tego tytułu, która została określona w § 1 rozporządzenia MF, a której wysokość skarżący kwestionuje, powołując się na niższe koszty ich wykonania kopii dokumentów w formie skanów na nośniku elektronicznym aniżeli w formie papierowej.
W odpowiedzi na skargę Dyrektor IAS wniósł o jej oddalenie, podtrzymując w całości swoje dotychczasowe stanowisko w sprawie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku zważył, co następuje:
Skarga nie jest zasadna.
Aktem poddanym sądowej kontroli w rozpoznawanej sprawie jest postanowienie Dyrektora IAS z 23 maja 2022 r. utrzymujące w mocy postanowienie z 24 lutego 2022 r. w przedmiocie ustalenia kosztów postępowania z tytułu zeskanowania dokumentów z akt sprawy i przeniesienia ich na nośnik cyfrowy (płytę CD), poniesionych w związku z żądaniem skarżącego.
W pierwszej kolejności wskazać trzeba, że podstawową zasadę ponoszenia kosztów postępowania określa art. 264 w związku z art. 292 O.p. Stanowi on, że jeżeli dalsze przepisy nie stanowią inaczej, koszty postępowania przed organami podatkowymi ponosi Skarb Państwa, województwo, powiat lub gmina. Możliwość obciążenia strony kosztami postępowania wprowadza przepis zawarty w art. 267 § 1 O.p. Stanowi on m.in., że stronę obciążają koszty postępowania, które zostały poniesione w jej interesie albo na jej żądanie, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie (pkt 1) oraz koszty sporządzania odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 (pkt 3).
Z powyższego wynika, że koszty sporządzenia odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 O.p. są wyodrębnioną ustawowo pozycją w wykazie kosztów, które mogą obciążać stronę. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 czerwca 2011 r., II FSK 2018/10 (dostępne na stronie http://orzeczenia.nsa.gov.pl) trafnie zwrócił uwagę, że koszty, o których mowa w art. 267 § 1 pkt 3 O.p. obciążają stronę tylko wówczas, gdy nie wynikają z ustawowego obowiązku organu prowadzącego postępowanie podatkowe. Zatem w sytuacji, gdyby organ podatkowy był zobowiązany do doręczenia konkretnego dokumentu i z obowiązku tego się nie wywiązał, żądanie strony sporządzenia i doręczenia jej takiego dokumentu, w postaci jego odpisu lub kopii, wyłączy możliwość (obowiązek) obciążenia jej kosztami takich czynności. Stanowisko to NSA konsekwentnie prezentował także w orzeczeniu z 18 stycznia 2018 r., II FSK 3227/15 (dostępne na stronie http://orzeczenia.nsa.gov.pl), akcentując, że we wszystkich innych przypadkach określonych w art. 267 § 1 pkt 3 O.p., to strona ponosi ciężar ekonomiczny sporządzania odpisów lub kopii.
Z akt sprawy wynika, że Dyrektor IAS, na wniosek skarżącego, wszczął postępowanie o wznowienie postępowania zakończonego własną ostateczną decyzją określającą skarżącemu zobowiązanie w podatku dochodowym od osób fizycznych za 2012 r. oraz odsetki od nieuregulowanych w terminie płatności zaliczek za styczeń i listopad 2021 r. W toku tego postępowania skarżący zażądał wydania z akt sprawy i doręczenia na nośniku cyfrowym skanów wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach sprawy (pierwotnie wnosił o sporządzenie ich kserokopii). Dyrektor IAS uwzględnił przedmiotowy wniosek i przy pismach z 24 lutego 2022 r. przesłał skarżącemu zeskanowane dokumenty na płycie CD wraz z hasłem dostępu. Jednocześnie postanowieniem z 24 lutego 2022 r. określił koszty sporządzenia skanów przesłanej dokumentacji z akt sprawy, zawierającej 2.120 kart, która to liczba została przyjęta do obliczenia opłaty obciążającej skarżącego.
Zgodnie z art. 178 § 1 i 3 O.p. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, odpisów oraz sporządzania kopii przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Strona może też żądać wydania jej kopii akt sprawy lub uwierzytelnionych odpisów akt sprawy albo uwierzytelnienia kopii akt sprawy. Na podstawie art. 267 § 1 pkt 3 O.p., stronę obciążają koszty sporządzenia odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 O.p.
Powyższe oznacza, że we wszystkich ww. przypadkach to strona ponosi ciężar ekonomiczny sporządzania odpisów lub kopii. Oczywiście, koszty, o których mowa w art. 267 § 1 pkt 3 O.p. obciążają stronę wówczas, gdy nie wynikają z ustawowego obowiązku organu podatkowego prowadzącego postępowanie podatkowe i zostały poniesione w jej interesie i na jej żądanie, co wynika z art. 267 § 1 pkt 1 O.p. Zauważyć przy tym należy, że w rozpoznawanej sprawie skarżący, składając wniosek do organu, nie powoływał się na ustawowy obowiązek organu obligujący go do przesłania akt. Także w zażaleniu argumentował, że opłata została ustalona niezasadnie z tego powodu, że wniosek obejmował żądanie sporządzenia skanów dokumentów i przeniesienia ich na nośnik cyfrowy. Z tego względu rozporządzenie nie ma zastosowania, bowiem dotyczy ono kopii i odpisów dokumentów, a skarżący żądał skanów.
Zdaniem Sądu, sporządzenie przedmiotowych skanów akt sprawy nie wynikało z ustawowego obowiązku organu podatkowego prowadzącego postępowanie wznowieniowe. Było czynnością w interesie strony, ponieważ to na jej żądanie i dla jej celów procesowych skany zostały sporządzone. Opłatę za 1 stronę zeskanowanego dokumentu określa § 1 pkt 5 rozporządzenia MF – wynosi ona 0,40 zł. Stosując tę stawkę do 2.120 stron odwzorowanego tekstu, wysokość kosztów wyniosła 848 zł. Kompetencję organu w zakresie ustalania kosztów sporządzania kopii lub odpisów z akt ustanawia art. 269 § 1 w związku z art. 292 O.p. Stanowi on, że organ podatkowy ustala, w drodze postanowienia, wysokość kosztów postępowania, które zobowiązana jest ponieść strona.
Sąd stoi na stanowisku, że organ podatkowy miał podstawy do obciążenia skarżącego kosztami sporządzenia skanów dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, szczególnie, że skarżący zażądał zeskanowania i wydania mu wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach sprawy.
Sąd zwraca uwagę, że w piśmie z 30 grudnia 2021 r. Dyrektor IAS poinformował skarżącego, że w toku postępowania wznowieniowego nie został zebrany dodatkowy materiał dowodowy, w związku z czym akta sprawy obejmują akta postępowania zakończonego ostateczną decyzją wymiarową i zawierają 1.408 kart jedno- i dwustronnie zapisanych i wezwał skarżącego do udzielenia odpowiedzi, czy w tych okolicznościach podtrzymuje on swoje żądanie. Wyjaśnił przy tym, że na podstawie art. 267 § 1 pkt 3 O.p. skarżący zostanie obciążony kosztami sporządzenia kopii żądnych dokumentów oraz ich przesłania, przywołał brzmienie § 1 rozporządzenia MF oraz określił wstępny, szacunkowy koszt, jaki skarżący zobowiązany będzie ponieść z tego tytułu (przy czym koszt ten odnosił się do pierwotnego wniosku skarżącego, obejmującego żądanie wydania kserokopii dokumentów). Należy przy tym zwrócić uwagę, że w ww. piśmie organ podatkowy przywołał brzmienie § 1 rozporządzenia MF w całości, a zatem również treść pkt 5, który określa opłatę za jedną stronę zeskanowanego dokumentu papierowego. Tym samym skarżący modyfikując swoje żądanie miał wiedzę, że wykonanie kopii cyfrowych, tj. sporządzenie skanu żądanych dokumentów będzie wiązać się z obciążeniem go kosztami z tego tytułu w kwocie 0,40 zł za jedną stronę zeskanowanego dokumentu papierowego.
Zdaniem Sądu, koszty sporządzenia odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 O.p., obejmują także wykonanie kopii cyfrowych, tj. wykonanych metodą skanowania, czyli odczytania obrazu bądź informacji, zarejestrowania ich, a następnie przeniesienie w postaci cyfrowej na dowolny nośnik danych (w niniejszej sprawie była to płyta CD). Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie podziela pogląd przedstawiony w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 17 września 2020 r., I SA/Gl 408/20 (dostępne na stronie http://orzeczenia.nsa.gov.pl), w świetle którego czynność skanowania jest odzwierciedleniem, odwzorowaniem cyfrowym dokumentu, jego elektroniczną kopią, a nie kopią wykonaną inną techniką (np. fotograficzną lub kserograficzną). Innymi słowy, skan jest to elektroniczna kopia dokumentu papierowego; stanowi ona graficzne odwzorowanie dokumentu papierowego. Czynność skanowania przez organ dokumentu została wymieniona w rozporządzeniu MF (wydanym na podstawie art. 270b O.p.)/ jako czynność, za którą strona może zostać obciążona kosztami.
Wobec powyższego za niezasadne należało uznać wszystkie zarzuty skargi dotyczące naruszenia przez organ przepisów regulujących możliwość obciążenia strony kosztami postępowania za zeskanowanie dokumentów, przeniesienie ich na nośnik cyfrowy i wydanie skarżącemu w tej formie.
Wbrew zarzutom skargi zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie z 24 lutego 2022 r. zawierają wszystkie elementy wymagane przepisem art. 217 O.p. Dyrektor IAS powołał podstawę prawną, a w uzasadnieniu przytoczył przepisy, które miały zastosowania w sprawie, jak również wskazał okoliczności faktyczne istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.
Z tych względów, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku, na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postepowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.), oddalił skargę.