I OSK 1359/08

I OSK 1359/08 - Wyrok NSA
Data orzeczenia
2009-09-23
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2008-11-03
Sąd
Naczelny Sąd Administracyjny
Sędziowie
Anna Łuczaj /przewodniczący sprawozdawca/
Ewa Dzbeńska
Marian Wolanin
Symbol z opisem
6072 Scalenie oraz podział nieruchomości
Hasła tematyczne
Administracyjne postępowanie
Sygn. powiązane
I SA/Wa 716/08 - Wyrok WSA w Warszawie z 2008-07-31
Skarżony organ
Samorządowe Kolegium Odwoławcze
Treść wyniku
Uchylono zaskarżony wyrok oraz postanowienie organu II instancji
Powołane przepisy
Dz.U. 2002 nr 153 poz 1270
art. 145 § 1 pkt 1 lit. c, art. 188, art. 203 pkt 1, art. 205 § 2
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
Dz.U. 2000 nr 98 poz 1071
art. 42, art. 43, art. 44, art. 129, art. 134
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jednolity
Sentencja
Naczelny Sąd Administracyjny w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Anna Łuczaj (spr.), Sędzia NSA Ewa Dzbeńska, Sędzia WSA del. do NSA Marian Wolanin, Protokolant Kamil Wertyński, po rozpoznaniu w dniu 23 września 2009r. na rozprawie w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej B. M. i A. M. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 31 lipca 2008r. sygn. akt I SA/Wa 716/08 w sprawie ze skargi B. M. i A. M. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. z dnia [...] lutego 2008r. nr [...] w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania 1. uchyla zaskarżony wyrok oraz postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. z dnia [...] lutego 2008r. nr [...]; 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. solidarnie na rzecz B. M. i A.M. kwotę 760 (siedemset sześćdziesiąt) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania za obie instancje.
Uzasadnienie
Wyrokiem z dnia 31 lipca 2008 r., sygn. akt I SA/Wa 716/08 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oddalił skargę B. M. i A. M. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. z dnia [...] 2008 r. w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania.
W uzasadnieniu rozstrzygnięcia Sąd podał, iż Prezydent Miasta W. decyzją z dnia [...] 2007 r. zatwierdził projekt podziału nieruchomości KW [...], położonej w W., w dzielnicy B., przy ul. S., działka ewidencyjna nr [...] z obrębu [...].
Odwołanie od powyższej decyzji złożyli B. i A. M. podnosząc, że zachowali termin do wniesienia odwołania, jednocześnie z ostrożności wnieśli o jego przywrócenie. Pismem z dnia [...] 2007 r. pełnomocnik B. i A. M. uzupełnił wniesione odwołanie, podnosząc, że doręczenie przez pocztę było prawnie bezskuteczne, gdyż nie spełniło wymogów określonych w art. 43 i 44 k.p.a.
Postanowieniem z dnia [...] 2008 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w W. odmówiło przywrócenia terminu do wniesienia odwołania i stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji z dnia [...] 2007 r.
Organ podniósł, że zgodnie z art. 44 k.p.a., w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i art. 43 k.p.a., poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w powyższym terminie, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia powyższego okresu, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Na znajdującej się w aktach sprawy kopercie, zawierającej decyzję, znajduje się adnotacja "awizowano 29.10" i pieczątka "awizowano powtórnie dnia 6.11.07", obie opatrzone podpisem doręczyciela oraz pieczątka "Zwrot nie podjęto w terminie". Powyższe wskazuje, że przesyłka była awizowana dwukrotnie i za każdym razem przechowywana była w placówce pocztowej przez wskazany w art. 44 k.p.a. okres 7 dni. Zwrotu przesyłki do nadawcy dokonano po upływie 14 dnia licząc od dnia pierwszego awizowania.
Organ uznał skuteczność doręczenia zastępczego. Ustawowy 14-dniowy termin do wniesienia odwołania upłynął dnia 27 listopada 2007 r. Odwołanie zostało wniesione po terminie, gdyż nosi datę 30 listopada 2007 r. i wpłynęło do Wydziału Obsługi Mieszkańców w Dzielnicy B. w dniu 3 grudnia 2007 r.
Organ dodał, że na skuteczność regulacji domniemania doręczenia nie ma wpływu fakt późniejszego doręczenia odpisu pisma do rąk własnych adresata (por. wyrok NSA z dnia 12 października 1999 r. sygn. akt V SA 1880/98 LEX nr 49422).
Nadto organ wskazał, że doręczenie przesyłki jej adresatom stosownie do art. 42 k.p.a. nie było możliwe, skoro, jak wskazał pełnomocnik stron, przebywali na urlopie poza miejscem zamieszkania. Natomiast w związku z możliwością doręczenia w trybie art. 43 k.p.a., organ zauważył, że odwołujący się nie wskazali na istnienie dorosłego domownika, sąsiada, lub dozorcy domu, który przebywałby w tym czasie w miejscu zamieszkania i mógł podjąć się oddania przesyłki adresatom. Zatem zarzut niezastosowania art. 43 k.p.a. jest gołosłowny, zaś organ nie ma obowiązku sprawdzania przy zwrocie przesyłki nie podjętej w terminie, czy przy doręczaniu decyzji wyczerpane zostały możliwości zastosowania art. 43 k.p.a.
Odnośnie skuteczności doręczenia, o jakim mowa w art. 44 k.p.a. organ zauważył, że w niniejszej sprawie awizowanie przesyłki zostało potwierdzone podpisem doręczyciela, zaś terminy przechowywania przesyłki w urzędzie pocztowym zostały zachowane. Istotą awizowania jest pozostawienie adresatowi informacji o możliwości odbioru przesyłki w urzędzie pocztowym oraz o terminie do kiedy będzie to możliwe. Skoro zatem doręczyciel poświadczył awizowanie przesyłki własnym podpisem, to znaczy, że dokonanie czynności mieszczących się pod pojęciem awizowania znajduje urzędowe potwierdzenie. Domniemanie skuteczności doręczenia zastępczego mogłoby być obalone tylko stosownym przeciwdowodem.
Organ zaznaczył, że w sytuacji złożenia wniosku o przywrócenie uchybionego terminu (art. 58 § 1 k.p.a.) konieczne jest uprawdopodobnienie, że uchybienie terminu nastąpiło bez winy zainteresowanego, z powodu zaistnienia przeszkody trudnej do przezwyciężenia. W niniejszej sprawie wniosek o przywrócenie terminu nie zawiera jakiegokolwiek uzasadnienia. Argumentacja stron, zmierza wyłącznie do wykazania, że doręczenie, o jakim mowa w art. 44 k.p.a., było prawnie bezskuteczne, a zatem że uchybienie terminu nie nastąpiło. Brak jest natomiast wskazania przyczyny opóźnienia przy złożeniu odwołania.
Organ podkreślił, że od dnia, w którym A. M. odebrał egzemplarz decyzji w siedzibie urzędu i miał możliwość zapoznania się z aktami sprawy, w tym z faktem dokonania doręczenia zastępczego wydanej decyzji, tj. od dnia 19 listopada 2007 r. do dnia upływu
terminu do wniesienia odwołania, pozostawało jeszcze 8 dni, w czasie których możliwe było terminowe wniesienie odwołania. Zatem brak jest podstaw do przywrócenia terminu do wniesienia odwołania.
W skardze na powyższe postanowienie B. i A. M. wnieśli o jego uchylenie, zarzucając naruszenie art. 42-44 k.p.a. poprzez nieuwzględnienie obowiązujących zasad oraz procedur dotyczących doręczania adresatom pism. Adnotacja o uprawomocnieniu się decyzji jest niezgodna z prawem, co wynika z faktu, iż doręczenie zastępcze decyzji nie spełniło wymogów określonych w art. 43 i 44 k.p.a. Podkreślili, że doręczenie dokonane w trybie art. 44 k.p.a. skuteczne jest tylko w przypadku niemożności dokonania doręczenia w trybie art. 42-43 k.p.a. Skarżący nie ma obowiązku udowadniania, że podczas jego nieobecności istniała możliwość doręczenia przesyłki do rąk któregoś z podmiotów wymienionych w art. 43 k.p.a. Nadto pełnomocnik skarżących podniósł, że z akt sprawy nie wynika, iż awiza zostały pozostawione w sposób niebudzący wątpliwości, gdyż nie jest to w żaden sposób udokumentowane, a sama wzmianka na kopercie nie jest wystarczająca.
Skarżący wskazali, że w skrzynce odbiorczej brak było jakichkolwiek zawiadomień o możliwości odebrania przesyłki poleconej. Zatem doręczenie decyzji przez pocztę skarżącym było prawnie bezskuteczne.
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o oddalenie skargi.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że skarga nie zasługuje na uwzględnienie.
Przytaczając treść przepisów art. 42 - 44 k.p.a. Sąd wskazał, iż przesyłka zawierająca decyzję Prezydenta m. st. W. z dnia [...]2007 r. adresowana do B. i A. M. pierwszy raz została awizowana w dniu 29 października 2007 r., powtórnie awizowana w dniu 6 listopada 2007 r. i zwrócona po czternastu dniach przechowywania w placówce pocztowej w dniu 14 listopada 2007 r. Daty obu awizacji zostały potwierdzone podpisem doręczyciela.
Sąd podał, iż doręczenia w trybie art. 44 k.p.a. dokonuje się w razie niemożności doręczenia w sposób wskazany w art. 42 i 43 k.p.a. Przez niemożność doręczenia pisma w trybie art. 42 k.p.a. należy rozumieć sytuację, w której podmiot doręczający pismo nie zastał adresata w żadnym z miejsc wskazanych w tym przepisie. Natomiast niemożność doręczenia pisma w sposób określony w art. 43 k.p.a. oznacza, iż doręczający nie zastał dorosłego domownika, sąsiada lub dozorcy domu, albo też, że żadna z tych osób nie podjęła się oddania pisma adresatowi. Sąd uznał, że w sprawie zostały spełnione przesłanki do zastosowania art. 44 k.p.a. Skoro doręczyciel nie zastał adresata w miejscu wymienionym w art. 42 k.p.a. i nie zastał również osób, które zgodnie z art. 43 k.p.a. podjęłyby się oddania pisma adresatowi to zgodnie z art. 44 k.p.a. mógł pozostawić zawiadomienie o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej wraz z informacją o możliwości jego odbioru.
Sąd wskazał, iż termin na wniesienie odwołania, o którym mowa w art. 129 § 2 k.p.a. jest terminem prekluzyjnym dla strony, a jego uchybienie powoduje, że czynność prawna podjęta przez stronę po jego upływie jest bezskuteczna. Uchybienie ustawowego terminu powoduje bezskuteczność odwołania, czego następstwem jest ostateczność decyzji. Organ odwoławczy obowiązany jest w postępowaniu wstępnym zbadać, czy odwołanie zostało wniesione w przewidzianym przepisami terminie. Każde uchybienie terminu do wniesienia odwołania (niezależnie od jego długości) powoduje, że organ odwoławczy ma obowiązek stwierdzić uchybienie, wydając postanowienie przewidziane w art. 134 k.p.a., chyba że strona wnosi o przywrócenie uchybionego terminu stosownie do art. 58 i następnych k.p.a. i wniosek ten zostanie uwzględniony.
Zdaniem Sądu doręczenie zastępcze decyzji z dnia 24 października 2007 r. zostało dokonane prawidłowo. Za datę doręczenia decyzji Prezydenta m. st. W. należy przyjąć - 13 listopada 2007 r. Czternastodniowy termin do wniesienia odwołania upłynął w dniu 27 listopada 2007 r., natomiast samo odwołanie zostało wniesione w dniu 3 grudnia 2007 r., czyli po terminie. Nadto A. M. odebrał osobiście wskazaną decyzję w dniu 19 listopada 2007 r. Skoro termin do wniesienia odwołania upływał w dniu 27 listopada 2007 r., to od dnia odebrania decyzji przez skarżącego pozostało jeszcze osiem dni na złożenie odwołania.
Sąd stwierdził także, że wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania nie został w żaden sposób uzasadniony. Nie uprawdopodobniono, że uchybienie nastąpiło bez winy skarżących i jaka była przyczyna uchybienia terminowi. Zatem nie zostały spełnione przesłanki z art. 58 k.p.a. uzasadniające przywrócenie terminu.
Skargę kasacyjną od powyższego wyroku wnieśli B. i A. M., reprezentowani przez radcę prawnego R. W. Wyrok zaskarżono w całości, zarzucając naruszenie przepisów prawa materialnego poprzez ich błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie, a w szczególności art. 42- 44 k.p.a. poprzez uznanie, iż zostały spełnione przesłanki określone w tych przepisach, a zatem doręczenie skarżącym pism w toku sprawy było prawidłowe i skuteczne.
W oparciu o powyższe zarzuty kasacyjne B. i A. M. wnieśli o uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i przekazanie sprawy Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu do ponownego rozpoznania oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych.
W uzasadnieniu skargi kasacyjnej skarżący podnieśli, że w rzeczywistości nie spełniono wymogów określonych w przepisach art. 42 i 43 k.p.a., a zatem niemożliwe i nieprawidłowe było zastosowanie art. 44 k.p.a. Sąd bezpodstawnie przyjął, iż w sprawie zostały spełnione przesłanki do zastosowania art. 44 k.p.a. W aktach sprawy nie ma informacji o tym, że została podjęta próba doręczenia pisma domownikowi bądź sąsiadowi, co oznacza, że nie została zachowana kolejność doręczeń wskazana w art. 42 i art. 43 k.p.a., aby doręczenie można było uznać za prawidłowe. Nie zostały także podjęte jakiekolwiek działania w celu wypełnienia tego obowiązku. Wskazano, że doręczenie zastępcze jest prawidłowe, jeżeli pomimo podjętej bezskutecznej próby doręczenia do rąk dorosłego domownika zostaną również podjęte kroki w celu pozostawienia pisma do rąk sąsiada lub dozorcy domu. Skarżący nie ma obowiązku udowadniania, że podczas jego nieobecności istniała możliwość doręczenia przesyłki do rąk któregoś z podmiotów wymienionych w art. 43 k.p.a., ponieważ nie ma przepisu, który by stanowił, że ciężar dowodu spoczywa na skarżącym. Zgodnie z przepisami k.p.a. to podmiot obowiązany do doręczenia skarżącym pisma w sytuacji, gdy adresata w domu nie zastał powinien zainicjować dalszą procedurę przewidzianą w takich okolicznościach. Powołując się na wyrok NSA z dnia 6 stycznia 1997 r., sygn. akt I SA/Lu 1396/97 (Lex Polonica 348369) skarżący podnieśli, że nie można przerzucać ciężaru dowodu na skarżących i wymagać przedstawienia dowodów, że pisma nie otrzymali. Ponadto musi zachodzić sytuacja, że wyczerpano wszelkie możliwości, jeśli chodzi o doręczenie właściwe, i to w miejscach, w których kodeks dopuszcza takie doręczenie, jak i również doręczenia poprzez dorosłego domownika, sąsiada czy dozorcę domu. Zwrot "pisma doręcza się" nie pozostawia wątpliwości, że organ doręczający ma obowiązek podjęcia starań ukierunkowanych na dokonanie doręczenia zastępczego. Podkreślono, że obowiązkiem organów jest wyegzekwowanie od urzędów pocztowych ścisłego przestrzegania zawartych z nimi umów o doręczaniu adresatom przesyłek, a zatem należy od urzędów oczekiwać wszelkiej staranności w doręczaniu (wyrok NSA z dnia 24 marca 1999 r. sygn. akt I SA/Lu 151/98). Dokumenty potwierdzające doręczenie przesyłki adresatom muszą być szczegółowo i prawidłowo wypełnione przez doręczyciela. Musi z nich wynikać komu i w jaki sposób przesyłka została doręczona, w przeciwnym razie doręczenie nie może zostać uznane za skuteczne. Okoliczność nieudanych prób dokonania doręczeń w trybie art. 42 i 43 k.p.a. powinna znaleźć odzwierciedlenie na druku dowodu doręczenia. A zatem, jeżeli na przesyłce nie ma adnotacji o
przyczynie niedoręczenia przesyłki osobom wymienionym w art. 43 k.p.a., nie może być uznane za skuteczne doręczenie w trybie art. 44 k.p.a.
Skarżący podnieśli, że Sąd nie ustosunkował się do zarzutu, że w skrzynce odbiorczej brak było jakichkolwiek zawiadomień o konieczności odbioru przesyłki, a zarzut był istotny, zważywszy iż sama adnotacja o dwukrotnym awizowaniu przez pocztę przesyłki poleconej nie może być uznana za równoznaczną z wypełnieniem obowiązków określonych w art. 44 k.p.a., a zatem brak jest możliwości przyjęcia fikcji doręczenia pisma w trybie art. 44 k.p.a. Podkreślono, że doręczyciel jest zobowiązany prawidłowo wypełnić druczki i nie może ograniczyć się do podania słowa "awizowano", opatrując je datą. Przepis wymaga by o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym umieścić zawiadomienie na drzwiach mieszkania adresata. W sprawie wymóg nie został spełniony, gdyż brakuje danych co do złożenia pisma w urzędzie pocztowym i zawiadomienia o tym na drzwiach mieszkania. Zatem doręczenie było wadliwe, gdyż nie pozwala na skontrolowanie, czy doręczyciel postąpił zgodnie z wymogami określonymi w art. 44 k.p.a.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Skarga kasacyjna wniesiona w niniejszej sprawie zawiera usprawiedliwione podstawy zaskarżenia, a to z poniższych względów.
Zgodnie z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) – zwanej dalej "p.p.s.a." - Sąd, uwzględniając skargę na decyzję lub postanowienie uchyla decyzję lub postanowienie w całości albo w części, jeżeli stwierdzi inne naruszenie przepisów postępowania, jeżeli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Ustawa nie wymaga w tym przypadku, aby naruszenie przepisów postępowania miało wpływ na wynik sprawy. Wystarczy uznanie, że uchybienie to mogło mieć wpływ na wynik sprawy (por. A. Kabat [w:] B. Dauter, B. Gruszczyński, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Zakamycze 2005, s. 337 ).
A zatem, aby Sąd pierwszej instancji mógł zastosować ten przepis ustawa wymaga stwierdzenia, iż organ administracji dopuścił się "innego naruszenia przepisów postępowania" i naruszenie to mogło mieć wpływ na wynik sprawy.
Taka sytuacja wystąpiła w niniejszej sprawie, czego nie dostrzegł Sąd pierwszej instancji oddalając skargę.
Przypomnieć należy, iż przepis art. 145 p.p.s.a. łączy sposób rozstrzygnięcia sprawy ze stosowaniem przepisów prawa materialnego lub przepisów regulujących postępowanie administracyjne. Dlatego dla pełnego wyjaśnienia podstawy prawnej rozstrzygnięcia niezbędne jest odniesienie się także do tych przepisów.
W myśl art. 134 k.p.a. organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Kontrola dopuszczalności odwołania, w tym zachowania terminu określonego w art. 129 § 2 k.p.a. jest pierwszą czynnością jaką organ odwoławczy podejmuje po otrzymaniu odwołania.
Odwołanie - jak stanowi art. 129 § 1 i 2 k.p.a. - wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona - od dnia jej ogłoszenia stronie.
Właściwe ustalenie daty doręczenia stronie zaskarżonej decyzji jak i wniesienia odwołania mają fundamentalne znaczenie dla ustalenia zachowania terminu, o jakim mowa w art. 129 § 2 k.p.a. W razie bowiem wniesienia odwołania po upływie przepisanego terminu organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia uchybienie terminu do wniesienia odwołania (art. 134 k.p.a.).
O uchybieniu terminu do złożenia odwołania można mówić tylko wówczas, gdy termin ten rozpoczął swój bieg. W przypadku, gdy decyzja organu administracji publicznej jest doręczana stronom, termin do wniesienia odwołania biegnie od daty prawidłowego doręczenia decyzji. Ustawodawca, łącząc określone skutki prawne ze skutecznym doręczeniem pisma stronie (m.in. rozpoczęcie biegu terminu określonego w art. 129 § 2 k.p.a.), przewidział jednocześnie określone zasady doręczania pism przez organ administracji publicznej. Zasady te regulują przepisy rozdziału 8 "Doręczanie" Działu I Kodeksu postępowania administracyjnego. Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 k. p. a.). Osobom fizycznym pisma doręcza się w ich mieszkaniu lub miejscu pracy – art. 42 § 1 k.p.a. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej – art. 42 § 2 k.p.a. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w § 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie - art. 42 § 2 k.p.a.
W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 k.p.a. poczta - w przypadku doręczania pisma przez pocztę - przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej – doręczenie zastępcze w trybie art. 44 k.p.a.
Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata – § 2 art. 44 k.p.a. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (§ 3 art. 44 k.p.a.).
Doręczenie takie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy – art. 44 § 4 k.p.a.
Aby uznać doręczenie zastępcze za dokonane prawidłowo muszą łącznie zostać spełnione przesłanki określone w art. 44 k.p.a. W przeciwnym razie brak jest podstaw do przyjęcia domniemania doręczenia i łączenia z wadliwym doręczeniem skutków prawnych, jakie można wywodzić jedynie ze skutecznego doręczenia decyzji stronie. Przyjęcie fikcji doręczenia pisma może mieć doniosłe skutki dla strony postępowania administracyjnego i dlatego nie może budzić wątpliwości, że doręczyciel dochował wymogów z art. 44 k.p.a., w tym wymogu dotyczącego sposobu zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na określony czas w placówce pocztowej. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, iż strona zeń korzystająca nie będzie mogła skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia (por. podobnie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 22 lutego 2001 r., sygn. akt II RN 70/00, publ. OSNAPiUS 2001/19/574).
O fakcie złożenia przesyłki na określony czas w placówce pocztowej musi być dokonana stosowna adnotacja doręczyciela na dowodzie doręczenia przesyłki. Samo umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma pieczęci urzędu pocztowego i daty, czy wzmianki o awizowaniu przesyłki nie może być wystarczające do przyjęcia, że spełnione zostały przesłanki doręczenia pisma ustanowione w art. 44 k.p.a. Bezwarunkowo konieczna jest wyraźna adnotacja, że doręczyciel zawiadomił adresata o przesyłce w sposób określony w art. 44 k.p.a.
W niniejszej sprawie z analizy kserokopii potwierdzenia odbioru i koperty zawierającej przesyłkę (załączonych do akt administracyjnych ) wynika, iż brak jest informacji doręczyciela, czy i w jaki sposób doręczyciel powiadomił adresata, tj. B. i A. M. o przesyłce. Skoro zaś na przesyłce, jak i na zwrotnym poświadczeniu odbioru, brak jest informacji o sposobie zawiadomienia adresata o przesyłce, to tym samym nie było podstaw do przyjęcia fikcji doręczenia zastępczego. W sytuacji bowiem, gdy nie wiadomo, czy doręczyciel uczynił zadość wymogom ustanowionym w art. 44 k.p.a. doręczenia nie można uznać za dokonane.
W tej sytuacji doręczenie zastępcze należy uznać za pozbawione skutków prawnych. Tym samym nie można przyjąć, że decyzja została skutecznie doręczona skarżącym w dniu 13 listopada 2007 r. a termin odwołania upłynął w dniu 27 listopada 2007 r. - jak uczynił to Sąd pierwszej instancji za Samorządowym Kolegium Odwoławczym w W.. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w W. nie miało też podstaw do rozstrzygania w przedmiocie przywrócenia terminu na podstawie art. 59 k.p.a. w związku z art. 58 k.p.a., gdyż nie mogło w tych okolicznościach uznać, że doszło do uchybienia terminu do wniesienia odwołania. Organ odwoławczy termin doręczenia decyzji adresatowi ustalił z naruszeniem dyspozycji art. 44 k.p.a., czego nie dostrzegł Sąd pierwszej instancji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie odnosząc się do przepisu art. 44 k.p.a. oraz oceniając, wydane na podstawie art. 134 k.p.a. i art. 59 k.p.a., postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. dokonał wadliwej oceny skuteczności doręczenia zastępczego.
W tym stanie rzeczy podzielić należy zarzut naruszenia przez Sąd pierwszej instancji przepisu art. 44 k.p.a. Z tych też przyczyn zaskarżone do Sądu pierwszej instancji postanowienie - jako naruszające przepisy proceduralne w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy - podlegało uchyleniu na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a.
Mając powyższe na uwadze Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 188 z dnia 30 sierpnia 2002 roku - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) uchylił zaskarżony wyrok i rozpoznał skargę, co uzasadnia uchylenie zaskarżonego postanowienia Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) p.p.s.a w związku z art. 193 p.p.s.a.
O kosztach postępowania kasacyjnego Naczelny Sąd Administracyjny orzekł na podstawie art. 203 pkt 1 p.p.s.a. i art. 205 § 2 p.p.s.a.