I FZ 193/25

I FZ 193/25 - Postanowienie NSA
Data orzeczenia
2025-11-25
orzeczenie prawomocne
Data wpływu
2025-10-06
Sąd
Naczelny Sąd Administracyjny
Sędziowie
Sylwester Marciniak /przewodniczący sprawozdawca/
Symbol z opisem
6111 Podatek akcyzowy
Hasła tematyczne
Przywrócenie terminu
Sygn. powiązane
III SA/Wa 2121/24 - Wyrok WSA w Warszawie z 2024-11-22
Skarżony organ
Dyrektor Izby Administracji Skarbowej
Treść wyniku
Oddalono zażalenie
Powołane przepisy
Dz.U. 2024 poz 935
art. 86 i art. 87
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)
Sentencja
Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Sędzia NSA Sylwester Marciniak, po rozpoznaniu w dniu 25 listopada 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Finansowej zażalenia L. sp. z o.o. w W. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 26 sierpnia 2025 r. sygn. akt III SA/Wa 2121/24 odmawiające przywrócenia terminu do wniesienia skargi kasacyjnej w sprawie ze skargi L. sp. z o.o. w W. na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie z dnia 22 lipca 2024 r. nr 1401-IOA1.4105.192.2024.zm w przedmiocie odmowy zwrotu podatku akcyzowego postanawia oddalić zażalenie. Sylwester Marciniak Sędzia NSA
Uzasadnienie
Zaskarżonym postanowieniem z dnia 26 sierpnia 2025 r., sygn. akt III SA/Wa 2121/24, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (dalej: sąd pierwszej instancji) odmówił L. sp. z o.o. w W. (dalej: skarżąca lub spółka) przywrócenia terminu do wniesienia skargi kasacyjnej w sprawie ze skargi spółki na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie z dnia 22 lipca 2024 r. w przedmiocie odmowy zwrotu podatku akcyzowego.
Z uzasadnienia postanowienia wynika, że jako przyczynę uchybienia terminowi pełnomocnik spółki wskazał brak odbioru korespondencji przez wyznaczonego pracownika biurowego kancelarii na skutek przeoczenia i braku doświadczenia na tym stanowisku. Dodatkowo pełnomocnik wskazał, że: - przedmiotowa sprawa jest jedną z wielu prowadzonych przez niego spraw tożsamych, - w dniu 18 grudnia 2024 r. upływał termin odbioru innego pisma z sądu, co zmyliło pracownika biurowego, - w innej sprawie uzasadnienie wyroku zostało przesłane z dużym opóźnieniem z powodu problemu technicznego po stronie sądu, co mogło powtórzyć się w sprawie.
Sąd pierwszej instancji, odwołując się do art. 86-87 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935, dalej: p.p.s.a.), uznał, że pełnomocnik spółki nie uprawdopodobnił okoliczności wskazujących na brak winy w uchybieniu terminu, a tym samym nie zostało spełnione kryterium umożliwiające przywrócenie uchybionego terminu. Sąd nie podzielił stanowiska pełnomocnika, że brak odbioru przesyłki jest usprawiedliwiony, bo asystent biurowy w tym okresie dopiero był wdrażany w swoje obowiązki, a pełnomocnik nie mógł mieć wątpliwości co do należytego wykonania zleconych pracownikowi zadań.
Sąd zwrócił uwagę na ugruntowany w orzecznictwie pogląd, zgodnie z którym pełnomocnik odpowiada za błędy i zaniechania pracownika kancelarii, gdyż właściwa organizacja wewnętrznej pracy kancelarii traktowana jest jako dochowanie staranności warunkującej brak winy w uchybieniu terminu. Podzielając ten pogląd sąd – odnosząc się do okoliczności sprawy – podkreślił, że krótki staż pracy asystenta biurowego nie jest usprawiedliwieniem dla zaniechania odbioru korespondencji sądowej w terminie, a pełnomocnik spółki, składając wniosek o sporządzenie uzasadnienia wyroku, musiał mieć świadomość, że nastąpi próba jego doręczenia.
Podsumowując swoje stanowisko, sąd stwierdził, że skarżąca nie wykazała dochowania staranności, jakiej można wymagać od każdej osoby należycie dbającej o swoje interesy, wobec czego należało odmówić przywrócenia terminu.
W zażaleniu na powyższe postanowienie skarżąca wniosła o jego zmianę przez przywrócenie terminu do wniesienia skargi kasacyjnej, ewentualnie o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania. Spółka zarzuciła naruszenie art. 86 § 1 i art. 87 § 2 p.p.s.a. przez uznanie, że nie został uprawdopodobniony brak winy w uchybieniu terminu, podczas gdy spółka wykazała, że nie ponosi winy w uchybieniu terminu, gdyż zdarzenie zostało spowodowane przyczynami przypadkowymi i nie było zawinione.
W uzasadnieniu zażalenia jego autor ponownie wskazał, że brak odbioru uzasadnienia wyroku wynikał z błędu osoby, która w grudniu 2024 r. dopiero była wprowadzana w obowiązki asystenta biurowego (był to pierwszy miesiąc samodzielnej pracy tej osoby). Nowy pracownik w dniu 18 grudnia 2024 r. (tj. ostatnim dniu terminu do odbioru na skrzynce ePUAP wyroku z uzasadnieniem) przez nieuwagę odebrał inne pismo z sądu (które dopiero wpłynęło) zamiast wyroku z uzasadnieniem. Pracownik nie wykrył swojego błędu, a pełnomocnik z uwagi na dużą ilość korespondencji w analogicznych sprawach nie mógł przypuszczać, że w jednej ze spraw korespondencja nie została nieodebrana. Dopiero po kilku miesiącach pełnomocnik zorientował się, że w niniejszej sprawie nie została wniesiona skarga kasacyjna, a dokonana po kontakcie z sądem pierwszej instancji weryfikacja korespondencji przychodzącej potwierdziła brak odbioru wyroku z uzasadnieniem i ujawniła błąd pracownika biurowego.
Odnosząc się do argumentów sądu pierwszej instancji, pełnomocnik zwrócił uwagę, że terminy doręczeń wyroków z uzasadnieniem bywają niejednolite i trudne do oszacowania, w tym zdarzają się opóźnienia z przyczyn problemów technicznych po stronie sądu. Zdaniem pełnomocnika samej spółce nie sposób przypisać jakiejkolwiek winy – nawet najlżejszego niedbalstwa, trudno też mówić o bezpośredniej winie pełnomocnika, który powierzył część swych formalnych obowiązków pracownikowi biurowemu i był przekonany, że są one wypełniane należycie. Temu służył miesięczny okres przejściowy, w którym dotychczasowy pracownik przekazywał nowej osobie wszystkie obowiązki, wyjaśniając m.in. zasady działania portalu ePUAP i obsługi skrzynki odbiorczej, wewnętrzne zasady obiegu dokumentów itp.
Pełnomocnik organu odwoławczego wniósł o oddalenie zażalenia. Według organu powołanie się na błąd pracownika nie stanowi okoliczności wypełniającej ustawowe znamiona braku winy w dokonaniu czynności procesowej, brak należytej staranności pełnomocnika przejawia się bowiem w braku należytego nadzoru nad pracownikiem.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.
Zgodnie z art. 86 § 1 zd. 1 p.p.s.a., jeżeli strona nie dokonała w terminie czynności w postępowaniu sądowym bez swojej winy, sąd na jej wniosek postanowi przywrócenie terminu. W świetle natomiast art. 87 § 2 p.p.s.a. we wniosku o przywrócenie terminu należy uprawdopodobnić okoliczności wskazujące na brak winy w uchybieniu terminu.
W orzecznictwie sądowoadministracyjnym przyjmuje się, że brak winy w uchybieniu terminu powinien być oceniany z uwzględnieniem wszystkich okoliczności konkretnej sprawy i obiektywnego mierniku staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o własne interesy. Uprawdopodobnienie braku winy oznacza zaś wykazanie takich okoliczności, które mimo spełnienia obowiązku zachowania należytej staranności, uniemożliwiły wnioskującemu terminowe dokonanie czynności, gdyż były nie do przewidzenia lub nie do przezwyciężenia (por. np. postanowienie NSA z dnia 6 sierpnia 2020 r., II GZ 168/20). O braku winy można mówić jedynie wtedy, gdy strona (jej pełnomocnik) nie mogła usunąć zaistniałej przeszkody nawet przy użyciu największego możliwego w danych warunkach wysiłku (por. np. postanowienie NSA z dnia: 28 sierpnia 2024 r., I FZ 120/24; 8 października 2013 r., II GZ 549/13; 3 października 2013 r., I FZ 410/13; 1 października 2013 r., II OZ 833/13). Wymaga podkreślenia, że instytucja przywrócenia terminu ma charakter wyjątkowy i jej zastosowanie nie jest możliwe, gdy strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa (por. np. postanowienie NSA z dnia 18 kwietnia 2024 r., II OZ 201/24).
W orzecznictwie jako przykłady niezawinionych przyczyn uchybienia terminu wskazuje się stany nadzwyczajne, kataklizmy, klęski żywiołowe (powódź, pożar), czy nagłą chorobę strony lub jej pełnomocnika, która nie pozwoliła na wyręczenie się inną osobą (por. np. postanowienia NSA z dnia: 10 września 2010 r., II OZ 849/10; 28 marca 2012 r., II OZ 179/12).
W świetle powyższego trudno uznać, że spowodowane błędem, przeoczeniem czy nieuwagą nieodebranie prawidłowo przesłanej przez sąd korespondencji jest przeszkodą, która nie mogła być przezwyciężona lub usunięta nawet przy użyciu największego możliwego w danych warunkach wysiłku. Wręcz przeciwnie, pełnomocnik spółki nie sugeruje nawet, by wystąpiły jakiekolwiek realne przeszkody w prawidłowym odbiorze przesyłki z sądu, a z zażalenia wynika jasno, że brak faktycznego odbioru tej przesyłki wynikł z niestarannego wykonania obowiązków przez pracownika kancelarii odpowiedzialnego za obsługę skrzynki odbiorczej ePUAP. Świadczy o tym choćby posługiwanie się przez pełnomocnika spółki takimi terminami jak "błąd" czy "nieuwaga". Próba ekskulpowania pracownika poprzez wskazanie na jego stosunkowo małe doświadczenie, czy zbieżność datową różnych przesyłek z sądu, nie może być skuteczna. Niezależnie od tego, czy pracownik jest doświadczony, czy też nie, do pełnomocnika należy zapewnienie takich mechanizmów kontrolnych, które pozwolą zabezpieczyć interesy klientów kancelarii przed omyłkami. W opisanych przez pełnomocnika spółki okolicznościach niewątpliwie takich mechanizmów kontrolnych zabrakło, co zresztą pełnomocnik pośrednio potwierdza, wskazując, że pracownik sam swojego błędu nie wykrył, a kontrola przychodzącej korespondencji dokonana została dopiero po kilku miesiącach i wykryciu nieprawidłowości w inny sposób (przy dokonywaniu rozliczeń z klientem i po potwierdzeniu skutecznego doręczenia pisma przez sąd). Mając dodatkowo na względzie to, że – jak się zdaje – korespondencja ePUAP nie jest w kancelarii odbierana na bieżąco, a dopiero w końcówce terminu na odbiór przesyłki, niekontrolowanie tego, czy dane pismo z sądu zostało na pewno odebrane, czy też nie, mimo świadomości zawodowego pełnomocnika, że doprowadzenie do powstania fikcji doręczenia skutkuje rozpoczęciem biegu terminu do dokonania czynności procesowej, świadczy o braku właściwej organizacji odbioru korespondencji w kancelarii. W związku z niekwestionowaną prawidłowością działania ePUAP w okolicznościach sprawy i brakiem wątpliwości co do spełnienia przesłanek skutecznego doręczenia przesyłki sądowej, bez znaczenia jest to, że w innej sprawie problemy techniczne po stronie sądu skutkowały opóźnieniem w przesłaniu odpisu wyroku z uzasadnieniem.
Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego brak jest w zażaleniu argumentów świadczących o tym, że przeszkoda w zachowaniu terminu do wniesienia skargi kasacyjnej – tj. niewykryty błąd pracownika w braku odbioru pisma z sądu – była przeszkodą nieuniknioną i niemożliwą do przewidzenia i przezwyciężenia.
Kolejną kwestią wymagającą omówienia jest możliwość poniesienia przez stronę postępowania konsekwencji błędów lub nieuwagi innych osób, w zażaleniu bowiem jego autor podkreśla to, że nie sposób przypisać samej spółce nawet najlżejszego niedbalstwa, trudno też mówić o bezpośredniej winie pełnomocnika, który był przekonany o należytym wypełnianiu obowiązków przez pracownika. Pogląd ten nie może być podzielony.
Ustanowienie przez stronę zawodowego pełnomocnika ma na celu należyte zabezpieczenie przysługujących jej praw (por. np. postanowienie NSA z dnia 28 lutego 2017 r., II OZ 207/17). W orzecznictwie jest silnie ugruntowany i niekwestionowany obecnie pogląd, zgodnie z którym od profesjonalnego pełnomocnika oczekuje się dochowania należytej staranności, wynikającej z zawodowego charakteru prowadzonej działalności. W sprawach, w których stronę zastępuje zawodowy pełnomocnik, kryterium braku winy w uchybieniu terminu należy oceniać z uwzględnieniem podwyższonego miernika staranności, jakiej można wymagać od profesjonalnych uczestników obrotu prawnego w związku z posiadaną przez nich wiedzą z zakresu prawa oraz znajomością procedury sądowej (por. np. postanowienia NSA z dnia: 9 października 2025 r., I FZ 161/25; 8 października 2021 r., I FZ 204/21; 12 października 2017 r., II OZ 1091/17). Istotą pracy zawodowego pełnomocnika jest bowiem rzetelne dbanie o interesy mocodawcy, m.in. poprzez dokonywanie w terminie wszystkich czynności proceduralnych umożliwiających stronie pełny udział w postępowaniu. Pełnomocnik ma obowiązek działania w imieniu i na rzecz mocodawcy z równą starannością, jakby działał na własną rzecz, a mocodawca ponosi ryzyko ujemnych skutków niestarannego zachowania się zawodowego pełnomocnika, w tym także negatywne skutki uchybień lub czynności wadliwie dokonanych. Skutki prawne działań i zaniechań pełnomocnika obciążają zastępowaną przez niego stronę (por. np. postanowienie NSA z dnia 21 października 2014 r., I GZ 479/14), wywierając bezpośredni skutek dla mocodawcy w okresie istnienia umocowania, zatem zawinione niedokonanie czynności procesowej przez pełnomocnika nie powoduje ekskulpacji skarżącej (por. też np. postanowienie NSA z dnia 24 listopada 2021 r., I FZ 213/21). Oznacza to, że zaniedbanie przez pełnomocnika spółki czynności koniecznej do zachowania terminu procesowego nie uzasadnia przywrócenia uchybionego terminu.
Odpowiedzialność pełnomocnika obejmuje przy tym nie tylko jego osobiste działania, ale także działania wszystkich osób, którymi posługuje się, wykonując swój zawód (por. np. postanowienie NSA z dnia: 28 lutego 2018 r., II FZ 96/18; 8 października 2021 r., I FZ 204/21).
Nadto, jak już sygnalizowano wyżej, od profesjonalnego pełnomocnika oczekuje się znacznie większej staranności w organizowaniu własnej pracy i pracy kancelarii – tj. tak, by sprawy klienta na tym nie ucierpiały. Innymi słowy, to na pełnomocniku spoczywa obowiązek właściwej organizacji obsługi biurowo-administracyjnej jego działalności, jak i starannego doboru personelu podejmującego czynności, od których zależy dochowanie terminu w postępowaniu (por. np. postanowienie NSA z dnia 3 września 2014 r., II OZ 848/14). W okolicznościach sprawy należy uznać, że pełnomocnik nie wywiązał się z obowiązku takiego zorganizowania pracy kancelarii i sprawowania nadzoru nad wykonywanymi czynnościami, by nie dochodziło do zaniedbywania ciążących na nim obowiązków związanych ze świadczoną obsługą prawną. Pełnomocnik nie nadzorował odpowiednio i nie skontrolował w żaden sposób terminowości działań pracownika kancelarii, mimo że pełnomocnik powinien mieć świadomość ponoszenia odpowiedzialności za wszelkie zaniedbania osób, którymi się posługuje.
Stąd bez znaczenia dla rozstrzygnięcia jest argument o braku choćby najmniejszego stopnia winy po stronie skarżącej, czy braku zawinienia po stronie samego pełnomocnika. Skoro bowiem pełnomocnik odpowiada za błędy pracowników kancelarii (niedołożenie przez nich należytej staranności), a mocodawca ponosi ryzyko ujemnych skutków niestarannego zachowania się swojego zawodowego pełnomocnika, zawinione działanie/zaniechanie pracownika kancelarii przekłada się na niemożność uznania braku winy po stronie pełnomocnika skarżącej i – w konsekwencji – samej skarżącej (por. też postanowienia NSA z dnia: 9 czerwca 2021 r., II OZ 363/21; 26 listopada 2020 r., I GZ 336/20; 25 października 2019 r., I OZ 1022/19; 18 kwietnia 2019 r., I OZ 347/19).
Ponieważ natomiast nawet najlżejszy stopień winy wyłącza możliwość przywrócenia terminu, konkluzja sądu pierwszej instancji o niespełnieniu przesłanek z art. 86 i art. 87 p.p.s.a. do zastosowania tej instytucji jest prawidłowa i zgodna z prawem. W takiej sytuacji przywrócenie terminu nie było zasadne, a zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.
Ze wskazanych przyczyn, działając na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 2 p.p.s.a., Naczelny Sąd Administracyjny oddalił zażalenie.
Sylwester Marciniak
Sędzia NSA