I SA/Bk 152/25
Podsumowanie
Przejdź do pełnego tekstuWojewódzki Sąd Administracyjny oddalił skargę podatnika na interpretację indywidualną Dyrektora KIS, uznając, że zwrot wydatków poniesionych przez doradcę prawnego w imieniu klienta musi być ujmowany w ewidencji VAT, a nie w odrębnym arkuszu Excel.
Podatnik, wykonujący zawody radcy prawnego i doradcy podatkowego, pytał, czy może pobierać od klientów środki na opłaty sądowe i administracyjne, ponosić je w ich imieniu, a następnie ujmować w odrębnej ewidencji w MS Excel. Dyrektor KIS odmówił, wskazując na konieczność ujmowania takich wydatków w ewidencji VAT. WSA w Białymstoku oddalił skargę, podzielając stanowisko organu, że zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu klienta, aby nie wchodził do podstawy opodatkowania, musi być ujęty przejściowo w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku VAT i tam wyodrębniony, a nie w odrębnej ewidencji niezwiązanej z VAT.
Sprawa dotyczyła skargi A. D. na interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w przedmiocie podatku od towarów i usług. Skarżący, będący radcą prawnym i doradcą podatkowym, chciał pobierać od klientów środki na opłaty sądowe, skarbowe i administracyjne, ponosić je w ich imieniu, a następnie ujmować te wydatki przejściowo w odrębnej ewidencji prowadzonej w programie MS Excel, niezwiązanej z ewidencją sprzedaży i nabycia VAT. Celem było przyspieszenie postępowań i ułatwienie płatności. Dyrektor KIS początkowo odmówił wszczęcia postępowania, a następnie wydał interpretację uznającą stanowisko skarżącego za nieprawidłowe. Organ argumentował, że zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługobiorcy, aby nie wchodził do podstawy opodatkowania VAT (zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u.), musi być ujęty przejściowo w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku VAT i tam wyodrębniony. Ewidencja w MS Excel, niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia VAT, nie spełnia tego wymogu. WSA w Białymstoku oddalił skargę, podzielając stanowisko Dyrektora KIS. Sąd uznał, że przepis art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. wymaga ujmowania takich wydatków w ewidencji prowadzonej na potrzeby podatku VAT, a nie w odrębnej ewidencji, nawet jeśli jest ona prowadzona w formie arkusza kalkulacyjnego. Sąd podkreślił, że możliwość prowadzenia odrębnej ewidencji zwrotów z kasy rejestrującej wynika z przepisów rozporządzenia, czego brak w przypadku opisanym we wniosku interpretacyjnym. Sąd nie dopatrzył się również naruszenia art. 14c § 2 Ordynacji podatkowej, uznając interpretację za umotywowaną i zawierającą prawidłowe stanowisko organu.
Asystent AI do analizy prawnej
Przeanalizuj tę sprawę w kontekście orzecznictwa, przepisów i doktryny. Uzyskaj pogłębioną analizę, projekt pisma lub odpowiedź na pytanie prawne.
Zagadnienia prawne (2)
Odpowiedź sądu
Nie, wydatki te muszą być ujęte przejściowo w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku VAT i tam wyodrębnione.
Uzasadnienie
Przepis art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. wymaga, aby zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługobiorcy był ujmowany przejściowo w ewidencji prowadzonej na potrzeby podatku VAT. Ewidencja w MS Excel, niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia VAT, nie spełnia tego wymogu. Brak jest podstawy prawnej do prowadzenia odrębnej ewidencji dla tego typu wydatków, w przeciwieństwie do zwrotów z kasy rejestrującej.
Rozstrzygnięcie
Decyzja
oddalono_skargę
Przepisy (3)
Główne
u.p.t.u. art. 29a § ust. 1, 6 i 7
Ustawa o podatku od towarów i usług
Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku. Kluczowe jest działanie w imieniu i na rachunek usługobiorcy oraz ujmowanie wydatków w ewidencji VAT.
Pomocnicze
o.p. art. 14c § § 2
Ordynacja podatkowa
Interpretacja indywidualna powinna zawierać wskazanie prawidłowego stanowiska wraz z uzasadnieniem prawnym w razie negatywnej oceny stanowiska wnioskodawcy.
Ustawa Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi art. 151
Argumenty
Skuteczne argumenty
Stanowisko Dyrektora KIS, że zwrot wydatków poniesionych w imieniu klienta musi być ujmowany w ewidencji VAT, a nie w odrębnej ewidencji MS Excel, jest prawidłowe.
Odrzucone argumenty
Możliwość ujmowania zwrotu wydatków poniesionych w imieniu klienta w odrębnej ewidencji MS Excel, niezwiązanej z ewidencją sprzedaży i nabycia VAT. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS naruszyła art. 14c § 2 o.p. poprzez brak umotywowanego i wyczerpującego rozstrzygnięcia.
Godne uwagi sformułowania
wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT były w ewidencji wyodrębnione (wyróżnione) nie może to być ewidencja niezwiązana z ewidencją sprzedaży i zakupu VAT prowadzoną dla potrzeb rozliczenia podatku VAT nie sposób wywieść, że dopuszczalne jest ujęcie tych wydatków gdzie indziej niż w tej ewidencji nie może on jednak zostać rozwiązany w postępowaniu, którego funkcją i zadaniem jest interpretacja przepisów prawa podatkowego
Skład orzekający
Małgorzata Anna Dziemianowicz
przewodniczący
Justyna Siemieniako
sprawozdawca
Marta Joanna Czubkowska
członek
Informacje dodatkowe
Wartość precedensowa
Siła: Średnia
Powoływalne dla: "Potwierdzenie konieczności ujmowania zwrotu wydatków poniesionych w imieniu klienta w ewidencji VAT, a nie w odrębnych arkuszach kalkulacyjnych."
Ograniczenia: Dotyczy sytuacji, gdy podatnik działa w imieniu i na rzecz klienta, a zwrot wydatków nie stanowi wynagrodzenia. Interpretacja opiera się na specyficznych przepisach u.p.t.u. dotyczących podstawy opodatkowania.
Wartość merytoryczna
Ocena: 5/10
Sprawa dotyczy praktycznego problemu rozliczania kosztów ponoszonych przez profesjonalistów w imieniu klientów i sposobu ich ewidencjonowania dla celów VAT, co jest istotne dla wielu przedsiębiorców.
“Czy możesz rozliczać wydatki klienta w Excelu? Sąd mówi: tylko w ewidencji VAT!”
Twój asystent do analizy prawnej
Zadaj pytanie prawne, zleć analizę orzecznictwa i przepisów, lub poproś o projekt pisma — AI przeszuka ponad 1,4 mln orzeczeń i aktualne akty prawne.
Powiązane tematy
Pełny tekst orzeczenia
Oryginał, niezmienionyI SA/Bk 152/25 - Wyrok WSA w Białymstoku Data orzeczenia 2025-07-09 orzeczenie prawomocne Data wpływu 2025-04-16 Sąd Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku Sędziowie Justyna Siemieniako /sprawozdawca/ Małgorzata Anna Dziemianowicz /przewodniczący/ Marta Joanna Czubkowska Symbol z opisem 6110 Podatek od towarów i usług 6560 Hasła tematyczne Interpretacje podatkowe Podatek od towarów i usług Skarżony organ Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej Treść wyniku Oddalono skargę Powołane przepisy Dz.U. 2021 poz 685 art. 29a ust. 1, 6 i 7 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Sentencja Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Małgorzata Anna Dziemianowicz, Sędziowie asesor sądowy WSA Marta Joanna Czubkowska, sędzia WSA Justyna Siemieniako (spr.), Protokolant starszy sekretarz sądowy Marta Marczuk, po rozpoznaniu w Wydziale I na rozprawie w dniu 9 lipca 2025 r. sprawy ze skargi A. D. na interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 lutego 2025 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.1010.2020.11.KO w przedmiocie podatku od towarów i usług oddala skargę. Uzasadnienie A. D. (dalej: "skarżący") w dniu 4 listopada 2020 r. złożył wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie m.in. momentu ujęcia zwrotu poniesionych kosztów przejściowo w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku oraz ustalenia, czy ewidencją prowadzoną na potrzeby podatku może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb podatku VAT. We wniosku przedstawił następujący stan faktyczny: 1) Skarżący wykonuje zawody radcy prawnego, doradcy podatkowego i rzeczoznawcy majątkowego pod nazwą K. A. D. W toku wykonywania ww. zawodów powstają koszty, które klient podatnika powinien zapłacić organom administracji, sądom itp. podmiotom. Aktualnie jest tak, że podatnik poleca płatności samym klientom, którzy dostarczają mu potwierdzenie (np. przelewu opłaty sądowej od pozwu, opłaty kancelaryjnej, opłaty skarbowej itp.). Podatnik chciałby - w celu przyspieszenia biegu spraw i udostępnienia nowego narzędzia (Płatności Sądowe - https://oplaty.ms.gov.pl), w którym zapłacić można błyskawicznie - pobierać od klientów bezpośrednio pieniądze z przeznaczeniem na ww. opłaty i dokonywać tych opłat w imieniu klientów i nie naliczać im z tego tytułu VAT. Do tej pory podatnik, powołując się na art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, przedstawiał klientom alternatywę, że albo zapłacą sami, albo - gdy zapłacą za pośrednictwem podatnika – to podatnik będzie im musiał naliczyć VAT do ww. opłat. 2) Skarżący wykonuje zawody doradcy podatkowego i rzeczoznawcy majątkowego również na rzecz sądów, policji, prokuratur, organów administracji publicznej itd. W tym zakresie działa jako biegły sądowy, a więc po formalnym wydaniu i doręczeniu postanowienia o dopuszczeniu dowodu z opinii biegłego sądowego. Takie czynności nie różnią się niczym (poza sprawami formalnego powołania, rozliczenia itd.) od czynności wykonywanych przez doradcę podatkowego (biegły sądowy z zakresu podatków) i przez rzeczoznawcę majątkowego (biegły sądowy z zakresu szacowania nieruchomości). Wynikiem pracy biegłego sądowego z zakresu podatków jest bowiem opinia w sprawach podatkowych. Natomiast wynikiem pracy biegłego sądowego z zakresu szacowania nieruchomości jest operat szacunkowy lub opinia o wartości nieruchomości. Po uzupełnieniu, na wezwanie organu, opisu sprawy, poprzez wskazanie, że pobierając od klientów pieniądze tytułem opłaty sądowej, skarbowej, administracyjnej Wnioskodawca nie naliczał marży; do tej pory nie prowadził konta przejściowego; klient sam płacił swoje opłaty a ponadto nie zamierza prowadzić konta przejściowego, gdyż nie prowadzi ksiąg podatkowych, zamierza natomiast prowadzić odrębną ewidencję w programie Excel, w której będzie ujmował zapłacone opłaty. Skarżący zadał następujące pytania: 1) Czy podatnik może najpierw uzyskać od klienta środki pieniężne na poczet wydatków, uiścić te wydatki, a następnie ująć "przejściowo" w prowadzonej przez siebie ewidencji na potrzeby podatku? 2) Czy ewidencja prowadzona na potrzeby podatku to może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT? Zdaniem Wnioskodawcy, 1) Podatnik może najpierw uzyskać od klienta środki pieniężne na poczet wydatków, uiścić te wydatki, a następnie ująć "przejściowo" w prowadzonej przez siebie ewidencji na potrzeby podatku; 2) Ewidencja prowadzona na potrzeby podatku to może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT. Postanowieniem z dnia 10 lutego 2021 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.1010.2020.1.KO Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odmówił wszczęcia postępowania stwierdzając, że złożony przez skarżącego wniosek o wydanie interpretacji w zakresie zakreślonym pytaniami oraz przedstawionym do nich własnym stanowiskiem Wnioskodawcy nie dotyczy przepisów prawa podatkowego. Wskazano, że przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, dalej: "u.p.t.u.") oraz Rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988 ze zm. – dalej: "Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r.") nie regulują kwestii objętej pytaniami Wnioskodawcy. Po ponownym rozpoznaniu Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: Dyrektor KIS), postanowieniem z 14 kwietnia 2021 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.1010.2020.2.MP utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku wyrokiem z 7 lipca 2021 r. sygn. akt I SA/Bk 262/21 uchylił powyższe postanowienie Dyrektora KIS z 14 kwietnia 2021 r. Z kolei Naczelny Sąd Administracyjny postanowieniem z 30 października 2024 r. sygn. akt I FSK 2034/21 umorzył postępowanie kasacyjne zainicjowane skargą kasacyjną Dyrektora KIS. Następnie Dyrektor KIS w dniu 26 lutego 2025 r. wydał interpretację podatkową nr 0111-KDIB3-1.4012.1010.2020.11.KO, w której stwierdził, że stanowisko skarżącego w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług w zakresie momentu ujęcia zwrotu poniesionych kosztów przejściowo w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku oraz ustalenia, czy ewidencją prowadzoną na potrzeby podatku może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb podatku VAT jest nieprawidłowe. Dyrektor wskazał na treść art. 29a ust. 6 i ust. 7 u.p.t.u i wyjaśnił, że podstawowym warunkiem zastosowania wyłączenia określonego w art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. jest działanie podatnika w imieniu i na rachunek usługobiorcy. W tej sytuacji usługodawca "niejako" reguluje płatność "za usługobiorcę", a otrzymane przez niego od usługobiorcy środki pieniężne na pokrycie opłat uiszczanych w imieniu i na rzecz usługobiorcy, nie stanowią wynagrodzenia z tytułu czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Zwrot tego typu kosztów na rzecz usługodawcy nie powoduje konsekwencji w zakresie podatku VAT, gdyż nie stanowi on wynagrodzenia z tytułu wykonania czynności objętej VAT. Natomiast jeżeli podatnik działa we własnym imieniu, lecz na rachunek swojego klienta (usługobiorcy), to przepis ten nie znajduje zastosowania. Kolejną przesłanką, którą powinien spełnić podatnik, aby skorzystać z instytucji zwrotu poniesionych wydatków, do której odnosi się art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u., jest ujęcie tych wydatków przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Istotne jest bowiem, aby wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT były w ewidencji wyodrębnione (wyróżnione). Następnym, zdaniem Dyrektora KIS, warunkiem wynikającym z ww. przepisu jest udokumentowanie wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługobiorcy. Aby otrzymane przez usługodawcę od usługobiorcy środki pieniężne nie stanowiły elementu podstawy opodatkowania, to usługodawca powinien dysponować dowodami dokumentującymi rzeczywiste kwoty poniesionych kosztów w imieniu i na rzecz swoich usługobiorców. Trzeba również pamiętać, że aby otrzymana przez podatnika kwota stanowiła zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rachunek usługobiorcy, nie może ona stanowić należności lub kosztów dodatkowych, które w myśl art. 29a ust. 1 i 6 u.p.t.u., należy uwzględnić w podstawie opodatkowania podatkiem VAT. Zatem nie wystąpi zwrot wydatków poniesionych przez podatnika w imieniu i na rzecz usługobiorcy, jeśli wydatki te stanowią świadczenia pomocnicze związane bezpośrednio z dokonywaną przez niego na rzecz danego klienta dostawą towarów lub świadczeniem usług, czyli wydatki te są poniesione przez podatnika we własnym imieniu. W takiej sytuacji kwota zwracanych wydatków stanowi w istocie element kalkulacyjny wynagrodzenia z tytułu zawartej transakcji. W konsekwencji spełnienie przez podatnika warunków wynikających z art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. skutkuje nieujmowaniem w podstawie opodatkowania VAT przedmiotowych wydatków. Odnosząc się do kwestii ujęcia opłat w ewidencji prowadzonej w MS Excel i niezwiązanej z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT organ podkreślił, że wskazane w opisie wniosku wydatki ponoszone w imieniu na rzecz klienta powinny być ujęte przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Istotne jest bowiem, aby wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT, były w ewidencji wyodrębnione (wyróżnione). Tym samym ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT, nie będzie prowadzona prawidłowo. Nie może to bowiem być ewidencja niezwiązana z ewidencją sprzedaży i zakupu VAT prowadzoną dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. W konsekwencji organ nie zgodził się ze stanowiskiem skarżącego, że ewidencja prowadzona na potrzeby podatku to może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT, gdyż wskazane wydatki powinny być w ewidencji prowadzonej dla potrzeb rozliczenia podatku VAT wyodrębnione (wyróżnione), nie mogą być ujęte w ewidencji niezwiązanej z ewidencją prowadzoną dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Odnosząc się zaś do momentu ujęcia uzyskanych środków pieniężnych uzyskanych od klienta na poczet wydatków (które ponosi klient) w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku, organ zaznaczył, że warunkiem ujęcia jest udokumentowanie wydatków poniesionych w imieniu na rzecz usługobiorcy - klienta. Skarżący powinien jako usługodawca dysponować dowodami dokumentującymi rzeczywiste kwoty poniesionych kosztów w imieniu i na rzecz swoich klientów. W przypadku gdy skarżący będzie dysponował ww. dowodami, to może najpierw uzyskać od klienta środki pieniężne na poczet wydatków, uiścić te wydatki, a następnie ująć "przejściowo" w prowadzonej przez siebie ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT, pod warunkiem, że wydatki będą w tej ewidencji wyodrębnione (wyróżnione). Organ stwierdził, że w sytuacji, gdy skarżący zamierza ujmować "przejściowo" wskazane w opisie wniosku wydatki w ewidencji MS Excel niezwiązanej z ewidencją sprzedaży i zakupu prowadzoną dla potrzeb rozliczenia podatku VAT, to będzie to nieprawidłowe. Powyższą interpretację ustanowiony w sprawie pełnomocnik zaskarżył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku. Zarzucił jej: I. naruszenie przepisów postępowania mające istotny wpływ na wynik sprawy, tj.:art. 14c § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r., poz. 111 ze zmianami, dalej: "o.p."), poprzez brak umotywowanego, spójnego, wyczerpującego i jednoznacznego kierunku rozstrzygnięcia w zakresie powodów uznania stanowiska skarżącego za nieprawidłowe oraz brak sformułowania w skarżonej interpretacji prawidłowej (zgodnej z przepisami) odpowiedzi na pytanie skarżącego zawarte we wniosku; II. naruszenie przepisów prawa materialnego mające istotny wpływ na wynik sprawy, tj.: art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u., poprzez jego błędną wykładnię i w konsekwencji dokonanie niewłaściwej oceny co do zastosowania tego przepisu i przyjęcie, że stanowisko skarżącego w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie momentu ujęcia zwrotu poniesionych kosztów przejściowo w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku oraz ustalenia, czy ewidencją prowadzoną na potrzeby podatku może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną na potrzeby podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe, podczas gdy prawidłowa wykładnia tego przepisu i właściwa ocena co do zastosowania tego przepisu prowadzi do jednoznacznego wniosku przeciwnego. W uzasadnieniu skargi podniósł, że w jego przekonaniu w miarę jasna jest sytuacja, gdy podatnik prowadzi księgi handlowe. Wtedy ujmowanie udokumentowanych wydatków może być dokonywane, jak się wydaje, na odrębnym koncie księgowym. W przypadku skarżącego, prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencje dla potrzeb podatku od towarów i usług, to narzędzie nie jest możliwe do wykorzystania. Wskazując na poglądy doktryny skarżący wskazał, że z ich analizy wynika, po pierwsze, możliwość prowadzenia, cały czas na potrzeby rozliczeń podatku od towarów i usług, ewidencji tzw. głównej (sprzedaży, zakupu) oraz odrębnej ewidencji (która w związku z tym, że jest odrębna, nie znaczy, że nie dotyczy VAT). Jest to tak samo ewidencja na potrzeby podatku. Niemniej jednak, z uwagi na istotne różnice, jest prowadzona odrębnie, tak jak np. ewidencja zwrotów z kasy rejestrującej obrót. Podniósł, że w stanowisku podatnika nie chodziło o to, że ta ewidencja ma być odrębna, a więc ma nie dotyczyć rozliczeń w podatku od towarów i usług. Ona ma być odrębna o tyle, że nie wpisuje się w schemat ewidencji zakupów VAT i ewidencji sprzedaży VAT. Te ewidencje mają swoje formalne ramy, schematy i wygląd, których nie ma ewidencja z art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. Stąd jej odrębność od tych głównych ewidencji do celów VAT, a więc interpretacja stanowiska podatnika jakoby twierdził, że ewidencja z art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. miałaby nie dotyczyć rozliczeń VAT jest dalece nieuprawniona. Zauważył ponadto, że cytowani przedstawiciele doktryny prawa podatkowego wyraźnie dopuszczają prowadzenie ewidencji związanej z art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. w formie arkusza kalkulacyjnego MS Excel. W odpowiedzi na skargę Dyrektor KIS wniósł o jej oddalenie i podtrzymał stanowisko przedstawione w zaskarżonej interpretacji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku zważył, co następuje. Skarga nie zasługuje na uwzględnienie. Wprawdzie wniosek interpretacyjny dotyczył dwóch kwestii tj. momentu ujęcia zwrotu poniesionych kosztów przejściowo w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku oraz ustalenia, czy ewidencją prowadzoną na potrzeby podatku może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb podatku VAT, to w istocie spór koncentruje się wyłącznie na kwestii prawidłowości ewidencjonowania. Sporne pozostaje to, czy ewidencją prowadzoną na potrzeby podatku od towarów i usług może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT. Skarżący zarzuca naruszenie art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. podnosząc, że ewidencja prowadzona na potrzeby podatku to może być ewidencja prowadzona np. w MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT. Przeciwne stanowisko wyraża w sprawie organ argumentując, że wskazane w opisie wniosku wydatki ponoszone w imieniu na rzecz klienta powinny być ujęte przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Istotne jest bowiem, aby wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT były w ewidencji wyodrębnione (wyróżnione). Tym samym ewidencja prowadzona np. MS Excel i niezwiązana z ewidencją sprzedaży i nabycia prowadzoną dla potrzeb rozliczenia VAT, nie będzie prowadzona prawidłowo. W tym sporze Sąd przyznaje rację organowi interpretacyjnemu. Przepisem prawa podatkowego który mógł zostać poddany interpretacji w kontekście spornego zagadnienia był art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. Zgodnie z tą regulacją, podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku. Sporne jest pomiędzy stronami rozumienie sformułowania, jak rozumieć przejściowe ujmowanie poniesionych wydatków w ewidencji. Organ uważa, że powinno to nastąpić w ewidencji prowadzonej na potrzeby podatku VAT, podatnik zaś – wskazując na trudności natury technicznej – uznaje, że może to być ujmowane w ewidencji odrębnej prowadzonej np. w MS Excel. Zdaniem sądu, zgodzić trzeba się z organem, że spełnienie warunku, aby wydatki ponoszone w imieniu na rzecz klienta były ujęte przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT wymaga, aby wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT były w ewidencji wyodrębnione (wyróżnione). Powołany przepis art. 29a ust. 1 pkt 3 u.p.t.u. mówi wyraźnie o ewidencji prowadzonej na potrzeby podatku VAT (z wszystkimi konsekwencjami dotyczącymi zasad jej prowadzenia). Z regulacji tej nie sposób wywieść, że dopuszczalne jest ujęcie tych wydatków gdzie indziej niż w tej ewidencji. Rację ma organ, że nie może to być ewidencja niezwiązana z ewidencją sprzedaży i zakupu VAT prowadzoną dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT mają być w tej ewidencji wyodrębnione (wyróżnione), nie zaś znajdować się poza tą ewidencją, np. w dokumencie MS Excel. Sąd chce zaznaczyć, że rozumie występujący po stronie skarżącego i wskazywany przez niego problem o charakterze technicznym. Nie może on jednak zostać rozwiązany w postępowaniu, którego funkcją i zadaniem jest interpretacja przepisów prawa podatkowego. Dokonanie wykładni takiej, jak chce skarżący, oznaczałoby wkroczenie przez organ interpretacyjny w kompetencje ustawodawcy, co byłoby działaniem nieuprawnionym i jako takie nie mogłoby znaleźć akceptacji. Skarżący podnosi argument, że istnieje możliwość prowadzenia odrębnej ewidencji zwrotów z kasy rejestrującej obrót. Istotnie, możliwość taka istnieje, gdyż została przewidziana w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. (wcześniej z 29 kwietnia 2019 r.) w sprawie kas rejestrujących. W § 3 ust. 2 i 3 tego Rozporządzenia wskazano: 2. W ewidencji nie ujmuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. 3. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji. Dla opisanej sytuacji istnieje więc podstawa prawna do prowadzenia odrębnej ewidencji. W przypadku opisanym we wniosku interpretacyjnym normodawca regulacji takiej nie przewidział i nie sposób wywieść ją z obowiązujących przepisów prawnych. Dokonana przez Dyrektora KIS interpretacja art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. jest zatem zdaniem Sądu prawidłowa. Sąd nie stwierdził, aby doszło do naruszenia tego przepisu. Sąd nie stwierdził również naruszenia art. 14c § 2 o.p. Zgodnie z tym przepisem, w razie negatywnej oceny stanowiska wnioskodawcy interpretacja indywidualna zawiera wskazanie prawidłowego stanowiska wraz z uzasadnieniem prawnym. Zaskarżona interpretacja w istocie zawiera negatywną ocenę stanowiska wnioskodawcy. Niewątpliwie jednak wskazano w niej stanowisko, które organ interpretacyjny uznaje za prawidłowe (ujmowanie spornych wydatków i ich wyodrębnianie w ewidencji prowadzonej dla potrzeby podatku VAT) jak też zawiera, choć krótkie, to jednak prawidłowe uzasadnienie prawne. W szczególności podano podstawę prawną, jak i dokonano analizy przepisu, wskazując jego prawidłowe rozumienie. Sporządzone uzasadnienie będące analizą przedstawionego opisu stanu faktycznego w kontekście interpretowanego przepisu należy uznać za kompletne i wyczerpujące. Słusznie zauważa przy tym organ, że wydając interpretację indywidualną nie jest on zobligowany do odnoszenia się w sposób bardzo szczegółowy do wszystkich argumentów podatnika zawartych we wniosku. Uznając, że zaskarżona interpretacja jest zgodna z prawem sąd na podstawie art. 151 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi orzekł o jej
Potrzebujesz pomocy prawnej?
Asystent AI przeanalizuje Twoje pytanie w oparciu o orzecznictwo, przepisy i doktrynę — jak rozmowa z ekspertem.
Zadaj pytanie Asystentowi AI