II OZ 1818/25

II OZ 1818/25 - Postanowienie NSA
Data orzeczenia
2025-11-25
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2025-10-30
Sąd
Naczelny Sąd Administracyjny
Sędziowie
Grzegorz Czerwiński /przewodniczący sprawozdawca/
Symbol z opisem
6153 Warunki zabudowy  terenu
Hasła tematyczne
Przywrócenie terminu
Sygn. powiązane
IV SA/Po 672/25 - Postanowienie WSA w Poznaniu z 2025-12-16
Skarżony organ
Samorządowe Kolegium Odwoławcze
Treść wyniku
Oddalono zażalenie
Powołane przepisy
Dz.U. 2024 poz 935
art. 86 § 1, art. 87 § 2,art. 184, art. 197 § 2
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)
Sentencja
Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Grzegorz Czerwiński po rozpoznaniu w dniu 25 listopada 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia Wspólnoty Mieszkaniowej O. w P. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 30 września 2025 r., sygn. akt IV SA/Po 672/25 o odmowie przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi w sprawie ze skargi Wspólnoty Mieszkaniowej O. w P. na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Poznaniu z dnia 15 kwietnia 2025 r. nr SKO.GP.4000.295.2023 w przedmiocie ustalenia warunków zabudowy postanawia: oddalić zażalenie.
Uzasadnienie
Postanowieniem z 30 września 2025 r., sygn. akt IV SA/Po 672/25 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 935 ze zm., dalej jako P.p.s.a.) po rozpoznaniu wniosku Wspólnoty [...] w P. (dalej jako Wspólnota lub skarżąca) o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi w sprawie ze skargi ww. Wspólnoty na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Poznaniu z dnia 15 kwietnia 2025 r. nr SKO.GP.4000.295.2023 w przedmiocie ustalenia warunków zabudowy, odmówił przywrócenia wnioskowanego terminu.
Mając na uwadze przesłanki przywrócenia terminu do dokonania uchybionej czynności procesowej z art. 86 § 1 P.p.s.a. i art. 87 § 2 P.p.s.a. Sąd stwierdził, że w sprawie niewątpliwie doszło do uchybienia terminowi na uzupełnienie braków formalnych skargi w dniu 28 lipca 2025 r., gdyż wezwanie w tej sprawie doręczono pełnomocnikowi na adres kancelarii 21 lipca 2025 r. Termin ten upłynął bezskutecznie, bowiem w sprawie nie miało miejsca skuteczne nadanie pocztowe przesyłki zawierającej pismo przewodnie z dnia 28 lipca 2025 r. wraz z załącznikami w postaci wymaganej liczby odpisów oraz czytelnego odpisu aktu notarialnego będącego załącznikiem do skargi (dokument niezbędny do potwierdzenia umocowania). Sąd potwierdził zachowanie terminu do złożenia wniosku o przywrócenie terminu i wymogu dochowania uchybionej czynności wraz ze złożeniem wniosku.
Sąd przywołał poglądy orzecznictwa odnoszące się do oceny zawinienia strony i jej pełnomocnika w uchybieniu terminowi oraz jakie okoliczności świadczyć mogą o dochowaniu należytej staranności czy też mogą stanowić o zaistnieniu niemożliwej do usunięcia przeszkody w dokonaniu czynności przy użyciu wszelkich możliwych w danych okolicznościach sił i środków.
Sąd uznał, że w przedmiotowej sprawie pełnomocnik strony skarżącej nie wykazał takich okoliczności, które stanowiłyby należyte uprawdopodobnienie, iż do uchybienia terminu doszło bez winy strony.
Sąd zwrócił uwagę, że pełnomocnik już niejako na "przedpolu sprawy" powinien mieć świadomość, iż zgodnie z art. 57 § 1 P.p.s.a. skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym. Według zaś art. 47 § 1 P.p.s.a. do pisma strony należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników dla doręczenia ich stronom, a ponadto, jeżeli w sądzie nie złożono załączników w oryginale, po jednym odpisie każdego załącznika do akt sądowych. Pełnomocnik powinien zdawać sobie sprawę z liczby stron postępowania sądowego, w kontekście brzmienia przepisów art. 33 § 1 w zw. z art. 12 P.p.s.a. oraz stron postępowania administracyjnego, w którym wydano zaskarżoną decyzję z dnia 15 kwietnia 2025 r. nr SKO.GP.4000.295.2023 i poprzedzającą ją decyzję nr 117/2023 Prezydenta Miasta Poznania z dnia 31 marca 2023 r. znak UA-I.7630.1128.2019 w przedmiocie ustalenia warunków zabudowy. W konsekwencji powinien był dołączyć do skargi wymaganą liczbę odpisów, przy czym z wymaganych 14 dołączył zaledwie 2.
Ponadto, zdaniem Sądu, pełnomocnik winien mieć na uwadze, że prawidłowe wypełnienie obowiązków, o których mowa w art. 37 § 1 P.p.s.a., wiąże się również z dopełnieniem wymogu z art. 29 w zw. z art. 28 § 1 P.p.s.a. (reprezentacja osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych mających zdolność sądową). Dołączenie do skargi poświadczonego za zgodność przez pełnomocnika nieczytelnego odpisu aktu notarialnego na wykazanie powierzenia zarządu nieruchomością wspólną – a który w istocie stanowił fotokopię częściowo zaczernionego dokumentu w tak słabej jakości graficznej, że nie pozwalał na jakąkolwiek weryfikację przedmiotowego dokumentu – tego wymogu nie spełniało.
Sąd wskazał, że powyższe elementy i załączniki pisma stanowią wymogi formalne skargi, których brak podlega uzupełnieniu w trybie art. 49 § 1 P.p.s.a. – w terminie 7 dni od doręczenia odpowiednego wezwania. W związku z tym pełnomocnik powinien był liczyć się z tym, że na etapie formalnej oceny skargi zostanie sądownie wezwany do uzupełnienia stwierdzonych braków.
Korzystanie z urlopu jest uprawnieniem pracowniczym, jednakże nie znosi obowiązków pełnomocnika zawodowego w postępowaniu sądowym. W tym wypadku pełnomocnik powinien był spodziewać się nieodległego w czasie wezwania do uzupełnienia braków formalnych skargi. W związku z tym, ze względu na urlop w dniach 21-25 lipca 2025 r. – i niezapewnienie w tym okresie zastępstwa innego zawodowego pełnomocnika (substytucji) – pełnomocnik przyjął na siebie ryzyko, że po powrocie z urlopu może znaleźć się w sytuacji, w której dzień powrotu do pracy przypadnie na ostatni dzień terminu procesowego. W takiej sytuacji tym bardziej powinien był dołożyć wszelkich, uzasadnionych okolicznościami sprawy starań, by zapewnić dochowanie terminu do wykonania czynności procesowych, od których zależała formalna dopuszczalność skargi w przedmiotowej sprawie.
Sąd podkreślił, że ewentualne zaniedbania osób, którymi wielokrotnie posługuje się pełnomocnik, nie mogą być uznane za brak winy w uchybieniu terminu, bowiem to pełnomocnik ponosi wówczas ryzyko działań takich osób trzecich. Zawodowy charakter działalności pełnomocnika powoduje, że odpowiedzialność pełnomocnika obejmuje działania wszystkich osób, którymi posługuje się, wykonując swój zawód. W przypadku, gdy strona jest reprezentowana przez pełnomocnika, przy ustalaniu jej winy w niezachowaniu terminu należy mieć na uwadze działania pełnomocnika oraz to, że zaniedbania osób, którymi on się posługuje, obciążają jego samego, a zatem nie uwalniają one strony od winy w niezachowaniu terminu (por. np. postanowienia NSA z dnia: 11 czerwca 2014 r. sygn. akt I FZ 149/14, 15 października 2014 r. sygn. akt I FZ 394/14 i 31 października 2014 r. sygn. akt I GZ 479/14, przywołane m.in. w postanowieniu WSA w Gliwicach z dnia 22 grudnia 2014 r. sygn. akt I SA/Gl 1186/14 - orzeczenia dostępne jw.).
Zdaniem Sądu, skoro pełnomocnik przyjął na siebie ryzyko znalezienia się w sytuacji upływających terminów procesowych, to nie tylko obowiązany był niezwłocznie po powrocie do pracy w dniu 28 lipca 2025 r. do podjęcia czynności zmierzających do wykonania przedmiotowego wezwania, ale również do zapewnienia ich skutecznej finalizacji w postaci złożenia pisma bezpośrednio Sądzie lub nadania przesyłki pocztowej. Jeżeli zdecydował się na uzupełnienie braków skargi drogą pocztową, a nie poprzez bezpośrednie złożenie w Biurze Podawczym Sądu, to powinien był zadbać, by 28 lipca 2025 r., który to dzień był ostatnim dniem wyznaczonego terminu, pismo procesowe uzupełniające braki skargi zostało skutecznie wniesione. Skoro zaś nie czynił tego osobiście, to tym samym zaakceptował ryzyko związane z działaniem innej osoby, której powierzył czynność nadania pocztowego pisma procesowego.
Przepis art. 83 § 3 P.p.s.a. ma charakter przepisu szczególnego, wymagającego wykładni ścieśniającej. Uzależnienie zachowania terminu wniesienia pisma do sądu od oddania tego pisma w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe nie dotyczy jakiegokolwiek przyniesienia pisma do urzędu pocztowego, lecz złożenia rozumianego jako jego skuteczne nadanie w rozumieniu przepisów Prawa pocztowego. Przepis art. 83 § 3 P.p.s.a. jest jasny, językowo zrozumiały, a wykładnia gramatyczna prowadzi do wniosku, że nie można tu mówić o naruszeniu prawa do sądu (por. np. stanowisko zajęte w postanowieniach WSA w Lodzi z dnia 17 maja 2022 r. sygn. akt III SA/Łd 353/22 i WSA w Gdańsku z dnia 10 września 2024 r. sygn. akt III SA/Gd 380/24, dostępnych jw.).
Z kolei pojęcie "nadania" zostało normatywnie zdefiniowane w art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2025 r., poz. 366 ze zm.), który stwierdza, że przez nadanie rozumie się polecenie doręczenia przesyłki pocztowej lub kwoty pieniężnej określonej w przekazie pocztowym oraz przekazania druku bezadresowego zgodnie z umową o świadczenie usługi pocztowej. Zawarcie umowy o świadczenie usługi pocztowej następuje w szczególności przez przyjęcie przez operatora pocztowego przesyłki pocztowej do przemieszczenia i doręczenia (art. 15 ust. 1 pkt 1 tej ustawy). Do nadania przesyłki rejestrowanej, którą zostało nadane pismo uzupełniające braki w realiach niniejszej sprawy, potrzebne jest zatem przyjęcie przesyłki przez operatora pocztowego, co oznacza, że do nadania przesyłki rejestrowanej dochodzi przy udziale operatora pocztowego, który przyjmuje przesyłkę za pokwitowaniem przyjęcia. Co więcej, zgodnie z § 27 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2020 r. poz. 1026 ze zm.) w przypadku przesyłek rejestrowanych umowę o świadczenie usług pocztowych uważa się za zawartą z chwilą wydania nadawcy przez operatora wyznaczonego dowodu przyjęcia przesyłki rejestrowanej. Datą nadania przesyłki rejestrowanej jest data przyjęcia za pokwitowaniem przesyłki rejestrowanej (patrz: wyrok NSA z dnia 24 lipca 2024 r. sygn. akt II OSK 1409/23, dostępny jw.).
Sąd w okolicznościach niniejszej sprawy nie miał wątpliwości, że pełnomocnik nie zadbał o to, by przesyłka zawierająca uzupełnienie braków formalnych skargi została skutecznie złożona w urzędzie pocztowym, tj. przyjęta w dniu 28 lipca 2025 r. za pokwitowaniem nadania przesyłki rejestrowanej. Świadczą o tym jednoznacznie okoliczności sprawy.
Pełnomocnik powołał się na to, że reprezentowana przez niego Spółka ma podpisaną umowę handlową z operatorem krajowym Pocztą Polską (umowa nr [...]). Pełnomocnik nie przybliżył szczegółów tej umowy, ale nie ma wątpliwości co do tego, że przedmiotowa umowa nie modyfikowała powszechnie obowiązujących przepisów Prawa pocztowego oraz rozporządzenia. To że osoba, której pełnomocnik powierzył czynność nadania pisma skorzystała z bocznego wejścia (dla klientów biznesowych) i tam w okienku zostawiła list wraz z dokumentem nadania przesyłki - i wyszła, nie czekając na odbiór dokumentu nadania przesyłki, wskazuje na to, że w dniu 28 lipca 2025 r. pismo procesowe nie zostało przyjęte za pokwitowaniem przesyłki rejestrowanej. Pełnomocnik czy też pracownik, z którego pomocy pełnomocnik skorzystał, nie upewnił się, że przedmiotowa przesyłka została skutecznie złożona w urzędzie pocztowym.
Sąd uznał, że argumentowanie, że zastosowana przez sekretarkę praktyka stanowi standardowy model postępowania Poczty Polskiej w przypadku klientów biznesowych, a Spółka korzysta z tego modelu od ponad 15 lat i jeszcze nigdy nie miała żadnych negatywnych konsekwencji z tytułu takiego sposobu postępowania, nie stanowiło uprawnionej ekstrapolacji na niniejszą sytuację i świadczy o braku zawinienia przez pełnomocnika w terminowym dopełnieniu wymaganej czynności procesowej. Inne są bowiem np. zwykłe skutki ewentualnego zwrotu korespondencji handlowej (brak nadania), z którymi nie wiążą się takie konsekwencje procesowe, jakie zachodzą w postępowaniu sądowym, w którym obowiązują określone terminy procesowe, w tym o charakterze zawitym i prekluzyjnym.
Sąd podkreślił, że to pełnomocnik – świadomy swojej sytuacji prawnej i ostatniego dnia terminu procesowego – powinien był zapewnić skuteczne dopełnienie czynności procesowej, tj. jej złożenie bezpośrednio w Sądzie lub takie oddanie (nadanie) przesyłki w urzędzie pocztowym, którego fakt skutecznego przyjęcia byłby potwierdzony pokwitowaniem przesyłki rejestrowanej.
Skoro realizacja usługi pocztowej zależała w tym wypadku od zgodnej z umową wagi przesyłki, to od pełnomocnika wymagać należało upewnienia się, że gramatura przesyłki jest właściwa, a czego można było dochować poprzez kontrolne zważenie przysyłki w biurze Spółki, gdyby podmiot ten posiadał standardowe wyposażenie w postaci wagi biurowej, którego jednak w świetle dołączonego do wniosku oświadczania sekretarki nie ma. Przede wszystkim jednak najpewniejszym sposobem było upewnienie się na miejscu - w placówce Poczty Polskiej, że przysyłka ta spełnia wymogi i została przyjęta do realizacji (doręczenia), co tym bardziej powinno być wzięte w rachubę, skoro sekretariat Spółki nie dysponuje wagą biurową, a przesyłka pocztowa w sposób oczywisty przekraczała wagę przeciętnego listu i w związku z tym powinna była spowodować ostrożność w zdecydowaniu się na skorzystanie ze "standardowego modelu postępowania Poczty Polskiej w przypadku klientów biznesowych".
Skoro pracownik zanoszący korespondencję do placówki pocztowej nie zdawał sobie sprawy z faktycznej wagi przesyłki, to tym bardziej należało w urzędzie pocztowym upewnić się co do tego, że przesyłka zostanie skutecznie przyjęta (nadana) w placówce pocztowej. Skoro zaś sekretarka skorzystała z bocznego wejścia (dla klientów biznesowych) i tam w okienku zostawiła list wraz z dokumentem nadania przesyłki - i wyszła, nie czekając na odbiór dokumentu nadania przesyłki, to świadczy to o niedopełnieniu wymaganej staranności w dbaniu o własne sprawy.
Sąd zauważył, że pełnomocnik powinien był wziąć pod uwagę, iż ze względu na ostatni dzień upływającego terminu zdanie się na taki zwyczajowo przyjęty "standardowy model postępowania" jest zawodne. Skoro według wyjaśnień pełnomocnika, zwykle po zostawieniu przesyłek w okienku pracownik Poczty Polskiej stempluje przesyłki i nadaje je, a dokument nadania przesyłek oddaje listonoszowi, który kolejnego dnia oddaje go sekretarce w siedzibie Spółki, to należało liczyć się z tym, że może dojść do sytuacji, iż dopiero następnego dnia – już po upływie terminu – pełnomocnik dowie się o nieprzyjęciu przesyłki do realizacji. Tak też się stało w niniejszej sprawie, gdzie w dniu 29 lipca 2025 r. listonosz podczas codziennej wizyty z przesyłkami w siedzibie Spółki zwrócił w sekretariacie przedmiotowe pismo z dnia 28 lipca 2025 r. wraz z dowodem nadania przesyłek, z uwagą że przedmiotowe pismo zostało zwrócone (a tym samym nie zostało nadane) z powodu zbyt dużej wagi przesyłki, tj. wagi powyżej 2 kg. Dołączony do wniosku dokument jednoznacznie potwierdza, że przedmiotowej przesyłce ani nie nadano numeru przesyłki rejestrowanej, ani nie wydano pokwitowania przyjęcia przesyłki rejestrowanej w dniu 28 lipca 2025 r.
Sąd zaznaczył, że wskazywany przez pełnomocnika "dowód nadania przesyłek" oczywiście nie stanowi pokwitowania przyjęcia przesyłki rejestrowanej w dniu 28 lipca 2025 r.
Sąd stwierdził, że powołane we wniosku o przywrócenie terminu okoliczności nie pozwalają na przyjęcie braku winy strony skarżącej w uchybieniu terminu. Skoro bowiem przesyłka zawierająca wymagane odpisy skargi i odpis dokumentu potwierdzającego umocowanie została zwrócona (a faktycznie nie została przyjęta) z datą 28 lipca 2025 r. przez Pocztę Polską z powodu zbyt dużej wagi, to pełnomocnik godził się na to, że o ewentualnym zwrocie przesyłki dowie się już po upływie terminu. Zdanie się na działanie pracownika Spółki, które nie gwarantowało uzyskania w dniu 28 lipca 2025 r. pewności co do skutecznego nadania (oddania) pisma w placówce pocztowej, według Sądu świadczy o braku należytej staranności w prowadzeniu własnych spraw.
Sąd zauważył, że od strony postępowania będącej podmiotem profesjonalnym (Spółce powierzono czynności zarządcze w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej), a do tego reprezentowanym przez zawodowego pełnomocnika, oczekiwać należy zachowania dbałości i przezorności w prowadzeniu własnej sprawy sądowej. Dotyczy to także działań osób trzecich upoważnionych przez pełnomocnika do dokonywania poszczególnych czynności, włącznie z czynnościami o charakterze czysto technicznym. To bowiem na pełnomocniku będącym profesjonalistą spoczywa obowiązek takiej organizacji pracy i sprawowania nadzoru nad wykonywanymi czynnościami, aby nie dochodziło do zaniedbywania ciążących na nim obowiązków związanych ze świadczoną obsługą lub pomocą prawną. W ramach tego obowiązku mieści się również dbałość o terminowość i prawidłowość dokonywanych czynności procesowych. W sytuacjach, gdy od prawidłowego dokonania danej czynności zależy dalszy bieg powierzonej pełnomocnikowi sprawy zasadnym jest wymaganie od tego pełnomocnika maksimum staranności (por. np. postanowienia NSA z dnia 25 stycznia 2005 r. sygn. akt FZ 552/04 i 1 grudnia 2017 r. sygn. akt II FZ 639/17, dostępne jw.).
W niniejszej sprawie sprowadzało się do podjęcia takich zasadnych działań, aby przesyłka zawierająca wymagane odpisy pism złożonych w postępowaniu została skutecznie nadana najpóźniej 28 lipca 2025 r., kiedy to upływał siedmiodniowy termin do uzupełnienia braków formalnych skargi. Pełnomocnik taką starannością się jednak nie wykazał, skoro nie upewnił się, czy wobec przygotowania przesyłki do wysłania w ostatnim dniu terminu, przesyłka ta faktycznie została nadana skutecznie.
Skarżąca Wspólnota wniosła zażalenie na powyższe postanowienie zaskarżając je w całości i wnosząc o jego uchylenie.
W uzasadnieniu Spółka kolejny raz przedstawiła przebieg wydarzeń, w wyniku których doszło do uchybienia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi przedstawiony wcześniej we wniosku o przywrócenie terminu.
Skarżąca wbrew ocenie Sądu uważa, że wypełniła dyspozycję art. 87 § 2 P.p.s.a. poprzez wskazanie wszystkich okoliczności faktycznych, składających się na fakt, iż pismo z dnia 28 lipca 2025 r., nie zostało nadane w ww. dniu, co stanowi w jej ocenie uprawdopodobnienie okoliczności wskazujących na brak winy w uchybieniu terminu i stanowić powinno podstawę do przywrócenia terminu.
Skarżąca zwraca jednak uwagę na fakty pominięte przez sąd, a mianowicie okoliczność, iż 28 lipca 2025 r. był pierwszym dniem pracy pełnomocnika Skarżącej po urlopie wypoczynkowym - tym samym nie było możliwości, aby ww. pismo stanowiące wykonanie wezwania zostało sporządzone szybciej. Pełnomocnik Skarżącej jest jedynym profesjonalnym pełnomocnikiem zatrudnionym u Skarżącej i co więcej, sporządził on pismo stanowiące uzupełnienie braków formalnych w terminie zakreślonym w wezwaniu, a następnie, na skutek działania operatora pocztowego - niezwłocznie (kolejnego dnia po przyniesieniu do siedziby Skarżącej ww. pisma) wniósł wniosek o przywrócenie terminu wraz z uzupełnieniem braków formalnych i zadbał o to, aby pismo to zostało niezwłocznie (tego samego dnia) doręczone do Biura Podawczego Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. W ocenie pełnomocnika Skarżącej dochował on należytej staranności w swoim działaniu.
Według pełnomocnika Wspólnoty okolicznością bezspornie wskazującą na brak winy Skarżącej jest postępowanie operatora pocztowego - Poczty Polskiej - jak wskazano w piśmie z 30 lipca 2025 r. oraz w oświadczeniu J. K., jej postępowanie polegające na pozostawieniu w budynku Poczty Polskiej ww. pisma wraz z odpisami, było standardowym działaniem w postępowaniu z ww. operatorem. Jak wykazano w piśmie z 30 lipca 2025 r., przez okres ponad 15 lat współpracy z ww. operatorem, nie było ww. sytuacji - tym bardziej, że waga przesyłki przekraczała nieznacznie dopuszczalny rozmiar. Sekretarka i pełnomocnik skarżącej zatem miały prawo nie zdawać sobie sprawy z delikatnego przekroczenia ww. wagi, nie sposób tu więc dopatrywać się winy Skarżącej. Sekretarka Skarżącej, J. K., prawidłowo zaadresowała przesyłkę, zaniosła ją do oddziału Poczty Polskiej w Poznaniu przy [...] w dniu 28 lipca 2025 r. oraz dochowała wszystkich procedur stosowanych w kontakcie z operatorem pocztowym. Działanie operatora pocztowego nie było zachowaniem standardowym, występującym kiedykolwiek w kontakcie ze Skarżącą - tym bardziej że pracownicy Poczty Polskiej mają numer telefonu p. K. i jeśli by do niej zadzwonili, natychmiast by wróciła i nadała przesyłkę jako paczkę, nie list polecony. Nie sposób winić Skarżącej za działania jedynego operatora krajowego - Poczty Polskiej, Skarżąca nie ma bowiem żadnego przełożenia i wpływu na ww. działania tego operatora.
Tym samym w ocenie Skarżącej ww. okoliczności były okolicznościami obiektywnymi, wystąpiły bez złej woli Skarżącej, a mimo dołożenia przez nią należytej staranności (standardowa forma "nadania" listu poleconego przez sekretarkę Skarżącej w oddziale operatora pocztowego - Poczty Polskiej) udaremniły dokonanie czynności w terminie.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył co następuje:
Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.
Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935 ze zm., dalej jako "P.p.s.a.") jeżeli strona nie dokonała w terminie czynności w postępowaniu sądowym bez swojej winy, sąd na jej wniosek postanowi przywrócenie terminu. Postanowienie o przywróceniu terminu albo odmowie jego przywrócenia może być wydane na posiedzeniu niejawnym.
Analiza powyższego przepisu prowadzi do wniosku, że występujący z wnioskiem powinien go uzasadnić pod kątem braku jego winy w uchybieniu terminowi do dokonania czynności. Należy wówczas przywołać okoliczności świadczące o tym, że będąc zobowiązanym do określonego działania obiektywnie rzecz biorąc nie mógł dokonać czynności w terminie nawet przy dołożeniu największej staranności wymaganej od osoby właściwie dbającej o prowadzenie własnych spraw. Okoliczności te mają wskazywać, że nawet przy dołożeniu najwyższej możliwej w danych warunkach staranności nie można było dochować terminu uchybionej czynności.
Zauważyć należy, że jakikolwiek stopień zawinienia strony lub działającego w jej imieniu i na jej rzecz profesjonalnego pełnomocnika w uchybieniu terminu (nawet lekkie niedbalstwo) powoduje niedopuszczalność jego przywrócenia. Przywrócenie terminu może wystąpić tylko wtedy, gdy uchybienie terminu nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Przywrócenie terminu jest zatem dopuszczalne wyłącznie w przypadku zaistnienia obiektywnych okoliczności, występujących bez woli strony, a które to, mimo dołożenia przez stronę odpowiedniej staranności w prowadzeniu własnych spraw, udaremniły dokonanie czynności w terminie.
W ocenie NSA, wbrew zarzutom i stanowisku zażalenia Sąd I instancji w okolicznościach niniejszej sprawy słusznie uznał, że Spółka upoważniona do reprezentowania Wspólnoty nie przedstawiła we wniosku o przywrócenie terminu takich okoliczności, które świadczyłyby o braku jej winy w uchybieniu terminowi do uzupełnienia braków formalnych skargi tj. do nadesłania 12 odpisów skargi dla doręczenia ich uczestnikom postępowania oraz nadesłania czytelnego aktu notarialnego potwierdzającego umocowanie Spółki do reprezentowania Wspólnoty.
Zasadniczą kwestią jest to, czy okoliczności przedstawione we wniosku o przywrócenie terminu świadczą o braku dochowania należytej staranności przez Spółkę reprezentującą Wspólnotę w postępowaniu sądowoadministracyjnym czy też Spółka ta dochowała należytej staranności w prowadzeniu powierzonych jej spraw Wspólnoty a mimo to z powodu niezależnych od niej okoliczności doszło do uchybienia terminu do uzupełnienia skargi.
Zdaniem NSA, spór pomiędzy Skarżącą a Sądem I instancji w ocenie czy doszło do uchybienia terminu z powodu okoliczności, za które Spółka nie ponosi winy wynika z tego jak zakwalifikować "standardowe", wsparte wieloletnią (piętnastoletnią) praktyką, działanie pracownicy Spółki (sekretarki), która zgodnie z umową łącząca Spółkę z Pocztą Polską na świadczenie usług pocztowych, w ostatnim dniu terminu na uzupełnienie braków formalnych skargi, pozostawiła przesyłkę zawierającą ich uzupełnienie w okienku Poczty Polskiej przeznaczonym dla klientów biznesowych z dokumentem jej nadania listem poleconym bez oczekiwania na potwierdzenie jej nadania, nie biorąc pod uwagę tego, że w zależności od wagi listu może on zostać zakwalifikowany jako paczka i wówczas nastąpi odmowa jego nadania, jak miało to miejsce w okolicznościach sprawy.
Jak słusznie zauważył Sąd I instancji w zaskarżonym postanowieniu od profesjonalnego pełnomocnika jak i zatrudnionych przez niego pracowników, za których działania ponosi on pełną odpowiedzialność jak za swoje działania, z uwagi na zawodowy charakter prowadzonej działalności, należy wymagać szczególnej dbałości o prowadzenie powierzonych spraw. Skoro tak to nawet utarta, wieloletnia praktyka nadawania korespondencji poprzez pozostawienie pism procesowych w okienku pocztowym wraz z potwierdzeniem nadania nie zwalnia pełnomocnika i jego pracowników z obowiązku upewnienia się czy przesyłka została nadana skutecznie czyli spełniała wszelkie wymogi niezbędne do jej przesłania do adresata w przyjętej przez nadawcę formie. Jak wynika z okoliczności przedstawionych we wniosku o przywrócenie terminu sekretarka nie dysponowała wagą biurową aby przed nadaniem pisma zweryfikować jego wagę, od czego jak się okazało zależała skuteczność wykonania usługi pocztowej – przyjęcia przesyłki i jej przesłanie do adresata. Przesyłka okazała się cięższa od limitu 2 kg przyjętego dla listu (ważyła 2 kg 94 gr) i nie została nadana gdyż została zakwalifikowana jako paczka. Dnia następnego po 28 lipca 2025 r. nastąpił jej zwrot do adresata.
Wysyłając pismo procesowe każdorazowo pełnomocnik powinien dołożyć starań aby zostało ono nadane skutecznie czyli spełniało wszelkie wymogi do jego skutecznego przyjęcia przez Urząd Pocztowy i przesłania do adresata. W okolicznościach sprawy takim wymogiem była waga przesyłki, która została nieznacznie przekroczona a nikt jej przed nadaniem przesyłki nie zweryfikował. To właśnie na nadawcy spoczywał obowiązek aby wypełnić warunki umowy na usługi pocztowe a tego nie dopilnował i doszło do zwrotu przesyłki dnia następnego po upływie terminu do uzupełnienia braków skargi. W istocie wystarczyłoby gdyby pracownica sekretariatu poczekała przy okienku i upewniła się czy przekazane przesyłki są właściwe i zostaną skutecznie nadane, to nie było przeszkodą której nie można było w żaden sposób przezwyciężyć a raczej zachowanie takie wynikało z właściwej dbałości o prowadzenie swoich spraw. Doszło zatem do niestaranność w prowadzeniu własnych spraw a to nie może uzasadniać braku winy i skutkować musiało oddaleniem wniosku o przywrócenie terminu.
Zdaniem NSA nie uzasadnione jest przerzucanie przez pełnomocnika Skarżącej (Spółkę) odpowiedzialności na Pocztę Polską bowiem jej pracownicy nie poinformowali kancelarii o przekroczeniu wagi przesyłki i zwrocie jej do nadawcy. Wskazuje się, że mogli oni zadzwonić do sekretarki – J. K. i wówczas nastąpiłaby stosowna reakcja. W ocenie NSA obowiązek właściwego nadania pisma spoczywał na nadawcy czyli pełnomocniku Skarżącej. Pomimo łączącej pełnomocnika Skarżącej i Poczty Polskiej umowy o świadczenie usług pocztowych nie można na podstawie tej umowy ani dobrych praktyk pomiędzy podmiotami gospodarczymi oczekiwać i wymagać aby pracownicy Poczty Polskiej dbając o interes nadawcy dzwonili do niego i informowali go niezwłocznie o błędach w przesyłkach przekazanych do nadania. Z ich strony wystarczające jest, że listonosz w dniu następnym przekazywał książkę nadawczą do nadawcy i w ten sposób informował o wykonaniu bądź nie wykonaniu usługi i jej powodach. To pełnomocnik Skarżącej, w imieniu swych pracowników, powinien dołożyć wszelkiej staranności i dopilnować czy przekazane przesyłki spełniały określone umową pocztową wymogi i zostaną skutecznie przesłane adresatowi. Brak oczekiwania sekretarki na odbiór dokumentu nadania przesyłek spowodował, że przesyłka z przekroczonym limitem wagi powyżej 2 kg została zwrócona i w konsekwencji uchybiono terminowi do uzupełnienia braków formalnych skargi.
Podzielić należy argumentację Sądu I instancji, który zauważa, że to pełnomocnik – świadomy swojej sytuacji prawnej i ostatniego dnia terminu procesowego – powinien był zapewnić skuteczne dopełnienie czynności procesowej, tj. jej złożenie bezpośrednio w Sądzie lub takie oddanie (nadanie) przesyłki w urzędzie pocztowym, którego fakt skutecznego przyjęcia byłby potwierdzony pokwitowaniem przesyłki rejestrowanej.
Słusznie Sąd zauważył, że skoro realizacja usługi pocztowej zależała w tym wypadku od zgodnej z umową wagi przesyłki, to od pełnomocnika wymagać należało upewnienia się, że gramatura przesyłki jest właściwa, a czego można było dochować poprzez kontrolne zważenie przysyłki w biurze Spółki, gdyby podmiot ten posiadał standardowe wyposażenie w postaci wagi biurowej, którego jednak w świetle dołączonego do wniosku oświadczania sekretarki nie ma. Przede wszystkim jednak najpewniejszym sposobem było upewnienie się na miejscu - w placówce Poczty Polskiej, że przysyłka ta spełnia wymogi i została przyjęta do realizacji (doręczenia), co tym bardziej powinno być wzięte w rachubę, skoro sekretariat Spółki nie dysponuje wagą biurową, a przesyłka pocztowa w sposób oczywisty przekraczała wagę przeciętnego listu i w związku z tym powinna była spowodować ostrożność w zdecydowaniu się na skorzystanie ze "standardowego modelu postępowania Poczty Polskiej w przypadku klientów biznesowych".
Za przypisaniem winy pełnomocnikowi Skarżącej w uchybieniu terminowi przemawia także fakt, że sekretarka zanosząc przesyłkę nie zdawała sobie sprawy z faktycznej jej wagi, przyjmując na siebie nieświadomie ale jednak ryzyko jej zwrotu. Zajmując się obsługą korespondencji powinna była znać warunki umowy na świadczenie usług pocztowych zawartej pomiędzy pełnomocnikiem Skarżącej a Pocztą Polską. Jeśli nie znała jej warunków, to tym bardziej należało w urzędzie pocztowym upewnić się co do tego, że przesyłka zostanie skutecznie przyjęta (nadana) w placówce pocztowej. Tego nie uczyniła zatem nie dochowała należytej staranności w prowadzeniu powierzonych spraw i przyczyniła się do uchybienia terminu do uzupełnienia braków skargi.
Uchybienie terminu do uzupełnienia skargi nastąpiło w okolicznościach, za które pełnomocnik ponosi winę. Obiektywnie rzecz biorąc nie dopilnował on skutecznego nadania przesyłki w ostatnim dniu terminu.
Zatem Sąd I instancji słusznie stwierdził, iż pełnomocnik Skarżącej nie uprawdopodobnił braku swojej winy w uchybieniu terminu do złożenia wniosku o uzupełnienie braków skargi i wobec tego zasadnie odmówiono przywrócenia terminu w okolicznościach zaistniałych w niniejszej sprawie.
Mając powyższe na uwadze Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 P.p.s.a. w zw. art. 197 § 2 P.p.s.a., orzekł jak w sentencji.